يعد برنامج ERP للمحاسبة من أهم البرامج التي تستخدمها الشركات الكبيرة والصغيرة لتنظيم جميع المعاملات المالية والحسابات بكافة أنواعها كما تعمل أنظمة ERP على دمج جميع الوحدات مع بعضها من المخازن الى الحسابات والتصنيع والتخطيط وكل هذا بنظام واحد متكامل يدعى نظام إدارة موارد المؤسسات ERP.
أيضاً يعمل برنامج محاسبة تخطيط موارد المؤسسات على السحابة على مواءمة أنظمة المشاركة الخاصة بك مع أنظمة السجل الخاصة بك مما يسمح لك بالاستفادة من أحدث التقنيات الاجتماعية والمتنقلة والتعامل مع العملاء على الفور حيث لا مزيد من جداول البيانات المتباينة وسوء الإدارة التي يقوم العديد من الأشخاص بتحديثها في نفس الوقت كما تساعد برامج المحاسبة على السحابة الشركات على البقاء في المقدمة وتكون أكثر كفاءة كل يوم.
في لغة الشخص العادي CRM هو برنامج يدير العلاقة مع العملاء وعملاء المؤسسة بينما ERP هو برنامج موحد يدير العمليات التجارية للمؤسسة بأكملها ويركز على تخطيط موارد المؤسسة لزيادة كفاءة وفعالية واقتصاد المؤسسة.
إدارة علاقات العملاء (CRM) وتخطيط موارد المؤسسات (ERP) هما البرنامجان اللذان تنفذهما الشركات في مؤسستهما لزيادة ربحيتها ويستخدم هذان العنصران لأغراض مختلفة حيث يتم استخدام الأول لتتبع كل تفاصيل تفاعل الشركة مع عملائها في حين أن الأخير عبارة عن حزمة كاملة.
تعريف برنامج ERP تخطيط موارد المؤسسات:
تخطيط موارد المؤسسات أو تخطيط موارد المؤسسات هو برنامج إدارة أعمال معبأ مسبقًا يستخدم لتحسين أداء و ربحية و إنتاجية المؤسسة .
حيث يقوم البرنامج المحوسب بجمع المعلومات من مختلف إدارات المنظمة ويسجلها ويدمجها ويفسرها لكل من الإدارة الداخلية والخارجية للمؤسسة ، ويدمج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المجالات الرئيسية للعمل مثل المشتريات والمبيعات والتصنيع والموارد البشرية والخدمات والمخزون وما إلى ذلك لتسهيل العمليات التجارية وتدفق المعلومات عبر المؤسسة.
الميزة البارزة لـ ERP هي قاعدة البيانات المشتركة التي توفر مجموعة من الوظائف التي تستخدمها الإدارات المختلفة للمؤسسة عندما يتم تنفيذ هذا البرنامج في المنظمة ويمكن لجميع الإدارات الوصول إلى المعلومات المحدثة بالإضافة إلى ذلك فإن الكيان قادر أيضاً على تحليل الربحية والأداء والسيولة في أي وقت.
تتمثل أهم فائدة لهذا البرنامج في أنه برنامج متكامل وبالتالي يتم تقليل التكرار في البيانات ويوفر البرنامج عمليات وإجراءات وتقارير موحدة وكذلك شائعة في الصناعات.
برنامج ERP تخطيط موارد المؤسسات هو حل للإدارة المالية الخاصة بك؟!!
توفر المعلومات المتاحة عبر نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) رؤية أكبر للعديد من مؤشرات الأداء الرئيسية المطلوبة لتحقيق أهداف الشركة حيث يمكننا استخدام تطبيقات برمجيات تخطيط موارد المؤسسات لإدارة تخطيط المنتجات والأوامر وشراء الأجزاء والتفاعل مع الموردين والحفاظ على المخزونات ومتابعتها وتوفير خدمة عملاء ممتازة وتتبع الطلبات.
عندما نسمع مصطلح “برنامج تخطيط موارد المؤسسات” ، غالباً ما يتبادر إلى الذهن الإنتاج والمخزون وإدارة الطلبات والجودة ومع ذلك فإن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات لها نفس القيمة في الإدارة المالية ومن خلال التسوية المصرفية وإدارة الضرائب وإدارة رأس المال وحسابات القبض وإدارة المشتريات وما إلى ذلك ويذهب نظام تخطيط موارد المؤسسات إلى أبعد الحدود من أجل دعم إدارة الشركة لأرباحها النهائية.
