نظام ERP تخطيط موارد المؤسسات هو برنامج مصمم لإدارة ودمج وظائف العمليات التجارية الأساسية مثل التمويل والموارد البشرية وسلسلة التوريد وإدارة المخزون في نظام واحد.
تستخدم على نطاق واسع في الشركات من جميع الأحجام ، يعتبر تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أمرا ضروريا للمؤسسات الكبيرة ويتم نشره بشكل متزايد في الشركات الصغيرة المتنامية أدى تعقيد الاقتصاد العالمي وطلبات المستهلكين الحديثة إلى جعل تبسيط العمليات التجارية وإدارة البيانات وتحسينها أمرا بالغ الأهمية وعادة ما يكون تخطيط موارد المؤسسات هو أساس هذه القدرات.
يتكون نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من مكونات أو وحدات برمجية يركز كل منها على عملية تجارية متميزة و تعتبر وحدات معينة “أساسية” لكل نوع من أنواع الأعمال.
تعمل وحدة تمويل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على أتمتة المحاسبة الأساسية والفواتير والتحليل المالي والتنبؤ وإعداد التقارير و غالبا ما يكون هذا هو السبب الرئيسي وراء انتقال الشركة إلى تخطيط موارد المؤسسات من برنامج محاسبة مستقل حيث إن التعقيد المتزايد للأعمال يجعل من الواضح الحاجة إلى وجود نظام واحد لإدارة جميع المعاملات المالية والمحاسبة لوحدات الأعمال المتعددة أو خطوط الإنتاج.
الموارد البشرية (HR) والمعروفة أيضا باسم إدارة رأس المال البشري (HCM) هي عملية أساسية أخرى تحاول الشركات تحسينها باستخدام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يتعامل Basic HCM مع سجلات الموظفين وإدارة المزايا وكشوف المرتبات ولكنه غالبا ما يضيف وظائف إدارة المواهب ، مثل التوظيف وإدارة الأداء.
تشمل وحدات تخطيط موارد المؤسسات الأخرى الشائعة في معظم الشركات إدارة الطلبات وإدارة علاقات العملاء (CRM) والشراء (الشراء).
عادةً ما تضيف الشركات المشاركة في التصنيع أو التوزيع وحدة إدارة سلسلة التوريد (SCM) لتتبع مستويات المخزون وإدارة المستودعات والنقل عبر سلسلة التوريد وإذا كانت احتياجات أعمالهم معقدة فقد يضيفون نظام إدارة المستودعات (WMS) ونظام إدارة النقل (TMS) لإدارة هذه الوظائف اللوجستية.
كيف تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟
يتميز تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عن التطبيقات المستقلة بقاعدة بياناته المركزية التي تسجل المعلومات من المعاملات التجارية والإجراءات الأخرى التي يتم تنفيذها في الوحدات النمطية وعن طريق التكامل الذي يسمح للوحدات بالتواصل مع بعضها البعض ومع قاعدة البيانات المشتركة.
توفر قاعدة البيانات المركزية ما يعرف في تكنولوجيا المعلومات على أنه “مصدر واحد للحقيقة” مما يضمن أن كل وحدة لديها معلومات دقيقة ومحدثة.
من المحتمل أيضا أن يكون لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) شكل ومعلومات منظمة عبر الوحدات المختلفة في النظام على عكس مجموعة برامج إدارة الأعمال من بائعين مختلفين.
فيما يلي مثال مختصر لكيفية مشاركة هذه الوحدات النمطية المتصلة المعلومات لمساعدة مستخدم ERP على إكمال مجموعة من المهام تسمى الأمر بالنقد – عملية إدخال طلبات العملاء وتسليم المنتجات ثم استلام المدفوعات وتسجيلها.
يقوم مستخدم ERP بإدخال معلومات حول العميل مثل معلومات الاتصال وإنشاء أمر مبيعات في وحدة إدارة الطلبات بعد ذلك يقومون بالتحقق من توفر المنتج في وحدة إدارة المخزون (أو جزء من إدارة الطلبات مع إمكانية الوصول إلى بيانات المخزون) والعودة إلى إدارة الطلبات لترتيب الشحن.
