نظام الفنادق و برامج إدارة النزلاء هي أدوات داعمة لقطاع عمل الفنادق وإدارتها الذي يتطلب السرعة والحزم في ظل ظروف العمل التي تتغير بشكل متكرر.
باستخدام هذه التقنيات يكسب أصحاب الفنادق الوقت والتنظيم الأفضل ويكونون قادرين على إضفاء الطابع الاحترافي على إدارة الفنادق.
يربط العديد من المتخصصين في إدارة الفنادق كلمة “أتمتة” بشيء معقد وصعب .
لكن أتمتة العمليات وتنظيمها هي بالضبط ما يجعل برامج إدارة النزلاء أداة منتجة وفعالة حيث تشترك هذه الأنظمة مع التقنيات والبرامج الأخرى المختصة بأتمتة العملية.
أنظمة إدارة الفنادق مصممة خصيصاً للقيام بمهام أتمتة عمليات فندقك وتخزينها في قاعدة بيانات كبيرة .
و هذا يسهل الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان لتسهل عليك عملية الإدارة والقيام بالمهام نيابة عنك.
أهم مكونات برامج إدارة النزلاء
– نظام إدارة الممتلكات:
لنبدأ بـنظام إدارة الممتلكات هو النظام الأكثر أهمية حيث لديه إمكانيات للتكامل مع أنظمة الإدارة الأخرى مثل CM ومحركات الحجز.
هناك العديد من الشركات التي تبيع برامج إدارة النزلاء ومنها شركة الحلول الواقعية حيث لدينا نظام مميز سهل الاستخدام وبعيد عن التعقيد والصعوبة .
ليتمكن موظفيك من العمل عليه بسهولة وتدريب الموظفين الجدد بزمن قصير ليتمكنوا من العمل مع مكونات النظام .
تحتوي أنظمة إدارة الممتلكات على وظائف كثيرة يتم نمذجتها لتناسب طبيعة فندقك أو سلاسل الفنادق لديك.
أساسيات نظام الفنادق هي حالة الحجز ولوحة التحكم وإدارة وتخصيص الغرف، وكل ما يتعلق بالتخطيط والإدارة المالية .
كذلك يحتوي الوظائف المهمة لإدارة الفنادق مثل التقويم مع جميع تفاصيل الحجز التي تشمل أسماء الضيوف وتواريخ الحجز وأسعار الغرف وفترة الإقامة والمزيد.
– نظام إدارة قنوات الحجز:
وصل مسافر للتو إلى فندقك بدون حجز تتوفر غرفة عادية وقد حجزها وكيل مكتب الاستقبال لهذا الضيف الجديد .
ستكون الخطوة التالية للوكيل هي ملء معلومات الضيف في نظام إدارة الممتلكات، والتي ستحدث مباشرة مخزون غرف الفندق في نظام الحجز المركزي.
عند إجراء أي عملية حجز سيتم التحديث تلقائياً في جميع قنوات توزيع البيع بالفندق وجميع المواقع التي تبيع من خلالها على الانترنت وقنوات البيع الأخرى.
لذلك ما يفعله مدير القناة هو تحديث جميع حجوزات الفندق في وقت واحد في قناة واحدة .
وسيتم التحديث في جميع القنوات بدلاً من الاضطرار إلى الوصول إلى كل واحد منهم يدوياً حيث يقوم برنامج إدارة النزلاء ببساطة بذلك نيابة عنك.
والعكس صحيح أيضًا عندما يحجز مسافر غرفة من خلال الحجز عن طريق الانترنت يتم تحديث التوافر تلقائياً في نظام الحجز الخاص بك.
إذا نظام الفنادق هو نظام يقوم بأتمتة إدارة الأسعار وتوافر الحجوزات في كل قناة بيع عبر الإنترنت يعمل معها الفندق .
هذا هو النظام الرئيسي الذي يمنع فندقك من الحجز الزائد وتقلبات الأسعار.
