يجب أن تتجاوز الإدارة الفعالة لزوار المؤتمر لقاء وتحية الزوار الذين يدخلون منطقة الاستقبال في أي مؤتمر أو حدث عام حيث يوفر نظام تسجيل زوار المؤتمرات الإدارة الكاملة والتحضير المسبق للمؤتمر بشكل جيد .
ويجب أن يعزز أمن المؤتمر وحماية المرافق والموظفين وتحسين تجربة المستخدمين والزوار بشكل عام.
يقدم نظام تسجيل زوار المؤتمرات المستند إلى الشبكة وسهل الاستخدام من شركة الحلول الواقعية جميع المزايا لتعزيز عملية الزيارة للمؤتمر ويتكامل بسلاسة مع نظام إدارة الوصول ونظام المحاسبة.
الخدمات الرئيسية التي يقدمها نظام تسجيل زوار المؤتمرات
– لوحة قيادة شاملة وسهلة الاستخدام:
توفر لوحة المعلومات سهلة الاستخدام ضمن نظام تسجيل زوار المؤتمرات لموظفي الاستقبال نظرة عامة سريعة على المواعيد السابقة والقادمة لمساعدة موظفي الاستقبال ومديري الأمن على تنظيم يومهم .
كما يمكنهم رؤية عدد الزوار المتوقعين والذين تم تسجيل وصولهم والزوار المراد تسجيل المغادرة ويضمن وجود هذه المعلومات في متناول اليد عملية استقبال فعالة وتجربة سلسة للزائر.
في طريقة العرض وتسجيل الزوار يمكن لموظفي الاستقبال إنشاء بيانات الزائر وتغييرها وإضافتها وتعيين مجموعات محددة مسبقاً من التراخيص مثل الزائر المنتظم أو VIP .
كما تتيح مهمة التفويض المسبق هذه للزوار التحرك في جميع أنحاء المبنى بسهولة مع ضمان بقاء المناطق الحساسة محمية.
بفضل خيارات التكوين المرنة ضمن برنامج تسجيل زوار المؤتمر يمكن تعديل عرض الإعداد وفقاً للمتطلبات الفردية والاحتياجات القانونية مما يضمن إمكانية إضافة جميع البيانات والمعلومات الضرورية إلى ملف تعريف الزائر.
– تسجيلات وصول الزائرين بسرعة وفعالية من خلال التسجيل المسبق عبر الويب:
يمكن للموظفين تسجيل زائرهم مسبقاً عبر عرض المضيف المستند إلى الويب مما يضمن إبلاغ موظفي الاستقبال قبل أي زائر بعملية تسجيل سريعة وفعالة .
ويقوم الموظفون بإكمال وحفظ تفاصيل الزائر في النموذج المستند إلى الويب بحيث تكون البيانات متاحة بسهولة لموظف الاستقبال.
وعند اكتمال إدخال البيانات يمكن لموظف الاستقبال التركيز على أهم المهام لإكمال عملية تسجيل الزائر مثل توقيع المستندات والتقاط صورة لشارة زائر من خلال عملية تسجيل وصول مبسطة وسيستمتع الزائر بزيارة أكثر أماناً وأكثر إمتاعاً.
– تقليل أوقات الانتظار في مكتب الاستقبال من خلال التسجيل الذاتي للزائر
رجال الأعمال المدعون يدخلون المكتب باستخدام كشك التسجيل الذاتي ويمكن للزائرين لأول مرة تسجيل الوصول بمجرد وصولهم.
وتقصير أوقات الاتصال والانتظار في مكتب الاستقبال كما تتيح واجهة المستخدم البديهية في الكشك للزوار إدخال بياناتهم يدوياً أو مسح جواز السفر أو البطاقة الشخصية .
وتتيح خيارات التكامل الإضافية للزائر التقاط صورة رقمية للحصول على شارة مؤقتة وتوقيع المستندات المطلوبة على لوحة التوقيع الرقمي .
ويمكن للزوار المتكررين استخدام خيار تسجيل الوصول السريع عن طريق إدخال معرف الزائر الخاص بهم كما يقوم الكشك بجمع البيانات لتلبية متطلبات الأمن والسلامة كوسيلة فعالة لتعزيز تجربة إدارة الزائر.
– إدارة التخطيطات للمؤتمر بسهولة:
تتيح لك وظيفة الرسم التخطيطي ضمن نظام تسجيل زوار المؤتمرات إنشاء تكوينات للغرفة بناءً على خصائص المساحة الخاصة بك ومتطلبات المؤتمر .
وتغييرات التخطيط بسيطة ودقيقة وفعالة كما يمكنك تصور المسافات وتدفق حركة السير على الأقدام بسهولة من خلال قياسات دقيقة وإجراء التعديلات حسب الحاجة.
