يشير نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) إلى نوع من البرامج المستخدمة في المحاسبة والتي تستخدمها المؤسسات لإدارة أنشطة الأعمال اليومية .
و الأعمال اليومية مثل المحاسبة والمشتريات وإدارة المشاريع وإدارة المخاطر والامتثال وعمليات سلسلة التوريد .
كما تتضمن مجموعة ERP الكاملة أيضاً إدارة أداء المؤسسة والبرمجيات التي تساعد في التخطيط والميزانية والتنبؤ والإبلاغ عن النتائج المالية للمؤسسة.
تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على ربط العديد من العمليات التجارية معاً وتمكين تدفق البيانات فيما بينها و من خلال جمع بيانات المعاملات المشتركة للمؤسسة من مصادر متعددة .
لذلك تعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من اهم لأنها تقضي على تكرار البيانات وتوفر تكامل البيانات مع مصدر واحد للحقيقة.
كما تعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) اليوم ضرورية لإدارة آلاف الشركات من جميع الأحجام وفي جميع الصناعات .
و بالنسبة لهذه الشركات لا غنى عن تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مثل الكهرباء التي تبقي الأضواء مضاءة.
البرامج المستخدمة في المحاسبة (ERP)
أنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP هي أنظمة أساسية كاملة ومتكاملة سواء في أماكن العمل أو في السحابة وتدير جميع جوانب الأعمال القائمة على الإنتاج أو التوزيع.
بالأضافة الى ذلك تدعم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) جميع جوانب الإدارة المالية والموارد البشرية وإدارة سلسلة التوريد والتصنيع مع وظيفة المحاسبة الأساسية الخاصة بك.
ستوفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أيضاً الشفافية في عملية عملك الكاملة من خلال تتبع جميع جوانب الإنتاج واللوجستيات والشؤون المالية .
و تعمل هذه الأنظمة المتكاملة كمحور مركزي للأعمال لسير العمل الشامل والبيانات مما يسمح لمجموعة متنوعة من الإدارات بالوصول .
كما تدعم أنظمة وبرامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وظائف متعددة عبر المؤسسات متوسطة الحجم أو الشركات الصغيرة كما يمكن تخصيصها لتناسب مجالك.
أساسيات البرامج المستخدمة في المحاسبة (ERP)
تم تصميم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) حول هيكل (مخطط) بيانات واحد محدد يحتوي عادة على قاعدة بيانات مشتركة.
فهذا يساعد في ضمان تطبيع المعلومات المستخدمة عبر المؤسسة واستنادها إلى التعريفات الشائعة وتجارب المستخدم.
و يتم ربط هذه التركيبات الأساسية بعمليات الأعمال التي يقودها سير العمل عبر أقسام الأعمال (مثل المالية والموارد البشرية والهندسة والتسويق والعمليات) وربط الأنظمة والأشخاص الذين يستخدمونها ببساطة .
لذلك نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يعد وسيلة لدمج الأشخاص والعمليات والتقنيات عبر مؤسسة حديثة.
على سبيل المثال ضع في اعتبارك شركة تصنع السيارات عن طريق شراء قطع غيار ومكونات من موردين متعددين يمكن أن تستخدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتتبع طلب وشراء هذه السلع والتأكد من أن كل مكون عبر عملية الشراء حتى الدفع بأكملها يستخدم بيانات موحدة ومنظمة ومرتبطة بتدفقات عمل المؤسسة والعمليات التجارية وإعداد التقارير والتحليلات.
نظراً لأن البيانات هي شريان الحياة لكل شركة حديثة ، فإن تخطيط موارد المؤسسات يجعل من السهل جمع هذه المعلومات وتنظيمها وتحليلها وتوزيعها على كل فرد ونظام يحتاجها لأداء دوره ومسؤوليته على أفضل وجه.
يضمن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أيضا أن يتم تجميع حقول البيانات والسمات هذه في الحساب الصحيح في دفتر الأستاذ العام للشركة .
فذلك يضمن تتبع جميع التكاليف وتمثيلها بشكل صحيح ،فإذا كانت وسادات الفرامل الأمامية تسمى “الفرامل الأمامية” في نظام برمجي واحد (أو ربما مجموعة من جداول البيانات) و “وسادات الفرامل” في نظام آخر و “وسادات أمامية” في نظام ثالث .
سيكون من الصعب على شركة تصنيع السيارات اكتشف المبلغ الذي يتم إنفاقه سنوياً على تيديل الفرامل الأمامية وما إذا كان ينبغي تبديل الموردين أو التفاوض للحصول على أسعار أفضل.
مبدأ أساسي لتخطيط موارد المؤسسات هو التجميع المركزي للبيانات من أجل التوزيع الواسع بدلاً من العديد من قواعد البيانات المستقلة التي تحتوي على مخزون لا نهائي من جداول البيانات غير المتصلة .
فإن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات تجلب النظام إلى حالة من الفوضى بحيث يمكن لجميع المستخدمين من المدير التنفيذي إلى كتبة حسابات الدفع إنشاء وتخزين واستخدام نفس البيانات المستمدة من العمليات المشتركة .
ومن خلال مستودع بيانات آمن ومركزي يمكن لكل فرد في المؤسسة أن يثق في صحة البيانات وحداثتها واكتمالها .
