تطورت تقنية الإنترنت في القرن الحادي والعشرين ، وقد أدى فيروس كورونا COVID-19 إلى اعتماد أسرع لأتمتة الأعمال ، و على وجه الخصوص ازداد اعتماد حلول نظام لإدارة زوار المعارض و المؤتمرات خلال الجائحة ، و ذلك لتحسين سلامة مكان العمل والإنتاجية والكفاءة وتجربة الزائر مع خفض التكاليف .
تتطلع المنظمات المهتمة بالأمن بشكل متزايد نحو أنظمة إدارة زوار (VMS) الأكثر ذكاءً لتقوية استراتيجيات إدارة المخاطر ، حيث هذه الأنظمة لم تعد منتشرة في الردهة فقط لقد تجاوزوا ذلك لحماية العديد من الوظائف الداخلية حيث أصبحت جزءًا لا يتجزأ من تجربة الزائر.
ما هي إدارة الزوار؟
إدارة الزوار مهمة في إدارة المرافق تتعقب استخدام مبنى أو موقع عام ، وإدارة وصول الزوار والتأكد من حصولهم على تجربة رائعة عندما يكونون في المبنى الخاص بك.
تتضمن إدارة الزوار عادةً العديد من العمليات التي تحافظ على سلامة الزوار والموظفين وأمانهم ، و تعتبر مهمة في العديد من الصناعات بما في ذلك التجارة والتجزئة والضيافة والسياحة والتمويل والتصنيع والتعليم.
وبرنامج تسجيل و إدارة الزوار يساعدك في إدارة فعالياتك من مؤتمرات ومعارض و غيرها ، وإن إدارة زوار المؤتمر أو أي حدث عام يجب أن تتعدى كونها إلقاء التحية على الزوار واستقبالهم فقط .
إن برنامج تسجيل زوار المؤتمر يوفر إدارة كاملة و تحضير مسبق للمؤتمر ، ويوفر أمن وحماية المرافق والموظفين والزوار و يعطي نظرة وتجربة جيدة للزوار عن حدثك بشكل عام .
يقدم برنامج تسجيل زوار المؤتمر المستند إلى الشبكة من شركة الحلول الواقعية جميع المزايا لتعزيز عملية الزيارة للمؤتمر ويتكامل بسلاسة مع نظام إدارة الوصول ونظام المحاسبة.
لماذا تعتبر إدارة الزوار مهمة؟
تعد إدارة الزوار أمرًا حيويًا لضمان أن مكان العمل آمن ومتوافق مع تقديم تجربة رائعة لكل شخص في الموقع ، ومع ذلك فإن العملية التقليدية لإدارة وتتبع الزائرين التي تعتمد على جمع بيانات الزوار وتخزينها يدويًا ، عادةً من خلال كتابة تسجيل دخول الزائر الورقي ، يمكن أن تعرض الشركات لخطر محتمل مع فقدان الكفاءة والإنتاجية.
و لهذه الأسباب عليك الإسراع واستخدام حل إدارة الزوار ، في شركة الحلول الواقعية نساعدك للحصول على أفضل برنامج لتسجيل زوار المؤتمر أو أي حدث لديك .
برنامج تسجيل الزوار مليء بالميزات وقابل للنمذجة بدرجة عالية وهو الحل الأمثل لجميع أنواع احتياجات تسجيل الزوار.
خدمات برنامج تسجيل زوار المؤتمر
واجهة برنامج سهلة الاستخدام
توفر واجهة لوحة المعلومات سهلة الاستخدام ضمن برنامج تسجيل زوار المؤتمر لموظفي الاستقبال نظرة عامة و سريعة على المواعيد السابقة والقادمة لمساعدة موظفي الاستقبال ومديري الأمن على تنظيم يومهم.
وهذا يساعد الموظفين على معرفة عدد الزوار المتوقعين والذين تم تسجيل وصولهم ، والزوار الذين يريدون تسجيل المغادرة ويضمن وجود هذه المعلومات في متناول اليد عملية استقبال فعالة وتجربة سلسة للزائر.
كما يمكن للموظفين من تحديد مجموعات مسبقة مثل الزائر المنتظم أو VIP ، وهذا يسمح للزوار التحرك بسهولة ضمن المبنى والبقاء بأمان .
بفضل خيارات التكوين المرنة ضمن برنامج تسجيل زوار المؤتمر يمكن تعديل عرض الإعداد وفقاً للمتطلبات الفردية والاحتياجات القانونية مما يضمن إمكانية إضافة جميع البيانات والمعلومات الضرورية إلى ملف تعريف الزائر.
تسجيل وصول الزائرين عبر الويب:
إمكانية التسجيل المسبق عن طريق الويب يضمن تجربة سهلة للزوار و سهولة للموظفين لمعرفة عدد الزوار بشكل مسبق ، وتكون عملية التسجيل أسرع و أكثر فاعلية ، حيث يقوم الموظفون بإكمال وحفظ تفاصيل الزائر في النموذج المستند إلى الويب ، وهكذا عند اكتمال إدخال البيانات يمكن للموظف التركيز على مهام أخرى مثل التقاط صورة لشارة الزائر و توقيع المستندات.
