يعد نظام ERP من الأنظمة الحديثة التي صنعت تغير كبير وجذري في تطوير عمل المؤسسات وتنظيم عملها بشكل متكامل، وربط جميع المكونات والموارد التي تستخدمها الشركات وتجميع عملها للحصول على المخرج الأخير.
في هذا المقال سوف نتكلم عن أهمية استخدام نظام ERP في الشركات بشكل مفصل يمكنك كمدير شركة او مالك للنشاط تجاري من أتخاذ قراراتك بكل سهولة بمساعدة نظام ERP ومايقدمه من ميزات تسمح لك التحكم بكامل تفاصيل نشاطك التجاري.
الحاجة الى استخدام نظام ERP ولماذا يجب أستخدامها في الشركات ؟
بدأ استخدم نظام ERP لأول مرة في التسعينيات وكان النظام يخدم بشكل أساسي عمليات تخطيط متطلبات المواد (MRP)، وكذلك أنظمة تخطيط موارد التصنيع مع إدخال جهاز الكمبيوتر في عملية الإدارة والتخطيط في الشركات.
في منتصف التسعينيات دخلت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP كل متطلبات ووظائف المؤسسة الأساسية، كما تطورت الشركات العاملة والمصنعة لأنظمة ERP بتطوير البرامج والحزم والأنظمة المستخدمة في جميع نواحي الإدارة والمحاسبة والتخطيط والصيانة والموارد البشرية وإدارة الموظفين، كما انتشر استخدام هذه الأنظمة من قبل الحكومات ومؤسسات الدولة والمؤسسات العامة والخاصة.
الأستخدام الفعلي لأنظمة ERP
بدأت الشركات التي تتطلع الى النمو والمنافسة الكبيرة في السوق الى انتهاز الفرصة وتركيب وتطبيق نظام ERP داخل المؤسسة أو المنشأة واستبدال الأنظمة التقليدية القديمة والغير مجدية والتي كانت تأخر سير العمل وبالتالي تقلل المردود المالي،نتيجة لذلك شهدت نظام ERP تطورا كبيراً ومنافسة قوية بين الشركات التي تعمل في مجال تركيب وتطوير هذه الأنظمة ومنها شركة الحلول الواقعية.
كما أن التحولات الأقتصادية التي حصلت في العالم مع بداية عام 2001 وما تلاه من تقلبات في الأسواق وتغير أنظمة التبادل النقدي ودخول الكمبيوتر الى ميدان العمل بشكل أكبر، مكن نظام ERP من التطور والأنتشار بشكل كبير، حيث كان الأستخدام الاولي لها في الإدارة وبين الموظفين العاملين في الإدارة دون التعامل مع العملاء بشكل مباشر.
بعد ذالك تطور عمل هذه الأنظمة وبدأت بالعمل بشكل مباشر مع العملاء، عبر العديد من الأشكال منها الأنظمة الألكترونية للدفع وأنظمة إدارة الاتصالات الإلكترونية والمتاجر الإلكترونية وأنظمة إدارة العملاء والعلاقات معهم، لذلك نستطيع القول أن نظام ERP دخلت في جميع نواحي واساليب إدارة الشركات وجمعت عدد كبير من الخدمات والميزات التي كانت تحتاج الى برامج منفصلة وبرمجيات معقدة في مكان واحد سهل التعامل معه والوصل اليه من قبل جميع الإدارين والموظفين كل بحسب الصلاحيات الموكلة إليه.
بعد ذلك ومع تطور أنظمة الشبكات ودخول الأنترنت أصبحت نظام ERP متكاملة مع خدمات الأنترنت والعمل على الشبكة مما سهل عملية الوصول والإدارة الفعلية للمنشأت وجميع الفروع من مكان واحد وبسهولة وسرعة عالية.
أيضا من الإضافات الهامة التي أضيفت الى نظام ERP هي القدرة على التكامل والربط مع الأنظمة والطرفيات والبرمجيات الأخرى المتطورة للحصول على بيئة عمل متكاملة تسهل عملية الإدارة وتمنحك التركيز على كشف المشاكل وحلها وتطوير عمل المؤسسة.
تدل كلمة او أختصار ERP الى الكلمات الأنجليزية التالية Enterprise resource planning والتي تعني تخطيط موارد المشاريع او الشركات.
هناك مصطلح يستخدم أيضاً وهو تطبيقات Enterprise وهي اسم مختصر يدل على نظام ERP والمخدمات المتعلقة بها وسلاسل إدارة التوريد.
ايضاً أشتهرت أنظمة إدارة العملاء CRM، والتخطيط والتعاون بين المؤسسات، وأنظمة العمل الإلكتروني والمتاجر الإلكترونية.
مزايا برامج المحاسبة المالية ERP :
التنظيم الكبير وسرعة اكتشاف الأخطاء وحلها بشكل مباشر.
رفع كفاءة العمل واستغلال أكبر للموارد للحصول على مردود أعلى .
متابعة ألية العمل للموظفين و لكل موظف على حدى.
السرعة الكبيرة في استخراج المعلومات وإعطاء تقارير مفصلة ودقيقة فوراً .
تخفيض المصاريف والتكاليف التي كانت تتم لإجراء الحسابات بالطرق التقليدية .
الأمان العالي والسرية الكبيرة لمعلومات الشركة وتحديد صلاحيات الوصول الى هذه المعلومات من قبل المدراء فقط.
تحديد صلاحيات كل موظف والبيانات التي يمكنه التعديل والاطلاع عليها.
أخذ نسخ أحتياطية من البيانات بشكل دوري لضمان الحفاظ عليها من أي عطل مفاجئ.
أهم الاقسام التي يمكن أن يقوم نظام ERP بتغطيتها :
الإدارات المالية
يقد نظام تخطيط موارد المنشآت ERP الحديث تفارير و معلومات تعطيك نظرة عامة حول بيناتك المالية وجميع التعاملات المالية في الشركة، كما تستطيع الاطلاع على المعلومات الفعلية في أي وقت وأي مكان. وهذا يساعدك أيضًا على تقليل إدخال المعلومات بشكل يدوي وأتمتة المهام اليومية وإمكانية المتابعة التي تساعد في عملية الإدارة الكاملة لشركتك.
الموارد البشرية
توفر أنظمة ERP الحديثة طرقًا مميزة لإدارة بيانات الشركة وتنظيم مهام إدارة الموظفين مثل كشف الرواتب والتشغيل والمهام الأخرى. يمكنك أيضًا تعقب أداء الموظف وحل مشاكل الموارد البشرية قبل حدوثها.
التصنيع
تعمل هذه الوظيفة على تحسين تواصل الأعمال، وأتمتة العمليات اليومية وتمكين شركات التصنيع من استيفاء احتياجات العملاء وإدارة الموارد من خلال الوصول إلى البيانات الفعلية. يعمل هذا الحل أيضًا على تحسين إدارة المشروع والتكاليف بالإضافة إلى التخطيط للإنتاج.
إدارة المخازن والمستودعات
إذا كانت شركتك لا تزال تقوم بإدخال المعلومات يدوياً ومحاولة ملاحقة كمية المخزون في المستودع، يمكنك بسهولة توفير الوقت والمال من خلال أتمتة هذه العمليات باستخدام نظام ERP. تعرض هذه الأنظمة أيضًا لوحات المعلومات وذكاء الأعمال لمساعدتك في الحصول على معالجة على إدارة المخزون الخاص بك.