عندما يتعلق الأمر بجدولة المواعيد عبر الإنترنت لعملك فأنت بحاجة إلى برنامج تنظيم حجز المواعيد يكون ديناميكياً واحترافياً سواء كنت تملك حجز استوديو للياقة البدنية أو رائد أعمال منفرد يقوم بجدولة المكالمات عن بعد فإن جميع المهام التي تشكل إدارة الحجز يمكن أن تأكل بسهولة في ساعات عملك الثمينة مع استخدام برنامج تنظيم حجز المواعيد.
لقد استخدمت العديد من تطبيقات جدولة المواعيد على مر السنين لحجز مكالمات اكتشاف واجتماعات مع العملاء وقد يكون هناك العديد من الحلول للاختيار من بينها لكنها ليست كلها مناسبة لطبيعة عملك لذلك سنقدم لك بعض النصائح في هذه المقالة.
ركز على الاجتماع وليس الجدول ويمكن ل برنامج تنظيم حجز المواعيد التعامل مع الإلغاءات قصيرة الأجل وطلبات إعادة الجدولة وتلقي المدفوعات والتكامل مع مجموعة التكنولوجيا الخاصة بك ولقد فكرت واختبرت العشرات من تطبيقات الحجز للعثور على تلك التي ستوفر وقتك للتركيز على العمل الذي يهم.
ما هي جدولة المواعيد؟
جدولة المواعيد هي أدوات عمل تتيح للعملاء حجز المواعيد وإعادة جدولتها وإلغائها من خلال واجهة الويب وعندما يرغب العملاء في تحديد موعد فإنهم ينتقلون إلى موقع الويب الخاص بشركتك أو صفحة Facebook أو أي مكان آخر يدعم برنامج الحجز ويختارون التاريخ والوقت المتاحين.
في الخلفية تقوم بإدخال معلمات حول الوقت الذي يمكن فيه للأشخاص حجز خدمات معينة بناءً على ساعات العمل التي تحددها بالإضافة إلى الأوقات والتواريخ التي يتوفر فيها فريق العمل أو الموارد الأخرى ويمنع التطبيق أيضا الحجز المزدوج والحجز الزائد ويمنحك المرونة في حظر الأوقات التي قد لا تتوفر فيها خدمات معينة.
يمكنك إدخال أيام إجازات في تطبيق جدولة المواعيد في وقت مبكر حتى لا يتمكن عملاؤك من حجز أي وقت خلال الأيام التي غبت فيها.
تمت كتابة جميع تقارير أفضل التطبيقات من قبل أشخاص أمضوا معظم حياتهم المهنية في استخدام البرامج واختبارها والكتابة عنها حيث نقضي عشرات الساعات في البحث عن التطبيقات واختبارها مستخدمين كل تطبيق حيث من المفترض استخدامه وتقييمه وفقا للمعايير التي حددناها للفئة.
برنامج تنظيم حجز المواعيد تفعل أكثر من مجرد إعطاء العملاء قائمة بالأوقات المتاحة عندما يمكنهم الحضور للاجتماع أو العلاج أو الخدمة كما أنها تسمح لعملائك بإلغاء المواعيد وإعادة جدولتها دون الحاجة إلى الاتصال بك بالإضافة إلى ذلك فهي تسهل على أصحاب الأعمال والمديرين القيام بوظائفهم مما يسمح لك بتبسيط الاتصال وجعل المدفوعات مركزية وإدارة موظفيك.
الميزات التي يقدمها برنامج تنظيم حجز المواعيد
المرونة:
تعرف أفضل تطبيقات جدولة المواعيد أن أنواعا مختلفة من المؤسسات لها احتياجات مختلفة لذا فهي تتيح لك تخصيصا عميقا لطريقة عمل حجوزاتك ويجب أن تتمتع الصالة الرياضية الصغيرة التي تقدم جلسات تدريبية فردية بتجربة حجز مختلفة عن ورشة العمل المجتمعية التي تؤجر معدات البستنة وهل تريد أن يتمكن عملاؤك من الاختيار من قائمة الخدمات وهل يجب أن يكونوا قادرين على تحديد موقع موعدهم مثل الخدمات المقدمة في منازلهم وعلى الرغم من وجود بعض الخيارات المتخصصة الرائعة فإن برنامج تنظيم حجز المواعيد تتيح لك تخصيص هذه الجوانب لتناسب عملك بشكل كامل.
