أصبحت الآن برامج المحاسبة للمحلات التجارية عامل أساسي من عوامل نجاح عمل شركتك ونشاطك التجاري .
وذلك لأنها تضبط جميع المعاملات الحسابية وتعمل على تنظيم هيكلية الحسابات لتستطيع الوصول الى جميع المعلومات الخاصة بعملك من أي مكان وفي اي وقت بكل سهولة.
حيث تعمل برامج المحاسبة لمحلات التجلارية على تبسيط العمليات الخاصة بالمحاسبة والدفع والربط مع البنوك واجراء المعاملات المالية بشكل عام.
سوف نتعرف في هذه المقالة على أهم برامج المحاسبة للمحلات التجارية وهي أنظمة ERP المحاسبية لإدارة حسابات الشركات الكبيرة والمتوسطة وحتى الصغيرة أيضاً.
إذا كنت تدير شركة كبيرة فلديك الكثير من الأشياء التي تقلق بشأنها ولكن ليس من الضروري أن تكون المحاسبة واحدة منها.
هناك العديد من حزم المحاسبة الكبيرة من الحجم المتوسط إلى الكبير التي يمكن أن تساعدك ليس فقط في ترتيب كتبك ولكن أيضاً في إدارة عملك بشكل أفضل وإذا كنت مستعداً لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) فهناك حلول مؤسسية رائعة أيضاً.
يمكن لبرامج المحاسبة الجيدة أن تحافظ على أموالك منظمة وتوفر تقارير ورؤى قيمة وتوفر الوقت مع الأتمتة وسيوفر أفضل برنامج محاسبة مستخدمين غير محدودين وميزات متقدمة ومئات من عمليات الدمج وأمان قوي وكل ذلك مقابل تكلفة شهرية معقولة.
تقدم برامج المحاسبة للمحلات التجارية خدمات المحاسبة والتسعير وسهولة الاستخدام ودعم العملاء والتكامل والأمان والقدرة الشاملة على تلبية احتياجات الشركات الكبيرة.
ما هو برنامج المحاسبة للشركات والمحلات التجارية؟
يتعامل برنامج المحاسبة مع الأنشطة المالية وأنشطة محاسبة التكاليف للشركة وتشمل هذه بشكل عام الوظائف التي تميل إلى أن تكون داخل قسم الشؤون المالية على سبيل المثال:
- حسابات قابلة للدفع
- الذمم المدينة
- تدفقات نقدية
- دفتر الأستاذ والميزانية العمومية
- وحدات المحاسبة
كما يساعد برنامج المحاسبة في تسريع عملية جمع ومعالجة البيانات المالية الرئيسية بحيث يمكن تبسيط التقارير المالية اللازمة. يتضمن ذلك تقارير مثل:
- الميزانيات العمومية
- بيانات الدخل
- بيانات التدفق النقدي
- بيانات الربح والخسارة.
يمكن أن يؤدي وجود حل تقني يجمع هذه المعلومات ويخزنها إلى تحسين رؤية المؤسسة بشكل كبير في صحتها المالية وتسريع عملية اتخاذ القرار وتقليل تكلفة العمالة الإدارية.
نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هو برنامج يغطي الإدارة المالية للشركة وإدارة سلسلة التوريد وإدارة علاقات العملاء وكل ذلك في نظام واحد شامل ومتكامل ويشمل أيضاً العمليات الخاصة بالصناعة التي تعمل فيها الشركة ويمكن أن تتخذ قراراتك بسرعة ودقة في هذه الأيام تستخدم العديد من الشركات أنظمة تخطيط موارد المؤسسات للبقاء في بيئة تنافسية للغاية. باختصار يساعد برنامج محاسبة تخطيط موارد المؤسسات الشركات كثيراً في زيادة معدل الإنتاجية والشفافية وقابلية التوسع والكفاءة والفعالية.