و يتم ضمان سلامة البيانات لكل مهمة يتم إجراؤها في جميع أنحاء المنظمة من بيان مالي ربع سنوي إلى تقرير مستحق واحد معلق دون الاعتماد على نظام أخر.
القيمة التجارية في البرامج المستخدمة في المحاسبة ERP
من المستحيل تجاهل تأثير تخطيط موارد المؤسسات في عالم الأعمال اليوم نظراً لأن بيانات وعمليات المؤسسة محصورة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) .
يمكن للشركات محاذاة الأقسام المنفصلة وتحسين تدفقات العمل مما يؤدي إلى توفير كبير في المحصلة النهائية وتتضمن أمثلة الفوائد التجارية المحددة ما يلي:
- رؤية أعمال محسنة من معلومات الوقت الفعلي التي تم إنشاؤها بواسطة التقارير الفورية.
- انخفاض تكاليف التشغيل من خلال عمليات الأعمال المبسطة وأفضل الممارسات.
- تعاون محسن من المستخدمين الذين يشاركون البيانات في العقود وطلبات الشراء وأوامر الشراء.
- تحسين الكفاءة من خلال تجربة مستخدم مشتركة عبر العديد من وظائف الأعمال والعمليات التجارية المحددة جيدا.
- بنية تحتية متسقة من المكتب الخلفي إلى المكتب الأمامي مع جميع أنشطة الأعمال التي لها نفس الشكل والمظهر.
- معدلات اعتماد مستخدم أعلى من تجربة وتصميم مستخدم مشترك.
- تقليل المخاطر من خلال تحسين تكامل البيانات والضوابط المالية.
- انخفاض تكاليف الإدارة والتشغيل من خلال أنظمة موحدة ومتكاملة.
مزايا البرامج المستخدمة في المحاسبة ERP :
- التنظيم الكبير وسرعة اكتشاف الأخطاء وحلها بشكل مباشر.
- رفع كفاءة العمل واستغلال أكبر للموارد للحصول على مردود أعلى .
- متابعة ألية العمل للموظفين و لكل موظف على حدى.
- السرعة الكبيرة في استخراج المعلومات وإعطاء تقارير مفصلة ودقيقة فوراً .
- تخفيض المصاريف والتكاليف التي كانت تتم لإجراء الحسابات بالطرق التقليدية .
- الأمان العالي والسرية الكبيرة لمعلومات الشركة وتحديد صلاحيات الوصول الى هذه المعلومات من قبل المدراء فقط.
- تحديد صلاحيات كل موظف والبيانات التي يمكنه التعديل والاطلاع عليها.
- أخذ نسخ احتياطية من البيانات بشكل دوري لضمان الحفاظ عليها من أي عطل مفاجئ.
فوائد المحاسبة القائمة على البرامج المستخدمة في المحاسبة ERP
1. تقارير مالية غنية بالتفاصيل:
تقدم حزم المحاسبة المستقلة تقارير مالية أساسية مثل بيانات الدخل والميزانية العمومية ،وما إلى ذلك في المقابل يقدم تخطيط موارد المؤسسات العديد من أنواع التقارير المتنوعة .
وتشمل الأمثلة توقعات التدفق النقدي بناءً على إدارة المخزون وحالات الطلبات وتقادم الحسابات المستحقة القبض متراكبة مع خط أنابيب طلبات العميل وتمنحك هذه التقارير أكثر من مجرد بيانات مالية أنها تساعدك على إدارة عملك بشكل أكثر فعالية.
2. المزيد من الأتمتة:
الأتمتة تساعد في الإنتاجية من خلال ربط تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والمحاسبة ويصبح من السهل أتمتة تدفقات العمل التي تتقاطع بين النظامين .
و عند استخدام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للمحاسبة يمكن أتمتة العديد من المهام المحاسبية والمالية بالكامل ، و على سبيل المثال يمكنك تبسيط إدارة حسابات القبض وحسابات الدفع ،وإدارة النقد وتتيح لك الأتمتة أيضا تتبع المعاملات المالية بسرعة أكبر.
3. عدم تكرار إدخال البيانات:
عادة ما يعني وجود أنظمة منفصلة إعادة إدخال البيانات يدويا من واحد إلى الآخر ويؤدي دمج تخطيط موارد المؤسسات والمحاسبة إلى إزالة هذه العملية الشاقة لإدخال البيانات يدويا ويجعل تخطيط موارد المؤسسات إدخال البيانات سريعاً ومتسقاً.
4. ليس هناك الكثير من الأخطاء:
يعرف إدخال البيانات يدوياً بأنه عرضة للخطأ وتشمل هذه الأرقام المحولة وأسماء العملاء غير الصحيحة ،وما إلى ذلك ويمكن أن تتسبب هذه الأخطاء في الحساب والتي تستغرق وقتاً للاسترخاء ،ويمكنك أيضا معرفة من فعل ماذا لكل معاملة في حال احتجت إلى تعقب شخص ارتكب خطأ.
5. درجة أعلى من السيطرة:
يمنحك استخدام تخطيط موارد المؤسسات للمحاسبة مزيدا من التحكم في عملك ويمكنك رؤية التأثير النهائي للأحداث والقرارات في الوقت الفعلي.