هناك العديد من برنامج إدارة الزوار لإدارة الزوار ولكن الغرض من استخدام حل سهل لإدارة الزوار ليس فقط توفير انطباع أول رائع للزوار والموظفين بل أيضا للحصول على الأدوات المناسبة لمدير المرافق وموظفي الاستقبال لديك لإدارة الزوار دون بذل المزيد من الجهود.
يجمع برنامج إدارة الزوار في السعودية بين التكنولوجيا والأمن والاتصالات والتحليلات دون تغيير الكثير في سير عملك أو إضافة المزيد من العمليات والصداع إلى مهامك اليومية في العمل و المفتاح هو برنامج إدارة الزوار سهل الاستخدام تم تصميمه ليكون مرنا وقابلا للتخصيص ويتكامل مع برامجك الحالية.
فوائد برنامج إدارة الزوار
تبدأ معظم إدارة الزائرين بمهمة واحدة بسيطة حيث تحسين الانطباع الأول للزائر مهم للغاية ومع ذلك في هذا الوقت يكون تألف الأشخاص مع التكنولوجيا أقوى مما تعتقد حيث يمكنك أن تكون أكثر طموحا مع مزايا نظام إدارة الزوار الأخرى.
1. تقليل العمليات اليدوية وتحسين الكفاءة الرقمية:
هل سبق لك أن واجهت مشكلة عدم علم مكتب الاستقبال بتغييرات الاجتماع وقائمة الزوار المحدثة؟
حيث تتغير آلاف الاجتماعات من جهة الحجم والتاريخ والوقت ومع ذلك يمكن في بعض الأحيان التغاضي عن المهام و تغيير التفاصيل مع مقدمي الطعام أو عمال النظافة و قد يؤدي أي تغيير في أوقات الاجتماعات إلى عدم تمكن مكتب الاستقبال من التعرف على الزوار.
يعتمد مفهوم الكفاءة الرقمية على إزالة العمليات اليدوية وأجزاء سير العمل التي تتطلب لمسات متعددة و من بين أهم 9 تحديات لإدارة الزائرين ، لا يدرك معظم مديري المرافق مزايا نظام إدارة الزوار هذا حيث يمكن لكل تحديث اجتماع في Microsoft Outlook تحديث أنظمة إدارة الزائرين تلقائيا.
يعني ذلك لا تحتاج إلى إعادة إدخال تفاصيل الزائر أو تحديث نظام إدارة الزائر يدويا.
2. دعم موظفي مكتب الاستقبال لتقديم خدمة عملاء أكثر تخصيصا:
لم يتم تصميم أنظمة إدارة الزوار لتحل محل موظفي مكتب الاستقبال ولكن لمساعدتهم نعتقد أن مزيجا من الأشخاص والتكنولوجيا يمكن أن يقدم أفضل خدمة عملاء.
يمكن ل برنامج إدارة الزوار معالجة 2800 زائر يوميا بينما يواجه فريق الاستقبال حركة زوار غير متوقعة ومتقلبة إلى المكتب و نرى هذه الميزة خاصة إذا كان لديك موظفون في وضع الاستعداد لذروة حركة المرور مما يؤدي إلى:
- قوائم الانتظار في أوقات الذروة
- لن يتم استخدام الموظفين بشكل فعال خلال الفترات البطيئة
- انتقال الموظفين عالي التردد مع انتقال الموظفين الملل وغير المتعاونين إلى وظائف أكثر إرضاء.
- يستفيد نظام إدارة الزوار هنا من موظفي الاستقبال عن بعد الذين يقومون بترقية سلامة الموظفين والفريق بشكل كبير في عملية إدارة الزائر مع الحفاظ على ثقافة الخدمة أولا.
لم يعد الاستقبال بحاجة إلى الكثير من الموظفين للتعامل مع عمليات التسليم والزوار بل يمكنه أخيرا التركيز على مهام أخرى أكثر تعقيدا.
3. تم تصميم نظام سير العمل القابل للتخصيص بالكامل بحيث يتم تخصيصه حسب الطلب:
إما أنك تريد أن يكون كشك إدارة زوار الخاص بك ذا علامة تجارية كاملة أو تريد تخصيص سير عملك لأنواع مختلفة من الزوار بحيث يمكن لنظام إدارة الزوار المتكامل:
- تكامل مع نظام حجز غرفة الاجتماعات والتحكم في الوصول إلى المبنى وحل تحديد الطريق وبرنامج إدارة الزائرين الحالي.
- حدد المعلومات التي تريد وضعها على الشاشة وحركة المرور الحية وخريطة المكتب والاستطلاع وغير ذلك الكثير.
