تساعد أنظمة إدارة المشاريع في العديد من الجوانب المختلفة للمشاريع .
و يتضمن التخطيط والتنظيم واستكشاف التعريف والتطبيقات والأمثلة لأنظمة إدارة المشاريع والتطبيقات البرمجية العامة.
إدارة المشروع تتضمن العديد من الجوانب المختلفة والعديد من الأشياء التي يجب تتبعها ومتابعتها .
بحيث يجب عليك تحديد مهام المشروع وإنشاء جدول وتعيين الموارد وتحديد المشكلات والمخاطر وتعقبها وهذا مجرد غيض من فيض.
بصفتك مدير مشروع فأنت مسؤول عن النجاح الشامل للمشروع وكيف يمكنك تتبع كل تلك الجوانب المختلفة للمشروع بنجاح؟
أنظمة إدارة المشاريع هي وسيلة لإدارة المشروع من خلال تخطيط وتنظيم وإدارة جوانبه المختلفة المطلوبة اعتماداً على تطور نظام إدارة المشروع يمكن أن يشمل:
- أنشطة التقدير
- إدارة المخاطر
- الجدولة
- مراقبة التكاليف وإدارة الميزانية
- تخصيص الموارد
- إدارة الجودة
- تغيير السيطرة
- إدارة اتخاذ القرار
أنظمة إدارة المشاريع تقسم إلى فئتين كبيرتين:
البرامج العامة وتطبيقات برامج إدارة المشاريع.
– تطبيقات البرمجيات العامة:
هي برامج تستخدم لمجموعة متنوعة من المهام وليس بالضرورة المتعلقة بإدارة المشاريع وتتضمن أمثلة تطبيقات البرامج العامة ما يلي:
- جداول البيانات
- معالجة الكلمة
- تحرير الرسومات
- قواعد بيانات
بينما لم يتم تصميم تطبيقات البرامج العامة خصيصاً لإدارة المشاريع إلا أنها يمكن أن تساعد في تخطيط المشاريع وتنظيمها وإدارتها .
وجداول البيانات هي أكثر أنظمة إدارة المشاريع اليدوية شيوعاً يمكنك إنشاء مستندات يسهل قراءتها ومشاركتها مع فريق المشروع إذا لزم الأمر يمكن حماية جدول البيانات بكلمة مرور للسرية.
بالإضافة إلى ذلك تحتوي جداول البيانات على بعض الإمكانات التي تساعد في إدارة المشروع .
ويمكنك إنشاء علامات تبويب منفصلة للجوانب المختلفة للمشروع وقد يكون لديك علامة تبويب للجدول وواحدة لخطة الاتصال وواحدة للمخاطر المحددة وواحدة للمسائل المعلقة وواحدة للميزانية .
كما يمكنك بسهولة تحديث كل قسم كما هو مطلوب ومشاركة المصنف بأكمله أو علامة تبويب فردية حسب الحاجة.
ويمكن أن تحتوي جداول البيانات أيضاً على صيغ ووحدات ماكرو تعمل على أتمتة بعض الوظائف مما يجعلها أسهل في الاستخدام.
مراحل تأسيس المشروع وتنظيمها:
المرحلة الأولى بدء المشروع:
الهدف من بدء المشروع هو تحديد المشروع على نطاق واسع .
وتبدأ هذه العملية عادةً بدراسة الجدوى أو ميثاق المشروع وإذا كان البحث أو اختبار الجدوى ضروريا فيجب عليك إكماله خلال هذه المرحلة.
سيبذل أصحاب المصلحة المهمون العناية الواجبة للمساعدة في تحديد ما إذا كان المشروع “جاهزًا” .
وإذا أعطيت الضوء الأخضر فستحتاج إلى إنشاء ميثاق المشروع أو وثيقة بدء المشروع (PID) التي تحدد الغرض من المشروع ومتطلباته ويجب أن تتضمن احتياجات العمل وأصحاب المصلحة ودراسة الجدوى
نصيحة: عند بداية المشروع لا تغرق كثيراً في المتطلبات الفنية سيتم توضيحها وتحديدها بوضوح في المرحلة الثانية.
المرحلة الثانية تخطيط المشروع:
هي مفتاح الإدارة الناجحة للمشروع وتركز على تطوير خارطة طريق ليتبعها الفريق وأثناء مرحلة التخطيط ويجب على مديري المشروع تنظيم فرقهم وإعداد موارد تعاونية وتحديد الأهداف.
خلال هذه المرحلة يتم تحديد نطاق المشروع ووضع خطة لإدارة المشروع ويتضمن تحديد التكلفة والجودة والموارد المتاحة وجدول زمني واقعي .
