لا شك أن صناعة الفعاليات تنمو ولهذا السبب من المهم أكثر من أي وقت مضى أن نبتكر وأن نكون في المقدمة في تنظيم الأحداث بطريقة فعالة ومستدامة بشكل متزايد و نستثمر في برنامج تسجيل زوار الفعاليات .
تتمثل إحدى أفضل الطرق للقيام بذلك في الاستثمار في الابتكار التكنولوجي فهو يبسط العمليات ويقلل من الحاجة إلى الورق وفي نفس الوقت يجعل الحدث أكثر بساطة وإمتاعاً للزائر وأكثر إفادة للمنظم.
طريقة ممتازة للحصول على أقصى استفادة من التقنيات التي تم تطويرها هي استخدام RFID / NFC.
أحدثت تقنية عدم التلامس للتردد اللاسلكي ثورة في طريقة تنظيم الأحداث وتجربتها مما أدى إلى تحسينات كبيرة .
مثل قوائم الانتظار الأقصر والتجارب الأكثر تفاعلية والمدفوعات الفورية وعدم الحاجة إلى البطاقات أو النقود والقضاء على تزوير التذاكر والمزيد من المعرفة المتعمقة حول الجمهور وتفضيلاتهم.
في المهرجانات الموسيقية على سبيل المثال قد تصبح التكنولوجيا جزءاً من جماليات وصورة الحدث .
حيث يتم دمجها في سوار المعصم الذي يرغب العديد من الحاضرين في المهرجان لاحقاً في الاحتفاظ به كتذكير بالتجربة .
وبالمثل في أي حال من الممكن تخصيص الكائن (Smart badge) الذي سيحتوي على شريحة NFC وجعلها جزءًا لا يتجزأ من صورة الحدث / المنظمة.
برنامج تسجيل زوار الفعاليات
من الحلول التقنية المبتكرة لتسجيل زوار الفعاليات أيضاً استخدام البرامج والأنظمة الخاصة بتسجيل زوار الفعاليات .
حيث تقدم خدمات التسجيل والفرز ومعرفة معلومات الزوار قل حضورهم الحدث بالإضافة إلى إرسال السير الذاتية الرقمية وسجل لجميع التفاعلات بين الحضور والشركات .
كما قدمت أيضًا أنظمة بتسجيل زوار الفعاليات خدمة دفق الفيديو وسهلت البنية التحتية للإنترنت والواي فاي بالكامل في المكان.
طريقة عمل الخدمة بسيطة وتزود المنظمين والمشاركين بعملية سريعة وعلى الإنترنت .
حيث تسمح برامج تسجيل زوار الفعاليات بالتسجيل المسبق من خلال نموذج عبر الإنترنت ومن ثم يمكن للزائر الوصول إلى البادجيت الخاصة به (المعرف الإلكتروني للمرشحين) في هذا الحدث .
مما يسمح لهم بترك سيرتهم الذاتية بسهولة في منصات الشركات ويحتاجون فقط إلى لمس العارضين (المعرفات الإلكترونية للشركات) بشارتهم الذكية.
استخدامات برنامج تسجيل زوار الفعاليات
تنطبق هذه الوظيفة أيضا على الأحداث مثل المعارض التجارية والمعارض المهنية .
حيث يمكن للزوار أيضاً ترك جهات اتصالهم بسرعة عند العارضين ثم تلقي مزيد من المعلومات (إلكترونياً) حول الأشخاص الذين أبدوا اهتماماً بهم في نهاية الحدث .
يمكن للعارضين الوصول إلى قائمة بجميع جهات الاتصال التجارية الجديدة التي تم إنشاؤها وإرسالها إليهم إلكترونياً .
وبنفس الطريقة تحصل المنظمة نفسها على إحصاءات ومزيد من المعلومات حول الحدث (بما في ذلك الوقت الفعلي).
تعد المعارض التجارية أمثلة على استخدام التكنولوجيا في هذا النوع من الأحداث.
يتم أيضاً تطبيق هذه التقنية بسهولة في سياق المهرجانات الموسيقية، وكما هو الحال في الأمثلة السابقة يتم تسهيل الدخول وتسجيل الوصول في الحدث باستخدام المنصة .
و أيضاً يتم تقديم تذكرة دخول رمز الاستجابة السريعة وعمل هوية الكترونية لكل زائر لتحديد هويته في الحدث.
من خلال منح كل حاضر بادجيت أو بطاقة تعريفية والتي يتم قرائتها من قبل موظفي المنظمة الراعية للفعالية من أجل إنهاء تسجيل الوصول وكذلك للوصول لاحقاً إلى المناطق المصرح بها للحدث والمشاركة في الأنشطة المختلفة.
بالإضافة إلى ذلك سمحت البطاقات الإلكترونية المرتبطة بمنصة الخدمة أيضاً بالتحكم في الوصول إلى مناطق مختلفة من الحدث للحاضرين والموظفين .
بالإضافة إلى التحكم في الإدخالات في الأنشطة المختلفة التي توفرها المنظمة (التي كان لها أيضاً إمكانية الوصول إلى الهاتف المحمول ) .
التطبيق الذي سمح لهم بالوصول إلى المعلومات عبر الإنترنت وبالتالي تسهيل الوصول من أي مكان للفعالية وأنتشارها بشكل أفضل مع عدد كير من الزوار دون حصول أي أخطاء.
كما ذكرنا فإن صناعة الأحداث تنمو بلا شك ومن الأهمية بمكان بالنسبة للشركات التي تتنقل في هذا السوق أن تدرك كيف يمكن أن تساعدهم التكنولوجيا.
