مع التطور التكنولوجي الكبير والمتسارع تصل الشركات النامية في النهاية إلى نقطة لم تعد فيها جداول تخزين البيانات التقليدية تلبي حاجة هذه الشركات. وهنا يأتي دور برامج تخطيط موارد الشركات ERP حيث تقوم أنظمة تخطيط موارد الشركات بجمع وتنظيم المعلومات التجارية الرئيسية ومساعدة المؤسسات على إدارة العمليات بطريقة فعالة ومرنة، لتتمكن الشركات من النمو والنوسع بشكل اسرع.
إن اهم المكونات التي يعتمد عليها نظام ERP هي الأنظمة المحاسبية الضخمة والمتكاملة مع برامج الإدارة والتخزين والمستودعات والتوزيع لنصل في النهاية الى نظام متكامل قادر على إدارة جميع عمليات الشركة أو المؤسسة، حيث يعرف المتخصصين في مجال الأعمال مصطلح “تخطيط موارد الشركات” ، لكنهم قد لا يعرفون بالضبط ما يمكن أن يفعله برنامج تخطيط موارد الشركات لشركاتهم. لذالك سنشرح بالضبط ما هو تخطيط موارد الشركات، وكيف يعمل ، وما يمكن أن يفعله لعملك ، وكيفية اختيار افضل برنامج محاسبة للشركات في السعودية والحل المناسب وغير ذلك الكثير.
تابع القراءة للحصول على إجابات عن أي أسئلة لديك حول أنظمة تخطيط موارد الشركات.
ماهي أنظمة تخطيط موارد الشركات (ERP)؟
يتكون نظام تخطيط موارد الشركات (ERP) من عدد من البرامج والوحدات البرمجية المختلفة والتي تشكل مع بعضها نظام متكامل يضم المحاسبة والإدارة والتخزين والمستودعات والتصنيع مع مجموعات من الميزات المصممة خصيصًا لجوانب مختلفة من العمل، بما في ذلك انظمة الإدارة والمحاسبة.
سوف نذكر تحليل سريع لعمل أهم وحدات أنظمة تخطيط موارد الشركات والأكثر استخدامًا.
الشؤون المالية:
الأنظمة المحاسبية والمالية هي أساس عمل كل نظام تخطيط موارد الشركات تقريبًا، حيث تدير دفتر الأستاذ العام وجميع البيانات المالية ويتتبع كل معاملة، بما في ذلك الحسابات الدائنة (AP) والحسابات المدينة (AR) ، ويتولى التسويات والتقارير المالية.
المشتريات:
برامج المشتريات تدير عمليات الشراء في النظام، سواء كانت مواد أولية أو بضائع تامة الصنع. يقوم النظام بعملية أتمتة طلبات عروض الأسعار وأوامر الشراء، وهو متكامل ويمكن ربطه مع عمليات تخطيط الطلب، ليقلل الشراء الزائد وويحسن الشراء الأقل للعناصر والأدوات المهمة في منشأتك.
إدارة المخزون:
تُظهر وحدة إدارة المخزون مستويات المخزون الحالية وصولاً إلى مستوى SKU وتقوم بتحديث هذه الأرقام في الوقت الفعلي. كما أنه يظهر المقاييس الرئيسية المتعلقة بالمخزون. حيث تحتاج أي شركة قائمة على المنتجات إلى هذه الوحدة لتحسين المخزون في متناول اليد بناءً على الطلب الحالي والمتوقع.
إدارة الطلبات:
يقوم نظام ERP بمراقبة طلبات العملاء وتحديد أولوياتها من جميع الفروع ومنصات البيع المربوطة مع النظام فور وصولها وتتبع تقدمها من خلال التسليم. يمكن لوحدة إدارة الطلبات تسريع أوقات التنفيذ والتسليم وتحسين تجربة العميل.
إدارة المستودعات:
تعمل وحدة إدارة المستودعات بشكل رئيسي على توجيه أنشطة المستودعات مثل الاستلام والاختيار والتعبئة والشحن. كما يمكنه توفير الوقت والتكلفة في المستودع من خلال تحديد طرق أكثر كفاءة لتنفيذ هذه المهام.
إدارة علاقات العملاء (CRM):
CRM هو وحدة نمطية شائعة للشركات في مجموعة واسعة من الصناعات. لأنه يتتبع جميع الاتصالات مع العملاء ويساعد في إدارة العملاء المحتملين ويمكن أن يعزز خدمة العملاء ويعزز المبيعات.
التصنيع:
يمكن أن يكون التصنيع معقدًا ، وتساعد هذه الوحدة الشركات على تنسيق جميع الخطوات التي تدخل في صنع المنتجات. يمكن أن تضمن الوحدة أن الإنتاج يتماشى مع الطلب ومراقبة عدد العناصر قيد التنفيذ والعناصر النهائية.
التجارة الإلكترونية:
تسمح وحدة التجارة الإلكترونية لتجار التجزئة والعلامات التجارية بإدارة الواجهات الخلفية والأمامية لمتاجرهم عبر الإنترنت. كما يمكنهم تغيير شكل الموقع وأسلوبه وإضافة صفحات المنتج وتحديثها باستخدام هذا النظام.
أتمتة التسويق:
تدير هذه الوحدة جهود التسويق عبر جميع القنوات الرقمية والبريد الإلكتروني والويب والشبكات الاجتماعية وتمكن المؤسسات من تحسين وتخصيص رسائلها. كما يمكن لأداة أتمتة التسويق أن تعزز العملاء المتوقعين والمبيعات وتشجع العملاء على اتخاذ قرارت الشراء.
