أصبحت أنظمة إدارة الزوار (VMS) شائعة بشكل كبير في السعودية حيث تحتاج المؤسسات و الشركات إلى تحسين عملية الاستقبال بسبب زيادة المخاطر المرتبطة بمعايير الصحة والسلامة والامتثال للقوانين.
وفقاً لأحد التقارير ، من المتوقع أن ينمو حجم سوق أنظمة إدارة الزوار العالمي من 1.1 مليار دولار أمريكي في عام 2021 إلى 2.3 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2026.
وهناك عوامل مختلفة مسؤولة عن نموها ، بما في ذلك زيادة الوعي الأمني ، والطلب على العمل اللاورقي ، والحاجة إلى الامتثال للوائح القانون.
ويتضح هذا بشكل خاص بعد تفشي Covid-19 ، الذي تسبب في تغييرات كبيرة في الطريقة التي كانت تعمل بها الصناعات.ولاسيما بعد تطور تقنيات وأنظمة الأمن لتتواءم مع القوى العاملة الرقمية والسيناريوهات العالمية لما بعد COVID.
كما يمكن أن يساعد نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في المملكة العربية السعودية المؤسسات و الشركات على التكيف مع التغيير والتطور بسلاسة مع توفير أفضل الخدمات والميزات والخبرة للزوار.
لذلك دعونا نناقش هذه الأنظمة وكيف يمكن أن تساعدك.
ما هي إدارة الزوار؟
تشير إدارة الزوار إلى عملية تتبع وإدارة الزوار من وإلى مقر مؤسستك أو شركتك.
سواء كان لدى مؤسستك موظف استقبال أم لا ، فإن إدارة الزائرين أمر بالغ الأهمية لموظفيك وأمن شركتك.
حتى إذا كنت تقدم منتجات وخدمات ورعاية عملاء استثنائية ، فإن إدارة الزائرين تمضي قدماً للتأكد من ترك انطباع جيد لهم.
لا يؤدي هذا إلى بناء سمعة علامتك التجارية وزيادة الوعي بالعلامة التجارية فحسب ، بل يشجع أيضاً الأشخاص على العودة إليك عند الحاجة.
يمكن للزوار أن يكونوا:
- الباعة والمقاولون
- المشاركون في اجتماع عمل أو مؤتمر
- المهنيين التنظيميين أو التدقيق
- المرشحين لمقابلات العمل
- المندوبين و رجال التوصيل
- الناس الذين يبحثون عن المعلومات
بخلاف ذلك ، يمكن أن يكون الزوار موظفين قد لا يكونوا زواراً متكررين للمباني ، مثل الأشخاص الذين يعملون من المنزل.
ما هو نظام إدارة الزوار؟
نظام أو برنامج إدارة الزوار (VMS) هو أداة تتعقب وتدير الأشخاص الذين يدخلون ويغادرون مباني الشركة.
إنه يمثل عمليات مختلفة لإدارة تدفق الزوار من الوصول إلى المغادرة لتوفير أفضل تجربة مع ضمان سلامة الجميع وامتثال الأعمال.
يمكن للشركات من جميع الأحجام استخدام برامج إدارة الزوار ، وليس فقط الشركات الكبيرة.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن نظام إدارة الزوار VMS من شركة الحلول الواقعية في الرياض فعال للعديد من القطاعات بما في ذلك الدفاع والفضاء والسيارات والكيماويات والخدمات التجارية والمستلزمات والسلع الاستهلاكية وتجارة التجزئة والرعاية الصحية وتكنولوجيا المعلومات والإلكترونيات والهندسة وغيرها الكثير.
ما هي الحاجة إلى نظام إدارة الزوار؟
تعد أنظمة إدارة الزوار ضرورية للمؤسسات لمراقبة وإدارة الزوار ، خاصة أثناء وبعد أزمة عالمية مثل Covid-19.
حيث يساعدك على التكيف مع التحديات الجديدة والحفاظ على سلامة موظفيك وزوارك.
ومع ذلك ، لا تزال اجتماعات العمل وجهاً لوجه قائمة ، حتى في عصر الندوات الحية عبر الإنترنت ومؤتمرات الفيديو.
في الواقع ، العديد من الشركات مفتوحة الآن وتسمح للزوار ، مما يضمن استيعاب جميع الزوار مع الحفاظ على الأمن ؛ تلعب أنظمة إدارة الزوار دوراً رئيسياً.
دعنا نرى بعض فوائد أنظمة إدارة الزوار VMS:
تجربة زائر أفضل
سيؤدي توفير تجربة جيدة للزائر إلى تعزيز سمعة علامتك التجارية والترحيب بمزيد من الزوار.
