برنامج حجز فنادق عبارة عن مجموعة من حلول برامج الفنادق التي تحافظ على سير العمليات الخاصة بالحجوزات الفندقية بشكل سهل وبسيط بعيد عن التعقيد وكذلك يلبي جميع حاجات إدارة الفنادق والحجوزات كما هناك حزم محاسبة وحزم إدارة علاقات العملاء (CRM) ومجموعة مذهلة من البرامج الخاصة بالصناعة.
مع الانتشار الكبير لتكنولوجيا المعلومات أصبح هناك العديد من مزودي البرامج الذين يقدمون حلولا وبرامج فندقية حيث يقدم غالبية مقدمي الخدمة الجدد منتجات رخيصة بميزات ووظائف محدودة للغاية مما يجعل من الصعب إدارة فندقك، لذلك سوف نتحدث في هذه المقالة عن أفضل برنامج حجز فنادق في السعودية والميزات التي يمتلكها بحيث يمكن الأعتماد عليه بشكل كامل لإدارة منشأتك الفندقية.
تعد شركة الحلول الواقعية أحد موفري برامج الفنادق القلائل الذين لديهم حلول قائمة على السحابة وفي مكان العمل تشمل جميع الميزات الأساسية مثل: محرك الحجز عبر الإنترنت ومكتب الاستقبال والتدبير المنزلي والصيانة والفواتير والفواتير وإعداد التقارير والتحليلات.
بالإضافة إلى ذلك ستتاح لك الفرصة للوصول إلى تكامل مع برامج ومواقع أخرى لتعزيز الإنتاجية بنقرة واحدة فقط كما يمكن لبعض عمليات الدمج و إدارة الإيرادات و إدارة السمعة أن تحدث فرقا كبيرا من خلال تحسين إنتاجية وكفاءة فندقك.
برنامج حجز فنادق هو تطبيق برمجي لعمليات أماكن الضيافة والعقارات السكنية التجارية المؤجرة كما يستخدم أيضًا في الصناعات التحويلية والحكومة المحلية والتصنيع ويُشار أحيانا إلى البرنامج على أنه نظام تشغيل الفندق أو برنامج تشغيل الفندق.
يوفر برنامج حجز فنادق من شركة الحلول الواقعية نظام كمبيوتر مركزي لتنظيم وجدولة وأداء الوظائف ، والمعاملات اليومية التي تنطوي عليها أعمال أماكن الإقامة حيث أدى الاحتفاظ بسجلات الكمبيوتر ونظام إدارة الممتلكات إلى زيادة كفاءة صناعات الضيافة بشكل كبير ببساطة عن طريق إتاحة تحديث السجلات المركزية والاطلاع عليها من أجهزة كمبيوتر وأجهزة متعددة ثم تم تخصيص البرامج لاحتياجات صناعة الضيافة لزيادة سهولة العمليات.
الوظائف الأساسية لبرنامج حجز الفنادق
- إدارة الحجوزات.
- تسجيل الوصول والمغادرة.
- تكامل أنظمة الهاتف.
- تكامل نقاط البيع (POS).
- التخطيط للحدث.
- احتساب تكلفة الطعام والشراب.
- إدارة توريد مخزون الفندق.
- الإبلاغ عن مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI).
- تأمين وأقفال للغرف.
تستخدم الحكومات المحلية أيضاً برنامج حجز فنادق لإدارة العديد من العقارات التي تقع تحت رعايتها حيث يؤدي الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والمركزية إلى زيادة الكفاءة بشكل كبير وقد تشمل المرافق المدارس والمرافق الرياضية والترفيهية والحدائق العامة والمتنزهات وفي التصنيع غالبا ما يستخدم البرنامج لتتبع المواد والإمدادات بالإضافة إلى الممتلكات والمعدات المملوكة للموظفين.
فوائد استخدام برنامجة حجز فنادق
قدرات محسنة لتسجيل الوصول / المغادرة:
يمكِن برنامج حجز فنادق السحابي المتوافق مع الجوال والهاتف الذكي موظفي مكتب الاستقبال بالفندق من تسجيل دخول الضيوف ومغادرتهم وتخصيص الغرف وتمكين خدمات النزلاء في أي وقت ومن أي مكان.