– محرك الحجز عبر الإنترنت
الحجوزات المباشرة ضرورية للصحة المالية للفندق إنه مبدأ أساسي لإدارة الإيرادات .
إن الاعتماد بشكل كبير على مبيعات والحجوزات المباشرة غير كافي في هذه الأيام ومع انتشار الانترنت بقوة في جميع المجالات.
سيوفر محرك الحجز الجيد عبر الإنترنت على موقع الفندق الخاص بك مزيداً من الاستقلالية والتحكم في مخزون غرفتك الخاصة.
مما يقلل من مقدار العمولة المدفوعة للوكالات عبر الإنترنت.
محرك الحجز هو المدخل الرئيسي لموقع الفندق و يمكن للمسافر الوصول إليه من خلال منصات مختلفة مثل برنامج الدردشة الآلي الخاص بالفندق.
يجب أن تضع في اعتبارك أن جزءاً كبيراً من حركة المرور الخاصة بك على الانترنت يتم عبر الهاتف المحمول .
لهذا السبب يجب أن تتأكد من أن محرك الحجز عبر الإنترنت يعمل بشكل جيد مع الهواتف الذكية.
كذلك يجب أن لا تنس الحجوزات عبر الانترنت التي تم إجراؤها من خلال وسائل التواصل الاجتماعي وتطبيقات المراسلة فهي عامل مهم في جلب الحجوزات لفندقك.
– إدارة علاقات العملاء (CRM):
صناعة الفنادق متعددة القنوات ويتواصل المئات من المسافرين يومياً عبر الهاتف والتطبيقات النصية وقنوات الاتصال الأخرى عبر الإنترنت .
من خلال نظام إدارة علاقات العملاء يمكن للفندق جمع جميع بيانات المسافرين وتنظيمها وتصورها كل ذلك في نظام واحد مضمن في برامج إدارة النزلاء.
النظام قادر على إرسال رسائل البريد الإلكتروني وإنشاء قاعدة بيانات ذكية تسهل التعامل مع العملاء وتقسيم ملفات تعريف الضيوف وإجراء استطلاعات الرأي والعديد من الأنشطة الأخرى.
– نظام إدارة الإيرادات:
تعتبر استراتيجيات الإيرادات للفنادق عملية معقدة لأن الأسعار في الفنادق متقلبة تعتمد على الوقت والمواسم في السنة .
حيث إذا كان الموسم منخفضاً أو مرتفعاً، وأحداث المدينة والسيناريوهات الأخرى التي يصعب التنبؤ بها.
لمساعدة أصحاب الفنادق في اتخاذ هذا النوع من القرار دون الانغماس في الأرقام والرسومات والمزيد من الأرقام التي لا معنى لها .
يمكن لنظام إدارة الإيرادات القيام بهذا العمل التحليلي نيابة عنك.
يمكنه التنبؤ بالمعدلات ومساعدتك في التحكم في مخزون الغرفة .
كذلك سيتم تقديم توصيات الأسعار في الوقت الفعلي مع مراعاة تسجيل الوصول والمغادرة للضيوف وفترة الإقامة والإلغاء وغير ذلك.
ميزات برامج إدارة النزلاء من شركة الحلول الواقعية
1. توفير الوقت في مهام الإدارة:
سيؤدي برنامج إدارة النزلاء المناسب إلى تقليل الوقت الذي تقضيه في المهام الإدارية اليدوية بشكل كبير .
حيث يقوم البرنامج بمعظم العمل ويتيح لك تحويل وقتك إلى مهام أكثر أهمية مثل خدمة ضيوفك.
سوف يمكنك نظام إدارة الفنادق مع كل قسم في الفندق الخاص بك من غدارة الحجوزات إلى إدارة الإيرادات والتدبير المنزلي والصيانة الدورية .
لذلك إذا اخترت النظام المناسب يمكنك توفير الكثير من الوقت في جميع مجالات عملك تقريباً مما يزيد أيضاً من إنتاجية موظفيك ورضاهم.
