في بيئة العمل الحديثة حيث تتزايد حركة الزوار والضيوف يومًا بعد يوم، يصبح برنامج إدارة تسجيل الزوار أداة لا غنى عنها لضمان سير العمليات بسلاسة وكفاءة.
يقدم هذا البرنامج حلاً متكاملاً لأتمتة عملية تسجيل الزوار، مما يتيح للمؤسسات التحكم الكامل في دخول وخروج الزوار بطريقة آمنة ومنظمة.
في هذه المقالة، سنتناول كيف يمكن لبرنامج إدارة تسجيل الزوار أن يحدث تحولًا إيجابيًا في طريقة استقبال وإدارة الزوار في مختلف المؤسسات، مسلطين الضوء على فوائده المتعددة وكيفية تطبيقه لتحقيق أفضل النتائج.
ماهو برنامج إدارة تسجيل الزوار؟
برنامج إدارة تسجيل الزوار هو تطبيق يهدف إلى أتمتة وظائف موظف الاستقبال الافتراضي، حيث يعتبر تسجيل الزوار وإبلاغ الموظفين بوجود ضيوفهم في الموقع من المهام الأساسية لأي مكان عمل.
ومع ذلك، تفضل العديد من الشركات أن يركز الموظفون على المهام الأساسية بدلاً من الانشغال بمسؤوليات الاستقبال.
هنا يظهر دور برنامج إدارة تسجيل الزوار، الذي يعمل على تطوير وتحديث مكتب الاستقبال بشكل كامل.
يقوم هذا البرنامج بجمع جميع المعلومات الضرورية عن الزوار ويقوم بإرسال إشعارات فورية للمضيف عبر الهاتف أو الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني، بالإضافة إلى منصات مثل Slack وMicrosoft Teams وGoogle Chat.
بفضل مميزاته المتعددة وقدرته العالية على التخصيص، يعد برنامج إدارة تسجيل الزوار الحل المثالي لتلبية احتياجات تسجيل الزوار في مختلف المؤسسات.
ماذا يقدم لك برنامج إدارة تسجيل الزوار؟
التقاط معلومات الزائر
ترحيباً يسجل اسم كل ضيف وانتماء الشركة ومعلومات الاتصال والمضيف وسبب الزيارة، كما يمكنك الحصول على معلومات الزائر الأكثر تقدماً مثل تاريخ الميلاد والهوية الصادرة عن جهة حكومية ودرجة الحرارة واستبيان الفحص الصحي.
سيتحقق الزوار من أنفسهم في كشك الخدمة الذاتية أو باستخدام هواتفهم الذكية.
إخطار الشركاء بإشعارات التنبيه في الوقت الفعلي
يمكن لأعضاء فريقك تلقي إشعارات فورية بوصول الضيوف باستخدام الهاتف أو الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني أو إحدى عمليات التكامل العديدة لدينا.
مثل Slack أو MS Teams أو Google Chat مما يلغي الحاجة إلى إضاعة ساعات الإدارة الثمينة في انتظار الضيوف في منطقة الردهة.
خذ واحتفظ بصور الضيوف والإتفاقيات المبرمة
سيقوم برنامج موظف الاستقبال الافتراضي في برنامج إدارة تسجيل الزوار Visitor Flow بالتقاط صور الزوار والاحتفاظ بها.
إذا كنت تقابل شخصاً ما لأول مرة أو كنت بحاجة فقط إلى تحديث ذاكرتك حول الشخص الذي ترحب به.
فما عليك سوى استدعاء صورة من دفتر برنامج تسجيل الزوار الرقمي، كما يمكن أن تفعل الشيء نفسه والتوقيعات الإلكترونية للمستندات القانونية الأخرى.
اقرأ أيضًا نظام إدارة الزوار في الشركات والمؤسسات
تسجيل الزيارات وتحليل البيانات
تخزن تقنية مكتب برنامج إدارة تسجيل الزوار Visitor Flow المحدثة جميع معلومات الزائرين بحيث يمكن الوصول إليها من سجل الزوار المستند إلى مجموعة النظراء في أي وقت.
وستكون قادراً على أتمتة تحديثات CRM وتحليل الأقسام الأكثر ازدحاماً في مؤسستك في أي يوم أو وقت معين.
اقرأ أيضًا أفضل برنامج إدارة الزوار للفعاليات
مميزات برنامج إدارة تسجيل الزوار Visitor Flow
برنامج إدارة تسجيل الزوار المستند إلى السحابة
يلتقط بشكل آمن معلومات الزائر بما في ذلك الأسماء والطوابع الزمنية لتسجيل الوصول والصور وتوقيعات المستندات والمزيد ويخزنها في السحابة.
بحيث يمكن الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان، قم بالترقية من أوراق تسجيل الدخول الورقية وقم بتحديث الطريقة التي تحيي بها وتتبع ضيوفك!
متكامل مع أنظمة البرامج الأكثر أهمية لديك
يتكامل مع المئات من منتجات البرامج الأخرى مثل Active Directory و Azure AD و Google for Work و Slack.
لجعل مكان عملك أكثر إنتاجية، قم بأتمتة مزامنة المستخدمين وإضافة الزوار إلى قوائم CRM والمتابعة مع العملاء وتحليل بيانات الزائرين!
اقرأ أيضًا أفضل برنامج إدارة الزوار في السعودية
قابل للتخصيص
يمكن تخصيص برنامج إدارة تسجيل الزوار Visitor Flow ليتناسب تماماً مع علامتك التجارية ومكتبك وصناعتك وإقليمك ودولتك وحتى اللغات التي قد يرغب زوارك في استخدامها لتسجيل الوصول إلى الخدمة الذاتية.
ستظهر علامتك التجارية فقط ويمكنك تخصيص مهام سير العمل حسب تلبية احتياجاتك الفريدة، ضع بصمة شركتك المميزة على الطريقة التي تستقبل بها الزوار!
برنامج إدارة تسجيل الزوار هو المكتب الحديث وحل تسجيل الزوار المستند إلى السحابة وتطبيق تسجيل الدخول للخدمة الذاتية للزائر سهل الاستخدام.
سواء كنت تبحث عن طريقة بسيطة لالتقاط صور الزائرين أو تسجيل التوقيعات الإلكترونية للاتفاقيات الموقعة .
أو التحقق من تسجيل خروج الضيف أو التعامل مع الطرود وتوصيلات الطعام أو تسجيل الضيوف المشاركين في حدث أو جولة يمكن لـ برنامج تسجيل الزوار القيام بذلك !
يعمل برنامج إدارة تسجيل الزوار على أجهزة iPad والأجهزة اللوحية التي تعمل بنظام Android، ولا يعمل باللمس على الهواتف الذكية للزوار .
وهي تقنية يعرفها ويفهمها زوارك، ويخلق برنامج إدارة تسجيل الزوار Visitor Flow تجربة رائعة للزائر مع الحفاظ على مكان عملك صحياً ومنتجاً.
لطلب برنامج إدارة تسجيل الزوار Visitor Flow يمكنكم التواصل معنا في شركة الحلول الواقعية وطلب الخدمة