يعمل برنامج المحاسبة ERP على أتمتة العمليات التجارية والحسابية المتعلقة بعمل الشركات كما يوفر رؤى وضوابط داخل المؤسسة بالاعتماد على قاعدة بيانات مركزية تجمع المدخلات من الإدارات بما في ذلك المحاسبة والتصنيع وسلسلة التوريد والمبيعات والتسويق والموارد البشرية (HR).
عندما يتم تجميع هذه المعلومات في قاعدة البيانات المركزية يكتسب القادة والمدراء رؤية مشتركة بين الإدارات تمكنهم من تحليل السيناريوهات المختلفة واكتشاف طرق متعددة لتحسين العملية الإنتاجية وتحقيق مكاسب كبيرة في الكفاءة، وهذا يؤدي إلى توفير في التكاليف وإنتاجية أفضل حيث يوفر النظام الوقت الذي يقضيه الأشخاص في البحث عن البيانات المطلوبة من كل قسم من أقسام الشركة.
ماهو نظام تخطيط موارد المؤسسات
يتجاوز برنامج المحاسبة ERP ما يمكن أن تقدمه برامج المحاسبة العادي بينما يغطي نظام المحاسبة كل ما تحتاجه الشركات الصغيرة والمتوسطة للحصول على بيانات مالية دقيقة وفعالة ويغطي نظام تخطيط موارد المؤسسات مجموعة واسعة من الوظائف مثل:
- المالية والتقارير
- إدخال الطلب والشراء
- مراقبة المخزون وإدارة المستودعات
- التجهيز والتجميع ، والمسلسل والتحكم في الكثير
- إدارة علاقات العملاء بطريقة سهلةيجب أيضاً أن يتكامل برنامج المحاسبة ERP الجيد مع الحلول الأخرى مثل نقاط البيع أو التجارة الإلكترونية أو الباركود أو الماسحات الضوئية RFID وما إلى ذلك والأهم من ذلك تم تصميم نظام تخطيط موارد المؤسسات الجيد ليكون قابلاً للتطوير بحيث يمكن أن ينمو جنباً إلى جنب مع عملك.
وهو ما يقودنا إلى قيمة وجود نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ويقوم برنامج المحاسبة ERP بسحب البيانات والمعاملات من مجموعة متنوعة من العمليات التجارية إلى مستودعات البيانات المركزية.
باستخدام برنامج المحاسبة ERP يحصل المستخدمون على عرض شامل على مستوى المؤسسة بزاوية 360 درجة عبر جميع المواقع مما يسمح لهم بتحليل وإدارة العمليات التجارية اليومية بسهولة مثل المالية وتخطيط المخزون والميزنة وسلسلة التوريد والمزيد.
وبالتالي تساعد هذه الرؤية المعززة الشركات الصغيرة والمتوسطة على تحسين توقيت مبيعاتها وتقليل هدر المخزون واكتشاف أوجه القصور وتحديد الفرص الجديدة للنمو بشكل استراتيجي.
إن وجود قاعدة بيانات مركزية يسهل أيضا الحصول على معلومات دقيقة في الوقت الفعلي عبر الإدارات وهذا يمكن المديرين من اتخاذ قرارات إستراتيجية تعتمد على البيانات ويتيح للموظفين التفاعل بشكل استباقي مع المشكلات اليومية على أرض الواقع.
ثلاثة أسئلة لمساعدتك على تقييم ما إذا كان الوقت مناسباً للاستثمار في برنامج تخطيط موارد المؤسسات للشركات الصغيرة والمتوسطة:
1. هل تستخدم أنظمة مختلفة لإدارة العمليات المختلفة؟
إذا كنت تستخدم أنظمة متعددة لتشغيل أقسام مختلفة فستواجه مشكلات في الإنتاجية والكفاءة والتنسيق.
افترض أن بيانات مبيعاتك لم يتم تحديثها أو إدخالها بشكل صحيح سوف يؤثر هذا على أقسام الإنتاج وإدارة المخزون والتي بدورها تؤثر على الأقسام الأخرى حتى لو كان لديك نظام محاسبة جيد فإن الافتقار إلى التكامل عبر الشركات الصغيرة والمتوسطة الخاصة بك يعني أنك ستتعرض لضغوط شديدة لمنع هذا التأثير المتكرر المكلف.
ما يتفوق فيه برنامج المحاسبة ERP هو دمج هذه الأنظمة المتباينة معا بحيث تعتمد وظائف عملك على قاعدة بيانات واحدة. من خلال مصدر واحد للمعلومات يحتوي على بيانات دقيقة في الوقت الفعلي ويعمل برنامج المحاسبة ERP على تفكيك اختناقات المعلومات ويساعد الموظفين على اتخاذ قرارات أسرع وأكثر ذكاء ويحرر المديرين للتركيز على الأنشطة عالية القيمة مثل تحديد فرص عمل جديدة.
2. هل عمليات المحاسبة بطيئة ومملة؟
لديك برنامج محاسبة في المكان وحتى أنها خدمتك جيداً في الأيام الأولى من عملك ولكن في الآونة الأخيرة لاحظت أن الأمور لا تسير بسلاسة كما كانت من قبل ويستغرق الأمر وقت طويل لفريقك المالي لإنشاء التقارير وعند الضغط عليهم يخبرونك أن السبب في ذلك هو أنهم يحتاجون إلى مزيد من الوقت لتوحيد وتسوية المعلومات المنتشرة عبر الأنظمة وجداول البيانات المتعددة كما يتوقعون منك أن تكون أكثر تحملاً لأنهم يضيعون ساعات في إدخال البيانات يدويا من الفواتير الورقية وأوامر المبيعات في نظام المحاسبة.
