ماهو برنامج إدارة زوار المنشآت ؟ ومن يمكنه استخدامه وماهي فوائده؟
على الرغم من أن إدارة زوار المنشآت كانت منذ فترة طويلة أحد الاعتبارات الهامة في مكان العمل الحديث ، إلا أن الوقت الحالي هو وقت أكثر أهمية لطريقة بسيطة ولكنها آمنة لإدارة الزوار والعملاء.
تحتاج الشركات إلى الاستثمار في تكنولوجيا إدارة الزوار إذا أرادوا تلبية توقعات الموظفين / العملاء وسلامة وراحتهم.
ولكن من أين نبدأ؟
في هذه المقالة سنتعرف على جميع الأساسيات المتعلقة بأنظمة إدارة زوار المنشآت – ما هي ، والأنواع الأكثر شيوعاً، وما يمكن للشركات الاستفادة منها.
ما هي إدارة الزوار؟
إدارة الزوار هي عملية الترحيب بالزوار والموظفين وأي شخص آخر داخل مقر عملك وتتبعهم. من قبل أي شخص آخر ، فإننا نعني العملاء ، والسعاة ، والمقابلات ، والمقاولين ، والاستشاريين ، وحتى أفراد عائلات الموظفين.
نظام إدارة الزوار هو تقنية تحكم هذه العملية. إنه بديل رقمي أو مكمل لسجلات الزوار التقليدية.
عندما تقوم بزيارة المبنى أو الحرم الجامعي أو حتى قطعة أرض ، فإنك تراقب من يدخل وماذا يفعل.
لنأخذ مثالا في قطاع الرعاية الصحية.
يمكن للبرنامج فحص الزوار مسبقاً باستخدام استبيان مخصص.
بعد ذلك ، يمكن للنظام تخزين معلومات حول مسح درجة الحرارة وحدود سعة غرفة المريض وصولاً إلى عملية تسجيل المغادرة.
يمكن إنجاز كل شيء بدون أجهزة تتطلب صيانة عالية أو بطاقات ورقية قديمة.
من يمكنه استخدام نظام إدارة زوار المنشآت؟
يمكن لإدارة الزوار مساعدة أي منظمة أو عمل في تتبع الأشخاص الذين يزورون مواقعهم. أدناه ، سنتطرق إلى بعض المجالات التي يمكن أن تستفيد أكثر من برامج إدارة الزوار:
- الخدمات التعليمية
- مجال الضيافة والفندقية والسياحية
- الرعاىة الصحية
- البناء
- الهندسة الثقيلة والمدنية
- النقل والخدمات اللوجستية
- العقارات التجارية والسكنية
- مراكز البيع بالتجزئة والتوزيع
- أماكن بيع الآلات والمعدات
- الصيدليات
- المراكز التي تقدم الخدمات المالية(البنوك والمصارف وغيرها)
- مراكز الثقافة والإعلام والإبداع( المعارض والمؤتمرات وغيرها)
- المطاعم
إدارة الزوار في السعودية
أنواع أنظمة إدارة الزوار
يمكن أن تبدو أنظمة إدارة الزوار مختلفة حسب مكان استخدامها.
بالنسبة لبعض المجالات ، فهذا يعني ببساطة جمع اسم الزائر ؛ بالنسبة للآخرين ، هناك متطلبات أكثر صرامة ، مثل الشارات ، والمستندات القانونية ، ومرافقة الموظفين ، وما إلى ذلك.
دعنا نركز الآن على كيفية تنفيذ هذه التقنية الواسعة في مساحات العمل.
برنامج إدارة الزوار
يعد برنامج إدارة الزوار للمنشآت من شركة الحلول الواقعية في السعودية حلاً شاملاً أصبح شائعاً جداً بحيث أصبح مرادفاً لجميع أنظمة إدارة الزوار. يحتوي VMS على وضعين رئيسيين للتشغيل:
إدارة الزوار المستندة إلى السحابة:
هذا حل مركزي يسمح لك بالوصول إلى بيانات الزائر على جميع أنواع الأجهزة (أجهزة كمبيوتر سطح المكتب ، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة ، والأجهزة اللوحية ، والهواتف المحمولة).
تتمثل الفوائد الرئيسية للبرامج المستضافة على السحابة المقدمة من شركة الحلول الواقعية في الرياض في إمكانية الوصول والتحديثات في الوقت المناسب وعملية الإعداد البسيطة والقدرة على تحمل التكيف والتطور بما يلائم عملك.
نظم إدارة الزوار المتكاملة من شركة الحلول الواقعية في السعودية
تسمح لك أنظمة إدارة الزوار المتكاملة بتوصيل VMS بأنظمة التحكم في الوصول.
يمكنك اختيار مستوى الوصول الذي يمكن للموظفين والضيوف الحصول عليه.
بعد التسجيل ، سيتم منحهم تلقائياً الأذونات الصحيحة إلى مساحتك من خلال أجهزة قراءة وأقفال ووحدات تحكم متوافقة.
على سبيل المثال ، يمكن للوحدة أن توفر لموظفي الأمن والاستقبال معلومات عن زائر معين.
عندما يصل الزائر ، يمكن استقباله شخصياً على الفور (من قبل الموظف المعني) وتوجيهه إلى المكان الصحيح.
فوائد أنظمة إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية
منذ عام 2021 وبعد جائحة كورونا ، تم تقييد الخدمات التي تتطلب تفاعلات وجهاً لوجه.