- تحمل شعار شركتك أو تصميم لون المظهر الخاص بك.
- تتمثل إحدى أكبر مزايا برنامج إدارة زوار من وقت الببيانات الذي يختلف عن الآخرين في القدرة على التكامل مع أنظمة المبنى الخاص بك. من دعوة Microsoft من خلال إدارة زوار Condeco و Vpod مباشرة إلى الزائر وتعد إدارة نظام إدارة دخول الزائرين وجدولة غرفة الاجتماعات وتسجيل الزائرين تماما عملية إدارة زائرين رائعة.
4. تعزيز السلامة في مكان العمل:
يمكن لنظام إدارة دخول الزائرين أن يضمن أمن مكان عملك و لكن مكان العمل الآمن هو الآن الحد الأدنى من المعايير لإعادة الموظفين.
تُظهر عودة Microsoft إلى استطلاع مكان العمل أن مكان العمل آمن قد يكون الاعتبار الأول مع مشاركة الموظفين في عملية تسجيل الخروج للعودة إلى العمل و أصبح واجب الرعاية الآن على عاتق فرق المرافق هائلا إذا لم تكن هذه الرعاية واضحة فستبقى الفرق في المنزل.
تعد أتمتة عملية تسجيل وصول الزائرين بإجراءات بدون لمس جزءا من السلامة في مكان العمل التي تجعلك تتعامل مع السلامة بجدية.
مع أنظمة إدارة الزوار للمكتب يمكنهم ذلك قم بإزالة الازدحام في منطقة الاستقبال باستخدام التكنولوجيا لتسجيل الزوار والمقاولين وحتى الموظفين مسبقا و يتم تسجيلهم قبل الوصول إلى مكتبك.
تسجيل وصول الزائر بدون لمس باستخدام مستشعرات الحركة وتنشيط الصوت وفحص درجة الحرارة ومسح رمز الاستجابة السريعة.
انقل دور فريق الاستقبال إلى جهاز التحكم عن بعد.
يتم نشره باستخدام التكنولوجيا لتقديم تجربة انتقال سريعة بدون تلامس وتحافظ على اللمسة البشرية.
انتقل إلى تقنية من نوع الكونسيرج لتقديم خدمة القفاز الأبيض والوصول الآمن إلى المكتب.
مستوى أمان المبنى
من المزايا الرئيسية الأخرى لتثبيت نظام إدارة الزوار زيادة مستوى الأمان لمكتبك.
تم تصميم مصادقة الزائر مع نظام إدارة الزوار لمراقبة القائمة السوداء للزائرين والتقاط صور الزائرين والتحقق من هويتهم.
مع نظام إدارة الزوار سيكون لديك نظرة ثاقبة في الوقت الفعلي حول سلامة المبنى و تقوم الخيارات بتخصيص أو استيعاب أي سياسة أمان للشركة بدءا من ترقية البطاقة إلى السماح أيضا بالتحكم في وصول الزائر من خلال أي نظام حاجز عالمي و يعرف مدير المرافق الآن من قام بتسجيل الوصول ويتحكم في دخول الزائر.
السبب الذي يجعلنا نقترح أن يتكامل نظام إدارة الزائرين مع التحكم في الوصول الخاص بك هو أن المؤسسات تحتاج إلى منح أذونات مختلفة لمستويات مختلفة من دخول الزائرين:
- الموظفون الذين يدخلون المبنى بمعرف الموظف الخاص بهم
- قد تقيد المقاولين في طوابق معينة
- يمكن للموردين الوصول إلى طوابق مثل تقديم الطعام في طابق واحد
- منظفات لجميع الطوابق ولكن فقط بعد ساعات
- يمكن للزوار فقط الوصول إلى غرفة الاجتماعات
- الوصول إلى تقنية الكاميرا لمراقبة مناطق الاستقبال
5. رفاه الموظف:
يمكن لتقنيات مثل أنظمة إدارة الزوار أن تفيد رفاهية موظفيك من خلال توفير مكان عمل أكثر أمانا
فوائد زيادة سلامة الموظفين والزوار و هذا التحدي أكثر أهمية الآن من أي وقت مضى و قدم البرنامج تكنولوجيا السلامة في مكان العمل في مكتبهم و نظام جدولة مكان العمل الذي يدير المسافات الآمنة وحجز مكان العمل وتنظيف إدارة البائعين في تطبيق بسيط مكتبي ومحمول وممكن عبر الويب ورحب الموظفون بتأثير هذه المقدمة.
لقد تم تبني تأثير هذه المقدمة بشكل جيد من قبل الموظفين لأنهم طمأنوا مرة أخرى بالإضافة إلى أننا نحافظ على سلامة أقاربهم الأكبر سنا من خلال ضمان سلامتهم عندما يكونون في المكتب.
