تعد حلول أنظمة ERP الحالية أنظمة مرنة وأمنة وقائمة على البيانات تلعب دورا مهما في الأعمال التجارية الرقمية المستندة إلى مجموعة البيانات وتستخدم الشركات من جميع الأحجام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات لإدارة الأنشطة التجارية اليومية مثل المشتريات وإدارة المشاريع والعمليات والبيانات المالية والمبيعات.
تصبح إدارة البيانات تحديا للشركات المتنامية خاصة في المؤسسات التي لديها مراكز انتاج لقد واجه أي شخص بدأ شركة من الصفر ثم وسعها إلى مؤسسة كبيرة هذه المشكلة.
يصبح برنامج تخطيط موارد المؤسسات أو تخطيط موارد المؤسسات أكبر حليف لك في تنظيم وتبسيط جميع البيانات التي تجمعها الإدارات المختلفة ومع ذلك لا يزال ما تتكون منه برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في الواقع معقد بعض الشيئ.
ما هي أنظمة ERP لتخطيط موارد المؤسسات؟
تعريف تخطيط موارد المؤسسات هو إنه برنامج يوحد ويدمج مختلف أذرع المنظمة ويساعد الشركة على أتمتة معظم عملياتها.
بالإضافة إلى ذلك يمكن أن يساعد تخطيط موارد المؤسسات أيضا في التنبؤ الفني المتقدم للغاية.
في العالم الذي نعيش فيه اليوم يتم إنشاء الكثير من البيانات وجمعها على أساس يومي ومع ذلك فإن فهم هذه البيانات واستخراج المعلومات المفيدة منها يمكن أن يكون أمرا صعبا بعض الشيء خاصة عندما يتم تخزينها في صوامع عبر المؤسسة.
تقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بتجميع جميع المعلومات في تنسيقات نظامية وتخزينها في قاعدة بيانات مركزية و يمكن للإدارة إلقاء نظرة على جميع هذه البيانات على الفور وحتى اتخاذ القرارات من خلال تطبيق العديد من العمليات التحليلية على تلك البيانات.
يمكن الوصول إلى البيانات والتقارير من قبل جميع الإدارات مثل الموارد البشرية والمبيعات والتسويق وسلسلة التوريد على مستوى الأقدمية المناسب وتكون مرئية بشكل طبيعي للإدارة العليا أيضا.
توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات حلا ذكيا وقابلا للتطوير لمشاكل الاتصال والتنسيق والتكامل للعديد من الشركات وليست هناك حاجة للبحث عن البيانات يدويا واستخراج المعلومات منها فالبرنامج يقوم بذلك نيابة عنك.
تاريخ أنظمة ERP للمؤسسات
قد يكون مفهوم تخطيط موارد المؤسسات (ERP) قديما فقط لبضعة عقود ولكن الفكرة وراءه نشأت في الأربعينيات والخمسينيات من القرن الماضي مع اختراع تخطيط موارد المؤسسات (MRP) أو تخطيط المتطلبات المادية بمساعدة MRP قامت الشركات بتغذية التفاصيل من فاتورة المواد لمنتج معين إلى كمبيوتر مركزي واستخدمت المعلومات لإرسال أوامر شراء للمواد الخام.
مع بدء المزيد والمزيد من الشركات في اعتماد هذه التكنولوجيا تطورت MRP إلى MRP II أو تخطيط موارد التصنيع وكان MRP II بمثابة مقدمة لـ ERP الذي نستخدمه اليوم حيث كان يهدف إلى استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر لربط أذرع مختلفة لمنظمة ما ببعضها البعض وتشكيل مؤسسة تجارية.
في نهاية المطاف كانت تسعينيات القرن الماضي عندما سمع العالم لأول مرة عن مصطلح ERP ومنذ ذلك الحين خضع المفهوم لثورات هائلة كان آخرها ERP السحابي.
ما هي أنظمة Cloud ERP؟
تاريخيا تم اعتماد تخطيط موارد المؤسسات بشكل حصري تقريبًا من قبل الشركات المتوسطة والكبيرة الحجم. في السنوات الأخيرة ، تغير هذا الاتجاه بسرعة ، بفضل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات القائمة على السحابة والتي يمكن أن تتوسع وتنخفض بسرعة وفقًا للمتطلبات.