كما أن الطلب على إدارة الزوار أخذ في الازدياد. لذلك دعنا نلقي نظرة على الخصائص الرئيسية ذات القيمة المضافة التي يمكن أن تحققها إدارة الزائر.
تعزيز أمن الأعمال
لا يحل نظام إدارة الزوار محل برامج الأمان الأخرى ، ولكنه يمكن أن يقلل بشكل كبير من مخاطر الغرباء غير المرغوب فيهم.
ستكون مبانيك ومعداتك ومعلوماتك متاحة فقط للأشخاص المصرح لهم.
تنفذ أنظمة إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض ميزات متعددة لتحسين الأمان منها:
- سجلات الزوار
- شارات الزائر مع صورة والشخص الذي يزوره وتاريخ انتهاء الصلاحية
- التقاط التوقيع
- إعادة توجيه الرسائل والكثير
كفاءة تسجيل الدخول
تتيح إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض طريقة سريعة وسهلة حقاً لتسجيل الدخول والخروج من المواقع أو مناطق البناء.
لنفترض أن لديك كشكاً أو نوعاً من المعدات المماثلة التي يحتاج فيها الزائر أو مجموعة من الزوار فقط إلى النقر على الشاشة لإدخال تفاصيلهم.
إذا تم تسجيلهم مسبقاً ، والتحقق من التحكم في الوصول ، وتوقعهم الموظفون ، فيمكنهم ببساطة مسح رمز الاستجابة السريعة ضوئياً.
بطريقة مماثلة ، يمكن للزوار العائدين أيضاً الاستمتاع بعملية تسجيل أسرع.
سيتذكر النظام أسمائهم وتاريخ الزيارة الأخيرة والغرض منها والأشخاص الذين كانوا يتفاعلون معها.
تجميع وتخزين بيانات الزائر
يمكن لـ VMS التقاط معلومات مهمة ، وتشكيل سجل واضح للزيارات.
في الوقت نفسه ، يسهل الحصول على الموافقة على جمع البيانات وتخزينها ، وإبلاغ الزائر بالإجراءات القانونية ذات الصلة وقواعد السرية.
يمكن لجميع الزوار والموظفين التأكد من أنك قد أظهرت العناية الواجبة وامتثلت للمتطلبات التنظيمية.
من منظور الأعمال ، سيكون لديك المزيد من البيانات لتحليلها واستخدامها في اتخاذ القرار في المستقبل.
يسهل عمليات الإخلاء في حالات الطوارئ
إذا كانت لديك قاعدة بيانات مركزية ومحدثة تحتوي على تفاصيل الاتصال بجميع الزوار في مكان عملك ، فيمكن إخطار الجميع بسرعة في حالة الطوارئ.
بالإضافة إلى التنبيه البسيط ، يمكنك أيضاً تقديم إرشادات حول ما يجب القيام به.
سجلات الزوار
تتنوع فوائد الاحتفاظ بسجل الزائر كتنوع المؤسسات نفسها.
بدون مزيد من الوقت والمتاعب ، سيكون لدى الشركة بيانات عن المجيء والذهاب في جميع الأوقات.
بالإضافة إلى الزيارات ، قد تحتوي السجلات على شكل من أشكال التعريف بشرط قبول الشخص للشروط والأحكام.
تتضمن بعض الأفكار التي يمكن الحصول عليها من سجلات الزوار ما يلي:
- متوسط مدة إقامة الزائر
- أكثر الأوقات ازدحاما للضيوف
- تأثير أوقات الفتح / الإغلاق المختلفة على وصول الزوار ومغادرتهم
- الأحداث التي تجذب أكبر عدد من الزوار
قلل من الازدحام
يؤدي البرنامج من شركة الحلول الواقعية في الرياض إلى تحسين الإنتاجية والكفاءة للموظفين.
على سبيل المثال ، إذا لم يكن عليهم التعامل مع إدارة الزائرين الشخصية التقليدية ، فيمكنهم التركيز على المهام الأخرى التي تتطلب مشاركتهم الفورية.
لا يعني هذا أنه يجب أتمتة جميع المهام المتعلقة بالضيف.
إنه ببساطة يلغي الحاجة إلى المهام المتكررة التي لا معنى لها. سوف يتدخل الموظفون فقط عندما يكون هناك سبب قوي للقيام بذلك.
إرضاء الزائر وبناء السمعة للعلامة التجارية
أخيراً ، تزيل أنظمة إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض الكثير من احتمالات الوقوع في الخطأ البشري .
على عكس الأنظمة الورقية والبرامج القديمة ، فإن فرق مكتب الاستقبال ليست غارقة في البيانات الكثيرة.
يعالج البرنامج جزءاً من العمل الإداري ويقدم نتائج واضحة ومفيدة.
ثم يرحب الموظفون بالزوار بشكل صحيح ، اعتماداً على الغرض من الزيارة. مثل هذا النهج السلس والشخصي يحسن رضا الزائر.
يمكن لنظام VMS أيضاً توقع حركة مرور الزوار. سيكون الفريق مستعداً بشكل أفضل لاستقبال الزوار والترحيب بهم خلال ساعات الذروة.
للحصول على نظام إدارة الزوار في المملكة العربية السعودية
يرجى التواصل مع شركة الحلول الواقعية