أفضل برنامج إدارة زوار المعارض والمؤتمرات في الرياض

كيف تتعامل مع زوار المعارض والمؤتمرات التي تقيمها ؟

هل مازلت تستخدم النظام اليدوي لإدارة الزوار؟ هل تبحث عن طرق جديدة لإثارة إعجاب زوار موقعك وحمايتهم؟

كما يقول المثل ، “الانطباع الأول هو الانطباع الأخير” ، فإن ترك الانطباع الأول مهم للغاية بالنسبة للأعمال والمعارض التجارية لبناء المزيد من العلاقات.

يعد ترتيب مؤتمر أو معرض عمل للعملاء والعملاء المحتملين أحد أفضل الطرق للتعرف على المزيد عن عملائك ، وإجراء اتصالات جديدة ، وبناء الأعمال التجارية ، والتعرف على التحسينات وتقديم خططك المستقبلية للحضور.

لذلك لابد من الاستعانة ببرنامج لإدارة جميع عمليات الزوار في المعرض أو المؤتمر أو حتى في الأيام العادية في شركتك من دخول الزائرين حتى خروجهم. مع شركة الحلول الواقعية تستطيع الحصول على أفضل برنامج إدارة لزوار المعارض والمؤتمرات في السعودية.

مزايا برنامج إدارة زوار المعارض والمؤتمرات من شركة الحلول الواقعية

دعوة البريد الإلكتروني الترحيبي:

بمجرد الانتهاء من التحضير للفعالية ، يجب أن يحصل كل ضيف على دعوة حيث يجب على الشركة المضيفة إرسال بريد إلكتروني للترحيب بضيوفها في الفعالية المقامة.

يحتوي البريد الإلكتروني على بعض الأشياء الضرورية كما هو مذكور أدناه.

• مكان الفعالية
• الجدول الزمني للفعالية
• وسائل النقل المتاحة للمكان
• طرق مختلفة للوصول إلى المكان
• تفاصيل اتصال Wi-Fi (إذا لزم الأمر)
• الإقامات القريبة (إذا كان الضيوف يأتون من منطقة / ولاية مختلفة)
• تفاصيل جهة الاتصال في حالة الحاجة إلى أي مساعدة

بالإضافة إلى المعلومات المذكورة أعلاه ، يمكنك إضافة بعض مناطق الجذب السياحي القريبة في المدينة التي ستقام فيها الفعالية.

ليست هناك حاجة لتقديم جميع المعلومات في بريد إلكتروني واحد ، بدلاً من ذلك ، يمكن أن يعمل البريد الإلكتروني كدليل مرجعي سريع وسيكون له روابط مختلفة. سيقدر الزوار بالتأكيد جهودك للحصول على المعلومات التي تم توفيرها.

تسجيل الدخول التقليدي مقابل التسجيل الذاتي في المكان

قد يكون الاحتفاظ بسجل تسجيل دخول الزائر يدوياً مهمة شاقة للغاية حتى إذا كان لديك فريق مخصص لذلك.

إذا كان المؤتمر أو المعرض يحضره المئات من الضيوف ، فسيزداد الأمر سوءاَ أن تجعل الضيوف يسجلون الدخول.

سيصاب الضيوف بالإحباط إذا وقفوا في طابور لفترة طويلة لمجرد التحقق من دخولهم إلى المكان.

بدلاً من إبقاء الحاضرين ينتظرون لفترة طويلة ، يمكنك تزويدهم بخيار تسجيل الوصول الذاتي بمساعدة كشك.

لن يوفر هذا الأسلوب وقت تسجيل الوصول فحسب ، بل سيضيف أيضاً طبقة أمان إضافية لنظام إدارة الزوار.

يمكنك تقديم جميع أسماء الحاضرين مسبقاً والسماح لهم بإدخال أسمائهم عند وصولهم إلى المكان.

إذا كان لديك شخص ما على قائمة المراقبة الخاصة بك أو حتى على قائمة المراقبة الأمنية ، فيمكن للكشك إخطار الشخص المناسب عند وصوله بمجرد تسجيل الوصول.

يتيح ذلك للمضيفين الحفاظ على عملية تسجيل الوصول خالية من المتاعب.

عند دخول الزائر ارض الفعالية تتم طباعة البادج الاصلي من خلال الباركود.

الرؤية والمساءلة

يسمح لك برنامج إدارة الزائر من شركة الحلول الواقعية في السعودية بتحديد أي شخص في المبنى الخاص بك في أي وقت.

