ما هي إدارة الزوار؟
تخيل أن الناس قادرون على الدخول والخروج من و إلى منشأتك أو أي فعالية خاصة بك (المعارض ، المؤتمرات….الخ) ، والتجول على النحو الذي يرونه مناسباً دون علمك.
كيف يمكنك ضمان سلامة موظفيك ومبانيك والأماكن الخاصة بفعالياتك إذا لم يكن لديك سيطرة على من يدخل المبنى الخاص بك؟
وكيف يمكنك ضمان سلامة زوار موقعك إذا كنت لا تعرف مكانهم؟ كيف تعرف من يجب إخلاؤه في حالة الطوارئ ، إذا كنت لا تعرف حتى من هناك؟
هذا هو المكان الذي تأتي فيه أهمية امتلاك نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية.
تساعدك أنظمة إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في المملكة العربية السعودية على تعزيز الأمن والسلامة ، مع ترك انطباع جيد لدى الزوار.
ما هي إدارة الزوار؟
إدارة الزوار هي عملية تساعد الشركات والمؤسسات والمنظمات على إدارة جميع فعالياتهم (المعارض ، المؤتمرات ، الحفلات ….الخ) والتحكم بالمكان الخاص بهم وتتبع الأشخاص الذين يزورون مبانيهم.
الترحيب بالضيوف ليس سوى جزء صغير من هذه العملية. تسجيل وصول الزوار ، والتأكد من اتباعهم لسياساتك ، وإخطار الموظفين بوصول ضيوفهم ، وإدارة عمليات الإخلاء … كل ذلك جزء من العملية.
قد تختلف هذه العملية حسب الشركة أو الفرع أو الصناعة أو الموقع الجغرافي.
بالنسبة لبعض المؤسسات ، يعد تتبع أسماء الزوار أمراً كافياً ، وبالنسبة للآخرين ، هناك متطلبات أمنية أكثر صرامة ، مثل الشارات والوثائق القانونية ومرافقة الموظفين.
ما هو نظام إدارة الزوار؟
أنظمة إدارة الزوار هي أدوات تساعد الشركات على تنفيذ هذه العملية.
يمكن أن يختلف النظام من شركة إلى أخرى – من طريقة الورق والقلم القديمة إلى نظام إدارة زوار رقمي أكثر مرونة.
بسبب الفوائد الكثيرة، تنتقل الشركات بشكل متزايد إلى نظام إدارة الزوار الرقمي الذي يمكن أن يساعدهم على القيام بأكثر من مجرد نظام يدوي نموذجي.
بدلاً من الاحتفاظ بسجل زائر ورقي والحاجة إلى موظف استقبال لإعلام الموظف بوصول ضيفه ، أصبح من الممكن الآن إدارة جميع أجزاء إدارة الزوار في مكان واحد.
كيف تعمل أنظمة إدارة الزوار الرقمية؟
يستخدم نظام إدارة الزوار الرقمي من شركة الحلول الواقعية في السعودية جهازاً لوحياً أو كمبيوتراً لمراقبة معلومات الزائر وتسجيلها.
عندما يصل الضيف ، يقوم بإدخال اسمه وتفاصيل أخرى ، والتقاط صورة ، وإذا لزم الأمر ، يوقع رقمياً على المستندات ، مثل بروتوكولات الأمان أو اتفاقيات السرية.
كما يمكن لضيوفك التسجيل مسبقاً عبر موقع الفعالية، بالتالي يمكنهم ببساطة مسح رمز الاستجابة السريعة ضوئياً لتسجيل الدخول وطباعة البادجات الخاصة بهم حيث يتم إصدار بادجات زيارات محترفة قابلة للمسح.
بعد ذلك ، يقوم نظام إدارة الزوار تلقائياً بإخطار الشخص المناسب في الشركة بوصول ضيفه.
كيف يمكن أن تساعدك إدارة الزوار الرقمية؟
هناك العديد من الأشياء التي يمكن أن تفعلها إدارة الزوار الرقمية من شركة الحلول الواقعية في المملكة العربية السعودية لأجلك.
تحسين الأمن
مكتبك الأمامي هو خط دفاعك الأول ضد الزوار غير المرغوب فيهم.
يساعد نظام إدارة الزوار الرقمي من شركة الحلول الواقعية على ضمان عدم تمكن أي شخص غير مرغوب أو معروف من اقتحام عملك ، وذلك بتنفيذ العديد من ميزات تعزيز الأمان:
- سجلات الزوار
- شارات (بادجات) الزائر مع الصورة
- الحصول على التوقيع
- التنبيهات الأمنية وغيرها الكثير
إدارة الزوار الرقمية هي جدار حماية لعملك.