يقدم برنامج Cloud ERP حلاً سلسًا لتخطيط موارد المؤسسات للشركات التي تريد أن تنقذ نفسها عناء إعداد نظام تخطيط موارد المؤسسات في الموقع وإدارته على مدار الساعة. بفضل الاتصال السريع بالإنترنت في جميع أنحاء العالم ، يمكن للشركات الآن الوصول إلى برنامج ERP بالكامل المخزن عن بُعد على السحابة.
كل هذا يأتي بجزء بسيط من تكلفة إعداد ERP في الموقع وصيانته ، مما ساهم بشكل كبير في شعبيته.
برامج المؤسسة: التعريف
يتم تعريف برنامج المؤسسة ، أو برنامج تطبيقات المؤسسة ، على أنه برنامج يلعب دورًا محوريًا في تخزين المعلومات والحفاظ عليها في الشركة. يوفر ميزات مثل المدفوعات والفواتير السلسة بالإضافة إلى حفظ الحساب.
كيف تعمل أنظمة ERP في تخطيط موارد المؤسسات ؟
تعتبر طريقة عمل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بسيطة للغاية من الناحية النظرية إنه برنامج يوحد الشركة من خلال تخزين جميع بياناتها في مكان واحد واعتمادا على أقدمية الفرد يمكنهم الوصول إلى هذه المعلومات بشكل كامل أو جزئي بمساعدة لوحة معلومات متطورة ويمكنهم إنشاء تقارير منها.
تقوم جميع الأقسام بتغذية البيانات في برنامج تخطيط موارد المؤسسات بتنسيقات محددة مسبقا ويتم تخزين هذه البيانات في قاعدة بيانات مركزية حيث يقوم البرنامج بوظائف تحليلية مختلفة عليها.
إذا أرادت القيادة التحقق من جودة العملاء المتوقعين المقدمين من قبل قسم التسويق فيمكنهم القيام بذلك ببضع نقرات فقط إذا أراد قسم الموارد البشرية الاحتفاظ بعلامة تبويب على معدل التناقص فإن تخطيط موارد المؤسسات يساعدهم في إنشاء تقارير شهرية لكل فريق.
نظام تخطيط موارد المؤسسات هو مجموعة من الوحدات النمطية المتداخلة بإحكام والتي تعمل في طبقات متتالية لتسهيل عمليات الأعمال.
يتم الحصول على البيانات من كل وحدة وتخزينها في موقع مركزي مما يلغي تكرار العمل والأخطاء تماما.
يتم مشاركتها أيضا مع الوحدات النمطية الأخرى لتخطيط موارد المؤسسات والتطبيقات المتكاملة التابعة لجهات خارجية لتسهيل العمليات السلسة كما يمكن للمستخدمين الوصول إلى جميع المعلومات ومعدلات التقدم المتوقعة من لوحات المعلومات الموحدة لاتخاذ قرارات سريعة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها.
استخدامات حلول أنظمة ERP
بشكل عام يتم تنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عندما يبدأ نمو المؤسسة في تجاوز قدرة موظفيها الإداريين على تنسيق المهام اليومية وتنفيذها ويمكن تلخيص استخدامات جميع وحدات تخطيط موارد المؤسسات كمجموعة في القائمة أدناه:
- جمع المعلومات من نقاط اتصال متعددة من خلال الإدخال اليدوي للبيانات والبرامج الطرفية والأجهزة المتكاملة.
- أتمتة سير العمل لتفويض المسؤوليات لتنفيذ العمليات المختلفة بطريقة منسقة.
- المراقبة في الوقت الحقيقي للعمليات المختلفة وكذلك التبعيات الخارجية.
- إنشاء تقارير مرحلية واقتراح استراتيجيات التخطيط للطوارئ في حالة الانحرافات.
- ساعد في تقييم فقدان الكفاءة في كل مرحلة وفي بناء إطار عمل فعال لتقليلها.
- تنفيذ الحوكمة وإدارة المخاطر والامتثال (GRC) من خلال جميع الوحدات المستخدمة في شكل إرشادات لمختلف مهام نموذج التشغيل.
