إدارة الموظفين هي ممارسة تساعد المدير على تحسين إنتاجية الموظفين ورضاهم لمساعدة المنظمة في الوصول إلى أهدافها و غالبا ما يستخدم أخصائيو الموارد البشرية (HR) برنامج إدارة المهام للموظفين بما في ذلك التوظيف وإدارة الأداء كما يمكن أن يساعد استخدام برنامج إدارة المهام للموظفين المخصص مدير الموارد البشرية على تبسيط عملية التوظيف وتحسين كفاءة مكان العمل وفي هذه المقالة نناقش ماهية أنظمة إدارة الموظفين وتحديد مزاياها وأنواعها وسرد بعض الأمثلة لأدوات برامج إدارة الموظفين.
برنامج إدارة المهام للموظفين هو أداة تساعد على تحسين إدارة الموظفين وتحسين إنتاجيتهم لمساعدة الشركة على تحقيق أهدافها العامة كما تساعد هذه الأدوات في مراقبة ساعات عمل الموظفين وتقييمها والتحكم فيها واستخدام الموارد البشرية بكفاءة و يضمن إدارة الموارد البشرية بكفاءة إدارة رواتب كل موظف وصرف الرواتب في الوقت المحدد كما يقوم البرنامج بتخزين وإدارة التفاصيل الشخصية والمتعلقة بالعمل الخاصة بالموظفين بشكل آمن وهذا يسهل على المديرين تخزين البيانات ذات الصلة والوصول إليها عند الحاجة.
باستخدام برنامج إدارة المهام للموظفين بطريقة صحيحة يمكن لقسم الموارد البشرية تنفيذ العمليات ومساعدة الشركات على تحقيق أهداف أعمالها و من خلال مساعدة المديرين على تتبع أنشطة الإدارة يمكن للأداة المساعدة في تحسين مشاركة الموظفين وزيادة الإنتاجية كما تساعد هذه الأدوات أيضا الشركة في إدارة الإجازات والغياب وضبط الوقت و يمكن أن يساعد حتى مديري الموارد البشرية والقادة التنظيميين على تتبع مراجعات أداء الموظفين.
فوائد أنظمة إدارة المهام للموظفين
فيما يلي بعض فوائد استخدام برامج إدارة المهام للموظفين:
يحسن عمليات الإدارة الداخلية:
تعد إدارة عمليات الموارد البشرية المختلفة أمرا صعبا وتستغرق وقتا طويلا ولكن يمكن أن يساعد نظام الإدارة الشركة في تحسين العمليات الداخلية كما يلغي الحاجة إلى استخدام عدة أدوات و يساعد استخدام البرامج في تحسين كفاءة فريق الموارد البشرية حيث لم يعد بإمكانهم التبديل بين الأدوات المختلفة لتتبع أداء الموظف والحفاظ على سجلاتهم.
يساعدك على تحسين مناخ العمل:
يمكن أن يساعدك نظام الإدارة على تحسين تحفيز الفريق وإنتاجيته حيث تتيح لك الأداة مراقبة العمال وتقييمهم وتزويدهم بملاحظات حول أدائهم و عندما يتلقى الموظفون ملاحظات في الوقت المناسب فإن ذلك يساعد في تحسين ثقافة العمل.
يضمن الامتثال للالتزامات القانونية:
المنظمات لديها الامتثال القانوني والتنظيمي فيما يتعلق بالتفاصيل حول الموظفين والإدارة و اللوائح القانونية هي بعض التحديات التي قد يواجهها قسم الموارد البشرية مع التغييرات في قوانين ولوائح حماية البيانات للعمل عن بعد يعد من الضروري ضمان الامتثال للالتزامات القانونية كما تضمن لك أدوات إدارة الموظفين البقاء على اطلاع دائم بقواعد ولوائح الموارد البشرية والعمل.
يضمن مشاركة الموظف:
يقدم نظام الإدارة البيئية طرقا مختلفة لتحسين التحفيز في مكان العمل وزيادة إنتاجية الموظف باستخدام هذه الأنظمة يمكن لأصحاب العمل مراقبة وتقييم تقدم الموظفين بسهولة كما تساعد هذه الأنظمة الموظفين على الشعور بالثقة وتشجعهم على تطوير علاقة ودية مع المنظمة.
يوفر وقت فريق الموارد البشرية:
مع نظام الإدارة البيئية تحصل على الكثير من بيانات الموظفين و تعتمد معظم هذه الأنظمة على السحابة مما يمنح أصحاب العمل وفرق الموارد البشرية إمكانية الوصول إلى البيانات في أي مكان كما إنه يوفر وقت فريق الموارد البشرية لأنهم لم يعودوا ينتظرون اتخاذ القرارات بسبب نقص المعلومات و يمكن أن تساعد القرارات في الوقت المناسب المديرين على تنفيذ القرارات الإستراتيجية وزيادة إنتاجية مكان العمل.
