نظام إدارة المشاريع PM

يوفر نظام إدارة المشاريع هيكلاً لمديري المشاريع للإشراف على العمل الذي يتحملون مسؤوليته كما يوفر نظام إدارة المشروع التنظيم ويمكن أن يساعد مدير المشروع على أن يكون أكثر كفاءة في تخصيص الوقت والموارد وإذا كنت تعمل كمدير مشروع فإن تعلم العمل مع أنظمة إدارة المشاريع يمكن أن يكون مفيداً لتقدمك الوظيفي وفي هذه المقالة نناقش ماهية نظام إدارة المشروع وما هي المكونات الرئيسية ل نظام إدارة المشاريع ولماذا يجب عليك التفكير في استخدام نظام إدارة المشروع.

نظام إدارة المشاريع هو نموذج للإشراف على تنفيذ المشروع ويمكن أن يوفر إطارا لإدارة التوقعات وتفويض المسؤوليات وإنشاء الإجراءات وقد يستخدم نظام إدارة المشروع برنامجا متخصصا لإدارة المشاريع أو يستخدم حزم البرامج المهنية الشائعة.

ما هي المكونات الرئيسية لنظام إدارة المشاريع؟

يغطي نظام إدارة المشاريع مجموعة واسعة من العناصر في خطة المشروع كما يساعدك النظام على تنظيم هذه المعلومات والوصول إليها عند الحاجة بما في ذلك مكونات خطة المشروع الشائعة التالية:

نطاق المشروع:

من المهم تحديد نطاق محدد بوضوح للمشروع حيث يحدد التوقعات للمشروع ويضمن أن جميع الأطراف يفهمون هذه التوقعات كما يمكن أن يساعد تحديد نطاقك بوضوح داخل نظام إدارة المشروع الخاص بك على تجنب زحف النطاق حيث يحاول العميل أو أصحاب المصلحة إضافة عناصر جديدة دون البدلات المقابلة.

مقاييس النجاح:

يعد فهم كيفية حكم أصحاب المصلحة على نجاح المشروع عند اكتماله أمرا مهما عند التخطيط لهذا المشروع وتنفيذه ويضمن تضمين المقاييس المفضلة للنجاح أن جميع الأطراف العاملة أو المستثمرة في المشروع تفهم كيف يقوم المسؤولون بتقييم الأداء في المشروع وهذا يسمح للعمل الأمثل لتلبية تلك التدابير وتجنب سوء الفهم حول التوقعات في نهاية المشروع.

الإنجازات:

في نهاية المشروع إذا توقع أصحاب المصلحة نتائج محددة من المشروع فمن المهم تضمين ذلك في نظام إدارة المشاريع و قد يتضمن هذا القسم أيضا تفاصيل حول المخرجات مثل معلومات الكمية والجودة ويوفر سرد المخرجات في نظام إدارة المشروع سجلا مكتوبا لتوقعات المشروع لتجنب سوء الفهم أو الخلافات عند التسليم.

هيكل العمل:

هيكل تقسيم العمل هو عنصر حاسم في نظام إدارة المشاريع ويحدد هذا القسم المهام المطلوبة لإنجاز المشروع وتحقيق جميع الأهداف والتوقعات منه ويشمل أيضا الموظفين أو الفرق المسؤولة عن كل مهمة في المشروع ويساعد على ضمان فهم الموظفين لأدوارهم وتوقعاتهم أثناء التنفيذ.

برنامج الزمني:

يعد تحديد جدول زمني خطوة مهمة لأي خطة مشروع حيث يساعد نظام إدارة المشروع في إدارة الجدولة طوال فترة تنفيذ المشروع من خلال توفير جداول زمنية لكل من المشروع الكلي والعناصر الفردية أثناء تنفيذه وقد تتضمن أنظمة إدارة المشاريع الدمج عبر تطبيقات أو أجزاء متعددة من البرامج من أجل تسهيل فهم الموظفين لتوقعات الجدول الزمني وتتبع التقدم المحرز في كل مهمة بالنسبة لتواريخ التسليم المتوقعة.

الميزانية:

يعد الاحتفاظ بالمشروع في حدود الميزانية مهمة لمدير المشروع ويمكن أن يساعدك نظام إدارة المشروع في تتبع كل من الإنفاق الكلي على المشروع ويساعدك على تخصيص ميزانيتك بكفاءة وقد يسمح برنامج إدارة المشاريع داخل نظامك بمراقبة مبسطة لإنفاق الميزانيات المخصصة أيضا ويساعدك هذا في تحديد ما إذا كانت الأقسام تتطلب إعادة تقييم تمويلها لنقلها من مهمة أقل من الميزانية إلى مهمة تحتاج إلى مزيد من التمويل.

