المهمة الأساسية لبرنامج الاتصالات الإدارية هي أتمتة المعاملات وسير العمل بطريقة سهلة وبسيطة ونحن في شركة الحلول الواقعية صممنا البرنامج لكي نمكن الصناعة المالية من أتمتة العمليات وتدفقات العمل للاستفادة من قوة البيانات وزيادة الانتاجية وتقليل التكلفة.
مع برنامج الاتصالات الإدارية لم تعد المؤسسات المالية بحاجة إلى التفكير في إعادة هندسة شاملة للنظام وجميع الالتزامات المرتبطة بالوقت ورأس المال بل يمكن للبنوك والصناديق ومديري الأصول على حد سواء حماية بنية مؤسستهم في المستقبل بشكل فعال من حيث التكلفة والدفع نحو أتمتة سير العمل بالكامل.
برنامج الاتصالات الإدارية منصة أتمتة المعاملات بدون كود حيث باستخدام البرنامج يمكنك أتمتة عمليات الأعمال عبر أنظمة وقنوات وأنواع بيانات متعددة وأطراف ثالثة عبر نظام أساسي سهل الاستخدام بدون كتابة كود برمجي.
كما يساعد في حلول الأتمتة التالية:
- معالجة الدفع والخدمات.
- معالجة تجارة أسواق رأس المال.
- عمليات الصندوق.
- بيانات المؤسسة والعمليات وأتمتة سير العمل.
- تسوية المدفوعات والتسويات التجارية.
- محرك المدفوعات في الوقت الحقيقي.
- إدارة الحالة المالية وأتمتة سير العمل.
- معالجة الاستثناءات والأتمتة.
- التدقيق والإبلاغ عن سير العمل.
التواصل هو مهارة عمل أساسية تشمل القراءة والاستماع والتحدث والكتابة و تتضمن الاتصالات الإدارية كتابة المراسلات التجارية مثل المذكرات والإشعارات والتقارير والرسائل والتحدث في الاجتماعات والعروض التقديمية والاستماع إلى جميع مستويات الموظفين وزملاء العمل والرؤساء ليكونوا منتجين وفعالين في شركتك كما تؤثر جودة الاتصالات على الأعمال التجارية في العديد من المجالات بما في ذلك علاقات العمل وفعالية المبيعات وتصورات القيادة.
أهداف الاتصال في الأعمال
الأهداف الأساسية الأربعة لاتصالات الأعمال هي فهم المتلقي واستجابة المتلقي والعلاقة الإيجابية والنوايا الحسنة التنظيمية و يجب أن تكون الرسائل واضحة حتى يفهم المستلم ما يتصل به المرسل ويطلب منه الرد بشكل مناسب و يتحمل المرسلون مسؤولية بناء علاقات مواتية وحسن نية لشركاتهم من خلال الاتصالات المهنية الإيجابية.
أنماط الاتصالات التجارية
هناك أنماط مختلفة من الاتصالات التجارية تعكس هيكلها والغرض منها على سبيل المثال تتدفق الاتصالات الداخلية لأعلى أو لأسفل أو أفقيا بين المرسل والمستقبل و من أمثلة الاتصالات التي تتدفق إلى أعلى التقارير والمقترحات و الاتصالات التي تتدفق إلى أسفل هي سياسات وتوجيهات المؤسسة تتدفق الاتصالات الأفقية بين مجموعات العمل أو الأفراد الذين يحتاجون إلى مشاركة المعلومات أو الجهود و الأنماط الأخرى في الاتصالات التجارية الإدارية رسمية وغير رسمية وخطية وشفوية.
عملية التواصل
يلعب كل من المرسل والمتلقي أدواراً مهمة في عملية الاتصال لكن المرسل يتحمل مسؤولية أكبر للتأكد من نجاح الاتصال كما تتدفق الاتصالات الكتابية والشفهية عبر قنوات مختلفة ويجب على المرسلين استخدام القنوات الأكثر ملاءمة لجمهور معين للحصول على أفضل النتائج و على سبيل المثال يجب أن يكون الإعلان عن سياسة جديدة في مذكرة رسمية لإنشاء سجل دائم ويمكن الإعلان عن أفضل ثلاثة مندوبين في اجتماع المبيعات ثم وضعهم في النشرة الإخبارية للشركة.
معوقات الاتصالات التجارية
يمكن أن تفشل اتصالات الأعمال المعدة بعناية إذا لم يتم النظر في العوائق وإزالتها و يمكن أن تحدث الحواجز أثناء أي جزء من عملية الاتصال و تشمل العوائق الشائعة التي تحول دون التواصل الناجح الاختيار السيئ للكلمات أو القواعد النحوية غير الصحيحة والهجاء وعلامات الترقيم التي تجعل الرسالة غير واضحة أو يستشعر المستلمون الآثار والاستنتاجات وربما يسيئون تفسير المعنى كما تشمل حواجز الاتصال الأخرى الأكثر دقة قلة اهتمام المستلمين وصعوبة اللغة والتحيز.