يمكن أن يناسب تلك الشركات التي ترغب في تحسين إدارة الإيرادات والمبيعات والتحكم في التدفق النقدي والعلاقات مع العملاء ويمكن أن يساعد في زيادة الكفاءة والفعالية بشكل عام للأعمال.
تساعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الشركات على تبسيط احتياجاتها المحاسبية من خلال تكامل البيانات ويوفر لك رؤية أفضل لجميع مجالات العمل وهذا يمكنك من اتخاذ قرارات أسرع وأكثر دقة تؤثر على عمليات شركتك.
الفوائد التي ستجنيها لاستخدام برامج المحاسبة لديك:
– إدارة الاحتياجات المحاسبية:
قسم المحاسبة في أي منظمة ضروري وهناك العديد من المجالات التي يمكنك إدارتها من خلال نظام تخطيط موارد المؤسسات وإليك بعضاً منها:
- يمكنك استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات لتقدير متطلبات رأس المال وإدارة النقد.
- يمكنك وضع ميزانية بدقة.
- تخصيص التكاليف لأنشطة مختلفة مثل العمالة والمواد الخام والنقل.
- إدارة المدفوعات ، بما في ذلك المدفوعات للبائعين ودفع أجور الموظفين.
- قدرات التتبع.
يمنحك نظام تخطيط موارد المؤسسات فرصة لاستخدامه كنظام إدارة مالية ويحسن الأنشطة المالية مثل جداول مدفوعات العملاء وإدارة الائتمان وتتبع الإيرادات.
من السهل إدارة الفواتير والإيرادات والمدفوعات نظراً لأنه يتمتع بمستوى عالٍ من إمكانيات التتبع وهو نظام آلي والأفضل من ذلك يمكنك استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات لتتبع الأرباح التي حققتها المؤسسة والفواتير وتحليل التكلفة والميزانية.
– جودة البيانات والمعلومات المالية:
باستخدام برامج المحاسبة للمحلات التجارية يتمتع قسم المحاسبة بوصول سهل إلى البيانات والمنظمات لديها عمليات وموارد جيدة التنظيم مما يمكنها من الحفاظ على تدابير مالية جيدة ويتم أيضاً تأمين المعلومات المالية وتمنحك فرصة للمشاركة في التأليف والإدارة والتحرير عندما يكون لديك سلطة الوصول إليها.
المنظمات التي تستخدم أنظمة منفصلة لأنشطة المحاسبة والمبيعات يتعين عليهم إدارة البيانات يدوياً ومن ناحية أخرى بالنسبة لنظام تخطيط موارد المؤسسات المتكامل للمحاسبة هناك نقل تلقائي للبيانات لذلك لا يتعين عليك إدارة البيانات يدوياً مما يجعلها أسرع ودقيقة ومتسقة.
– البيانات الآلية:
- المنظمات ذات الأنظمة الآلية قادرة على تنمية أعمالها لأنها تتمتع بالمرونة للتركيز على عملياتها الأساسية حيث يضمن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أتمتة المحاسبة الخاصة بك.
- إنه يبسط العمليات المتعلقة بحسابات القبض والحسابات الدائنة ويحسن مشاكل التدفق النقدي وإدارة النقد ويصبح من الأسهل جداً إدارة المؤسسة بأكملها عن طريق إنشاء المعلومات وتجميعها.
- يمكنك استخدام وحدات الإدارة المالية التي ستتابع بيانات المحاسبة التي تتماشى مع المعايير الدولية. لهذا السبب لديك خيارات لاختيار إطار عمل بلغات ومخططات حسابات وعملات مختلفة.
- يساعدك نظام تخطيط موارد المؤسسات في جمع البيانات المالية من مختلف الإدارات لإنشاء التقارير والبيانات المالية. هذا هو السبب في أن النظام لا يقدر بثمن لأنه يجعل العمليات أسهل في الأداء.