مزامنة التقويم:
تتيح لك جميع تطبيقات جدولة المواعيد تقريبا المزامنة مع التقويم حتى أن البعض يطلب ذلك بهذه الطريقة ويمكنك رؤية المواعيد المجدولة لشركتك جنبا إلى جنب مع المعلومات المهمة الأخرى مثل موعد إغلاقك لقضاء العطلات أو التجديدات بالإضافة إلى ذلك يمكن للتطبيق الرجوع إلى مدى تواجدك مع الأحداث الموجودة في التقويم الأساسي الخاص بك وبالنسبة لاختباراتنا لم يتم النظر في التطبيقات إلا إذا عرضت المزامنة مع تقويم Google وتقويم شائع واحد على الأقل وتم إعطاء الأولوية للتطبيقات التي تقدم مزامنة ثنائية الاتجاه.
معالجة الدفع:
تتيح لك أفضل تطبيقات جدولة المواعيد تحصيل دفعة في وقت الحجز وبهذه الطريقة يمكنك أخذ وديعة لموعد أو جعل العملاء يدفعون مقابل خدماتهم مقدما وإذا لم يظهر العميل فلن يكون عملك في حالة خسارة كاملة.
التكامل مع أدوات الطرف الثالث:
تحتاج أداة جدولة المواعيد الخاصة بك تماما إلى القدرة على الاتصال ببقية مجموعتك التقنية وإذا كان التطبيق لا يمكن أن يتكامل مع أدوات مثل Slack و Mailchimp و Zoom أو على الأقل يسمح لك بإعداد اتصالاتك الخاصة مع zoom فلن يكون هناك أي نشاط تجاري في هذه القائمة.
عرض احترافي:
يجب أن يكون جدول مواعيدك امتدادا لعلامتك التجارية سواء كان العملاء يقومون بالحجوزات أو يقوم أحد النظراء في الصناعة بجدولة مكالمة Zoom معك ويجب أن تكون عملية جدولة المواعيد مبسطة وخالية من الأخطاء ومرضية من الناحية الجمالية ويجب أن يكون أيضا مرنا مع نقاط وصول متعددة مثل عنصر واجهة مستخدم على موقع الويب الخاص بك أو صفحة أعمال Facebook أو عنوان URL مخصص لهذا السبب اختبرت كل تطبيق من كلا جانبي العمل والعميل.
لقد استبعدت أي نظام حجز عبر الإنترنت لا يحتوي على وظائف قائمة بذاتها على سبيل المثال هناك الكثير من مكونات WordPress الإضافية التي تسمح لزوار موقع الويب الخاص بك بحجز المواعيد ولكن قد تكون هذه قائمة بحد ذاتها لذلك لم أفكر في هذه الخيارات.
يمكنك اختيار السماح للعملاء بإعادة جدولة أو إلغاء مواعيدهم أو عدم السماح بذلك وتغيير الفاصل الزمني لأوقات بدء المواعيد والذي يكون افتراضيا كل 15 دقيقة يمكنك وضع حد لمقدار الوقت مقدما أو مقدار الإشعار القصير الذي يمكن للعملاء حجز موعد به وبشكل خاص أنه يمكنك تمكين خيار يسمى “اجعلني أبدو مشغولًا” والذي يخفي تلقائيا بعض الأوقات المتاحة حتى لا تظهر للعملاء.
وعندما تكون مستعدا لنشر صفحة الحجز الخاصة بك قم بمشاركتها عبر رابط مباشر وقم بتضمينها في موقع الويب الخاص بك باستخدام بعض الخيارات المختلفة أو قم بإنشاء زر حجز أو شريط حجز أو رمز الاستجابة السريعة مع ميزة الربط مع تطبيقات جوال للوصول إلى حسابك من جانب الأعمال مما يتيح لك تحديث توافرك من جهاز Android أو iOS وتطبيق عميل للحجز عبر الهاتف المحمول.
لقد تأثرت بعدد قوالب البريد الإلكتروني المتاحة بناء على أنواع المواعيد المختلفة بما في ذلك التأكيدات والتذكيرات والإلغاء وطلبات إعادة الجدولة والمتابعات وطلبات الحزمة وبطاقات الهدايا وتحديثات الاشتراك.
الغرض من برنامج تنظيم حجز المواعيد
يمكن أن يساعدك نظام الحجز على القيام بأكثر من مجرد القبول السلبي للحجوزات والمدفوعات عبر الإنترنت حيث تطورت تقنية الحجز لدرجة أنها أصبحت مركزا مركزيا لإدارة كل جانب من جوانب عملك من التسويق إلى التوزيع إلى العمليات.
إليك بعض الأشياء التي يمكنك فعلها:
- تتبع النمو الخاص بك مع التقارير في الوقت الحقيقي.
- تجنب الحجوزات المزدوجة مع إدارة القناة.
- تتبع لجان الشراكة الخاصة بك.
- تخصيص المخزون والموظفين للأنشطة الفردية.
- اجمع التفاصيل حول ضيوفك قبل وصولهم.
- قسّم أولوياتك اليومية.