عندما يصل التأكيد على أن العميل قد استلم الشحنة يقوم المستخدم بإنشاء إدخال في قسم حسابات القبض في دفتر الأستاذ العام وهو الاسم الجماعي للحسابات في الوحدة النمطية المالية لتخطيط موارد المؤسسات. هناك ويقومون بإنشاء فاتورة وإرسالها إلى العميل عند وصول الدفع يقوم المستخدم بإدخال الدفعة في دفتر الأستاذ العام أو في وحدة إدارة النقد ويتم تسجيل الإيرادات وتسويتها مع الحساب المصرفي للشركة.
إذا كان سير العمل مؤتمتا في الغالب فسيتم تنفيذ الكثير من إدخال البيانات اليدوي هذا بواسطة نظام تخطيط موارد المؤسسات وسيتم بالفعل ملء بعض حقول البيانات بمعلومات من وحدات نمطية أخرى وراء الكواليس تقوم وحدات ERP بتبادل الرسائل مع بعضها البعض أو تغيير السجلات في قاعدة البيانات لضمان دقة البيانات، على سبيل المثال عندما يطلب المستخدم شحن أمر يجب تغيير البيانات التي يتم الوصول إليها بواسطة وحدة إدارة المخزون لتعكس الانخفاض في المخزون المتاح.
فوائد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات
يقدم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) العديد من الفوائد ويأتي معظمها من مشاركة المعلومات وتوحيدها نظرا لأن وحدات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يمكنها مشاركة البيانات بسهولة أكبر من الأنظمة المختلفة فيمكنها تسهيل إدارة عمليات الأعمال عبر الأقسام ويمكنهم أيضا تمكين رؤى أفضل من البيانات في الوقت الفعلي وذكاء الأعمال لا سيما مع التقنيات الأحدث التي تتضمنها العديد من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مثل التحليلات المتقدمة والذكاء الاصطناعي (بما في ذلك التعلم الآلي) وإنترنت الأشياء الصناعي.
بالإضافة إلى ذلك يوفر برنامج ERP العديد من المزايا الأخرى:
- يعزز الكفاءة عن طريق أتمتة جمع البيانات
- تمكن من النمو من خلال إدارة العمليات التجارية المعقدة بشكل متزايد
- يساعد على تقليل المخاطر من خلال تمكين الامتثال بشكل أفضل
- يعزز التعاون من خلال تبادل البيانات والمعلومات المتكاملة
- يحسن خدمة العملاء
- يحسن إدارة سلسلة التوريد
- يوفر المال عن طريق تبسيط العمليات
- تتيح رؤية أكبر في كثير من الأحيان في الوقت الفعلي لأجزاء من العمل ، مثل المخزون والتي تعتبر بالغة الأهمية لتلبية احتياجات العملاء و
تمكن من إعداد التقارير والتخطيط بشكل أفضل بسبب البيانات الأفضل.
تاريخ تخطيط موارد المؤسسات
بدايات التصنيع تبدأ جذور ERP في تخطيط متطلبات المواد (MRP) وهو نظام لحساب المواد والمكونات اللازمة لتصنيع منتج تم تطويره بواسطة مهندس IBM Joseph Orlicky في عام 1964 وبحلول السبعينيات كان برنامج MRP هو الدعامة الأساسية لعمليات التصنيع.
في عام 1983 طور خبير الإدارة أوليفر وايت تخطيط موارد التصنيع (MRP II) والذي وسع MRP لأنواع أخرى من العمليات بما في ذلك المالية وأضاف الدعم لتخطيط السعة والتحكم في أرضية المتجر من بين أمور أخرى.
ظهور برامج المكتب الخلفي بشكل منفصل بدأ البائعون في السبعينيات في تطوير برنامج حاسب مركزي لإدارة العمليات المالية على قاعدة بيانات واحدة ,نما برنامج الأعمال المعياري والمتكامل ليشمل وظائف أعمال المكاتب الخلفية الأخرى مثل الموارد البشرية والمحاسبة.