– أخطاء أقل:
- هناك دائما احتمال أن يرتكب الشخص خطأ أثناء التقاط البيانات يدويا ومن خلال فقدان التركيز وفقدان الإدخالات الرئيسية يمكن أن يسبب مشاكل في المحاسبة الخاصة بك ستؤثر البيانات المحاسبية غير الصحيحة على جودة التحليلات المالية والتقارير المالية و يمكن أن يكون لهذا الخطأ عواقب وخيمة على أموالك بما في ذلك المضاعفات الضريبية.
- يمنع نظام تخطيط موارد المؤسسات للمحاسبة حدوث مثل هذه الأخطاء لأن النظام مؤتمت كما يمنحك هذا معلومات دقيقة عن الوضع المالي لشركتك.
- البرامج المحاسبية للشركات والمحلات التجارية متوافقة أيضًا مع GAAP. يشير GAAP إلى المعيار المحاسبي الذي يوفر طريقة موحدة لتسجيل المعاملات المالية. لذلك ، يساعدك نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الكامل على ممارسة إعداد التقارير المالية المقبولة وفقًا لمعايير محاسبية مختلفة مثل GAAP.
خمسة مكونات رئيسية لـ برامج المحاسبة هي كما يلي:
1. التمويل:
يحتفظ بمسار لجميع بياناتك المالية بما في ذلك الحسابات المدينة والحسابات الدائنة ودفتر الأستاذ العام والتكاليف والميزانيات والتنبؤات ,يساعد في الاحتفاظ بسجل للتدفق النقدي وخفض التكاليف وزيادة الأرباح والتأكد من سداد جميع الفواتير في الوقت المحدد، كما ان التعقيد المتزايد للأعمال يجعل من المهم الحاجة إلى وجود نظام واحد لإدارة جميع المعاملات المالية والمحاسبة لوحدات الأعمال المتعددة أو خطوط الإنتاج.
2. الموارد البشرية (HR):
إنه برنامج يتعامل مع جميع المهام المتعلقة بالشخصية للمديرين والموظفين حيث يلعب الموظفون دوراً مهماً للغاية في أي منظمة فبدونهم لن يكون هناك عمل وهذا المكون مسؤول عن المدفوعات الآلية للموظفين ودفع الضرائب وإنشاء تقارير الأداء وتتبع الحضور والترقيات وتحديد ساعات العمل وساعات العطلات للموظفين.
3. التصنيع واللوجستيات:
كمجموعة من المتقدمين للتخطيط والإنتاج وتلقي الطلبات وتسليم المنتجات للعملاء يوفر لك نظرة على المستويات المطلوبة والمتحققة وهو أمر مهم للغاية للتحقق مما إذا كنت تحقق أهدافك أم لا حيث يوفر كل ملخص المخزون وخطط الإنتاج المفيدة للأعمال ويشمل تخطيط الإنتاج وإدخال الأوامر ومعالجتها أيضاً إدارة المستودعات.
4. إدارة سلسلة التوريد (SCM):
إدارة سلسلة التوريد هي شبكة من المرافق التي تقوم بشراء المواد وتحويل هذه المواد إلى منتجات وسيطة ونهائية وتوزيع هذه المنتجات على العملاء و تعمل منظمات التخطيط والتصنيع والتسويق والتوزيع والشراء من خلال سلسلة التوريد بشكل مستقل و هذه المنظمات لها أهدافها وغاياتها.
5. إدارة علاقات العملاء (CRM):
يتفاعل هذا المكون مع العملاء باستخدام تحليل البيانات لدراسة كمية كبيرة من المعلومات حيث يستهدفون الجمهور ويلاحظون ما هو مفيد لهم ويقوم بجمع بيانات العملاء من قنوات متعددة ومن ثم يخزن CRM معلومات مفصلة عن سجل الشراء العام والمعلومات الشخصية وحتى أنماط سلوك الشراء وتتمثل الفائدة التي يكتسبها في الاحتفاظ بسجل مشترٍ للعميل واقتراح مشتريات إضافية.