برنامج نقاط البيع وإدارة المخازن (POS) هو المكان الذي يقوم فيه العملاء بتبادل الأموال مقابل المنتجات أو الخدمات التي يبيعها المتجر أو الشركة حيث تتم معاملة نقطة البيع عندما يشتري العميل أو يعيد منتجًا أو خدمة ويمكن ان تتم المعاملة إما في متجر فعلي أو عبر تطبيق الجوال أو عند الدفع عبر الإنترنت.
قد يكون نظام نقاط البيع عبارة عن سجل نقدي بسيط، أو جهاز كمبيوتر واحد، أو شبكة كمبيوتر متكاملة مع برنامج نقاط البيع. كما يمكن أن يكون أيضاً جهازاً محمولاً مثل الكمبيوتر المحمول أو الجهاز اللوحي أو الهاتف أو محطة طرفية متخصصة يمكن استخدامها عن بُعد لمعاملات البيع عبر الإنترنت. قد تكون محطات نقاط البيع إما وحدات ثابتة مرتبطة بجهاز كمبيوتر داخل عمل تجاري ثابت، أو وحدة متنقلة مثل iPad ، أو وحدة للمعاملات عبر الإنترنت.
كما يمكن استخدام أنظمة نقاط البيع بعدة طرق أكثر فائدة للشركات الصغيرة التي تبيع المنتجات حيث تعد أنظمة نقاط البيع التي تتعقب المخزون مفيدة بشكل خاص في الشركات التي تبيع المنتجات أو تلك التي تستخدم المنتجات التي يريدون تتبعها في عملية الإنتاج الخاصة بهم وهذه الأنظمة هي أداة مفيدة تستخدمها الشركات التي تشارك في إدارة المخزون.
كيف يعمل نظام نقاط البيع (POS) ؟
لم يعد نظام نقاط البيع عبارة عن سجل نقدي بسيط أو صندوق نقدي بعد الآن تحتاج معظم الشركات حتى تلك التي تقدم الخدمات إلى نظام إدارة نقدي أكثر تطوراً من أجل تتبع المبيعات وإدارة المخزون وإدارة العملاء وبطاقات الهدايا وإنشاء التقارير بسهولة.
إذا كان متجرك يبيع نوعاُ واحداً أو أكثر من المنتجات، أو إذا كان نشاطاً تجارياً يستخدم المخزون في عملية الإنتاج الخاصة به، سوف تكتشف بسرعة أن عملك يحتاج إلى المساعدة في تتبع مخزونه. إذا كنت تبيع عبر الإنترنت أو تبيع بعيداً عن متجرك الفعلي، فإن الاستثمار في نظام نقاط البيع الجيد يمكن أن يكون يستحق وزنه بالذهب بالنسبة لك.
أنظمة نقاط البيع في متاجر البيع بالتجزئة :
تعد أنظمة نقاط البيع مفيدة بشكل اساسي في متاجر البيع بالتجزئة، وهي موجودة بشكل عام حيث يدفع العملاء مقابل المنتجات التي يشترونها من متجرك.
على الأقل، يجب أن يتكون نظام نقاط البيع لعمليات البيع بالتجزئة من محطة طرفية وماسحة ضوئية للباركود ومعالج بطاقة ائتمان وطابعة للإيصالات.
كما يجب ان تتوفر في البرنامج الميزات التالية :
القدرة على تتبع المخزون :
لا شيء يمكن أن يخفض ربحية الأعمال مثل تحمل كمية خاطئة من المخزون حيث يمكن لنظام تتبع المخزون كجزء من نظام نقاط البيع أن يساعد الشركة في معرفة وقت طلب المخزون لمنع نفاد المخزون وكيفية تجنب وجود الكثير من المخزون في متناول اليد، مما قد يؤدي إلى خسارة وهدر كبير.
إنشاء تقارير المبيعات :
يجب أن تكون متاجر البيع بالتجزئة قادرة على عرض بيانات المبيعات على أساس أسبوعي أو شهري أو سنوي كما يجب على البرنامج أن يقوم بتحليل ودراسة السوق جنباً إلى جنب مع تحليل حركة المنتجات لمعرفة ما إذا كانت إدارة المخزون تصل إلى تحقيق المطلوب منها.
