يمكن لعملية تسجيل وصول زائر المبسطة والمرنة أن تترك انطباعاً أولياً إيجابياً لجميع الضيوف و الزوار الذين يأتون إلى مكتبك أو المؤتمرات أو المعارض أو الفعاليات الخاصة بشركتك.
ولكن هذا ليس سوى جزء واحد من إنشاء تجربة للزائرين تكون سلسة ومرنة وخالية من الإجهاد وممتعة ومثمرة من لحظة وصولهم حتى لحظة مغادرتهم.
إدارة الزوار هي المفتاح لضمان حصول كل زائر على التجربة التي يتوقعها ، ويمكن أن يساعدك وضع نظام إدارة الزوار المناسب في تحقيق ذلك.
ما هي إدارة الزوار؟
إدارة الزوار هي ممارسة تتبع الأشخاص الذين يدخلون أو يخرجون من و إلى المبنى الخاص بك.
بشكل عام ، سيكون هذا لأي شخص في المبنى ليس موظفاً مباشراً في الشركة ، بما في ذلك (على سبيل المثال لا الحصر): حضور الاجتماع ، والمرشحين لمقابلة العمل ، وموظفي التوصيل ، والمقاولين والبائعين ، والمراجعين والمهنيين التنظيميين ، أو أناس غير متوقعين.
ومع ذلك قد يكون من المفيد الآن اعتبار الموظفين زواراً أيضاً.
وذلك لأن الشركات لم تعد تفترض أن جميع الموظفين سيكونون في المكتب كل يوم.
ومع حضور موظفين مختلفين في أيام مختلفة على مدار الأسبوع ، قد تكون الأنظمة السابقة لإدارة وصول الموظفين قديمة الآن مع تغير الاحتياجات.
إن ضمان دخولهم وعملهم وخروجهم من المكتب بشكل سلس لا يقل أهمية عن الزوار الخارجيين.
كيف يعمل نظام إدارة وتسجيل زائر في السعودية؟
يشمل نظام إدارة الزوار جميع العمليات والأنشطة المتضمنة في رعاية الزوار من وقت الوصول وحتى وقت المغادرة.
يجب أن يعطي أي نظام لإدارة الزوار الأولوية لمنح الزائرين تجربة سلسة وفعالة وخالية من المتاعب قدر الإمكان.
باستخدام مثال زائر خارجي يحضر المكتب لاجتماع أو مؤتمر أو معرض أو فعالية ما، يجب أن يكونوا قادرين على:
- الوصول إلى المكتب وتسجيل الوصول بسرعة (أو حتى تكون قادراً على تسجيل الوصول رقمياً قبل الوصول)
- قدم بياناتهم الشخصية لتسجيل الوصول دون المخاطرة بالتعرض للخطر أو الوقوع في الأيدي الخطأ
- تعرف بالضبط على من سيجتمعون ، وأين يلتقون بهم ، وكيفية الوصول إلى هناك
- افهم ما يجب القيام به في حالة الطوارئ
- الخروج بسرعة من المبنى عند مغادرتهم
تتطلب كل هذه الأنشطة استكمال العمليات ، سواء كان ذلك من خلال فريق الاستقبال أو المساعدة في تسجيل الوصول ، أو الموظفين الداخليين الذين يلتقي الضيف بحجز غرفة اجتماعات مناسبة ، أو تقديم معلومات مثل إجراءات تحديد الطريق أو إجراءات الطوارئ.
يمكن أن يكون وضع هذه العمليات في مكانها فعالاً وبسيطاً للغاية ، أو شديد التعقيد ويستغرق وقتاً طويلاً ، اعتماداًعلى نوع نظام إدارة الزائرين المستخدم.
ما هي أنواع نظام إدارة وتسجيل زائر في السعودية؟
هناك ثلاثة أنواع رئيسية من أنظمة إدارة الزوار ، والتي تختلف أساساً اعتماداً على مدى دعم التكنولوجيا للعمليات المعنية.
القلم والورق:
قد يبدو النهج القديم المتمثل في استخدام دفتر تسجيل الزوار الورقي بمثابة الحل الأبسط والأرخص ، ولكنه قد يكون محفوفاً بالمخاطر.
كبداية ، قد يستغرق الأمر وقتاً طويلاً لإدارة وإنشاء قوائم انتظار طويلة عند الاستقبال حيث يتم فحص الزائرين واحداً تلو الآخر ،
ولكن هناك أيضاً خطر أمني يتمثل في ظهور معلومات الزوار الشخصية على الصفحة ليراها الآخرون.
البرامج داخل الشركة:
بينما يسمح هذا بأمان أفضل للبيانات ومعالجة أسرع ، غالباً ما تكلف هذه الحلول أكثر مما تستحقه حقاً.
الحفاظ على تحديثها وتأمينها من التهديدات الإلكترونية ، وشراء وصيانة الأجهزة اللازمة لتشغيلها ، وإيجاد المساحة المادية لتلك الأجهزة ، وشراء البرنامج نفسه – كل هذه المتطلبات تكلف المال.
قد تجد نفسك أيضاً مع نظام غير قادر على التكيف مع احتياجات العمل المتغيرة أيضاً.