2. طور علاقات قوية مع ضيوفك:
ستعمل تجربة تسجيل الوصول والمغادرة المبسطة بشكل أكبر على تعزيز سعادة ضيفك وهذا شيء من تحسين الاتصال والخدمات الإضافية .
سيزيد أيضاً من ولاء الضيف لفندقك ومن المرجح أن يعني اختيار أفضل برنامج إدارة نزلاء زيادة مستوى الاحتفاظ بالنزلاء والموظفين.
3. زيادة ظهورك على الإنترنت:
يعد البرنامج المناسب عاملاً مهماً في تطوير تواجدك عبر الإنترنت .
حيث يمكنك دمج برامج مواجهة الضيوف مثل محركات حجز الفنادق وروبوتات الدردشة وبوابة الضيف مع تصميم موقع الويب الخاص بك .
مما يتيح لك قبول الحجوزات عبر الإنترنت فورا وجعل الضيوف يشعرون بالثقة في اختيارهم للحجز معك مباشرةً.
4. تطبيق نظام فعال لإدارة الإيرادات:
تتضمن معظم أنظمة إدارة الفنادق أدوات تسعير وميزات أخرى لتحسين الإيرادات، لقد ولت الأيام التي يكون فيها سعر موسم الذروة وسعر موسم منخفض .
إذا كنت لا تحدد الأسعار بطريقة أكثر مرونة فإنك تخسر الحجوزات ولا تحقق أقصى استفادة من الضيوف الذين يحجزون لديك .
يجب أن تكون قادراً على إنشاء وتخصيص أسعار المنتجات وتبعيات الأسعار والعروض والقواعد الخاصة مثل أسعار العروض.
5. إدارة وظائف التوزيع:
يجب أن تكون سحابة الضيافة الحديثة قادرة على الاتصال بسهولة بمدير القناة حتى تتمكن من الإعلان عبر العديد من القنوات والترويج بسهولة لعملك عبر وكالات السفر عبر الإنترنت وخدمات الحجز الخاصة بالطرف الثالث.
يوفر معلومات في الوقت الفعلي ستساعدك على زيادة عدد الحجوزات ونشر الوعي بممتلكاتك.
6. زيادة الحجوزات:
يجب أن تعمل كل ميزة في نظام إدارة الفنادق على تحسين العدد الإجمالي للحجوزات .
سواء كنت تنوي استكشاف أسواق جديدة أو زيادة الحجوزات في الموسم المنخفض فإن نظام المناسب يدور حول تحسين وتعظيم ما يمكنك تحقيقه.
تعد إدارة الإيرادات ومحرك الحجز المباشر ميزتين واضحتين ستساعدك في هذا الصدد.
7. تقارير يومية دقيقة:
ستتمكن فرق إدارة الفنادق والشؤون المالية والإيرادات من الوصول إلى تقارير أرباح يومية دقيقة بفضل برنامج إدارة الفنادق بالبيانات التفصيلية.
وفي الوقت نفسه ستساعدك تقارير العمليات والتسويق أنت وفريقك على اتخاذ قرارات موثوقة تستند إلى البيانات عبر عملك.
إذا كان كل شيء في السحابة فإن هذه المقاييس التي لا تقدر بثمن في متناول يدك متى احتجت إليها دون الحاجة إلى عملية تصدير وتجميع يدوية تستغرق وقتًا طويلاً.
8. منع الحجوزات المزدوجة والأخطاء اليدوية:
تمت برمجة برامج إدارة النزلاء لتجنب الحجوزات المزدوجة والحجوزات الزائدة بفضل أتمتة المهام .
تساعد أيضاً في منع الأخطاء عندما يقوم موظفو مكتب الاستقبال بإدخال بيانات العملاء المهمة مثل الاسم وتفاصيل جواز السفر وأرقام البطاقات.
وهذا يعني تجربة ضيف أفضل والمزيد من الوقت للموظفين للتركيز على عملهم المهم وبيانات عمل وتقارير أكثر موثوقية.