التسويق وخدمة العملاء :
من المهم للعديد من متاجر البيع بالتجزئة الاحتفاظ ببيانات العملاء في متناول اليد من أجل جعل التسوق تجربة أكثر نفعاً وفائدة، حيث يمكن لأنظمة نقاط البيع أن تفعل ذلك كما تمنحك أيضاً القدرة على إنشاء خطط إعلانية وتسويقية لعملك و تمكنك أيضاً من استخدام لبطاقات الخصم وبرامج التسويق مثل إنشاء خصومات وكوبونات للعملاء.
استخدام أنظمة نقاط البيع في المطاعم
غالباً ما تستخدم أنظمة نقاط البيع في المطاعم مثل متاجر البيع بالتجزئة، كما يجب أن تتمتع أنظمة نقاط البيع في المطاعم بالقدرة على إنشاء تقارير المبيعات جنباً إلى جنب مع ميزات التسويق وخدمة العملاء القوية. تحتاج المطاعم إلى ميزتين إضافيتين:
إدارة المخزون :
أن إدارة المخزون ميزة برمجية تساعد في تتبع مخزونك وإمداداتك، لذا يجب أن يقدمها برنامج نقاط البيع وإدارة المخازن كما يجب أن تدعم ميزة المخزون أيضاً تتبع تلك العناصر في المطبخ والمستخدمة في عملية الإنتاج.
إدارة الوقت :
يتحرك نشاط المطعم بسرعة وتغير دائم بكمية المنتجات. لذا يجب أن يكون نظام نقاط البيع في المطعم بسيط وفعال بشكل كبير للمحافظة على الوقت والاستفادة منه أثناء إجراء الحجوزات واستقبال الطلبات والمبيعات وتقديم الإيصالات.
نقاط البيع لإدارة المخزون :
يعد استخدام نظام نقاط البيع الصحيح لإدارة المخزون أحد أفضل القرارات التي يمكن أن تتخذها الشركة. خاصة في عمليات البيع بالتجزئة، ولكن أيضًا بالنسبة لأي شركة تبيع المنتجات، يمكن لإدارة المخزون باستخدام نظام POS تقليل عمليات الهدر بشكل كبير وتوفير المال للشركات والمتاجر.
المخزون هو أهم الأصول التي يمكن أن تحتفظ بها الشركة إذا احتفظت الشركات بالمخزون لفترة طويلة فقد يصبح غير مفيد وغير قابل للبيع، إذا لم يكن لديهم مخزون كافٍ في متناول اليد، فإن الشركة معرضة لخطر التخزين والإضرار بسمعة العميل.
فيما يلي بعض النصائح لاستخدام إدارة المخزون الفعالة باستخدام نظام نقاط البيع في عملك :
انخفاض تكاليف الطلب :
تكلفة طلب المخزون هي واحدة من التكاليف المرتبطة بالاحتفاظ بمخزون المنتج أو المنتجات المباعة من قبل شركة صغيرة، لا يمكن للشركات الصغيرة زيادة أرباحها إلى الحد الأقصى دون الاستمرار في الحفاظ على انخفاض تكاليف الطلب، وهي تشمل جزءاً من الأجور والمزايا للشخص الذي يطلب المخزون والتكاليف الإدارية وتكاليف التسليم، يساعد نظام نقاط البيع في الحفاظ على انخفاض تكاليف الطلب من خلال إخبارك بموعد الطلب بالضبط.
تكاليف حمل أقل :
تكاليف الحمل هي تكاليف تخزين المخزون. يمكن أن تكون تكاليف التخزين هذه باهظة الثمن اعتمادًا على المنتج، الاعتبارات هي ما إذا كان يحتاج إلى شروط خاصة للتخزين وحجم المنتج حيث لا يمكن أن تكون تكاليف التخزين مرتفعة فقط إذا كان لديك الكثير من المخزون في متناول اليد، ولكن يمكنك أيضاً مواجهة مشكلة التقادم كلاهما يمكن أن يكون استنزافاً لربحية الأعمال.
أنظمة الجرد الدائم وفي الوقت المناسب :
يسجل نظام تتبع المخزون الدائم التعديلات على أرصدة المخزون بعد كل معاملة من خلال أنظمة مخزون نقاط البيع، يتيح لك نظام الجرد الدائم الوصول إلى الرصيد في حساب المخزون الخاص بك في أي وقت.
يسمح لك نظام الجرد في الوقت المناسب بطلب المخزون فقط حسب حاجتك إليه، قد يقلل نظامي المخزون من تكاليف طلب المخزون وحمله.