حتى أصغر العقارات المستقلة تستفيد من استخدام برامج إدارة الفنادق سواء كان فندق صغير الحجم أو فندق للمبيت والإفطار أو النزل الخاص بك يحتوي على بضع غرف أو اثنتي عشر غرفة أو مئات الغرف.
فإن نظام إدارة الفنادق سيتيح لك التحكم في عملك بشكل جيد ويوفر عليك الكثير من الجهد والوقت الضائع.
لتعلم كيفية إدارة الفنادق هناك قوة حقيقية في وجود نظام منظم يوفر لك الحرية للتركيز على الضيف بدلاً من إضاعة الوقت في المهام اليدوية المتكررة .
حيث أن امتلاك الأداة الصحيحة سيحدف الفرق بين العمل المنظم والعمل التقليدي اليدوي.
لتقليل الأخطاء وإدارة الممتلكات الخاصة بك بسهولة وتطور يثير إعجاب الضيوف .
يجب أن تضع في اعتبارك نظام إدارة الفنادق، وفيما يلي بعض الأسباب التي تجعل برامج إدارة الفنادق مفيدة وضرورية لتغيير عملك للأفضل :
– وقتك ثمين
بالنسبة لمالك الفندق المشغول يحتاج إلى طاقم عمل كبير بالطبع لكن التكنولوجيا هي عامل مساعد رئيسي آخر سيعزز الإنتاجية.
يجب أن تضع في اعتبارك يومك وما قيمة كل ساعة لك ولموظفيك هل يقضي الجميع وقتاً في مهام إنشاء القيمة التي تحقق أكبر عائد لفندقك؟
كيف يؤثر استخدام الطرق اليدوية لتشغيل الممتلكات الخاصة بك على إجمالي إيراداتك ؟
وقتك هو المال لذا أنفقه على الأنشطة ذات القيمة مثل إنشاء استراتيجية توزيع فندقية مربحة.
– أنت مشغول بما فيه الكفاية
لأصحاب الفنادق والمضيفين فإن القائمة اليومية للمهام لا تنتهي أبداً سيكون هناك دائماً شيء يجب القيام به .
مثل ترحيب بالضيوف أو حملة تسويقية لإطلاقها مشكلة صيانة لإصلاحها والعديد من القضايا الأخرى.
في خضم هذه الفوضى من الجيد أن يكون لديك حل موثوق يقدم لك يد المساعدة هذا هو الوقت الذي يمكن أن يوفر فيه برامج إدارة الفنادق الخاص بك يومك حقًا.
يوفر برامج إدارة الفنادق راحة البال ويساعد على إبقاء الأمور تحت السيطرة بالطرق التالية:
– يوفر حلاً متعدد الإمكانات:
تعد إدارة الأنظمة المتعددة أمراً شاقاً خاصة بالنسبة للعمليات الصغيرة سيجمع برامج إدارة الفنادق المفيد بين وظائف متعددة .
مثل محرك الحجز ونظام إدارة الفنادق ومدير القناة وإعداد التقارير.
– يمكن الوصول إليها من أي مكان:
تعمل برامج إدارة الفنادق الحديثة في السحابة وهذا يعني أنه يمكنك الحصول على تحديثات في الوقت الفعلي على جهازك المحمول من أي مكان متصل بالإنترنت حتى بعد عودتك إلى المنزل طوال اليوم.
– يقلل من شكاوى النزلاء:
يعد فقدان حجز الضيف عن طريق الخطأ أو نسيان التعامل مع طلب خاص أو سوء التعامل مع معلومات بطاقة الائتمان طرقاً مؤكدة لتلقي الشكاوى.
ستحافظ خدمة برامج إدارة الفنادق على تنظيم جميع بيانات الضيف .
بالإضافة إلى ذلك مع توفير كل الوقت الذي توفره عن طريق أتمتة المهام اليدوية ستتمكن من منح ضيوفك مزيدًا من الاهتمام المخصص.
– يدير المكتب الخلفي:
تكون إدارة المدفوعات والفواتير وإدراج النقد والتقارير المالية أسهل بكثير عندما يكون المكتب الخلفي موجوداً على نفس البرنامج.
والهدف النهائي هو الحفاظ على الربحية وتحرير وقتك حتى تتمكن من العمل بكفاءة أكبر وتقليل التوتر.
– يتوقع ضيوفك دائماً ان تسير العمليات جيداً:
هناك مناطق معينة يكون فيها الراحة رائعة ويقدرها الضيوف:
الديكور والموقع وحتى إلى حد ما شخصيات موظفيك ومع ذلك هناك بعض التوقعات التي يجب أن تلبيها الخصائص من جميع الأحجام .
بحيث يمنحك برنامج إدارة ممتلكات الفندق الجيد الدعم الذي تحتاجه لتكون خالياً من العيوب في المجالات التشغيلية الأكثر أهمية.
يساعدك برنامج إدارة الفنادق المناسب على تلبية تلك التوقعات من خلال توفير:
- محرك الحجز عبر الإنترنت
يمكن للضيوف حجز حجوزاتهم على موقع الويب الخاص بك بدلاً من الاتصال .
يمكّن نظام الحجز عبر الإنترنت الضيوف ويمنح الموظفين مزيدًا من الوقت بعيدًا عن الهاتف للتعامل مع الأولويات الأخرى. - الأسعار المتزامنة وتوافر الغرف
تعد الأسعار وتوافر الغرف غير التنافسيين إحدى المشكلات الرئيسية في إدارة المخزون اليدوي لأنه ستكون هناك دائماً فجوة بين الوقت الذي يقوم فيه وكيل حجز الفندق بالحجز عبر الهاتف وبين وقت إزالة هذه الغرفة من المخزون في مكان آخر .
