عند التخطيط للبدء بنشاطك التجاري في المملكة العربية السعودية يجب عليك التخطيط لاستخدام برامج محاسبية معتمدة من هيئة الزكاة والدخل .
لتتمكن من البدء باجراء الحسابات بطريقة صحيحة ومعتمدة من قبل هيئة الزكاة والدخل لذلك عملت شركة الحلول الواقعية على تطوير برامج محاسبية معتمدة من هيئة الزكاة والدخل.
نظام ERP المطور من قبل شركة الحلول الواقعية برنامج من البرامج المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والدخل .
و الذي يقوم بجميع العمليات الحسابية وإصدار الفواتير وتهيئة الدفعات وترتيب المصاريف وحساب قيمة الضريبة لكل منتج وبشكل إجمالي .
بالإضافة الى عمل نظام ERP بربط كافة الاقسام والفعاليات داخل الشركة مع بعضها.
اكتسبت حلول برمجيات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) زخماً متزايداً بين الشركات الكبيرة والصغيرة على حد سواء نظراً للقدرة على العمل المركزي في قيادة العمليات والأعمال .
وباستخدامه يمكنك جمع البيانات من وحدات الأعمال المختلفة وتخزينها وإدارتها وتفسيرها .
وبالمثل يتم استخدام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لأتمتة عمليات المكتب الخلفي وتبسيط سير العمل عبر الإدارات وعند التحسين يمكن للحل أن يؤدي إلى الكفاءة وخفض التكاليف وزيادة الربحية.
ومع ذلك لا يزال هناك الكثير من الشركات التي لم تستثمر بعد في نظام ERP في الأساس لأنها غير مدركة لما يمكن أن تفعله وكذلك ما يمكن توقعه عند تنفيذ واحدة .
لقد قمنا بإعداد تحليل متعمق للميزات والأنواع والفوائد التي تقدمها برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
الغرض من برنامج تخطيط موارد المؤسسات هو زيادة الكفاءة وتبسيط العمليات وتعزيز ثقافة التعاون في المنظمة ويؤدي هذا إلى تقليل التكاليف وزيادة الإنتاجية مما قد يؤدي في النهاية إلى تحقيق أرباح أفضل
مزايا برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP):
1. يزيد من الكفاءة:
يتم دمج العمليات التجارية مثل المحاسبة والمبيعات والتسويق والإنتاج والمخزون في نظام أساسي واحد لتخطيط موارد المؤسسات ومن الأسهل جمع البيانات والوصول إليها عبر المؤسسة مما يؤدي إلى تبسيط سير العمل عبر الأقسام.
وبالمثل يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على أتمتة المهام اليومية مثل إدخال البيانات أو إنشاء التقارير ويتم التخلص من العمليات المتكررة مما يتيح للفرق التركيز على مخرجاتها الأساسية على سبيل المثال يمكن للتسويق تشغيل تقرير يومي عن حركة مرور الويب دون الحاجة إلى تقنية التنصت أو يمكن للمحاسبة الوصول على الفور إلى إحصاءات مبيعات الأسبوع دون مطاردة مدير المبيعات.
كما يوفر تخطيط موارد المؤسسات للمديرين وأصحاب المصلحة الرئيسيين عمليات بحث سريعة بحيث تسمح لوحات المعلومات لصانعي القرار بإلقاء نظرة على مؤشرات الأداء الرئيسية عبر المؤسسة وإذا كانوا يرغبون في مزيد من التحقيق فيمكن للمديرين التعمق في التفاصيل ببضع نقرات فقط.
2. يعزز التعاون:
تخطيط موارد المؤسسات يكسر الجدران بين الإدارات بحيث يتم دمج مدخلات البيانات المختلفة في مكان واحد وتربط الطرق السريعة للعملية محطات العمل المحلية معا وهذا يتيح الإعداد للفرق التي اعتادت العمل في الفراغ التعاون بسهولة مع الفرق الأخرى داخل النظام الأساسي لتخطيط موارد المؤسسات.
علاوة على ذلك تعمل ERP على توسيع نطاق التعاون بين الفرق البعيدة والمقر الرئيسي عبر الإنترنت وحدات الأعمال الخارجية الآن على مرمى البصر من شركتها الأم حيث أن ثقافة التعاون هي الدافع للابتكار واللعب الجماعي وبشكل عام تجعل الشركات أكثر تنافسية.
3. يزيد من أمن البيانات:
تحتوي حلول تخطيط موارد المؤسسات على جدران حماية وضوابط تقييدية للحماية من خرق البيانات وهذا يعني وجود مستودع بيانات واحد أن نقاط الوصول تخضع للمراقبة الشديدة ويتركز الأمان وبالمثل تمنح قواعد أذونات المستخدم المسؤولين المرونة في قفل البيانات الحساسة دون تقييد وصول المستخدم إلى المعلومات الأخرى.