ليس فقط في جعل أحداثهم ديناميكية وفعالة قدر الإمكان ولكن أيضاً أكثر مستدامة وموجهة نحو مستقبل رقمي متزايد.
فوائد الحلول التقنية لـ تسجيل زوار الفعاليات
– يمكن لموظفي الأحداث الموجودين في مراكز السفر مساعدة الزوار عن طريق مسح بطاقة الهوية الخاصة بهم .
كما يمكن استخدام الهوية الإلكترونية كقاعدة بيانات صغيرة تحتوي على معلومات شخصية تتعلق بكل زائر، و يتم عرض هذه المعلومات على شاشة الماسح الضوئي.
و يسمح هذا لموظفي الحدث بتوجيه الزائر في الاتجاه الصحيح ونقطة الوصول التي يذهب إليها وأي تعليمات خاصة تتعلق بتغييرات الجدول الزمني وما إلى ذلك.
هذا النوع من التنظيم متاح للجميع وسيضمن للزوار بدء يومهم في حالة جيدة وعدم الضياع أو التأخير في الوصول إلى الفعالية .
بالإضافة إلى هذا التحسين يرسل الماسح بانتظام البيانات الممسوحة ضوئيا إلى نظام تسجيل زوار الفعاليات عبر شبكة الهاتف المحمول GSM لتنبيه الموظفين بأن الزوار الذين تم مسحهم ضوئياً مسبقاً على وشك الوصول.
– يمكن أن يكون هذا التحذير المسبق مفيداً لإدارة المتحدثين في الندوات وحضور الاجتماعات والبث إلى الزملاء لوصولهم الوشيك.
– بمجرد قيام موظفي الحدث بمسح بطاقة هوية الزائر عن بُعد من الحدث الفعلي يمكنهم تجاوز مكاتب التسجيل والمضي قدماً مباشرة إلى الحدث مروراً باستخدام ماسحات RFID طويلة المدى.
وهذه الماسحات الضوئية بعيدة المدى غير مأهولة ولكن يمكن لنظام إشارات المرور تنبيه الموظفين الذين يراقبون المدخل لأي استفسارات عندما تومض إشارة المرور باللون الأحمر.
– يمكن للزوار الذين لم يتم مسحهم ضوئياً خارج الحدث المتابعة إلى نقاط الوصول حيث يمكن لموظفي الحدث الذين يشغلون الأجهزة المحمولة باليد التحقق من بيانات الاعتماد وتقديم التوجيه.
– تعتمد خدمة المسح عن بعد على الزوار الذين يتلقون بطاقة إلكترونية الخاصة بهم قبل الحدث .
وهذا ينطوي على تكلفة إضافية ولكننا نجادل في أن هذه التكلفة يتم تعويضها مقابل تلقي الزوار خدمة أفضل حيث يسافرون إلى الحدث وتجربتهم في الحدث.
كما لا يلزم إرسال بطاقات RFID كما هي فقط ختم من الدرجة الأولى أو الدرجة الثانية، وفي حال فقدت بطاقة RFID فسيتم إصدار بطاقة جديدة وألغاء القديمة.
وتجدر الإشارة أيضاً إلى أن الزوار غالباً ما يزورون نفس الأحداث بشكل منتظم وبالتالي يمكنهم الاحتفاظ ببطاقة RFID الخاصة بهم للأحداث المستقبلية.
– باستخدام رمز ثنائي الأبعاد على بطاقة الهوية يمكن للزوار مسحه ضوئياً بهواتفهم الذكية ويمكن للزوار سحب معلومات الحدث إلى هواتفهم لمراجعة صفحات الويب المخصصة التي أنشأتها شركات إدارة الفعالية .
بهذه الطريقة يمكن أن يحدث الاتصال الشخصي المستمر، ويمكن أن يأخذ هذا شكل العروض الخاصة وأخبار الأحداث ومنتجات وخدمات المتحدثين الجدد التي سيتم عرضها في الأحداث القادمة .
ويمكن للعارضين الاشتراك في هذه الخدمة وتوليد معلومات إضافية للزوار وإيرادات لمديري الحدث.
– الحل البديل هو RFID وهو استخدام الطباعة في الباركود المنزلي أو الرموز ثنائية الأبعاد على الورق أو الهواتف الذكية .
باستخدام الماسحات الضوئية المناسبة يمكن لموظفي الأحداث عن بُعد مسح الرمز الشريطي أو الرمز ثنائي الأبعاد لمراجعته مقابل قاعدة بيانات جميع الزوار المحتجزين في قاعدة بيانات الماسح الضوئي.
وقد يكون هذا محرجاً ويستغرق وقتاً أطول من خيار RFID ، حيث غالباً ما يكون من الصعب أو المستحيل قراءة الرمز الشريطي المطبوع على الورق .
ويمكن أن يستغرق الزائرون وقتاً للعثور على الرمز الشريطي على هواتفهم وإتاحته للماسح الضوئي بشكل كافٍ كبير ومتميز بما يكفي ليتم مسحه ضوئياً.
– يمكن لبطاقات الهوية RFID المزدوجة قصيرة المدى وطويلة المدى أن تقدم مزايا عديدة للمشغلين والزوار على حدٍ سواء.
بدءاً من البيع الإضافي وصولاً إلى وصول كبار الشخصيات كذلك بدءاً من المأكولات والمشروبات التكميلية من العارضين إلى الخدمات النقدية وغير النقدية بالكامل.
بدءاً من الرفاهية والسلامة إلى الوقت والحضور حيث يمكن تقديم كل هذه الأشياء بمجرد وضع البنية التحتية المكشوفة والتي يمكن بعد ذلك البناء عليها وتعزيزها وصقلها إلى تقديم أحداث أفضل وأكثر أماناً.