بالانتقال إلى برنامج المحاسبة ERP ستحصل على جميع بيانات عمليات الأعمال الخاصة بك في قاعدة بيانات واحدة ويمكن أتمتة المهام الروتينية مما يحرر فريقك المالي من إعادة إدخال البيانات أو تسوية البيانات يدويا ونتيجة لذلك يصبح فريقك أكثر إنتاجية وقدرة على إنشاء التقارير التي تحتاجها بأقل قدر من التأخير.
3. هل يستغرق الأمر وقتا طويلاً للحصول على المعلومات التي تحتاجها؟
سؤال سريع: ما هي المدة التي تستغرقها معرفة ما إذا كانت أرقام مبيعاتك محدثة؟ هل يمكنك الحصول بسرعة على معلومات حول متوسط هامش المبيعات الخاص بك أو متوسط الطلب في اليوم؟
فقد حان الوقت لإعادة النظر في نهجك بين الشركات الصغيرة والمتوسطة فإن الوتيرة والضغط لتحقيق النجاح أكبر من أي وقت مضى ويريد المسؤولون التنفيذيون لديك رؤية شاملة لأعمالهم متى احتاجوا إليها بينما يتوقع الموظفون الآخرون الحصول على معلومات دقيقة حتى يتمكنوا من أداء عملهم بشكل أسرع.
وسيحتاج المسؤولون التنفيذيون والموظفون لديك إلى وصول سريع وخالي من المتاعب إلى بيانات دقيقة في الوقت الفعلي إذا كانت شركتك الصغيرة والمتوسطة لا تزال توفق يدويا بين جداول البيانات والأنظمة المنعزلة فستجد أنه من المستحيل تقريبا الحصول على هذه السرعة في الوصول بسرعة.
هل حان الوقت للتغيير؟
باختصار غالبا ما يتم الخلط بين أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وحزم برامج المحاسبة لكنهما ليسا نفس الشيء وتقدم حزم برامج المحاسبة جزءا بسيطا مما يمكن أن يقدمه برنامج المحاسبة ERP وهي مثالية للشركات الصغيرة والمتوسطة أو الشركات الناشئة التي بدأت للتو في العمل.
قد تجد الشركات الصغيرة والمتوسطة المتنامية التي لا تزال تعتمد على برامج المحاسبة أن وظائف البرنامج غير كافية لتحقيق أهدافها وسيكون الانتقال إلى برنامج تخطيط موارد المؤسسات هو الخطوة الطبيعية التالية.
بعض الميزات الأساسية التي تجعل من برنامج المحاسبة ERP الأفضل وتميزه عن أنواع البرامج الأخرى وتشمل تلك:
1. قاعدة بيانات مشتركة:
تنبع العديد من مزايا تخطيط موارد المؤسسات من قاعدة بيانات مشتركة تسمح للمؤسسات بمركزية المعلومات من العديد من الإدارات. هذا المصدر الوحيد للبيانات يلغي الحاجة إلى دمج قواعد البيانات المنفصلة يدويًا، كل منها يتحكم فيه وظائف العمل التي تخدمها. تتيح قاعدة البيانات المشتركة رؤية متسقة ومتعددة الوظائف للشركة.
2. UX / UI متسقة:
عبر الإدارات والأدوار ، يستخدم الجميع نفس واجهة المستخدم (UI) ولديهم تجربة مستخدم مماثلة (UX) مع تخطيط موارد المؤسسات. تتميز وحدات إدارة المخزون والموارد البشرية والتمويل بنفس الشكل والمظهر والوظائف المشتركة. يؤدي هذا إلى زيادة معدل اعتماد البرنامج ويمكن أن يسهل على الموظفين التنقل بين الأقسام. تؤدي UX و UI المتسقة أيضًا إلى مكاسب في الكفاءة لأن المستخدمين يمكنهم العثور بسرعة على المعلومات وفهمها من جميع أركان العمل.
3. تكامل العمليات التجارية:
يجب أن يكون تخطيط موارد المؤسسات قادرًا على دعم ودمج العمليات التي تجعل عملك ناجحًا ، سواء كان ذلك متعلقًا بالمحاسبة أو سلسلة التوريد أو التسويق. ستتمتع المنصة المناسبة بالقدرة على توحيد مجموعة متنوعة من العمليات حيث يؤدي ربط مهام سير العمل التي تلعب أدوارًا مهمة في نجاح الشركة إلى تعزيز الإنتاجية والرؤية، وهذا يترجم إلى انخفاض التكاليف.
4. الأتمتة:
ميزة أساسية أخرى لبرنامج تخطيط موارد المؤسسات هي القدرة على أتمتة المهام المتكررة مثل كشوف المرتبات والفواتير ومعالجة الطلبات وإعداد التقارير. وهذا يقلل من إدخال البيانات يدويًا، وأحيانًا مكرر، ويوفر الوقت ويقلل من الأخطاء. تعمل الأتمتة على تحرير موظفيك للتركيز على الأعمال ذات القيمة المضافة التي تستفيد من معارفهم ومهاراتهم الخاصة.
5. تحليل البيانات:
أحد الجوانب الأكثر قيمة في تخطيط موارد المؤسسات هو أنه يكسر صوامع المعلومات. عندما يمكنك مزج البيانات ومطابقتها من أي جزء من عملك تقريبًا في تقارير ثاقبة ، فإنك تكشف عن المجالات التي تؤدي أداءً جيدًا بشكل استثنائي وتلك التي تفشل في تلبية التوقعات. يمكن للقادة تحليل المشكلات والعمل على حلها على الفور.