أنظمة ERP في الوقت الحالي تعتبر أهم برنامج محاسبة للشركات لأن تخطيط موارد المؤسسات أو ERP هو برنامج إدارة أعمال شامل يعتمد على البيانات ويعمل على توحيد وأتمتة ودمج مختلف قطاعات المؤسسة حيث إنه أحد الأصول الأساسية لإدارة الأنشطة التجارية اليومية للشركة لذلك يصنف كأهم برنامج محاسبة للشركات .
تتمثل الوظيفة الأساسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات في تجميع وتجميع البيانات المهمة للأعمال في خدمة موحدة و يتيح ذلك زيادة الأتمتة والشفافية في إدارة الأعمال بالإضافة إلى تبسيط سير العمل كما تساعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في تحديد الاختناقات ومعالجة أوجه القصور مما يسمح للإدارة باتخاذ قرارات عمل أكثر استنارة.
معظم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الحديثة معيارية وقابلة للتخصيص بطبيعتها بحيث يمكن لكل قسم استخدام مجموعة فرعية أو وحدة من البرنامج تم تكييفه خصيصا مع احتياجاتهم وعندما يتفاعل الموظفون مع البرنامج يقومون بإدخال البيانات التشغيلية في جميع أنحاء المنظمة ويقوم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بتجميع هذا في قاعدة بيانات موحدة يمكن للإدارة استخدامها للحصول على رؤية شاملة للعملية التجارية بأكملها في الوقت الفعلي كما يمكن أيضا تكوين الوحدات النمطية المختلفة للبرنامج لتكون أكثر أو أقل تعقيدا بناءً على أدوار الموظفين.
كانت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات محجوزة للشركات الكبيرة وكانت تتطلب موارد ضخمة ليتم تنفيذها في العقدين الأخيرين أصبحت أسعارها معقولة بفضل التقدم في قوة الحوسبة وتحول العديد من مزودي تخطيط موارد المؤسسات نحو نماذج أعمال البرمجيات كخدمة (SaaS) ومع ظهور الحوسبة السحابية أصبحت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) متاحة اليوم وبأسعار معقولة للشركات من أي حجم تقريبا.
صاغ مصطلح تخطيط موارد المؤسسات لأول مرة من قبل شركة الأبحاث التقنية جارتنر في عام 1990 وكان المفهوم الأولي وراء ذلك هو إضافة وظائف المكتب الخلفي إلى منهجيات إدارة التصنيع التي تم إنشاؤها بالفعل والتي تسمى MRP I (تخطيط متطلبات المواد) و MRP II ( تخطيط موارد التصنيع) وتم تصميم أنظمة MRP خصيصا لإدارة الإنتاج والمخزون لشركات التصنيع والتوزيع كما تم إنشاء تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لإضافة الوظائف المالية والموارد البشرية والوظائف الخلفية الأخرى ودمج جميع جوانب الأعمال في حزمة برامج موحدة.
كانت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الأولية مكلفة للغاية وتتطلب استثمارات ضخمة من الوقت والتمويل لتنفيذها بشكل صحيح عادة ما تكون مصممة خصيصا وفقا لاحتياجات العميل ويتم تثبيتها محليا في الخوادم المحلية وتضم فرقا من الاستشاريين للمساعدة في التنفيذ وتتطلب مثل هذه الأنظمة أيضا دعما فنيا مخصصا لصيانة النظام وهذا يعني أن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المبكرة كانت حصرية تقريبا للشركات الكبيرة.
من ناحية أخرى تعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات السحابية العامة متعددة المستأجرين تعمل هذه على خوادم مزود الخدمة حيث يتم مشاركة البنية التحتية من قبل جميع عملائها مما يجعل الحل أكثر تكلفة ويتم تقديم تخطيط موارد المؤسسات في السحابة العامة في الغالب كاشتراك وفي هذه الحالة يطلق عليه البرنامج كخدمة (SaaS) ويستخدم مصطلح SaaS ERP على نطاق واسع لهذه الأنواع من البرامج.