سيختارك الناس على المنافسين إذا تأكدت من مغادرتهم لمقرك بسرور.
يمكن أن يساعدك نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في المملكة العربية السعودية في تحقيق ذلك من خلال السماح لك بإدارة كل شيء بسهولة دون التسبب في متاعب للزوار.
عملية استقبال مبسطة
مع وجود نظام نظام إدارة الزوار الأفضل من شركة الحلول الواقعية في المملكة العربية السعودية ، ستتم إدارة جميع العمليات بكفاءة ، من الترحيب بالزوار إلى المغادرة.
يسمح استخدام البرنامج لموظفيك بمعالجة ضيوفك بناءً على أسباب زيارتهم لك.
سيساعدك أيضاً في إدارة الاجتماعات والتأكد من أنها تبدأ في الوقت المحدد ، ولن يشعر الزوار بالإحباط من الانتظار في الردهة.
يحسن الوقت
يتيح لك استخدام نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض جدولة الزيارات والاجتماعات ومشاركة هذه الجداول مع الزوار المحتملين.
يمكن للزوار المحتملين حجز المواعيد مسبقاً من خلال نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض ويستقبل المضيفون الإخطارات.
يقلل تقليل التأخيرات في الاستقبال من احتمالية تأخير الاجتماعات وبالتالي توفير الوقت لكل من المضيفين والضيوف.
الأمن والتتبع دون تلامس
سيساعدك برنامج إدارة الزوار الأفضل من شركة الحلول الواقعية في المملكة العربية السعودية في إجراء تتبع وإدارة الزائرين بدون تلامس.
سيضمن سلامة كل شخص داخل المبنى الخاص بك.
نتيجة لذلك ، يمكنك الحفاظ على حماية فائقة ضد المشكلات الصحية مثل COVID أو الأمراض المعدية الأخرى.
بالإضافة إلى ذلك ، سيساعدك البرنامج في الدفاع عن مؤسستك ضد المخاطر المتعلقة بالملكية الفكرية وسلامة مكان العمل والمزيد.
الأمن والأمان
باستخدام برنامج إدارة الزوار الأفضل من شركة الحلول الواقعية في المملكة العربية السعودية ، يمكنك تسجيل البيانات المهمة التي تم جمعها من الزوار ، بما في ذلك معلوماتهم الشخصية ومعرفاتهم ووثائقهم الطبية وأوراقهم الأخرى.
سيساعدك هذا في إدارتها بسهولة والاحتفاظ بسجل ، حتى لا تتعرض لمخاطر الامتثال مثل القانون العام لحماية البيانات (GDPR) و HIPAA وما إلى ذلك.
تتبع الموظف / الموظفين
بصرف النظر عن إدارة الزوار ، سيساعدك برنامج إدارة الزوار الأفضل من شركة الحلول الواقعية في المملكة العربية السعودية على تتبع أنشطة موظفيك أو المتعاونين معك.
سيؤدي ذلك إلى زيادة إنتاجيتهم إلى الحد الأقصى ومساعدتهم على التركيز على المجالات الحاسمة.
نظراُ لأن المخاطر يمكن أن تكون خارجية وداخلية ، فإن مراقبة موظفيك الداخليين يساعد في تقليل المخاطر.
تعدد التقارير التي يوفرها نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية
- إمكانية تصدير جميع التقارير إلى ملف اكسل أو طباعه التقرير
- تقرير جميع الزوار حسب الفعالية المختارة
- تصدير تقرير جميع الزوار المسجلين حسب التاريخ من إلى للحدث أو الكل مع عرض مخطط رسومي يوضح نسبه وعدد الزوار لكل يوم
- تقرير زوار الورش حسب تحديد الورشة أو تحديد حدث أو تحديد التاريخ من إلى مع عرض مخطط رسومي يوضح عدد ونسبه زوار الورش أو للحدث .
- استيراد بيانات الزوار من ملف الإكسل للحدث المحدد.
إذا كنت ترغب في الاستفادة من هذه المزايا اطلب نظام إدارة الزوار الأفضل في السعودية من شركة الحلول الواقعية
يمكن تحقيق إدارة محسّنة للبيانات ، وأمان محسّن ، وأفضل تجربة شاملة للحضور
من خلال برنامج تسجيل و إدارة زوار الفعاليات والمعارض والمؤتمرات من شركة الحلول الواقعية في السعودية
للحصول على نظام إدارة الزوار في المملكة العربية السعودية
يرجى التواصل مع شركة الحلول الواقعية