يمكن للمسؤولين أيضاً إلغاء تنشيط وصول الموظفين الذين تم إنهاء خدمتهم ومنح الإذن للموظفين الجدد بسرعة وتعرض حلول تخطيط موارد المؤسسات أيضاً أنشطة المستخدم بحيث يمكنك بسهولة اكتشاف الإجراءات غير المصرح بها أو أنماط الأنشطة المشبوهة في النظام.
4. يساعدك على الامتثال للوائح الصناعة:
تتميز العديد من حلول تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بمعايير عملية تنظيمية مدمجة وتقارير الامتثال لمساعدة الشركات على تلبية متطلبات الأعمال التي لا تعد ولا تحصى وتشترك حلول تخطيط موارد المؤسسات في بروتوكولات إعداد التقارير لجوانب مثل المحاسبة المالية ولوائح المنتجات وأمن البيانات.
5. يسمح لك بعمل توقعات دقيقة:
الشيء الوحيد الأسوء في عدم وجود توقعات هو اتخاذ الخطأ والتنبؤات تشكل الاستراتيجيات وبالتالي فمن الأهمية بمكان أن تحصل المنظمات على الصورة الحقيقية باستخدام قاعدة بيانات مركزية يقرض حلول تخطيط موارد المؤسسات (ERP) حلول الأعمال المتباينة للشركة وهي عملية موحدة مما يؤدي في النهاية إلى تعزيز تكامل البيانات.
تستخدم أدوات إعداد تقارير تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عوامل تصفية وتحليلات متقدمة لفحص البيانات بحثا عن التناقضات وتضمن ميزات برنامج تخطيط موارد المؤسسات مثل إلغاء البيانات المكررة أيضاً تحديث البيانات وخلوها من التكرار مع سلامة البيانات ويمكن للمديرين إنشاء تقارير بتوقعات واقعية وبالمثل فإن التقديرات تقع ضمن نطاق معقول من النتائج.
علاوة على ذلك تستخدم حلول تخطيط موارد المؤسسات المتقدمة المزودة بأدوات ذكاء الأعمال التعلم الآلي والخوارزمية التنبؤية التي تتيح للمستخدمين التعمق في البيانات الضخمة كما يمكن للشركات التي لديها مصادر بيانات معقدة الاستفادة من تخطيط موارد المؤسسات للحصول على رؤى خفية واكتساب ميزة تنافسية.
6. يزيد من مرونة العمليات:
يمنحك ERP أيضا الوسائل اللازمة لزيادة المرونة التشغيلية أولاً يساعدك على دمج التطبيقات الموجودة في نظامك أو تصدير بيانات تخطيط موارد المؤسسات إلى تطبيقات الأعمال الأخرى لسير عمل أكثر انسيابية.
ثانيًا يمنحك معظمها خيار إضافة المزيد من الوحدات النمطية مع نمو عملك بحيث لا تحتاج إلى استبدال نظامك ببرنامج جديد.
أخيرًا ، يمنحك ERP إمكانية التنقل حيث يمكن الوصول إليه غالباً على أي جهاز طالما أنه متصل بالإنترنت.
7. يقلل من تكاليف التشغيل:
يمكن للشركة أيضا الاستفادة من تخطيط موارد المؤسسات لخفض التكاليف وعندما يتم تبسيط العمليات ومراقبة المقاييس الرئيسية عن كثب فمن المتوقع حدوث اضطرابات وتأخيرات وأعطال وإدارة تأثيرها بشكل أفضل.
التصنيع والتوزيع عرضة بشكل خاص للاضطراب ولكن مع السماح بتخطيط موارد المؤسسات للإنتاج والهندسة وخدمة العملاء ووحدات الأعمال الأخرى للعمل معاً بشكل وثيق باستخدام البيانات في الوقت الفعلي فإن حل المشكلات المفاجئة يكون أسرع كما يتم الاحتفاظ بتكاليف التشغيل ضمن الميزانية.
بالأضافة إلى ذلك غالباً ما يعتني موفرو برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بالتصحيحات ويقدمون تحديثات منتظمة ويتعاملون مع استكشاف الأخطاء وإصلاحها في حالة حدوث مشكلات فنية وهذا يعني أنه لا داعي للقلق بشأن تكاليف الصيانة.