من خلال السماح للزوار بتسجيل الوصول رقمياً وتقديم المعلومات إذا لزم الأمر ، فأنت تعرف من هو في المباني الخاصة بك في جميع الأوقات.
لديك أيضاً خيار فحص زوار موقعك قبل منحهم حق الوصول. وباستخدام شارات مطبوعة ، ربما مع صورة ، يمكنك أيضاً التعرف بسهولة على الأشخاص في المباني الخاصة بك
تحسين الأمن في حالة الطوارئ ، مثل حريق ، يمكنك بسهولة تحديد مكان الحريق وإخطار الجميع في الموقع.
بالإضافة إلى التنبيه ، يمكنك أيضاً تقديم إرشادات حول ما يجب القيام به بعد ذلك.
أثناء الأوبئة ، يكون نظام تسجيل الزوار الرقمي مفيداً أيضاً لتتبع جهات الاتصال عندما يمرض شخص ما.
أنت تساعد موظفيك وعائلاتهم على البقاء في أمان من خلال إخطارهم بجهات الاتصال المحتملة عالية الخطورة.
مسألة خصوصية البيانات
بغض النظر عن البلد الذي يعمل فيه عملك ، فمن المحتمل أنه يجب عليك الامتثال لقوانين الخصوصية الصارمة ، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).
يضمن نظام إدارة الزوار الرقمي من شركة الحلول الواقعية في الرياض أن تظل جميع بيانات الزائرين خاصة وسيساعد عملك على الامتثال لجميع اللوائح.
تحسين الكفاءة
يسمح لك نظام إدارة الزوار الرقمي من شركة الحلول الواقعية بجعل استقبالك أكثر كفاءة.
لم يعد موظفو الاستقبال بحاجة إلى طباعة المستندات الورقية وحفظها أو كتابة شارات الأسماء يدوياً أو تنبيه الموظفين عند وصول ضيفهم.
هذا يحررهم للتركيز على المهام الأكثر أهمية ، مثل مساعدة الأشخاص الذين يحتاجون إلى اهتمام خاص وخلق ترحيب حار لضيوفك.
توفير الوقت
مع إدارة الزوار الرقمية من شركة الحلول الواقعية في الرياض، لم يعد موظفو الاستقبال يضيعون الوقت في تسجيل الزوار ، وحفظ السجلات ، وطباعة الشارات ، وتتبع جهات الاتصال وإخطارها. يمكنهم بعد ذلك التركيز على مسؤولياتهم الأخرى.
تحسين سمعة شركتك
يمكن أن يساعدك نظام التسجيل الحديث مع العلامات التجارية الشخصية في ترك انطباع أول قوي على زوارك وعملائك وعملائك المحتملين.
تمنحك إدارة الزوار الرقمية من شركة الخلول الواقعية جميع الأدوات التي تحتاجها لإنشاء مساحة دافئة وترحيبية في منطقة الاستقبال الخاصة بك ، بينما تُظهر للزائرين أنك تهتم حقاً بسلامتهم.
هل يجد الزوار النظام سهل الاستخدام؟
نعم ، معظمهم يفعلون. وفقاً لعملائنا ، فإن زوارهم متحمسون لهذه الطريقة الجديدة للتسجيل.
تتمتع إدارة الزائرين الرقميين بمزايا لضيوفك حيث لا يتعين عليهم انتظار موظف لتسجيل وصولهم ، ولكن يمكنهم البدء على الفور.
يقوم الزوار الذين يسجلون مسبقاً بمسح رمز الاستجابة السريعة الخاص بهم ضوئياً عند الوصول. هذا مرة أخرى يوفر لهم الوقت.
تتيح لك إدارة الزوار الرقمية من شركة الحلول الواقعية أيضاً الترحيب بالزائرين بلغتهم الخاصة. هذا يسهل عليهم إكمال نموذج التسجيل وقراءة المعلومات الإضافية.
أحدث نظام إدارة الزائرين الذكي ثورة في عملية التسجيل للزوار.
حيث يسمح للزوار بالتسجيل مقدما عبر الإنترنت. عند وصول الزائرين إلى مكتب الشركة ،كما يمكنهم استخدام كشك الخدمة الذاتية أو الانتقال مباشرة إلى البوابات الدوارة ، حيث يُسمح لهم بالدخول عبر رمز QR فريد.
للحصول على نظام إدارة الزوار في المملكة العربية السعودية
يرجى التواصل مع شركة الحلول الواقعية