هناك العديد من العناصر المهمة التي يجب مراعاتها عند التخطيط لفعالية ما من تحديد المكان إلى إنهاء المتحدثين ومحتوى جدول الأعمال ، وغالباً ما يغفل منظمو الحدث عن شريان الحياة للحدث وهو برنامج إدارة تسجيل زوار الفعاليات.
إدارة تسجيل زوار الفعاليات أحد أكثر مراحل التخطيط للفعالية استهلاكاً للوقت وتحتاج الى عمل دقيق، و إذا فشل المنظم في إيلاء اهتمام وثيق لتذاكر الحدث وتسجيله فقد يجد الحاضرين انطباع سيئ عن الحدث الخاص بك منذ البداية.
كذلك إذا كان للحاضرين في الفعالية تجربة سيئة في شراء تذكرة دخول إلى الفعالية الخاصة بك أو أثناء جزء آخر من عملية تسجيل ضمن الفعالية ، فسيكون لذلك تأثير سلبي على كيفية إدراكهم للفعالية .
على نطاق أوسع ويمكن أن تؤدي عملية إدارة تسجيل زوار الفعاليات السلسة إلى جعل الحاضرين يحظون بتجربة رائعة في الفعالية أو المؤتمر.
من أجل المساعدة في إنشاء فعالية على مستوى عالمي للحضور قمنا بتجميع هذه القائمة من أفضل الممارسات المتعلقة ب إدارة تسجيل زوار الفعاليات وإصدار التذاكر.
1. تأكد من أنه يمكن للحاضرين التسجيل في الفعالية الخاصة بك على موقع الويب الخاص بك:
من أجل بيع أكبر قدر ممكن من التذاكر تأكد من أنه عندما يذهب أحد الحضور لدفع ثمن تذكرة لا تتم إعادة توجيهه إلى موقع ويب تابع لجهة خارجية .
لأنه من المحتمل أن تؤدي المنصة التي تطالب الحاضرين بالذهاب من خلال معالج بطاقة ائتمان وسيط إلى التخلي عن عربة التسوق .
تشير الدراسات إلى أنه عندما تتم إعادة توجيه العميل إلى موفر خدمة سداد تابع لجهة خارجية على موقع ويب آخر ، فإن 30-50٪ من الأشخاص سوف يختارون عدم الاشتراك في الشراء أكثر من المعتاد.
قم بإنشاء عملية تسجيل زوار الفعاليات سلسة وآمنة على موقع الفعاليةالخاص بك وتأكد من استخدام نظام أساسي لتسجيل الأحداث لا يعيد توجيه المستخدمين إلى موقع ويب آخر من أجل شراء تذكرة.
2. قم بتذكير الحاضرين بمحتوى من الفعاليات الماضية:
بمجرد تسجيل الحضور في الفعالية يكون حان الوقت لإثارة حماستهم للحضور إذا حدث هذا الحدث في السنوات الماضية .
فاجعلهم متحمسين للحضور من خلال مشاركة محتوى رائع معهم من فعالية العام الماضي كما يمكن مشاركة هذا المقطع من الحضور كطريقة لتحديد توقعاتهم لما سيأتي في الفعالية الحالية.
إذا كانت هذه هي السنة الأولى من المؤتمر فلا داعي للخوف بعد انتهاء عمليات تسجيل الفعالية يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى الحاضرين في الفعالية مثل مقطع فيديو شاركه عبر وسائل التواصل الاجتماعي مع الحاضرين.
3. اجعل نموذج التسجيل قصيراً لضمان حصول الحاضرين على تجربة إيجابية:
بمجرد أن تقرر استخدام التذاكر الإلكترونية والتسجيل فقد حان الوقت لإنشاء نموذج تسجيل ويجب أن يكون نموذج التسجيل الخاص بك موجزاً .
ومع ذلك هناك بعض الأسئلة التي يجب عليك طرحها ببساطة: إذا كان أحد الحضور يعاني من حساسية تجاه الطعام أو يحتاج إلى مساعدة جسدية أو لديه أي طلبات خاصة أخرى.
من المهم إنشاء عملية تسجيل ممتعة لأن الزام الحضور بالإجابة على العديد من أسئلة نموذج التسجيل هو طريقة أكيدة لإحداث إحباط غير ضروري.