زيادة كفاءة عمليات التنظيف للغرف:
يمكن للبرنامج تنبيه موظفي التدبير المنزلي في الوقت الفعلي لنزيل وصل مبكرا ويجب تجهيز غرفته أو تحديث الموظفين عند تسجيل المغادرة كما يساعد في تحديد وإدارة احتياجات صيانة الغرف بشكل أسرع.
جميع البيانات في مكان واحد:
يمكن القيام بالعديد من المهام التي تمت معالجتها مسبقا بواسطة برامج مختلفة من موقع مركزي واحد ويمكن للإدارة الاحتفاظ بكل شيء في مكان واحد حيث لن يضيع كما يمكن للموظفين الوصول إلى جميع المعلومات ذات الصلة وتحديثها وتتبعها عبر جميع الإدارات والمواقع المتعددة للممتلكات بالإضافة الى ذلك يمكنهم القيام بذلك من أي مكان والتعاون بشكل أكثر فعالية.
تحسين إدارة الإيرادات:
يربط برنامج إدارة ممتلكات الفندق بين العمليات والعمليات المالية حيث إنه يستفيد من عمليات التكامل سابقة الإنشاء للحسابات المستحقة القبض والحسابات الدائنة وبوابات الدفع وأنظمة نقاط البيع ومعالجات الدفع كما تساعد التحليلات وإعداد التقارير والاستخبارات التنافسية في تحسين العمليات التجارية للفندق.
إدارة أفضل لبيانات العملاء:
يقوم البرنامج بدمج جميع بيانات العملاء والاحتفاظ بها بشكل آمن مما يساعد على تكوين ملفات تعريف مفصلة للضيوف وضمان الامتثال للوائح حماية بيانات المستهلك المعمول بها وهذا يساعد على تجنب عمليات الاحتيال الشائعة لحجز الفنادق حيث إن فهم أنماط شراء العملاء يمكن الشركات الفندقية من تطوير حزم وخدمات أكثر استهدافاً.
زيادة إنتاجية الموظف والمشاركة:
تعمل الواجهات سهلة الاستخدام على تسهيل تدريب موظفي الفندق وتقليل احتمالية حدوث أخطاء كما يمكن للموظفين توفير ساعات من المهام الإدارية الروتينية التي يمكن أتمتتها مع التركيز على إضافة القيمة بدلاً من ذلك.
أمان بيانات عالي:
عندما يتم تخزين جميع بيانات الفندق في السحاب فإنها تكون متاحة للتنزيل والتحليل وتتم حمايتها بأحدث التقنيات حيث يتم تشفير المعلومات الموجودة في فندقك السحابي ونسخها احتياطيا بشكل آمن حتى في حالة تعطل جهاز الكمبيوتر أو فقد جهاز كمبيوتر محمول ستظل بيانات الفندق متاحة لمستخدمي نظام إدارة المباني في الفندق.
تجربة ضيف محسنة:
تعمل أتمتة العمليات اليومية والمهام الإدارية على تعزيز توفير خدمات عالية الجودة بشكل متسق وعلاوة على ذلك يتذكر نظام إدارة الفنادق في الفندق تفضيلات العملاء إلى جانب تحليل ملاحظات العملاء مما يمنح موظفي الفندق رؤى مفيدة للمساعدة في ضمان تجارب أفضل للضيوف.