يفيد نظام إدارة الزوار المناسب لمكتبك رفاهية الموظفين من خلال حمايتهم قم بترقية مكان عملك حتى يصبح أكثر أمانا ويقنع الموظفين بالعودة إليه.
استنادا إلى تقرير اتجاهات العمل السنوي لشركة Microsoft كتبنا مدونة ثاقبة للغاية حول رفاهية الموظف باعتباره اتجاها جديدا في مكان العمل الذكي.
6. انطباع أول رائع للزوار:
الانطباع الأول مهم هل أعجب زوار موقعك بزيارة مكتبك وهل تريدهم أن يفكروا واو وهذه الشركة مختلفة حقا الميزة الأخرى لنظام إدارة الزائرين هي إثارة إعجاب زوارك وترك صورة رائعة للشركة ولكن كيف؟
ترسل أنظمة إدارة الزوار دعوة ذات علامة تجارية تخبر الزائر بالمكان الذي سيذهب إليه ويعرض شعارك وعلامتك التجارية للحصول على مظهر احترافي ورمز الاستجابة السريعة لمسحه ضوئياو عند الوصول في دعوة يمكن للزوار إضافة التفاصيل إلى التقويم الخاص بهم بنقرة واحدة وتفاصيل الاتصال بالمضيف في متناول اليد.
تسجيل الوصول السريع مع التسجيل المسبق ويمكن لأنظمة إدارة الزوار التسجيل المسبق للزوار والتواصل مع الزوار قبل دخولهم إلى مكتبك باستخدام رسائل البريد الإلكتروني التلقائية التي تحتوي على توجيهات إلى المكتب وكود QR الذي سيسجل وصول الزائر في غضون ثلاث ثوان.
7. تخفيض التكلفة:
يختلف كل عمل في التوازن الذي يريدون تحقيقه بين تجربة أفضل وإدارة زوار أكثر كفاءة وخفض التكاليف ومع ذلك كما هو الحال مع العديد من الأشياء فإن الوباء يحول التركيز ويسرع الطلب على خدمات الاستقبال الافتراضية.
سواء كانت التكلفة أو الأمان أو حقيقة أن معظم المهام يمكن أن تتم تلقائيا فإن المدخرات كبيرة مع عائد نموذجي على الاستثمار الذي يمكن تحقيقه في أقل من عام واحد.
وهذا يلفت انتباه معظم المديرين الماليين لأنهم يرون بسرعة مزايا أخذ التكلفة الكاملة مع الإجازات والتغطية المرضية إلى المحصلة النهائية أو كما هو شائع بشكل متزايد وانتقل إلى بواب واحد يكمل الأتمتة ولا يزال يحقق عائد الاستثمار.
8. الامتثال:
تتطلب العملية اليدوية لجمع البيانات وإدارتها ومسحها تقنيات وخبرات قد تؤدي إلى نقطة واحدة من الفشل ويعد اعتماد نظام إدارة زائر بسيط خيارا أكثر حكمة لإدارة بيانات الزائر بشكل قانوني والبقاء ملتزما بسهولة.
ميزات برنامج إدارة الزوار
برنامج إدارة الزوار المستند إلى السحابة :
يلتقط بشكل آمن معلومات الزائر بما في ذلك الأسماء والطوابع الزمنية لتسجيل الوصول والصور وتوقيعات المستندات والمزيد ويخزنها في السحابة بحيث يمكن الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان، قم بالترقية من أوراق تسجيل الدخول الورقية وقم بتحديث الطريقة التي تحيي بها وتتبع ضيوفك!
متكامل مع أنظمة البرامج الأكثر أهمية لديك :
يتكامل مع المئات من منتجات البرامج الأخرى مثل Active Directory و Azure AD و Google for Work و Slack لجعل مكان عملك أكثر إنتاجية، قم بأتمتة مزامنة المستخدمين ، وإضافة الزوار إلى قوائم CRM والمتابعة مع العملاء وتحليل بيانات الزائرين!
قابل للتخصيص
يمكن تخصيص برنامج إدارة الزوار ليتناسب تماما مع علامتك التجارية ومكتبك وصناعتك وإقليمك ودولتك وحتى اللغات التي قد يرغب زوارك في استخدامها لتسجيل الوصول إلى الخدمة الذاتية، ستظهر علامتك التجارية فقط ويمكنك تخصيص مهام سير العمل حسب تلبية احتياجاتك الفريدة، ضع بصمة شركتك المميزة على الطريقة التي تستقبل بها الزوار!