برامج إدارة وتسجيل الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية المستندة إلى السحابة:
يوفر هذا الخيار أكبر قدر من المرونة والتكامل وأمن البيانات لجميع الخيارات الثلاثة.
يمكن للزوار إدخال بيانات تسجيل الوصول على كشك الخدمة الذاتية في مكتب الاستقبال ، والذي يسجل وصولهم تلقائياً دون أي تدخل ضروري من الموظفين.
كما يمكنهم التسجيل مسبقاً من خلال موقع الفعالية والحصول على البادج الخاص بهم عند الوصول
يمكنهم الحصول على معلومات حول كيفية الوصول إلى غرفة الاجتماعات الخاصة بهم ، في حين يمكن للموظفين العاملين من المنزل رؤية بوضوح على لوحة المعلومات الموجودة في المبنى في أي وقت.
ليست هناك حاجة لأي جهاز ، يتم تخزين البيانات بشكل آمن في السحابة ، وسوف يتكامل النظام الجيد مع الأنظمة الأساسية الأخرى مثل إدارة مساحة العمل والجدولة.
كيف يعمل نظام إدارة وتسجيل الزوار من شركة الحلول الواقعية.
1. التسجيل المسبق
لإنشاء انطباع أول احترافي وتبسيط عملية تسجيل الدخول ، يمكنك إنشاء نموذج تسجيل مسبق ليتم تسليمه للزائر تحسباً لوصوله إلى منشأتك أو المبنى الخاص بك.
سيتم تسجيل الضيوف مسبقاً من قبل الزائر نفسه عبر موقع شركتك أو بواسطة أحد المسؤولين عبر لوحة معلومات برنامج إدارة الزوار.
يمكن إدخال تفاصيل الضيف الضرورية في لوحة التحكم ، مثل الاسم الكامل ، والانتماء للشركة ، وتاريخ الزيارة ، والوصول المحدد.
2. تسهيل وصول الزوار وتسجيلهم
بمجرد وصول الضيف ، كل ما يحتاجون إليه هو تسجيل الدخول باستخدام الجهاز اللوحي أو رمز الاستجابة السريعة المطبوع.
تضمن الميزات الإضافية من شركة الحلول الواقعية الإشعارات الآلية حيث أن المضيف يتلقى بريداً إلكترونياً أو رسالة نصية بوصول الضيف حتى يتم استلامها على الفور.
3. اطلب من الضيوف التوقيع على المستندات القانونية واتفاقيات عدم الإفشاء
أثناء مرحلة تسجيل الدخول ، يمكنك تقديم المستندات الضرورية التي يحتاج الضيوف إلى الالتزام بها أثناء وجودهم في منشأتك.
يمكن أن تشمل هذه المستندات القانونية وإرشادات الصحة والسلامة واتفاقيات عدم الإفشاء (NDA) والامتثال لـ GDPR (اللائحة العامة لحماية البيانات).
يمكن للضيوف الذين يلتزمون بهذه الإرشادات والمتطلبات أن يكون لهم تأثير كبير على أي عمل تجاري.
تتيح أتمتة هذا الجانب من عملية تسجيل الدخول للشركات ضمان امتثال الضيف.
4. طباعة شارة الزائر أو البادج الخاض بالزائر تلقائياً
بمجرد تنبيه المضيف بوصول الضيف ، يمكن لبرنامج الزائر طباعة شارة زائر تحمل الاسم والصورة واسم المضيف ومعلومات أخرى.
تعتبر الشارات ضرورية لضمان أمنهم داخل المبنى ولحماية عملك من أي خرق محتمل. يساعد هذا في التعرف بدقة على الضيوف داخل المبنى الخاص بك ومنعهم من التجول من خلال التحكم الفعال في الوصول.
يمكن لشارات الزائر أن تقدم بسهولة إذن وصول مبسطًا لزيارات الدخول الفردي على مدار فترة زمنية محددة.
5. قم بمراجعة بيانات الزائر بسهولة في لوحة معلومات الويب
تتمثل إحدى أقوى ميزات نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية في قدرته على جمع البيانات على أساس يومي وتقديم تقارير فورية في الوقت الفعلي.
باستخدام هذه التقارير ، يمكنك بسهولة تقييم مناطق عملية تسجيل الدخول التي يمكن تعديلها لتحسين الكفاءة وتسريع العملية.
يمكن أن يساعدك تحليل بيانات الزائر خلال فترة زمنية معينة في تحديد المجالات التشغيلية الرئيسية التي تحتاج إلى تحسين.
يمكنك أيضاً تحديد متى وكم مرة يأتي زائر معين إلى مكتبك بسهولة ؛ عدد الضيوف الذين يعالجون عملك كل ساعة أو يومياً ؛ القسم أو المنطقة التي تستوعب معظم الزوار ؛ والمدة التي تستغرقها معالجة كل زيارة.
تتيح تقنية إدارة الزوار للشركات تحقيق مستويات جديدة من السهولة والكفاءة ، مما يضمن عدم رعاية ضيوفك فحسب ، بل يساعد أيضاً في تعزيز ثقافة مكان العمل الإيجابية من أجلك
للحصول على نظام إدارة الزوار في المملكة العربية السعودية
يرجى التواصل مع شركة الحلول الواقعية