آخر شيء تريده كمنظم للفعالية هو جعل الحاضرين يشعرون بالإحباط بفعاليتك، إذا كان يجب عليك طرح أسئلة إضافية أثناء عملية تسجيل الفعالية .
فمن الأفضل إرسال نموذج قصير ثانٍ عبر البريد الإلكتروني للحاضرين المسجلين بالفعل بدلاً من مطالبتهم بملء نموذج واحد طويل.
4. قم بإنشاء تجربة تسجيل وصول سلسة للفعالية:
يجب أن تماثل عمليات تسجيل الوصول الخاصة بك تلك الخاصة بالفندق الفاخر قم بتحية كل حاضر بحرارة وتأكد من عدم اضطرار الحاضرين إلى الانتظار طويلاً لتسجيل الوصول عن طريق التأكد من أن برنامج تسجيل زوار الفعاليات الخاص بك يعمل بكفاءة.
ضع لافتات كبيرة خارج المكان وفي زوايا الشوارع القريبة لمساعدة الحضور في العثور على المكان بسهولة عند دخول الحاضرين إلى المكان .
ويجب أن يروا لافتات إضافية توجههم إلى منطقة تسجيل الوصول للفعالية، كذلك يجب أن تكون هناك أيضاً علامة كبيرة بها إرشادات لتنزيل تطبيق الفعالية (إذا كان الحدث الخاص بك يحتوي على تطبيق).
5. تأكد من أن مكان الحدث الخاص بك به اتصال WiFi قوي:
قبل بدء الحدث الخاص بك تأكد من أن المكان به اتصال wifi قوي وأن طاولة تسجيل الوصول الخاصة بك مو
ضوعة بالقرب من منافذ الطاقة إذا كانت الأجهزة التي تستخدمها للتحقق من الأشخاص الذين يحتاجون إلى الشحن.
للتأكد من أن عملية تسجيل الوصول تعمل حاول استخدام النظام الأساسي لتسجيل زوار الفعاليات قبل يوم الحدث خلال الأوقات التي تتوقع فيها تسجيل وصول الأشخاص.
من المحتمل أنك تقوم بتسجيل حضور حدث في أحد الفنادق وبسبب الاستخدام الكثيف في الصباح يكون الإنترنت بطيئًا لذلك من الأفضل معرفة أنماط استخدام الإنترنت المرتبطة بمكان الفعالية الخاصة بك قبل الاضطرار إلى تسجيل الوصول للعديد من الحاضرين المتحمسين للحدث.
تعزيز تجربة التسجيل في الموقع
المهم في هذه المرحلة من الفعالية هو ترك انطباع أول جيد عند الحاضرين ونظرًا لأن التسجيل في الموقع وتسجيل الوصول هو أحد الأشياء الأولى التي يختبرها الحاضرون في اليوم الأول .
فأنت تريد أن يتم ذلك بسلاسة وسرعة قدر الإمكان من خلال إنشاء عملية فعالة سوف تساعد في تحديد طريقة إيجابية واحترافية لبقية الحدث الخاص بك.
غالباً ما تؤثر الطوابير الطويلة وأوقات الانتظار بالإضافة إلى أخطاء الكمبيوتر والمعلوماتية في تجربة الحضور بشكل سيء.
هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه برامج إدارةتسجيل زوار الفعاليات الصحيحة عند إقرانها بفريق عمل متعاون ومحترف.
يمكن أن تساعد البرامج والطابعات والأكشاك في جعل هذه الخطوة الأولى الحاسمة في فعاليتك خطوة سهلة وتنظم سير الفعالية حتى النهاية بكل سهولة ودقة.
عند التفكير في عملية التسجيل في الموقع اسأل نفسك الأسئلة التالية لتضمن أنك تنشئ تجربة رائعة سيتذكرها الحاضرون … بطريقة جيدة!
- هل هناك خيارات كافية لتقليل أوقات الانتظار؟
- كيف تقلل من فرصة الخطأ؟
- هل تقوم بتتبع بيانات كافية عند تسجيل الوصول؟
- تقديم خدمة ذاتية التسجيل / الوصول
- قم بإعداد أكشاك الخدمة الذاتية بالقرب من مكاتب التسجيل حيث يمكن للحاضرين التحقق من المعلومات الخاصة بهم وطباعة المواد الخاصة بهم.