رقابة الجودة:

مراقبة الجودة هي عملية التأكد من أن المخرجات والإنتاج في المشروع يلبي المعايير المطلوبة وقد يضع نظام إدارة المشروع إجراءات وقائية في مكانها الصحيح لتحديد متى تظهر المقاييس أن مستويات الجودة قد انخفضت إلى ما دون حد معين كما يتيح لك ذلك إجراء تغييرات سريعة من أجل زيادة مستويات الجودة وتحقيق الأهداف.

خطة إدارة الموظفين:

توفر خطة إدارة الموظفين إرشادات لمتخصصي الموارد البشرية داخل المنظمة ويمكن أن يكون جزءا قيما من نظام إدارة المشروع من خلال المساعدة في توفير هيكل لموظفي الموارد البشرية عند العمل مع الموظفين في المشروع وهذا يشمل إدارة الموظفين المعينين للفرق وساعات عملهم في المشروع.

الأطراف الفاعلة:

أصحاب المصلحة في المشروع هم أولئك الذين لديهم مصلحة مستثمرة في نجاحه وقد يشمل هذا كلا من المستثمرين الخارجيين والملكية داخل المنظمة. يسرد قسم أصحاب المصلحة من هم أصحاب المصلحة في المشروع بالإضافة إلى مستويات سيطرتهم والتي قد تختلف من مشارك نشط إلى مجرد الاستفادة من نتائج عملية ناجحة يمكن أن تشمل أيضا أهداف أصحاب المصلحة الفردية للمشروع.

خطوط الاتصالات:

الاتصال مهم في أي مشروع ويمكن لنظام إدارة المشروع أن يسهل ذلك بطريقتين أولاً تدوين خطط الاتصال الرسمي داخل المنظمة مثل أي أحداث واجتماعات مهمة وقد يساعدك البرنامج الذي تستخدمه كجزء من أنظمة إدارة المشروع أيضا في تحسين الاتصال في المشروع من خلال توفير برنامج مثل غرف الدردشة الخاصة بالشركة أو أنظمة المراسلة لمناقشة المشروع.

تقييم المخاطر:

يعد فهم مخاطر المشروع جزءا أساسيا من التخطيط الفعال لتقليل تعرضك للخطر كما يحلل قسم المخاطر في نظام إدارة المشروع كلاً من التكلفة المحتملة للمخاطر التي تواجهها في المشروع واحتمالية مواجهتها من أجل تحديد المخاطر الإجمالية التي تمثلها ويمكن أن تشمل المخاطر التي قد تدرجها في هذا المكون المالية المستندة إلى الوقت والجودة.

خطة المشتريات:

عند العمل في مشروع يتطلب موارد خارجية ومن المهم أن تأخذ في الحسبان كيف كنت تنوي الحصول على الموارد ويمكن أن يشير هذا إلى الموارد المادية التي تحتاجها لتنفيذ المشروع وقد يشير أيضا إلى موارد العمل مثل المهام التي تتطلب منك التعاقد مع مهني أو منظمة أخرى.

لماذا نستخدم نظام إدارة المشاريع؟

إذا كنت تعمل في إدارة المشاريع فقد يتيح لك إنشاء نظام إدارة المشروع تحقيق نتائج محسنة في مشاريعك وتتضمن بعض فوائد نظام إدارة المشروع الرسمي ما يلي:

تخطيط المشروع:

إن استخدام نظام إدارة مشروع منظم يجعل من السهل إنشاء خطة مشروع فعالة وتسمح لك الأنظمة المتكاملة بفحص جميع المعلومات ذات الصلة بالمشروع وتنظيمها بطريقة تسهل عليك متابعتها كما يساعد هذا عند إنشاء خطتك حيث يتيح لك اتخاذ قرارات مستنيرة خلال عملية التخطيط.

تقدير الميزانية:

إدارة الميزانية هي واحدة من أهم المهام كمدير مشروع ويساعد الحفاظ على مشروعك في حدود الميزانية في الحفاظ على رضا أصحاب المصلحة ويتيح لك وجود ميزانية تلبية جدولك الزمني وإنجازاتك دون الحاجة إلى إضافة تمويل إضافي وتساعد أنظمة إدارة المشروع على تسهيل الإنفاق المالي الفعال طوال فترة مشروعك لإبقائك في حدود الميزانية.