الفوائد الرئيسية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
عندما يتم دمجها بشكل صحيح يمكن أن تأخذ ERP إدارة الأعمال إلى مستوى عالي من الكفاءة دعونا نلقي نظرة على بعض الفوائد الرئيسية التي يمكن أن تحققها أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
عمليات مبسطة:
تجمع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات البيانات التشغيلية من جميع الإدارات المتكاملة في قاعدة بيانات واحدة ويتم توفير البيانات من مدخلات العمال أو الطلبات الواردة تلقائيا في جميع الإدارات الأخرى ذات الصلة كما يتيح ذلك مزامنة أفضل بين الأقسام ويزيل التكرار ويتجنب أخطاء الازدواجية وما إلى ذلك.
لمحات شاملة:
يقوم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بتجميع التقارير التلقائية وإعطاء لمحات عامة عن كيفية عمل الأعمال في الوقت الفعلي يساعد ذلك في التخطيط والتنبؤ بالعمليات ويعطي رؤى واضحة لأداء الأعمال وأهدافها وتمكن أدوات ذكاء الأعمال هذه المديرين من ملاحظة الاختناقات وزيادة الكفاءات واتخاذ قرارات عمل أفضل بشكل عام.
أوقات استجابة أسرع:
تمكن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الشركات من الوصول إلى البيانات المهمة للأعمال أثناء التنقل وتتوفر معلومات حول البائعين أو الموردين أو المهل المتوقعة بسهولة عبر الإدارات وأكثر موثوقية كما يحصل العملاء والمساهمون والمؤسسات المالية على حد سواء على ملاحظات أسرع مما يحسن رضا العملاء والمستثمرين بالإضافة إلى ضمان الامتثال.
انخفاض تكاليف التشغيل:
تتيح هذه الاختصارات الرقمية تحقيق وفورات كبيرة مرتبطة بالتكاليف الإدارية والقوى العاملة والإنتاج نظرا لأن الشركة تعمل بكفاءة متزايدة فإن العديد من التكاليف المرتبطة بها تنخفض ويؤدي ذلك إلى تحسين النتيجة النهائية وتقليل التكلفة الصافية لمنتجك أو خدمتك وزيادة عائد الاستثمار.
الإنتاج الأمثل و زيادة الكفاءة:
تساعد وظائف إدارة الإنتاج وتخطيط الموارد المضمنة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الحديثة في توحيد عملية التصنيع بأكملها كما تساعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في التصنيع على أتمتة الجوانب الرئيسية للعمليات مثل المشتريات وحركات المخزون وتحسينات محطات العمل وما إلى ذلك مما يوفر إمكانية تتبع أفضل وتحليل التكلفة والجدولة وغير ذلك الكثير.
المكونات الرئيسية لتخطيط موارد المؤسسات
تتضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مجموعة متنوعة من الوحدات النمطية التي تندمج في نظام إيكولوجي موحد لإدارة الأعمال. لدى مقدمي الخدمات المختلفين أساليب مختلفة ولكن معظم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات تتضمن بعض الوظائف الشائعة التي تشكل جوهر البرنامج.
المكونات المركزية التي يجب أن تبحث عنها في نظام ERP
إدارة علاقات العملاء – CRM :
يمكن لأداة CRM التي تم تنفيذها جيدا تحسين مسار المبيعات بشكل شامل وتقديم نظرة عامة متماسكة لقاعدة العملاء من المفيد ليس فقط زيادة المبيعات وتحديد فرص العمل ولكن أيضا للمساعدة في تبسيط عمل الإدارات الأخرى وزيادة الإنتاجية الإجمالية.
ستقوم وحدة CRM بتتبع أنشطة واحتياجات قاعدة العملاء كما يقوم بتجميع المعلومات ذات الصلة بأوامر العملاء وجدولة التذكيرات تلقائيا للمتابعة وتتبع أنشطة العملاء وما إلى ذلك وهذا يساهم في تحسين رضا العملاء ومعدلات الاستجابة السريعة وزيادة معدلات الدقة.
إدارة الموارد البشرية إدارة الموارد البشرية :
توفر وظيفة الموارد البشرية المضمنة في تخطيط موارد المؤسسات نظرة عامة على القوى العاملة في الشركة ويتضمن ذلك معلومات مفصلة عن إدارة وقت الموظف والنفقات والإجازات ومهام محطات العمل مما يمكن الإدارة من مطابقة القوى العاملة المناسبة مع المشاريع الضرورية.