ميزات برنامج حجز فنادق
يجمع نظام إدارة الفنادق الحديث بين بيئات عمل متعددة في برنامج واحد و اعتمادا على احتياجات عملك يمكن أن تختلف مجموعة الوحدات في النظام والوظائف داخل الوحدة النمطية ومع ذلك يجب أن يدير برنامج التشغيل الفندقي القوي على الأقل المهام التالية:
الحجز وعمليات مكتب الاستقبال:
يجب دمج خدمة الحجز التي تحتوي على جميع معلومات المخزون والتواريخ مع محرك حجز الموقع الإلكتروني وقنوات التوزيع الأخرى كما تعرض لوحات المعلومات المريحة وسهلة الاستخدام الحجوزات الحالية والقادمة لإدارة الفندق ويمكنهم التحقق من توافر الغرفة وحالتها وتتبع الحجوزات والضيوف ونقلهم حسب الحاجة كما تقوم هذه الوحدة بالتحقق من دخول الضيوف وخروجهم وإصدار البطاقات الأساسية وتتبع تخصيص الغرف وإدارة الطلبات المتعلقة بالغرفة ومعالجة المدفوعات وإصدار الإيصالات للضيوف وإجراء عمليات تدقيق ليلية دورية وأكثر من ذلك في نظام واحد آمن.
إدارة قناة التوزيع:
لضمان الوصول إلى جماهير مختلفة يجب أن تظهر شركات الضيافة على قنوات توزيع متعددة عبر الإنترنت وتأتي الحجوزات من موقع الويب الخاص بالفندق ومواقع السفر وتطبيقات الجوال وعملاء الشركات وشركات الطيران ووكلاء السفر ومصادر أخرى كما تساعد برامج إدارة الممتلكات الفندقية في توسيع نطاق وصول الأعمال عبر الإنترنت وإدارة قنوات متعددة ويتكامل مع وكالات السفر عبر الإنترنت (OTAs) وأنظمة التوزيع العالمية (GDS) ويتيح إدراج الغرف والأسعار على قنوات مختلفة ومن خلال شركاء الحجز من الأطراف الثالثة.
بينما يتعامل محرك حجز الفنادق المركزي مع المبيعات المباشرة ، يتحكم مدير القناة عبر الإنترنت في قنوات التوزيع وتساعد هذه الميزة في التخلص من الإدارة اليدوية وتسهيل المعاملات المتعلقة بالحجز ويتصل البرنامج مباشرة بنظام الحجز ويوفر واجهة واحدة للتحكم في قوائم الجرد وتوزيعها عبر القنوات المختلفة حيث تتم مزامنة جميع الحجوزات ويتم تحديث توفر الغرف في الوقت الفعلي عبر جميع القنوات كما أنه يضمن الاتساق من حيث أسعار وخصومات الفندق.
تنظيف الغرف وإدارة الصيانة:
تتضمن وظيفة التدبير المنزلي إدارة حالات الغرف ومهام تنظيف الغرف وتتبع مهام مدبرة المنزل حيث تقوم الوحدة بأتمتة مهام الإدارة وتربط موظفي التدبير المنزلي بالمكتب الأمامي كما يجب أن يحدد البرنامج الغرف التي يجب تنظيفها أو تحضيرها للضيف القادم القادم وتعيين المهام للموظفين المسؤولين ويمكن لمدير المكتب الأمامي تتبع حالة كل غرفة وتنظيم تقارير الصيانة كما يمكن نظام إدارة الفنادق المستند إلى السحابة العاملين في المنزل من تحديث حالة مهامهم أو غرفهم على هواتفهم الذكية أو الأجهزة اللوحية بمجرد الانتهاء من كل شيء كما يمكن للموظفين أيضا تحميل صور لأي مشاكل حتى يتمكن قسم الصيانة من تقييمها وإصلاحها بسرعة.
يساعد نظام إدارة الصيانة في تخطيط عمليات الصيانة وتنظيمها وتسجيل اضطرابات الفنادق والإصلاحات وإدارة تقارير الصيانة وتتبع طلبات الصيانة وتحديث حالاتها.
إدارة الإيرادات والاستراتيجية:
يوفر نظام إدارة إيرادات الفندق واجهة آمنة ومباشرة لتتبع وإدارة وتحليل المدفوعات كما يقبل المدفوعات عبر الإنترنت والتحقق الفوري من صحة تفاصيل بطاقة الائتمان او الخصم وفي حالة عدم الدفع يساعد في تتبع وإدارة النفقات المستحقة.