وحدة الإدارة المالية لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) عبارة عن برنامج يقوم بجمع البيانات المالية وإنتاج التقارير مثل دفاتر الأستاذ وبيانات رصيد التتبع وبيان الدخل والميزانية العمومية الإجمالية والبيانات المالية ربع السنوية.
بصرف النظر عن دفتر الأستاذ العام القياسي ووظائف حسابات القبض والحسابات الدائنة تشتمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الحديثة على كتّاب تقارير مالية أقوياء نحبهم والأهم من ذلك يمكننا دمج وحدة الإدارة المالية لبرنامج تخطيط موارد المؤسسات مع التطبيقات الأخرى مثل إدارة المخزون والشراء وإدارة المستودعات ومعالجة الطلبات وإدارة علاقات العملاء والتصنيع والتخطيط وذكاء الأعمال والتجارة الإلكترونية ويعد هذا أمراً رائعاً لأنه يلغي الحاجة إلى إدخال بيانات مكررة في أكثر من حزمة برامج واحدة ويبسط عمليات الإدارة المالية والمحاسبة للشركة.
فوائد برنامج ERP تخطيط موارد المؤسسات للإدارة المالية:
بعد العمل مع العديد من العملاء على تطبيقات ERP لاحظنا الفوائد المهمة التالية التي تجنيها الشركات من استخدام الإدارة المالية في مجموعة ERP.
1- الإدارة المالية مع تخطيط موارد المؤسسات:
إدارة أفضل للأصول حيث يوفر برنامج ERP للشركات القدرة على الحصول على رؤى ورؤية أفضل عندما يتعلق الأمر بإدارة الأصول وتمتلك الشركات أنواعاً مختلفة من الأصول مثل الآلات والمباني والمعدات الإلكترونية وأثاث المكاتب وغيرها.
عندما تفكر الشركة في كمية الشراء والقيمة والمعلومات الأخرى ذات الصلة يكون تتبع الأصول المخصص وإعداد التقارير أمراً ذا قيمة وباستخدام برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يمكن للمؤسسات الحصول على مساءلة أفضل عن الأصول وتقليل مخاطر الخسارة لأن لديها الآن طرق جرد أكثر كفاءة وفي الوقت المناسب مما يساعد على التخلص من التكاليف المخفية بالإضافة إلى أوجه القصور ونعتقد أن الرؤية الأفضل والتحكم الأكبر في الأصول مثل الآلات يساعدان الشركات على تجنب إهدار الأموال على النفقات غير الضرورية للموارد التي يمتلكونها بالفعل ويمكن إعادة تخصيصها بسهولة.
2- يوفر برنامج ERP طرقًا للشركات من أجل:
- الوصول إلى تقارير شاملة تتعلق بتقييم الأصول وموقع الأصول.
- إدارة أصول الشركة المختلفة وتتبعها بسهولة بما في ذلك الأصول المستهلكة وغير المستهلكة ومراقبة أفضل للأصول لتقليل مخاطر السرقة.
- وهذا ليس كل شيء عن طريق تتبع أصول الأعمال التي وصلت إلى حد فائدتها وتتبع موقع المخزون المرتفع مع الاستخدام المنخفض مما يوفر للمؤسسات توفيرا فوريا في التكلفة.
3- للإدارة المالية مع تخطيط موارد المؤسسات:
إعداد التقارير المالية حيث يقدم برنامج ERP حلا فعالا وفعالا لإعداد التقارير المالية ويساعد المؤسسات على اتخاذ قرارات أفضل وأكثر ذكاء حيث تعمل حلول إعداد التقارير المالية ERP على تبسيط كل خطوة من خطوات عملية إعداد التقارير المالية للشركة وتقدم تقارير إدارية ومالية هادفة وشاملة وفي الوقت المناسب وقابلة للتخصيص بدرجة عالية وتحويل البيانات و تحليل الإجابات والرؤى القابلة للتنفيذ ونجاح الأعمال.
كما توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات رؤية فورية للبيانات مثل المحاسبة وإعداد التقارير المالية وإعداد الميزانية والمبيعات والفواتير وإدارة الطلبات وكلها يمكن أن تستخدمها الإدارة العليا من أجل اتخاذ قرارات أفضل.