بحلول عام 1990 خلص المحللون في شركة الأبحاث إلى أن هذه الفئة من البرامج تحتاج إلى اسمها الخاص وأطلقوا عليها اسم تخطيط موارد المؤسسات للدلالة على دورها ذي الأغراض العامة.
لم تختف MRP ، وتضمن الأغراض المتميزة لـ MRP و ERP دورا لكليهما، اليوم تحتوي معظم مجموعات برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التي يتم بيعها للمصنعين على وحدة MRP من ناحية أخرى أصبح مصطلح MRP II مرادفا لـ ERP ونادرا ما يستخدم بمفرده.
النشر يتطور في الأيام الأولى للأنظمة الشبيهة بتخطيط موارد المؤسسات في السبعينيات كان البرنامج يعمل على أجهزة الكمبيوتر المركزية بحلول التسعينيات بدأ بائعو ERP في ترحيل البرامج إلى نموذج خادم العميل حيث تتصل أجهزة سطح المكتب بجهاز كمبيوتر خادم مركزي وأصبح تخطيط موارد المؤسسات الآن في متناول المزيد من المستخدمين بتكلفة معقولة كما تحسنت سهولة الاستخدام من واجهات المستخدم القديمة المستندة إلى الأحرف لأيام الحاسوب المركزي حيث أضاف بائعو ERP واجهات المستخدم الرسومية على غرار Microsoft Windows إلى برنامج العميل نفسه و بحلول منتصف التسعينيات مع تزايد شعبية الويب تم تعديل تخطيط موارد المؤسسات لخادم العميل مع واجهات مستخدم تشبه مستعرض الويب.
كان وصول ERP السحابي في أواخر التسعينيات هو التحول الأساسي التالي في كيفية تسليم ERP واستهلاكه حيث سهل اتصال الإنترنت الخاص بالحوسبة السحابية على الشركات توصيل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الخاصة بهم بالعملاء والموردين والشركاء كما جعل متصفحات الويب واجهة المستخدم القياسية لمعظم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الجديدة.
في السنوات الأخيرة ركز موردو تخطيط موارد المؤسسات (ERP) معظم أبحاثهم وتطويرهم على منتجاتهم السحابية لتمكين الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي و blockchain ، والتحليلات التنبؤية وغيرها من التقنيات الناشئة التي تتطلب قوة الحوسبة الفائقة واتصال الإنترنت في السحابة.
ميزات تخطيط موارد المؤسسات
– تقارير الأعمال المحسنة:
- أدوات أفضل لإعداد التقارير بمعلومات في الوقت الفعلي
- مصدر واحد للحقيقة قاعدة بيانات متكاملة واحدة لجميع عمليات الأعمال
– خدمة عملاء أفضل:
– وصول أفضل إلى معلومات العملاء
أوقات استجابة أسرع
تحسين التسليم في الوقت المحدد
تحسين دقة الطلب
– تكاليف المخزون المحسنة:
- احمل فقط أكبر قدر ممكن من المخزون ، وتجنب هذه المشكلات الشائعة
- مخزون كبير جدا وتكاليف عامة أعلى
- مخزون قليل جدا وأوقات أطول للوفاء بالعميل
– زيادة التدفق النقدي:
- فواتير أفضل وأدوات تحصيل أفضل لجلب النقود بشكل أسرع
- النقد الأسرع يعني المزيد من النقود في متناول اليد للأعمال
– توفير في التكاليف:
- تحسين تخطيط المخزون
- إدارة أفضل للمشتريات
- خدمة عملاء أفضل
- تحسين إدارة العلاقات مع البائعين
– بيانات أفضل وأمان سحابي:
- موارد أمنية مخصصة
- تجنب تثبيت البرامج الضارة
- البيانات موزعة عبر خوادم متعددة
– تحسينات إجراءات العمل:
- أتمتة المهام اليدوية أو الروتينية
- تنفيذ مهام سير عمل أكثر ذكاء
- اكتساب الكفاءة
– إدارة سلسلة الامدادات:
- التنبؤ الفعال بالطلب والمخزون الهزيل
- تقليل معوقات الإنتاج
- الشفافية من خلال الأعمال