مميزات برنامج الحسابات العامة :
يعد برنامج الحسابات العامة جزء اساسي من برامج ERP ولا يمكن الاستغناء عنها، لان برنامج الحسابات العامة هو المسؤول عن تحويل كافة الحركات التي تتم على باقى أجزاء الى قيود محاسبية يتم ترجمتها من خلاله ( برنامج الحسابات العامة ) الى تقارير وقوائم مالية تظهر الأداء المالي للشركة، ليستطيع صاحب المنشأت من الرقابة واتخاذ القرارات حسب التقارير، ويتميز البرنامج انة يمكنه اجرء العمليات الحسابية لإدارة حسابات الشركة كجزء منفصل، حيث يعمل البرنامج القيود والتسويات المحاسبية وايضا إدارة النفقات المحاسبية والتحكم بها وعمل الارقام الضريبية و التحكم فى الفترات الضريبية وغيرها.
من خلال البرنامج يمكنك تصميم عدد غير محدود من الواجهات البرمجية حسب حاجة كل مستخدم وتحديد صلاحيات كل مستخدم لتظهر لديه الاواجهات والارقام المحاسبية الخاصة بعمله فقط ومن اهم الميزات أن البرنامج يتعامل مع أكثر من عملة من اكثر من موظف بنفس الوقت ويقوم بعمليات المحاسبة والتدقيق بشكل تلقائي، ويمكن لبرنامج الحسابات العامة ان يظهر مجموعة كبيرة من التقارير المالية مثال(تقرير حساب الأستاذ العام – تقرير حساب الاستاذ المساعد – تقرير حساب الاستاذ المساعد / مركز تكلفة – تقارير الميزانية – تقارير الموازنة التقديرية – المركز المالى – قائمة الدخل – التدفقات النقدية – التغيرات فى حقوق الملكية …. وغيرها ) من التقارير ، كما يمكن تعديل البرنامج للحصول على اي تقارير اضافية بحسب رغبة المستخدم .
المهام الأساسية لنظام ERP (تخطيط موارد الشركات) :
- تعريف معلومات المنشأة وبياناتها الأساسية.
- تهيئة العملات والفترة المالية المناسبة لطبيعة نشاط المنشأة وتحديد بداية ونهاية الفترة المالية (شهرية، فترية، …).
- تعريف البيانات الأساسية كالدليل المحاسبي والأدلة الفرعية (مراكز تكلفة، مشاريع، أنشطة، …).
- إعداد قوائم الدليل المحاسبي بمختلف مستوياتها وتصنيفاتها مع ربط كل حساب بالتقرير الختامي كقائمة المركز المالي وقائمة الدخل.
- تحديد الحسابات الوسيطة المستخدمة في القيود المحاسبية الآلية (فروق العملة).
- ارتباط الحسابات بالوظيفة التي تؤديها حسب تصنيفها كـالصناديق والبنوك والعملاء والموردين وذمم الموظفين.
- تعريف المستخدمين وتصنيفهم في مجموعات وإدارة صلاحياتهم وفق الهيكل التنظيمي.
- تنبيهات مختلف العمليات وصلاحية ظهورها للمستخدمين وظهور الشاشات المفضلة.
- إجراء النسخ الاحتياطي وحفظ بيانات المنشأة بإجراءات أمان عالية.
- إغـلاق الفتـرة المـالـيـة المعـتـمـدة وإجـراء المعـالجـات اللازمة لفتح سـنة جـديـدة ونقل أرصـدة الحسـابـات والمخـزون والأصول من الأرصـدة في نهـايـة السـنـة السابقة إلى بداية السنة الجـديـدة.
- سرعة الوصول للحسابات المفضلة وهي حسابات مختارة من الدليل المحاسبي يتم استخدامها بصورة متكررة.
- تسهيل التواصل الآمن والسريع بين المستخدمين بالرسائل الداخلية.
- تصميم جدول مهام يومية للمستخدم وتنبيهه بالمهام المقرر تنفيذها.
- حفظ بيانات الاتصال لجهات وشخصيات تحتاج المؤسسة للتعامل معهم بدفتر عناوين سهل الاستخدام.
- تصميم الفاتورة بشعار المنشئة باستخدام المعلومات المسجلة في تهيئة النظام.
- وفرة في التقارير بشتى انواعها ومميزاتها، والوفرة في اختيار بيانات الفلترة حسب الحاجة.
- سهولة في زيادة الأصناف و تتبع المخزون.
- نظام نقاط البيع عن طريق الويب, مع توفر اصدار سطح المكتب.
- دعم كامل لضريبة القيمة المضافة (VAT)
- أداة الباركود تساعد مستخدميها لطباعة الباركود بكميات كبيرة واستخدامها على الحزم والعناصر.
- يتوفر في النظام نظام بطاقات الاستفسار اون لاين ويتم الاجابة عن اي تسائل او المساعدة في حل اي اشكال آنيا
- النظام ويب يمكنك استخدامه في اي مكان وعلى اي جهاز داخل وخارج المنشئة، وهذه الميزة تخص المدراء ومجلس الادارة في متابعة تقارير العمل ونتائج العمليات على النظام، والحصول على تقاريرهم باي وقت.
- يتمتع النظام بخدمة الرسومات البياناتية الخاصة بالعمليات (مبيعات، مشتريات، ضريبة، …….).