أهم الوظائف التي يقوم بها نظام الاتصالات الإدارية
- الربط المركزي بين جميع الإدارات أو بعضها.
- إدارة المراسلات الداخلية والخارجية مع جميع الإدارات والشركات.
- التوافق التام مع برامج الموارد البشرية وأنظمة الرواتب والنظام المالي ونظم إدارة المشروعات في الشركات.
- تصنيف المعاملات في اماكن خاصة حسب نوع المعاملة وإمكانية التعامل معها حسب صلاحية الموظفين داخل كل إدارة.
- إمكانية تصدير أو إرسال المعاملة لعدة جهات مع إمكانية إعادة توجيهها على عدة مستويات من الإدارة المعنية بالمعاملة.
- يستطيع النظام إرسال ملفات مرفقة عن طريق اختيار ملفات مخزنة سابقا لدى الموظف أو عن طريق المسح الضوئي المباشر للمستندات وإرفاقها مع المعاملة.
- سهولة ترتيب وتنظيم المعاملات مع أمكانية البحث عن اي معاملة بسهولة عن طريق رقم المعاملة أو الأسم او اسم الموظف المسؤول عنها.
- يوفر النظام إصدار تقارير فورية تحتوي على جميع الحركات والتعديلات التي تمت على المعاملة حيث تعطي التقارير صورة واضحة لمتابعة الموظفين وتسهيل عملية اتخاذ القرار من قبل الإدارة.
عوامل نجاح برنامج الاتصالات الادارية
اللباقة ونبرة المحادثة:
سواء تم التواصل عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني يجب أن يكون لرسالة العمل نغمة غير رسمية وممتعة ومحادثة و من المهم أن تتحدث بطريقة ودية وجذابة تشجع على الرد من المتلقي و الامتناع عن أن يبدو عاطفياً أو تصادمياً أو يشتكي وبدلاً من ذلك كن مهذباً باستخدام كلمات وعبارات إيجابية مثل من فضلك و شكرا لك و نحن نقدر و مع أطيب التحيات.
إيجاز الرسائل التجارية:
يعد الإيجاز عنصرا مهما جدا في الاتصالات التجارية احرص على إيصال وجهة نظرك بأدب واعرض فكرتك أو ما يقلقك في أقل عدد ممكن من الكلمات و تجنب استخدام الجمل التكميلية والتعبيرات المطولة وتجنب المحتوى المتكرر يوفر برنامج الاتصالات الإدارية الوقت والمال لكلا الطرفين من خلال التخلص من الصياغة غير الضرورية وتقديم تحية مهذبة وبيانات ذات صلة ودعوة للرد فقط فإنك تظهر أهمية أفكارك أو مخاوفك و يقترح أن تصل مباشرة إلى موضوع الرسالة وأن تتجنب الكلمات الحشو والصياغة ولا تعيد صياغة المراسلات السابقة.
الصواب والدقة:
إن ترك رسالة أو إرسال بريد إلكتروني بمعلومات أو محتوى خاطئ ليس أمرا محرجا فحسب بل إنه أيضا غير مهني ويستغرق وقتا طويلا ومكلفا وعندما تتضمن أخطاء في رسالة عمل أسماء بها أخطاء إملائية أو معلومات شخصية للمستلم فإنها تصبح مسيئة أيضا وقبل إرسال بريد إلكتروني أو طلب رقم عميل أو شركاء تأكد من التحقق من صحة الحقائق والتحقق من جميع الأرقام أو المبالغ القابلة للتطبيق.
تأكد دائما من أن لديك الاسم الصحيح والتهجئة والنطق الصحيح للشخص الذي يمكن الاتصال به للاتصالات الكتابية والشفوية وعند إرسال رسائل مكتوبة استخدم دائما القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم الصحيحة والتدقيق اللغوي قبل الإرسال.
الوضوح والتوجه:
الوضوح هو أحد أهم مكونات رسالة الأعمال الناجحة ويجب أن تذكر عملك بوضوح دون أن تتغلب على الأمر و هذا يعني توضيح أهدافك أو رغباتك حتى يفهم الناس قيادتك وأفكارك وسيحترمونك من أجلها استخدم المصطلحات المألوفة والجمل القصيرة وتجنب المصطلحات الفنية والمصطلحات التجارية للتخلص من الارتباك المحتمل أو التخمين للقارئ أو مستلم المكالمة يجب ألا يكون هناك حاجة للمتلقي للتساؤل أو فك الشفرة أو ترجمة القصد من رسالتك.
التحديد والخصوصية:
التحديد بمعنى كونه محدداً وحيوياً بدلا من الغموض والترهل يعد أمرا ضروريا لفعالية رسائل عملك والهدف هو إنشاء صورة حية وفهم واضح لرسالتك في وعي المستلم استخدم أفعالا قابلة للتنفيذ و أوصافاً واضحة ولغة محددة وملموسة لإثارة الاهتمام كذلك استخدم الحقائق والأرقام بدلا من التعميمات الغامضة و كن وصفياً و محدداً قدر الإمكان دون التضحية بالإيجاز.