وتتضمن خطط المشروع أيضاً إنشاء خطوط أساس أو مقاييس أداء يتم إنشاؤها باستخدام نطاق وجدول وتكلفة المشروع يعتبر خط الأساس ضرورياً لتحديد ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح.
المرحلة الثالثة تنفيذ المشروع:
خلال مرحلة تنفيذ المشروع يقوم الفريق بتطوير وإكمال التسليمات وتبدأ هذه المرحلة باجتماع افتتاحي وتتميز ببدء تقارير الحالة والتحديثات والانتقال إلى الأداء والمراقبة مع تقدم المشروع.
تشمل المهام المنجزة خلال مرحلة التنفيذ ما يلي:
- تطوير الفريق
- تخصيص الموارد
- تنفيذ خطط إدارة المشروع
- إدارة المشتريات إذا لزم الأمر
- مدير المشروع يوجه ويدير تنفيذ المشروع
- قم بإعداد أنظمة التتبع
- يتم تنفيذ مهام المهام
- اجتماعات المركز
- تحديث الجدول الزمني للمشروع
- تعديل خطط المشروع حسب الحاجة
بينما تحتوي مرحلة مراقبة المشروع على مجموعة مختلفة من المتطلبات غالباً ما تحدث هاتين المرحلتين في وقت واحد.
المرحلة الرابعة أداء المشروع ومراقبته:
يضمن أداء المشروع ومراقبته توافق نتائج المشروع مع خطة الإدارة ويستخدم مديرو المشاريع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتحديد ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح.
لقد حددنا مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر شيوعًا لتتبع الأداء أدناه:
– أهداف المشروع: يعد قياس ما إذا كان المشروع وفقًا للجدول الزمني والميزانية مؤشرًا على ما إذا كان المشروع سيحقق أهداف أصحاب المصلحة.
– تسليمات الجودة: هذا يحدد ما إذا كان يتم الوفاء بتسليمات مهمة محددة.
– تتبع الجهد والتكلفة: سيحسب مديرو المشاريع الجهد وتكلفة الموارد لمعرفة ما إذا كانت الميزانية تسير على المسار الصحيح ويُعلم هذا النوع من التتبع ما إذا كان المشروع سيلبي تاريخ اكتماله بناءً على الأداء الحالي.
– أداء المشروع: هذا يرصد التغييرات في المشروع ويأخذ في الاعتبار كمية وأنواع القضايا التي تظهر ومدى سرعة معالجتها كما يمكن أن تحدث هذه من عقبات غير متوقعة وتغييرات النطاق.
خلال هذا الوقت وقد يحتاج مديرو المشاريع إلى تعديل الجداول الزمنية والموارد لضمان أن المشروع يسير على المسار الصحيح.
المرحلة الخامسة إنهاء المشروع:
بمجرد اكتمال المشروع يجب على الفريق إغلاقه رسميًا ويعقد مديرو المشاريع عموماً اجتماعاً بعد الإنتهاء من المشروع لتقييم النجاحات والفشل .
كما يساعد إغلاق المشروع الفريق على تحديد الأشياء التي سارت على ما يرام ومجالات التحسين.
بمجرد اكتمال المشروع لا يزال لدى مديري المشاريع بعض المهام لإكمالها لانهم سيحتاجون إلى إنشاء قائمة مشاريع بالأشياء التي لم يتم إنجازها أثناء المشروع والعمل مع أعضاء الفريق لإكمالها .
لذلك قم بعمل ميزانية نهائية للمشروع وقم بإعداد تقرير المشروع النهائي أخيراً سيحتاجون إلى جمع جميع مستندات المشروع والتسليمات وتخزينها في مكان واحد.
نصيحة: يعد استخدام أفضل نظام إدارة مشاريع حل برمجي قائم على السحابة طريقة سهلة لتجميع وحفظ جميع مستندات المشروع في مكان واحد طوال فترة المشروع.
مع أفضل نظام إدارة مشاريع قم بتمكين أفرادك من الذهاب إلى أبعد الحدود باستخدام نظام أساسي مرن مصمم ليلائم احتياجات فريقك والتكيف مع تغير هذه الاحتياجات.
يسهل أفضل نظام إدارة مشاريع تخطيط العمل والتقاطه وإدارته وإعداد تقرير عنه من أي مكان مما يساعد فريقك على أن يكون أكثر فعالية وإنجاز المزيد من المهام .
لذلك قم بالإبلاغ عن المقاييس الرئيسية واحصل على رؤية في الوقت الفعلي في العمل فور حدوثه مع التقارير الإجمالية ولوحات المعلومات ومهام سير العمل المؤتمتة التي تم إنشاؤها لإبقاء فريقك متصلاً ومطلعًا .