إذا سمحت للحاضرين في اللحظة الأخيرة بالمرور خلال عملية التسجيل بأكملها على الأكشاك أيضاً فتأكد من أنه يمكنهم قبول جميع طرق الدفع المناسبة.
للمساعدة في زيادة سرعة عملية الخدمة الذاتية ، قم بتحميل بيانات المسجل مسبقًا من الأحداث السابقة لإفادة الحاضرين المخلصين بشكل أكبر.
الأكشاك في المطارات أو محطات القطارات
لن يؤدي إعداد أكشاك تسجيل الوصول في مراكز النقل مثل المطارات ومحطات القطارات إلى تسجيل الحضور فحسب بل يمكن أيضاَ تهيئتها لإخطار فندق الحاضرين بوصولهم إلى المدينة والتوجه إلى الفندق .
لذلك يمكن إجراء ترتيبات الغرفة المقابلة، كما يمكن لهذه الأكشاك أيضاً تنبيه خدمات النقل وإبلاغ السائقين بوصول عميلهم التالي وسيكون جاهزاً قريباً للاستلام وكل هذا سيساعد في جعل عملية التسجيل أكثر سلاسة.
يمكن أيضاً إعداد أكشاك تسجيل الوصول الذاتي في فنادق الحضور ويمكن استخدام هذه الأكشاك ليس فقط لتسجيل الحاضرين أو تسجيل وصولهم للحدث ولكن يمكن أيضاً استخدامها لطباعة شارة حدث زائر لتقليل عدد الخطوط في الحدث.
الأكشاك في مرآب وقوف السيارات وفي مكان الحدث الخاص بك هناك طريقة أخرى لاستخدام الأكشاك لتقليل خطوط التسجيل إلى الحد الأدنى وضمان انطباع أول جيد لدى الحضور .
وهي توفير أكشاك في مواقف السيارات أو المرائب لإغراء الحضور للتسجيل في هذه الأكشاك ويمكنك توفير مواقف مخفضة للسيارات إذا قاموا بالتسجيل في الحدث الخاص بك في هذه الأكشاك.
طباعة شارات الحضور في الموقع
إذا كنت تريد توفير الوقت فقم بطباعة شارات الحضور وبيانات الاعتماد الأخرى في الموقع بدلاً من الطباعة قبل الحدث .
لن يضطر الحاضرون إلى الانتظار بينما يقلب فريق العمل لديك مئات (أو حتى الآلاف) من الشارات المطبوعة مسبقاً ويمكن إكمال أي تغييرات أو تعديلات في اللحظة الأخيرة شخصياً.
تتبع البيانات
فكر في البيانات القيمة التي يمكنك تتبعها أثناء عملية تسجيل الوصول/التسجيل على سبيل المثال يمكن أن يكون عدد الحاضرين الذين استخدموا أكشاك الخدمة الذاتية على أولئك الذين قاموا بتسجيل الوصول شخصياً أو عدد المسجلين في اليوم أو اللحظة الأخيرة .
أكبر عدد من التسجيلات في وقت معين ويمكن أن تساعدك هذه الأرقام في تحديد نسبة الموظفين إلى أكشاك الخدمة الذاتية أو الحصول على مساحة تسجيل وصول أكبر .
في العام المقبل ولكن قبل كل شيء يمكن أن تساعد في ضمان حصول الحاضرين على أفضل تجربة في الموقع يمكنك تقديمها.
استخدم تطبيق Mobile Event
يمكن للحاضرين استخدام تطبيق أحداث الهاتف المحمول الخاص بك للتسجيل والتحقق من الحدث الخاص بك .
في الواقع إذا كنت تستخدم تطبيقاً لحدث الهاتف المحمول متكامل تماماً لإدارة الأحداث فسيتم تحميل جزء تسجيل الوصول مسبقاً بمعلومات الحضور لذلك لن يضطروا إلى إعادة إدخال معلوماتهم أثناء تسجيل الوصول.