تستخدم غالب الشركات في الوقت الحالي أنظمة المحاسبة لتنظيم الحسابات والمعاملات المالية بطريقة سريعة ومنتظمة خالية من الاخطاء، لذلك تعد أنظمة المحاسبة من أفضل برامج وأنظمة المحاسبة للشركات لماتقدمه من ميزات عديدة.
وحدة دفتر الأستاذ العام وهي قلب الحزمة المالية لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ومن خلال التكامل مع الخدمات اللوجستية والعمليات التجارية .
و كذلك مع دفاتر الأستاذ الفرعية المحاسبية لوحدات التمويل الأخرى مثل الحسابات الدائنة والحسابات المدينة وإدارة النقد .
و كذلك توفر أنظمة ERP المحاسبية مجموعة مركزية من البيانات المحاسبية المطلوبة لإعداد التقارير المالية (بما في ذلك التقارير القانونية) وأغراض أخرى .
و تتمثل إحدى الوظائف المهمة لأنظمة ERP المحاسبية في التحديث في الوقت الفعلي لدفتر الأستاذ الفرعي وبالتالي التخلص من التسوية التي تستغرق وقتا طويلا كما توفر أنظمة ERP المحاسبية أيضا بيانات ملخصة لاستخدامها في التخطيط والرقابة وإعداد التقارير.
إعداد بيانات دفتر الأستاذ العام:
إحدى العمليات المهمة في دفتر الأستاذ العام هي إعداد مخطط الحسابات وهو عبارة عن هيكل كامل لحسابات دفتر الأستاذ التي تستخدمها المؤسسة .
و يمكن هيكلة مخطط الحسابات بمرونة على مستوى الشركة الأم والفردية كما يمكن أيضا تعريف مخطط الحساب بشكل منفصل للأغراض القانونية ، وكذلك لغرض تقديم التقارير إلى الإدارة .
و في بعض الحزم يتم استخدام مفهوم البعد الذي يعطي عرضا رأسياً لحساب دفتر الأستاذ ومعلمة أخرى مهمة في دفتر الأستاذ العام هي نوع المعاملة التي تحدد فئات مختلفة من المعاملات ،مثل إيصال دفتر اليومية وفاتورة المبيعات والنقد والتصحيحات.
المعلمات المهمة الأخرى لـ أنظمة المحاسبة هي :
1) معلمات الشركة الأم والشركة (سيحتوي هذا على حسابات الأرباح والخسائر وتقلبات العملة وما إلى ذلك).
2) الفترات (المالية والضرائب).
3) رمز الضريبة حسب البلدان.
تم إعداد تكامل أنظمة ERP المحاسبية مع الوحدات اللوجيستية بحيث يجب تحديد مخطط رسم خرائط التكامل لترحيل المعاملات اللوجيستية في التمويل وفيما يلي أمثلة على المعاملات اللوجيستية (لأصول المعاملات المختلفة) التي تؤدي إلى معاملة مالية مقابلة والتي يلزم تحديد مخطط الحسابات المقابل لها:
– المشتريات :
1- عمل أمر الشراء وتحريره.
2- استلام المواد مقابل أمر الشراء.
3- فحص المواد المستلمة والموافقات عليها.
4- تسجيل فاتورة المورد في الخدمات اللوجستية.
– المبيعات:
1- إصدار أمر بيع.
2- تحريره للتخزين.
3- إصدار مادة مقابل أمر المستودع الناتج.
4- تحرير أمر الإصدار للفواتير.
– عمليات النقل بين المستودعات
1- إجراء تحويل بين المستودعات يدويا أو نقله من التخطيط.
2- إصدار المواد من مستودع الإصدار.
3- استلام المواد في المستودع المستلم.
– الجرد الدوري:
1- إنشاء أوامر الجرد الدوري.
2- الموافقة على أوامر الجرد الدوري.
3- أوامر جرد دورة العملية.
– إقفال الفترة والسنة:
إذا تجاوزت الفترة أو السنة تاريخ انتهائها فيجب إغلاقها وترحيل النتيجة في الفترة/السنة التالية وقبل إغلاق أي فترة من الضروري التحقق من حالة الفترة بعد ذلك يتم تنفيذ التدقيق والتسوية وتمرير إدخالات التصحيح النهائية وإعادة بناء سجل دفتر الأستاذ.
في الجزء الأخير من هذه العملية يتم إغلاق الفترات والإغلاق النهائي للفترات وإغلاق السنة وأرشفة البيانات.
لماذا تحتاج إلى أنظمة المحاسبة لتخطيط موارد المؤسسات في نظام تخطيط موارد المؤسسات الخاص بك؟
تميل الشركات في جميع أنحاء العالم إلى استخدام برامج المحاسبة القائمة على الكمبيوتر لأسباب مختلفة وكل من أهدافهم أساسي مثل الآخرين بدءا من الحاجة إلى برنامج محاسبة لإدارة الميزانية العمومية لشركتك إلى رعاية المخزون أو إدارة الميزانية فإن برامج المحاسبة لها شكلها المتنوع من المستخدمين في كل مكان.
أكثر من ذلك بالنسبة لصاحب العمل بميزانية محدودة لن يرغبوا في توظيف محاسب ذي رواتب عالية بل سيبحثون عن برنامج محاسبة ERP فعال من حيث التكلفة لإنجاز المهمة وأي شركة صغيرة أو مؤسسة في الوقت الحاضر تقرر في الغالب تنفيذ برنامج محاسبة كامل حيث من شأنه أن يساعدهم:
- نظرة عامة على التفاصيل الكاملة لمعاملات المصاريف.
- قم بإنشاء التقدير الصحيح لميزانية الشركة أو المتأخرة.
- مراقبة معاملات المبيعات.
- تتبع معاملات الشراء.
- إنتاج الفواتير واستلام المدفوعات المختلفة.
- احسب ضريبة المبيعات المناسبة والتفاصيل الأخرى ذات الصلة.
- إنشاء تقرير حسابات ثاقبة لاتخاذ قرارات أفضل.
- إدارة المخزون والسداد خالية من المتاعب.