تقليل أوقات الانتظار في مكتب الاستقبال
من خلال التسجيل الذاتي للزوار يمكن للزائر أن بقوم بمفرده بتسجيل الدخول عن طريق كشك التسجيل الذاتي ، وبالتالي تكون مدة الانتظار قليلة .
و برنامج إدارة الزوار واجهته سهلة الاستخدام حيث يمكن للزائر إدخال بياناته يدوياً أو مسح بطاقة الهوية أو جواز السفر ، وأيضاً هناك خيارات إضافية مثل التوقيع الرقمي أو التقاط صورة رقمية للحصول على الشارة .
و الزوار المتكررين يمكنهم استخدام خيار تسجيل الوصول السريع عن طريق إدخال معرف الزائر الخاص بهم كما يقوم الكشك بجمع البيانات لتلبية متطلبات الأمن والسلامة كوسيلة فعالة لتعزيز تجربة إدارة الزائر.
تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات:
يمكنك التخطيط بسهولة لمؤتمرك أو اجتماع شركتك التالي عن طريق حجز غرفة الاجتماعات مسبقاً .
جدولة غرفة الاجتماعات أثناء التنقل:
باستخدامك لبرنامج تسجيل زوار المؤتمر المستند إلى السحابة يمكنك حجز قاعة المؤتمرات من أي مكان وفي أي وقت ، ويمكنك تحديد غرف المؤتمرات وحجزها في عدة أماكن وإدارتها مركزياً.
التطبيقات الخارجية :
دمج نظام إدارة الاستقبال مع التطبيقات و الأدوات الخارجية و هذا يحقق أداء أفضل للشركات.
مميزات نظام إدارة زوار المعارض والمؤتمرات
- توافق واجهات نظام إدارة الزوار مع الأجهزة الذكية وأنظمة التشغيل Android و IOS .
- إشعارات تلقائية عبر البريد الالكتروني و برسائل SMS للزائر والمستضيف .
- إمكانية تفعيل أكثر من حدث بنفس الوقت وعن طريق الصلاحيات يتم إسناد كل حدث لمستخدم .
- إمكانية تسجيل الزوار في الحدث عن طريق الإنترنت.
- تصميم بادج بطريقة سهلة جداً ومع شريط أدوات متعدد الوظائف مع إمكانية تغيير خلفية البادج وإضافة مجموعة من الخطوط وتغيير حجم البادج وكل ذلك متوافق مع أجهزة الباركود.
- خدمة إرسال الرسائل للبريد الإلكتروني مع إرفاق ملف لمجموعة زوار حسب حدث محدد معين أو ورشه محددة.
- تسجيل الزوار مع إمكانية التقاط صوره الزائر عن طريق Camera الجهاز وحفظها تلقائياً أو اختيار الصورة من الجهاز.
- إمكانية تحويل التقارير إلى ملفات Excel مع المخططات والرسوم.
- إمكانية عمل النسخ الاحتياطي لقاعدة البيانات أو استيراد نسخة أخرى من خلال إعداد النظام.
- إصدار تقارير الزوار حسب الحدث أو التاريخ المحدد مع عرض مخطط رسومي يوضح عدد ونسبة زوار الورش للحدث .
و كما رأينا أن برنامج تسجيل الزوار بحاجة إلى طباعة شارة لكل زائر و بطاقة هوية تعريفية ، وأيضاً طباعة البادجات المناسبة للحدث ولذلك في شركة الحلول الواقعية يمكنك الحصول على برنامج تسجيل زوار المؤتمر مع الطابعة المناسبة لك .
سنوضح فيما يلي مجموعة من الطابعات المتوفرة و أنواعها و أهميتها لك .
طابعات البطاقات البلاستيكية
في شركة الحلول الواقعية نقدم أفضل أنواع طابعات البطاقات البلاستيكية والتي تلبي كافة متطلبات عملك وفعاليتك و يشمل ذلك: بطاقات هوية الموظفين ، بطاقات الزوار ، بطاقات العضوية ، بطاقات الولاء ، بطاقات الخصم ، بطاقات هوية الطلاب ، بطاقات المستشفى ، المؤتمرات والمعارض وأكثر من ذلك بكثير .
و كما نرى أنه مع برنامج تسجيل الزوار من المهم استخدام طابعات مناسبة لفعاليتك سواء كنت تنظم مؤتمر أو معرض أو أي حدث آخر فأنت بحاجة إلى طابعة مناسبة بجودة عالية و ألوان زاهية لتعكس حدثك بالشكل المناسب وتخدم طلبك .
و هناك عدة أنواع لطابعات البادجات البلاستيكية و طابعات Swiftcolor حيث تتوفر الطابعات بحجم كبير أو قياسي حسب الطلب ، وهي تعطي حلاً للطباعة في الصناعات المتنامية ، و لجميع منتجات العملاء .
إذا كنت ترغب في الحصول على برنامج لتسجيل زوار المؤتمر لتحقق أفضل طريقة لعملية تسجيل وصول إدارة الزائرين وتحسين السلامة والأمان فنحن في شركة الحلول الواقعية نقدم لك أفضل برنامج لتسجيل الزوار ، ونقدم أفضل أنواع طابعات البادجات البلاستيكية و Swiftcolor.