في غياب مجموعة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يصبح من الصعب للغاية تنسيق وظائف الإدارات المختلفة وتبدأ الكفاءة العامة في الانخفاض إلى ما دون المستويات غير المستدامة ويرجع ذلك إلى حقيقة أن الإبلاغ عن العمل والتحقق منه يدويا على نطاق واسع يستهلك الكثير من الوقت مع ترك مجال كبير للخطأ البشري.
تتضخم المشكلة عندما تعمل شركة ما من مواقع متعددة وتؤدي في النهاية إلى وضع يكون فيه القليل من الرؤية أو معدوما لكيفية تنفيذ العمليات ويمكن أن يتسبب ذلك في أضرار محتملة ضخمة للشركة ومالية واستراتيجية والتي يمكن أن تسبب في النهاية تهديدات وجودية.
وحدات أنظمة ERP
يأتي كل نظام ERP مع وحدات مدمجة وتتوفر وحدات إضافية للإضافة حيث تقدم العديد من حلول تخطيط موارد المؤسسات مجموعة واسعة من الوحدات المتطورة والمصممة وفقا لمتطلبات عملائها.
في هذا القسم سنلقي نظرة على وحدات تخطيط موارد المؤسسات المختلفة التي تسحب عملية الأعمال من خلال العمل في تآزر مع بعضها البعض:
إدارة المخزون:
تغطي هذه الوحدة كلا من المخزون المتوفر وخطوط الأنابيب وتفاصيلها مثل الموقع الحالي ومعدل الاستهلاك ومدد التسليم وتفاصيل البائع وفترة التخزين المثالية للحفاظ على اللياقة للاستهلاك وتفاصيل التشغيل البيني.
المستودعات وإدارة الشحن:
تتيح وحدة إدارة التخزين والشحن للمستخدم تصور جميع العناصر المخزنة والمساحة المتاحة كما أنه يساعد في تنسيق الحركة الداخلية والخارجية للمخزون ويتم أيضا تزويد المستودع المسؤول بتقارير تم إنشاؤها تلقائيا لاختيار الطلبات والتعبئة والاستمارات الكتابية المطلوبة.
تخطيط وتنسيق الإنتاج:
تقوم وحدة PPC بجلب البيانات من جميع الوحدات الأخرى لتحديد القدرة الإنتاجية للمصنع والموارد البشرية لإعطاء تقديرات جدول الإنتاج كما أنه ينسق العمليات التي تقوم بها الإدارات المختلفة ويساعد في تحديد وإزالة أي اختناقات لضمان عمليات سلسة.
إدارة الانتاج:
تساعد هذه الوحدة في إدارة عمليات الإنتاج وتشمل بعض وظائفها الرئيسية تسهيل الصيانة الدورية وضمان توافر المواد الاستهلاكية وتنسيق عمليات الإنتاج وفقا للأمر المصمم وظروف العمل وتنفيذ مراقبة الجودة.
المشتريات والمحاسبة والمالية:
تغطي هذه الوحدة الشراء والشحن الداخلي بالإضافة إلى جميع وظائف المحاسبة والامتثال وتساعد هذه الوحدة في القضاء على الأخطاء الناتجة عن البيانات غير الدقيقة وتثبت أنها مفيدة للغاية للمؤسسات التي تعمل من أكثر من موقع واحد ويمكنهم معالجة كشوف المرتبات والتعويضات وإدارة إدارة المزايا من منشآتهم المركزية كما تدار الشؤون المالية من المكتب المركزي أيضا.
المبيعات والتسويق:
كما يشير الاسم تُستخدم هذه الوحدة لتنسيق أنشطة المبيعات والتسويق وتقديم ملاحظات إلى أقسام الإنتاج وضمان الجودة فيما يتعلق بالطلب وجودة المنتج.
إدارة الموارد البشرية
تُنشئ وحدة إدارة الموارد البشرية البيانات المطلوبة بواسطة نظام كشوف المرتبات واستحقاقات الموظفين وتزود المؤسسة برؤى شاملة فيما يتعلق بموظفيها ، بما في ذلك الأداء وسجل السفر والالتزام بالمواعيد التي يمكن أن تكون مفيدة لأغراض متعددة مثل مواضع الوظائف الداخلية.