على الرغم من أن حزم المحاسبة والإدارة المالية المستقلة توفر تقارير مالية أساسية مثل بيانات الدخل وبيان التدفقات النقدية والميزانية العمومية فإن برنامج تخطيط موارد المؤسسات يقدم العديد من أنواع التقارير المتنوعة التي توفر مزيدا من الوضوح في البيانات المالية وبعض الأمثلة على هذه التقارير هي توقعات التدفق النقدي بناءً على حالات الطلبات وإدارة المخزون بالإضافة إلى تقادم الحسابات المدينة جنبا إلى جنب مع خط أنابيب طلبات العميل ويمنحك برنامج ERP فكرة عن المكان الذي تقف فيه من خلال لوحات معلومات سهلة الفهم والتحليل بالإضافة إلى تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية.
مع هذه القدرات المدهشة لم يعد مديرو التمويل مضطرين لتقديم أفضل التخمينات حول أعمالهم مما يضع الشركة في صدارة المنافسة.
4- إدارة التباين:
وتجدر الإشارة إلى أن إدارة التباين هي جانب مهم من جوانب الإدارة المالية ، ويمكن أن يساعد برنامج تخطيط موارد المؤسسات أيضا قسم المحاسبة في الشركة .
من خلال المساعدة في وضع المعايير ويمكن للشركات مراجعة وتعديل النفقات بسهولة أكبر لأي مشروع لتلبية التوقعات من خلال أخذ تكلفة الإنتاج وأي مصاريف تصنيع ذات صلة وتوفير خط أساس واضح.
تغطي التكلفة القياسية تكلفة العمالة المباشرة والمواد المباشرة ونفقات التصنيع العامة.
ضع في اعتبارك أنه في حالة ظهور تباين بين التكلفة الفعلية والمعيار ويمكن للشركات استخدام أدوات مختلفة لتحليل هذا التباين وفهم كيفية اختلاف التكلفة الفعلية عن التكلفة القياسية وإذا كانت التكلفة القياسية أقل من التكلفة الفعلية يكون التباين غير موات مما يعني أن الربح سيكون أقل من المخطط.
باستخدام حل تخطيط موارد المؤسسات تتمتع الشركات بالقدرة على تحديد ومعالجة أي فروق في التكلفة في الوقت المناسب مقارنة بالميزانية المخصصة ويمكن للشركة أن تقيِم بسرعة سبب ظهور فروق التكلفة بالضبط وتعالجها بسرعة قبل أن تبدأ في جني الأرباح وفي المقابل إذا كانت التكاليف أقل من المتوقع فيمكن للشركات وضع معايير جديدة ويمكن الحفاظ على الظروف المواتية بسهولة.
وتوفر حلول تخطيط موارد المؤسسات القدرة على مراجعة التكاليف المختلفة خلال فترة زمنية معينة أو وفقا لتصنيف معين يسمح هذا أيضا للشركات بالإشارة إلى أرصدة تكلفة متعددة وإنشاء جداول تكلفة للمساعدة في مراجعة مخصصات التكلفة وتحليلها واتخاذ قرارات عمل أكثر استنارة.
5- الميزانية المبسطة:
يعرف غالبية قادة الأعمال الجيدين ويفهمون أن إعداد الميزانية جزء مهم من العمل ، و المعلومات المالية للشركة وأرقام المبيعات ضمن نظام تخطيط موارد المؤسسات الخاص بها .
و يمكن للشركات استخدام هذه المعلومات للحصول على كل من الإيرادات والمصروفات المتوقعة بسهولة بالطبع والبيانات المالية السابقة موجودة داخل النظام أيضاً ، و بالتالي فإن الإدارة المالية لديها جميع المعلومات الموجودة تحت تصرفها لبدء عملية إعداد الميزانية.
يمكن أن يظهر برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للنشاط التجاري كيف يعمل من حيث الإنفاق على سبيل المثال يمكن لوحدات حزم البرامج هذه تقييم الحملات الإعلانية والتسويقية .
و يمكنهم أيضا تحليل العمليات التجارية وكذلك استخدام سلسلة التوريد وضع في اعتبارك أنه في النهاية يمكن لوحدة الإدارة المالية المصممة جيداً أن تحدث فرقاً كبيراً بين الهدر المالي ، وصراع الشركات ونموذج عمل أصغر حجماً وأكثر كفاءة وفعالية يترك المؤسسة مع المزيد من الإيرادات والنقد لإعادة الاستثمار.