يوفر أماناً أفضل للبيانات:
يمكن أن يساعد نظام الإدارة البيئية في تحسين أساليب أمان البيانات الخاصة بك نظرا لأن المنظمة تحفظ معلومات الموظف مثل التفاصيل المصرفية والعناوين وأرقام الهواتف وتفاصيل الهوية الشخصية فإن توفير أمان أفضل للبيانات أمر ضروري حيث يوفر برنامج إدارة المهام للموظفين تدابير الأمان وتشفير البيانات التي تضمن أمان البيانات.
يقلل الأعمال الورقية:
يمكن تخصيص نظام الإدارة الفعال لتلبية متطلبات كل قسم و هذا يمكن أن يساعد في تقليل الأعمال الورقية كما يمكن لقسم الموارد البشرية والموظفين ملء كل شيء عبر الإنترنت عن طريق تقليل الحاجة إلى الورق لإلحاق الموظف بالسكن وتسديد النفقات وطلبات الإجازات والإجازات المرضية والفواتير ونماذج خروج الموظف من العمل باستخدام برنامج إدارة المهام للموظفين كما يمكن لقسم الموارد البشرية تبسيط العمليات والمساهمة في تنمية الشركة تسهيل عملها.
يزرع علاقة أفضل بين الموظف والمدير:
ما يجعل برنامج إدارة المهام للموظفين ضرورة في كل شركة هو قدرتها على تقليل الضغط والتوتر الذي ينمي العلاقات بين الموظفين والمديرين بحيث يخلق بيئة قد تشجع التواصل و هذا يضمن للموظفين والمديرين العمل معا لتحقيق أهداف الشركة.
أنواع برامج إدارة المهام للموظفين
برامج إدارة الوقت والإنتاجية:
تعد إدارة الموظفين وتتبع مستويات وقتهم وإنتاجيتهم أمرا ضروريا للمديرين وقادة الأعمال و هذا هو المكان الذي تكون فيه برامج إدارة الوقت والإنتاجية مفيدة كما تساعد هذه الأنظمة في تتبع ساعات العمل الإنتاجية وغير الإنتاجية للموظفين ومعرفة الموظفين الذين يعملون في أي مشروع ومن يضيع الوقت والعوامل التي قد تؤثر على الإنتاجية و عادة ما توفر هذه الأدوات للمدير رؤى قيمة حول أفضل يوم عمل لكل قسم وتساعده على تحديد وقت الخمول لكل موظف.
برنامج إدارة الموارد البشرية:
أداة أخرى مفيدة لإدارة الموظفين هي نظام إدارة الموارد البشرية حيث تعمل هذه الأنظمة على جعل بيانات الموظف مركزية لتبسيط عمليات ووظائف الموارد البشرية وتسهيل اتخاذ القرار كثيرا و من مساعدتك على إعداد الموظفين إلى إدارة أنشطة كشوف المرتبات كما تساعد هذه الأدوات في إدارة عمليات الموارد البشرية بالمؤسسة نظرا لأن معظم عمليات الموارد البشرية تعتمد على القوانين فإن تنفيذها يدويا قد يكون مرهقا ويستغرق وقتا طويلا حيث تسهل أنظمة إدارة الموارد البشرية هذه على المديرين توفير الوقت وإدارة موظفيهم وخفض التكاليف.
تعاون الموظفين وبرامج الاتصال:
يساعد نظام الاتصال الفريق على التواصل بفعالية مع بعضهم البعض كما تساعد هذه الأدوات أعضاء الفريق على التواصل بشكل فعال مع بعضهم البعض لخلق ثقافة اتصال كما يضمن البقاء على اتصال دائم أن عمل كل موظف يسير بسلاسة و تسمح العديد من أنظمة الاتصال للفريق بمشاركة البيانات بصرف النظر عن توفير اتصال سلس.
ما الخدمات التي يقدمها برنامج إدارة مهام للموظفين
يساعد برنامج الموارد البشرية قسم الموارد البشرية في المؤسسة عن طريق أتمتة المهام اليدوية والحفاظ على تنظيم معلومات الموظف وإنشاء تقارير تعتمد على البيانات حيث يتم كل ذلك إلكترونيا مما يلغي الحاجة إلى المستندات الورقية ويمكن أن يخدم برنامج الموارد البشرية أيضا الموظفين والمديرين داخل المؤسسة ويساعد في مهام مثل تتبع الوقت وتحديث أدلة الموظفين وإدارة الأداء.
تتضمن بعض الوظائف التي يمكن أن يؤديها برنامج الموارد البشرية ما يلي:
- تخزين بيانات الموظفين وتنظيمها بشكل آمن.
- إنشاء سير العمل وتتبع الموافقات.
- تتبع وقت الخدمة الذاتية.
- تتبع تدريب الموظفين من أجل التطوير والنجاح.
- القياس والإبلاغ عن رضا الموظفين.
- إدارة الأداء وتتبع الهدف.
- إدارة المنافع وإدارتها.
- أتمتة مرجلة ما قبل التوظيف وإلحاقها وإلغائها.
- تكامل تطبيقات الطرف الثالث.
- مراقبة جميع التغييرات في البيانات من خلال مسار تدقيق.
- إنتاج تقارير مخصصة لتوفير رؤية استراتيجية.