بالإضافة إلى ذلك بنقرة واحدة يمكنك مراجعة أعداد كل عنصر يتم وضعه مقابل طلباتك وإنشاء طلبات جديدة حتى لا تتمكن من حجز مخزونك الإضافي.
شارك التخطيط النهائي مع مخططي الأحداث والعملاء واحفظ قوالب التخطيط لاستخدامها في المستقبل.
– جدولة غرفة الاجتماعات أثناء التنقل:
استخدم نظام تسجيل زوار المؤتمرات المستند إلى السحابة لحجز قاعة المؤتمرات من أي مكان وفي أي وقت عبر الهاتف المحمول .
حدد غرف المؤتمرات وحجزها في عدة طوابق في عدة مواقع وقم بإدارتها مركزياً من موقع واسمح للموظفين والمقاولين بمشاهدة غرف الاجتماعات وحجزها عن بُعد باستخدام تطبيق الموظف على الهاتف المحمول.
– تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات:
خطط بسهولة لمؤتمرك أو اجتماع شركتك التالي عن طريق حجز غرفة الاجتماعات مسبقاً و ساعد المشاركين في العثور على مساحات للاجتماعات عن طريق تحميل خرائط غوغل.
– حجز غرفة أو مكتب أو مكان لوقوف السيارات:
يمكن للموظفين أو الزوار أو المستأجرين بسهولة حجز غرفة اجتماعات أو غرفة اجتماعات أو معمل أو منشأة مشتركة أخرى من أي مكان عبر الهاتف المحمول ويمكن التعرف على وقت توفر غرفة الاجتماعات وجدولتها للاجتماع الخاص بك.
– إدارة غرفة الاجتماعات بكفاءة:
متوسط الإشغال العالمي لقاعة المؤتمرات هو 30٪ فقط وفي الوقت نفسه ما يصل إلى 40٪ من الأشخاص الذين حجزوا قاعات المؤتمرات لا يحضرون أبدا.
تقوم ميزة الحجز التلقائي في نظام تسجيل زوار المؤتمرات بإعادة غرفة الاجتماعات إلى مجموعة المساحات المتاحة بعد عدد محدد من الدقائق التي يمكنك انت تحديدها.
مميزات نظام تسجيل زوار المؤتمرات :
- توافق واجهات النظام مع الأجهزة الذكية Ipad, iphone Tablet وانظمة التشغيل اندرويد و IOS.
- إمكانية تفعيل أكثر من حدث بنفس الوقت وعند طريق الصلاحيات يتم إسناد كل حدث لمستخدم , وتحديد الحدث الخاص بتسجيل الزوار Online.
- البحث المتعدد يمكن البحث بأكثر من حقل في كل شاشات النظام و ايضا يوجد بحث متقدم للبحث عن الزوار.
- تمكن الزوار من التسجيل في الحدث عن طريق الإنترنت مع إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى بريد الزائر للتحقق مع إمكانية تغيير خلفية صفحه التسجيل.
- تصميم بادج بطريقة سهلة جدا ومع شريط ادوات متعدد الوظائف مع إمكانية تغيير خلفية البادج وإضافة مجموعه من الخطوط وتغيير حجم البادج وكل ذالك متوافق مع اجهزة الباركود.
- خدمة إرسال الرسائل للبريد الإلكتروني مع إرفاق ملف لمجموعة زوار حسب حدث محدد معين أو ورشه محددة.
- تعدد منح الصلاحيات للمستخدم فهي شاملة لكل واجهات النظام من صلاحية الحذف أو التعديل أو الإضافة أو المشاهدة لكل واجهه في النظام و تحديد أنواع التقارير التي يمكن مشاهدتها للمستخدم.
- تسجيل الزوار مع إمكانية التقاط صوره الزائر عن طريق Camera الجهاز وحفظها تلقائيا أو اختيار الصورة من الجهاز.
- صدير كل تقرير إلى ملف اكسل Excel مع المخططات الرسوم.
- إمكانية عمل النسخ الاحتياطي لقاعدة البيانات أو استيراد نسخه أخرى من خلال إعداد النظام.
- عرض التقارير بشكل مخطط رسومي ومع إمكانية التصدير إلى ملف إكسل كما يمكن مشاهده كل التقارير عن طريق أجهز الجوال (الهواتف الذكية).
- شاشة عرض عداد الزوار كل ورشة في الحدث.
- اصدار تقارير زوار الورش حسب الورشة أو حسب الحدث أو التاريخ المحدد مع عرض مخطط رسومي يوضح عدد ونسبه زوار الورش للحدث.