علاوة على ذلك ، ستمنحك هذه الأنظمة القدرة على تفصيل ودراسة مجموعة متنوعة من أنماط حركة الزوار.
سيؤدي ذلك إلى تحسين رضا العملاء والمهنية ومعنويات الموظفين – إذا رحب الموظفون في مكتب الاستقبال بالزائرين بحرارة وسرعة وكفاءة ، فإنه يرفع البيئة المهنية للمؤسسة ، كل ذلك مع الحفاظ على أمن موظفيك ومرافقك.

متابعة ما بعد الفعالية

بمجرد انتهاء الفعالية، يرغب كل مضيف في معرفة ملاحظات الحاضرين. تساعد التعليقات المضيف في الحصول على فكرة حول ما تم بشكل جيد وما يحتاج إلى تحسين.

في حالة التسجيلات التقليدية المكتوبة بخط اليد ، هناك العديد من الاحتمالات بأن المضيف لن يحصل على المعلومات المطلوبة للقيام بالمتابعة.

في بعض الأحيان لا يمكن التعرف على خط اليد ، وقد تكون صفحات السجل ممزقة ، والسجل مفقود ، وما إلى ذلك.

من ناحية أخرى ، لا يواجه برنامج تسجيل الزوار الرقمي لإدارة الزائر من شركة الحلول الواقعية في السعودية هذه المشكلات.

حيث يتم تخزين بيانات الزوار على جهاز كمبيوتر يمكن جلبه بسهولة في أي وقت.

وبالتالي مساعدة المضيف على إدارة متابعة ما بعد الفعالية بشكل فعال.

يحسن الوقت

يتيح لك استخدام نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض جدولة الزيارات والاجتماعات ومشاركة هذه الجداول مع الزوار المحتملين.

عند الوصول ، تكون عمليات التبادل والفحص في مكتب الاستقبال أسرع وخالية من المتاعب مقارنة بالأنظمة التقليدية حيث يمكن للزوار مشاركة تفاصيل مواعيدهم ويمكن التحقق منها بنقرة واحدة.

يمكن للزوار المحتملين أيضاً حجز المواعيد مسبقاً من خلال نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض  ويستقبل المضيفون الإخطارات.

يمكن للمضيفين قبول طلب الموعد أو إعادة جدولته أو رفضه والتخطيط لأيام عملهم على النحو الأمثل.

يقلل تقليل التأخيرات في الاستقبال من احتمالية تأخير الاجتماعات وبالتالي توفير الوقت لكل من المضيفين والضيوف.

تعدد التقارير التي يوفرها نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية

إلى أين تتجه إدارة الزوار؟

عندما بدأت أنظمة إدارة الزوار المستندة إلى السحابة (VMS) تكتسب اعتماداً على مستوى الشركات ، أدركت المؤسسات والشركات الزيادات الكبيرة في الكفاءة وجودة البيانات والأمان المرتبط بتدفق الزوار والمرافق.

في الآونة الأخيرة ، بدأ المشترون في رؤية نظام إدارة الزوار على أنه ضرورة تشغيلية ، وليس حداثة.

تنتقل هذه الأنظمة إلى ما هو أبعد من مجرد رقمنة العمليات القديمة – مثل دفاتر السجلات الورقية وإدخال البيانات يدويًا وخدمات الأمان – لأن المؤسسات والشركات والفعاليات بحاجة إلى المزيد.

-تزيد أنظمة إدارة الزوار من الأمان
حسب الدراسات يعتقد 89٪ من المشاركين في هذه الدراسات أن نظام إدارة الزوار يخلق بيئة أكثر أماناً لحماية بيانات المؤسسة والأفراد والمرافق.

-تزيد أنظمة إدارة الزوار من الكفاءة

لاحظ 93٪ من المجيبين زيادة في الكفاءة من خلال تبسيط عملية تسجيل وصول الزائر باستخدام التكنولوجيا.

تضمن العملية المبسطة اتباع جميع متطلبات الأمان حيث يتم توجيه كل ضيف خلال تسجيل الوصول.

تؤثر أنظمة إدارة الزوار على تجربة العلامة التجارية
يقول 72٪ من المجيبين أن تعليقات الموظفين والزائرين قد تحسنت منذ تقديم نظام إدارة الزوار. تجربة المستخدم المخصصة والفعالة هي توقع يعزز صورة العلامة التجارية.

يمكن تحقيق إدارة محسّنة للبيانات ، وأمان محسّن ، وأفضل تجربة شاملة للحضور

من خلال برنامج تسجيل و إدارة زوار الفعاليات والمعارض والمؤتمرات من شركة الحلول الواقعية في السعودية

للحصول على نظام إدارة الزوار في المملكة العربية السعودية

يرجى التواصل مع شركة الحلول الواقعية

من هنا