تنظيم الوثيقة:

يمكن أن يساعد استخدام برنامج نظام إدارة المشروع في الحفاظ على تنظيم المستندات الخاصة بالمشروع تسمح العديد من حزم برامج نظام إدارة المشاريع المخصصة بتعيين الوصول إلى الملفات لعدة مستخدمين ويتيح لك ذلك تجميع المستندات الضرورية والملفات الأخرى معا والتأكد من أن جميع الموظفين المعنيين يمكنهم الوصول إليها في مكان واحد وإن تزويد موظفيك بالمستندات التي يحتاجونها في مكان واحد يمكن أن يجعل الوصول إلى الملفات أسهل وأسرع.

إدارة الوقت:

المواعيد النهائية هي مقياس مهم يستخدم للحكم على نجاح مديري المشاريع تساعدك أنظمة إدارة المشاريع في الحفاظ على مشروعك في الموعد المحدد بالإضافة إلى تزويد الموظفين بالموارد والتوجيهات الواضحة التي يحتاجون إليها للعمل بشكل أكثر إنتاجية ويمكن لنظام إدارة المشروع أيضا مساعدتك في مراقبة التقدم من أجل تحديد المجالات التي تتأخر فيها عن الجدول الزمني مبكرا من أجل إجراء التغييرات التي تحتاجها تحقق أهدافك.

تفويض المهمة:

عند إدارة مشروع من المهم تعيين المهام للموظفين أو الفرق الأكثر ملاءمة لإكمالها يساعدك نظام إدارة المشروع المنظم على تحديد أولويات مهامك وهذا مهم بشكل خاص للمهام ذات المتطلبات من المهام الأخرى في المشروع للتأكد من تعيينها بالترتيب الصحيح ويمكن أن يساعدك هذا في العثور على أفضل طريقة لتخصيص المهام لأعضاء الفريق من أجل زيادة الكفاءة الإجمالية لفريقك ورفع مستويات الإنتاجية في المشروع.

تخصيص الموارد:

من المهم كمدير مشروع أن تستخدم الموارد المتاحة لك لتحقيق أقصى فائدة يساعد نظام إدارة المشروع على توفير فهم أكثر شمولا لمشروعك أثناء مرحلة التخطيط وأثناء تقدمه يمكن أن يسمح لك هذا بتحليل الموارد المتاحة وتحديد المجالات لاستخدامها لتوليد النتائج المثالية في المشروع.

تتبع الأداء:

من خلال متابعة التقدم والأداء في المشروع طوال فترة تنفيذه يمكنك تحديد الفرق والموظفين الذين يتفوقون ويحققون مستويات أعلى وهذا فعال في توفير الحافز للمجموعات ومساعدة أعضاء الفريق على تحسين أدائهم من خلال عكس مجموعات أكثر فعالية كما يسمح لك بتحديد الأداء الرائد ويمكن أن يوفر هذا معلومات مفيدة عند التفكير في الترقيات الداخلية أو تحديد كيفية تعيين مهام مهمة في المستقبل.

الاتصال والتنسيق:

يمكن أن يؤدي استخدام نظام إدارة مشروع مخصص إلى تزويد أعضاء فريقك بوصول محسن إلى الاتصال وتوفر البرامج مثل غرف الدردشة الداخلية ولوحات معلومات إدارة المشروع طرقا سهلة لأعضاء الفريق للتواصل مع بعضهم البعض وكبار الموظفين وهذا يساعد على تجنب ضياع الوقت وزيادة كفاءة الموظفين في المشروع.

تحسين عملية التدريب

عند تعيين محترفين جدد يخضعون لمرحلة الإعداد حيث يتعرفون على توقعاتهم داخل المنظمة وباستخدام نظام إدارة مشروع فعال يمكنك تحسين عمليات الإعداد من خلال توفير معلومات أوضح للموظفين الجدد أو الإضافات الجديدة إلى الفريق وهذا يسمح لهم بالتكيف بسرعة أكبر مع توقعات وبروتوكولات المشروع حتى يتمكنوا من الأداء بأفضل ما لديهم وتوفير أقصى قيمة للمشروع.

تخفيف المخاطر:

يمكن أن يساعد تطبيق نظام إدارة المشروع في تقليل تعرضك للمخاطر من خلال تحسين دقة توقعاتك للمخاطر وقدرتك على الاستجابة للمخاطر عند حدوثها ويمكن أن يساعدك نظام إدارة المشروع على تقليل احتمالية حدوث المخاطر والتأثيرات إذا حدث ذلك هذا يمكن أن يجعل المشروع أكثر أمانا عن طريق خفض تكلفته أو زيادة جدولة أو موثوقية الجودة.

لطلب البرنامج يمكنكم التواصل معنا في شركة الحلول الواقعية وطلب الخدمة

من هنا