تعمل برامج إدارة الممتلكات الفندقية أيضا على تمكين أصحاب الفنادق من تنفيذ استراتيجيات إدارة الإيرادات المرنة والقائمة على البيانات كما إنهم يتتبعون مؤشرات الأداء الرئيسية مثل الإشغال والإيرادات لكل غرفة متاحة (RevPAR) ومتوسط السعر اليومي (ADR) وتستخدم الخوارزميات الخاصة البيانات والمعلومات التاريخية عن أسعار المنافسين أو الطقس أو الأحداث المحلية للمساعدة في تحديد المعدلات المثلى كما تتيح أدوات التسعير المخصصة لمديري الفنادق تعديل أسعار الغرف عبر جميع قنوات التوزيع تلقائيا وإعداد القيود وإنشاء حزم وعروض خاصة تساعد أنظمة إدارة الإيرادات أيضا أصحاب الفنادق على تعديل العمليات لتحقيق نتائج أفضل والتحكم في الموارد المالية.
# 5 بيانات العملاء وإدارة علاقات العملاء
يجب أن تكون الفنادق قادرة على البقاء على اتصال مع العملاء قبل وأثناء وبعد إقامتهم. يقوم نظام CRM المدمج مع مكتب الاستقبال وأنظمة الحجز بجمع وتنظيم معلومات الاتصال الخاصة بالضيف والبيانات الأخرى من هذه المصادر. يمكن أن تساعد قاعدة بيانات معلومات النزلاء أصحاب الفنادق على تطوير استراتيجيات التسويق وبرامج العضوية والولاء لتجارب ضيوف مخصصة بشكل أفضل. توفر أنظمة PMS في الفندق أيضًا ميزة إدارة ردود الفعل الشاملة التي تلتقط تعليقات النزلاء. يمكن استخدام المعلومات على موقع الفندق على الويب أو مواقع حجز السفر وتطبيقات الجوّال أو الاستطلاعات.
إذا كان لدى فندق أو سلسلة منتجعات نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بها ، فيجب أن يتكامل نظام إدارة الفنادق في الفندق معه.
إعداد التقارير والتحليلات:
يعد إعداد التقارير الشاملة وفي الوقت المناسب أمرا ضروريا لنمو أعمال الفنادق و اعتمادا على البرنامج يمكن أفضل برنامج حجز فنادق إنشاء أنواع مختلفة من التقارير الآلية من التدقيق الليلي والتدقيق في الورديات وتقارير الغرفة والضرائب والمغادرة والوصول والتدبير المنزلي أو التقارير المستمرة الأخرى بحيث يمكنك الاطلاع أدناه على مثال لتقارير عن الحجوزات السابقة.
تسهل هذه الوحدة تتبع الإيرادات والحجوزات والمخزون وتوفر رؤى قيمة حول أداء الفندق من خلال التقارير اليومية ومعدل الإشغال كما يساعد نظام حجز الفندق المناسب أيضا في التحضير لمتطلبات ولوائح إعداد التقارير الضريبية المحلية.
إدارة المكتب الخلفي:
تساعد هذه الوحدة على تبسيط وتحسين الرؤية وتحسين عمليات المكاتب الخلفية والفنادق الإدارية وقد تشمل الوظائف التالية:
- إدارة الموارد البشرية بما في ذلك إدارة الورديات وفواتير الموظفين.
- إدارة المراجعات.
- إدارة الأحداث وتقديم الطعام.
- غرفة اجتماعات ، ومنتجع صحي وإدارة صالة الألعاب الرياضية.
- تنفيذ المبيعات والتموين لحجوزات المجموعات.
- إدارة الأصول.
- تحليل المخزون.
- تكاليف الاستهلاك وتحليل الإنفاق الفندقي.
- مبيعات وإدارة الحملات الترويجية.
قد تقدم وحدة المكتب الخلفي رسائل داخلية وتقارير عن أوقات وصول الضيف والقدرة على إدارة الحملات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني وأحيانا المحاسبة الأساسية.