في بعض الأحيان قد يتم التغاضي عن قناة بيع ما مما يؤدي إلى الحجوزات المزدوجة واستياء الضيوف.
نظراً لأن المخزون الموجود على برامج إدارة الفنادق مع مدير القناة تتم مزامنته من تجمع مركزي، فإنه دائماً ما يكون محدثاً بحيث لاتحدث المزيد من الحجوزات المزدوجة. - الموقع
من أجل جذب المزيد من الضيوف تحتاج إلى التفكير في الزوار الدوليين وتسهيل عملية الحجز للمتحدثين بلغات أخرى.
إن تقديم مسار حجز بلغات متعددة يمنح مكان الإقامة الخاص بك جاذبية عالمية تعمل على توسيع التركيبة السكانية الخاصة بك. - يمكن أن يكون تدريب موظفيك وتواصلهم أفضل
تدريب الموظفين الجدد هو جزء من أي عمل تجاري عندما لا يكون لديك نظام منظم أو إذا كنت تستخدم تقنية معقدة فقد تستغرق العملية وقتاً طويلاً وتكون النتائج غير مرضية للجميع.
يجب أن تكون إدارة عمليات مكتبك الأمامي (مكتب الأستقبال) بسيطة بما يكفي بحيث يتمكن أي موظف جديد من العمل بسرعة حتى لا تهدر طاقتك الثمينة عندما يكون لديك موظف جديد.
ميزات برامج إدارة الفنادق ما يلي:
– واجهة بسيطة وسهلة الاستخدام:
من المهم جداً ان يكون واجهة النظام بسيطة وسهلة العمل ويعمل بالطريقة التي تتوقعها .
على سبيل المثال وجود عرض تقويم موحد مع وظيفة السحب والإفلات التي تتيح للموظفين تعيين الغرف بسهولة.
– تقارير تقلل من الأخطاء والأعمال اليدوية المشغولة:
باستخدام برنامج إدارة الفنادق المناسب يمكنك التخلص من حاجة موظفيك إلى قضاء نوبة كاملة في جدول بيانات أو الاضطرار إلى كتابة التقارير يدويًا.
بدلاً من ذلك يمكن لفريقك التركيز على تحليل التقارير التي أعدها برنامج إدارة الفنادق الخاصة بك حتى يتمكنوا من تحديد الاتجاهات ووضع خطط العمل.
– إدارة تنظيف الغرف:
يجب أن يكون مكتب الاستقبال قادراً على عرض حالة كل غرفة في لوحة معلومات برنامج إدارة الفنادق وأن يكون لديه القدرة على تعيين مدبرين منزليين لتحديد أولويات التنظيف.
هذه الرؤية تقلل من ثغرات الاتصال وتساعد الموظفين على أن يكونوا أكثر كفاءة.
– مواكبة التحديثات التكنولوجية باستمرار:
يكمن جمال العمل مع برنامج إدارة الفنادق الحديث المستند إلى السحابة في أنه يتم تحديثها بانتظام بحيث تكون التكنولوجيا دائمًا حديثة وجاهزة لدعم الاحتياجات المتغيرة لممتلكاتك.
الميزات والوظائف الجديدة تقود الطريق إلى طرق أفضل للتعامل مع الضيوف وتشغيل الممتلكات الخاصة بك بشكل مربح .
ومع ذلك يجب أن يتمكن برنامج إدارة الفنادق على الاتصال بتكنولوجيا الضيافة الأخرى .
من خلال قائمة قوية من عمليات الدمج والتكامل مع البرمجيات الاخرى الخاصة بعمل الفنادق بحيث يمكن لممتلكاتك أن تصنع مجموعة التكنولوجيا المثالية.
عندما يتعلق الأمر باختيار أفضل برامج إدارة الفنادق لأعمال الضيافة المستقلة الخاصة بك، فهذه هي أهم الميزات التي يجب البحث عنها :
1- قائم على السحابة :
برامج إدارة الفنادق الحديثة والفعالة قائمة على السحابة وهذا يتعارض مع الحلول التي تستضيف الأجهزة في مكان العمل.
وتقنية الحوسبة السحابية ميسورة التكلفة وقابلة للتطوير وسريعة كما أن التحديث بانتظام أسهل بكثير من النظام الذي يتطلب ترقيات فعلية باهظة الثمن .
كما يمكن أيضاً الوصول إلى المستندات في السحابة من أي مكان به اتصال بالإنترنت.
مما يعني أنك لست مضطراً للتواجد فعلياً في مكان الإقامة الخاص بك لتسجيل الوصول في عملك.
2- واجهة مألوفة ويسهل التعامل معها:
اذا كان البرنامج أو النظام بواجهة استقبال يصعب التنقل فيها تجعل المهام اليومية صعبة لإكمالها .
حيث يريد الموظفون أدوات بسيطة سهلة الاستخدام والتعلم وبالمثل غالباً ما يحتاج المالكون والمديرون إلى تدريب موظفين جدد بانتظام.
لذا فإن وجود برنامج سهل الاستخدام لإدارة الفنادق يجعل العمل التجاري أكثر سلاسة في كل مكان.
تعمل الفنادق المستقلة على تعزيز الإنتاجية وكسب الإيرادات من خلال اعتماد برنامج إدارة الفنادق تكمن القوة في الطبيعة الشاملة للنظام الذي يعمل معاً لتحقيق أفضل نتائج الأعمال.