إدارة سلسلة التوريد – SCM :
تشير إدارة سلسلة التوريد أو SCM إلى جزء الأعمال المسؤول عن إدارة تدفق الأصول المادية وتنفيذ الطلبات وشراء المواد الخام والمكونات وما إلى ذلك وهو جانب حيوي لكل من التصنيع والتوزيع الذي يجب أن يتكامل جيدا مع أرضية المحل والمخزون والنهاية الخلفية للعمل.
تقوم وحدات SCM في تخطيط موارد المؤسسات بجمع واستخدام البيانات التشغيلية في الوقت الفعلي فيما يتعلق بالمشتريات والمخزونات والشحنات ومحطات العمل إنهم يجمعون الأدوات والمعلومات اللازمة للتخطيط الدقيق لسلسلة التوريد والجدولة والتنبؤ.
إدارة المستودعات والمخزون – WMS :
يبذل الكثير من الجهد في الحفاظ على مرافق التخزين والمخزونات بالترتيب ويجب الحفاظ على مستويات المخزون على النحو الأمثل حيث قد يؤدي كل من التخزين الزائد والمخزون إلى تكبد تكاليف جسيمة للأعمال التجارية ويعد تخطيط حركات المخزون مهما بنفس القدر لتجنب حالات التوقف وضمان فترات زمنية أقصر.
تتضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التصنيعية إمكانات قوية للحفاظ على تنظيم المستودع والمخزون وتكامله مع SCM وعملية الإنتاج الأكبر وتشمل الأمثلة الحفاظ على مخزون السلامة وتنظيم مخزون خطوط الأنابيب ودمج نقاط الفصل في مسارات محطات العمل وإدارة عمليات الشطب والحرجة في متناول اليد وما إلى ذلك.
تخطيط الإنتاج :
يجب أن يأخذ تخطيط الإنتاج في الاعتبار جميع المعلومات ذات الصلة لزيادة كفاءة الإنتاج والوفاء بالمواعيد النهائية المستهدفة مع خفض التكاليف وتحسين أرضية المتجر لتجنب الأخطاء وضمان التنفيذ في الوقت المناسب يجب أن تتدفق البيانات ذات الصلة بعملية الإنتاج بحرية بين المبيعات والمشتريات والتصنيع وكذلك النهاية الخلفية.
وبالتالي فإن تخطيط موارد المؤسسات التصنيعية يشمل وظائف تخطيط القدرات يقومون بدمج الطلبات الواردة تلقائيا مع عملية التصنيع بأكملها مع مراعاة الكميات وحساب المهل الزمنية تلقائيا وتعيين محطات العمل أو جدولتها.
تقارير الإنتاج :
تمكن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من تتبع الطلبات ومعالجتها بشكل متطور بالإضافة إلى إعداد التقارير أثناء التنقل لزيادة إنتاجية العمال ويشكل هذا كشك الإنترنت أو بوابة الخدمة الذاتية التي تمكن الموظفين من إدخال البيانات في المهام الفردية مثل استلام البضائع وتخزينها أو تقدم عملية التصنيع بحيث يتكامل نظام تخطيط موارد المؤسسات تلقائيا مع عملية إدارة الأعمال الأكبر.
المالية
تشتمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على وحدات تقوم تلقائيا بتجميع البيانات المالية وإنشاء التقارير حيث يقوم العمال الذين يتفاعلون مع البرنامج بإدخال إدخالات في دورات العمل والمشتريات واستهلاك المخزون المتوفر وما إلى ذلك بالإضافة إلى الطلبات المكتملة والعناصر المشحونة والفواتير المرسلة وغيرها من البيانات المهمة للأعمال ويسجل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) كل شيء على مستوى النظام ويجمع البيانات في وحدة المحاسبة.
في حين أن حلول تخطيط موارد المؤسسات ذات الوزن الثقيل من المستوى الأول تتضمن برامج مالية كاملة فإن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الأصغر الخاصة بالصناعة لا تتضمن دائما وظائف محاسبية مماثلة لحزم الحسابات المخصصة ومع ذلك غالبا ما تتضمن أفضلها في السوق القدرة على إنشاء تقارير مالية ودمج البيانات المالية مع برامج مالية مخصصة.