الخدمات التي تقدمها برامج محاسبية معتمدة من هيئة الزكاة والدخل (ERP)؟
يمكن دمج تخطيط موارد المؤسسات بشكل كامل أو تخصيصها لعمليات محددة بحيث يغطي نظام ERP النموذجي العمليات التجارية الرئيسية ويتكون من الوحدات التالية:
إدارة الموارد البشرية:
وتتميز هذه الوحدة بأدوات نظام إدارة الموارد البشرية القياسية مثل تعقب الوقت والجدول الزمني وقاعدة بيانات لسجلات الموظفين وملفات تعريف الوظائف ومصفوفة المهارات وقد تتضمن وحدات إدارة الموارد البشرية أيضاً مراجعات الأداء وأنظمة الرواتب كما تم دمج هذا الأخير بشكل وثيق مع وحدة الإدارة المالية لإدارة الأجور ونفقات السفر والسداد كما تتميز بعض حلول تخطيط موارد المؤسسات أيضاً بوظيفة تدريب أو LMS ضمن إدارة الموارد البشرية.
ادارة مالية:
تدير هذه الوحدة تدفقات رأس المال الداخلة والخارجة وهو يغطي المعاملات المحاسبية والمالية القياسية مثل النفقات ودفتر الأستاذ العام والميزانية العمومية والتسوية المصرفية وإدارة الضرائب والمدفوعات كما يؤدي هذا أيضاً إلى إنشاء تقارير مالية لمختلف الإدارات ووحدات الأعمال.
المبيعات والتسويق:
تتعامل الوحدة النمطية مع مهام سير عمل المبيعات مثل استفسارات المبيعات وعروض الأسعار وأوامر المبيعات وفواتير المبيعات ويتميز نظام تخطيط موارد المؤسسات الأكثر تقدماً أيضاً بقواعد الضرائب ومتعقب الشحن وتعمل وحدات المبيعات وإدارة علاقات العملاء معاً لتسريع دورة المبيعات وكسب المزيد من الأرباح للشركة.
CRM:
تساعدك وحدة CRM على تعزيز خدمة العملاء وفي النهاية ربح الفرد يدير العملاء المتوقعين والفرص وقضايا العملاء وبالمثل فإنه يوفر ملف تعريف 360 درجة لعملائك من خلال دمج البيانات مثل أنشطة الوسائط الاجتماعية وسجل الشراء والتفاعلات السابقة مع مندوبي الدعم وفي إعداد تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تم دمج CRM بشكل وثيق مع وحدة المبيعات لتتبع التحويلات بشكل سريع.
تصنيع:
يشار إلى هذه الوحدة أحياناً باسم الهندسة أو الإنتاج وهي تساعد الشركات على جعل التصنيع أكثر كفاءة في مجالات مثل تخطيط المنتج وتحديد مصادر المواد ومراقبة الإنتاج اليومية والتنبؤ بالمنتج وبعض الوظائف الرئيسية في هذه الوحدة هي فاتورة المواد وجدولة الإنتاج والتحكم في أرضية المتجر وتخطيط التوزيع وتم دمج الوحدة بإحكام مع SCM ووحدات المخزون وخاصة في مجالات مثل تخطيط المنتج ومراقبة المخزون.
سلاسل التوريد:
تغطي هذه الوحدة الجوانب الرئيسية لسلسلة التوريد الخاصة بك بما في ذلك إدارة أوامر الشراء ويدير تدفق المنتج من الإنتاج إلى المستهلك وأحياناً العكس بالعكس بالنسبة للإرجاع أو الاستدعاءات والميزة الرئيسية لوحدة SCM هي أتمتة العمليات والتي تبسط سلسلة التوريد بالكامل وتجعلها قابلة للتكيف مع التحولات المفاجئة في السوق.
المخزون أو وحدة إدارة المواد:
وهي تساعدك على قياس أهداف المخزون وتوحيد عمليات التجديد وأهداف المخزون الأخرى ويستخدم الأرقام التسلسلية للمنتج لتتبع العناصر وتحديد موقعها في مؤسستك وتم دمج هذه الوحدة بشكل وثيق مع وحدة الشراء.
شراء:
تدير هذه الوحدة العمليات المتضمنة في شراء المواد وتشمل هذه قوائم الموردين وطلبات عروض الأسعار والتحليل وأوامر الشراء وإشعارات استلام البضائع وتحديثات المخزون على هذا النحو فإنه يعمل بشكل وثيق مع SCM أو وحدات الجرد.
بالإضافة إلى هذه الوظائف الأساسية هناك أنظمة ERP أكثر تقدماٌ تتضمن أيضا ذكاء الأعمال وإدارة الأصول والتجارة الإلكترونية علاوة على ذلك يمكن أن يكون تخطيط موارد المؤسسات رأسياً مع ميزات خاصة بالصناعة من بين أمور أخرى البيع بالتجزئة والرعاية الصحية والحكومة والمنظمات غير الربحية.