خدمة الفاتورة الإلكترونية ( الدفع الإلكتروني ) للفواتير وتقديمها هي عملية تستخدمها الشركات لتحصيل المدفوعات إلكترونيا من خلال أنظمة مثل الإنترنت والوصول المباشر وأجهزة الصراف الآلي (ATM) ولقد أصبح مكونا أساسيا للخدمات المصرفية عبر الإنترنت في العديد من المؤسسات المالية اليوم وتعتمد الصناعات الأخرى بما في ذلك شركات التأمين وشركات الاتصالات والمرافق على خدمات EBPP أيضا.
تأتي الفاتورة الالكترونية في نوعين منها موجه الفواتير المباشر ومجمع البنوك وهي الفواتير الإلكترونية والتي تقدمها الشركة التي تقدم السلعة أو الخدمة حيث تمنح الشركة العملاء خيار دفع الفواتير مباشرة على موقع الويب الخاص بهم وقد تنبههم عندما يحين موعد السداد عبر البريد الإلكتروني ثم يقوم العميل بتسجيل الدخول إلى الموقع عبر اتصال آمن ومراجعة معلومات الفواتير وإدخال مبلغ الدفع وتتم هذه العمليات عن طريق شركات مقدمي خدمة الفاتورة الإلكترونية
EBPPs هي أنظمة تستخدم لتحصيل المدفوعات إلكترونيا كما يتيح EBPP المباشر للفواتير للمستخدمين دفع الفواتير مباشرة عبر موقع الشركة على الويب.
اما في نموذج مجمع البنك يمكن للعميل المصرفي دفع العديد من الفواتير المختلفة من حساباته المصرفية كما تسمح بعض الخدمات الأحدث للعملاء بدفع جميع فواتيرهم من موقع ويب واحد وتسمى هذه الخدمات EBPP لتوحيد المستهلك.
يسمح نموذج مجمع البنوك أو نموذج توحيد الفواتير للعملاء بدفع الفواتير للعديد من الشركات المختلفة من خلال بوابة واحدة وأي أن الخدمة تجمع مدفوعات مختلفة من العملاء وتوزع كل دفعة على الشركة المناسبة وقد يقدم أحد البنوك على سبيل المثال للمستخدمين عبر الإنترنت خيار إجراء العديد من المدفوعات المختلفة مثل بطاقات الائتمان وفواتير الخدمات وأقساط التأمين وتوجد أيضا مواقع مستقلة تتيح للأشخاص عرض ودفع جميع فواتيرهم وهذه تسمى نماذج توحيد المستهلك.
تتضمن بعض منتجات الفاتورة الالكترونية الأحدث ميزات مثل التسليم الآمن للبريد الإلكتروني وبيانات الدفع المخزنة والدفع التلقائي وعلى سبيل المثال قد تقرر شركة تأمين رعاية صحية تتطلع إلى تبسيط نظام فواتير العملاء لديها التحول إلى EBPP والسماح للعملاء بالدفع مباشرة على موقع الويب الخاص بهم أو خصم أقساط التأمين تلقائيا كل شهر ويؤدي القيام بذلك إلى توفير المتاعب على العملاء في إيداع الأوراق ويمكن أن يوفر على المؤسسة تكاليف تسليم المستندات ومعالجتها.
يسمح بعض المزودين بتطوير أنظمة EBPP من خلال إنشاء مواقع دفع جديدة لعملائهم قد تتضمن هذه ميزات لتفويض المعاملات أو التقاط المدفوعات أو السماح باسترداد الأموال و تقبل هذه الأنظمة عادة بطاقات الائتمان الرئيسية ويمكنها أحيانا توفير أموال المؤسسة في تكاليف معالجة المعاملات مما يزيد من إيراداتها وأرباحها بشكل عام.
الفوترة الإلكترونية (فاتورة) في المملكة العربية السعودية إلزامية على جميع الأشخاص الخاضعين لضريبة القيمة المضافة وأي أطراف أخرى تصدر فواتير ضريبية نيابة عن الموردين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة.
يستثنى من ذلك الأشخاص غير المقيمين والخاضعين للضريبة.
ما هي المتطلبات لكل مرحلة من مرحلتي تطبيق الفوترة الإلكترونية (فاتورة)؟
- تركيب أو تحديث نظام الـفـوتـرة أي الـتـوقف عن إصــــــــــدار الـفــواتـيـر الـمـكـتـوبـة بخط اليد.
- إضـافـة رمـز الاسـتـجابة السريعة (QR-Code) على الفاتورة.
- إضافة عنوان (الفاتورة)حسب نوع الفاتورة الضريبية المصدرة.
- إضافة رقم تسجيل ضريبة القيمة الـمضـافـة للـمـشتري إذا كان مسجل فـي ضـريـبـة القيمة المضافة.
حيث في المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار) ستتطلب من المكلفين إصدار وحفظ الفواتير والإشعارات الضريبية المتوافقة عبر نظام إلكتروني متوافق مع أنظمة الهيئة
– يجب على جميع الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الالكترونية استخدام أنظمة الفاتورة الكترونية متوافقة مع أنظمة الهيئة لإصدار الفواتير بدءا من 4ديسمبر 2021م ولن يتم اعتبار الفواتير اليدوية فواتير ضريبية متوافقة مع أنظمة الهيئة.
– يجب أن تتضمن الفواتير الإلكترونية الحد الأدنى من الحقول الإضافية (انظر السؤال التالي).
– يجب أن تكون الأنظمة الإلكترونية قادرة على إنشاء رموز الاستجابة السريعة (QR code).
– يجب أن لا تسمح أنظمة الفوترة الإلكترونية بالخصائص المحظورة المحددة من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
الفاتورة الإلكترونية والخدمات المصرفية عبر الإنترنت
تقدم العديد من البنوك الكبيرة خدمات دفع الفواتير الإلكترونية وتقديمها كجزء من نظامها المصرفي عبر الإنترنت وبشكل عام تتيح الخدمات المصرفية عبر الإنترنت والتي يطلق عليها أحيانا “الخدمات المصرفية عبر الإنترنت” أو “الخدمات المصرفية عبر الإنترنت” للمستخدمين تنفيذ المعاملات المالية عبر الإنترنت على وجه التحديد ويوفر البنك عبر الإنترنت للعملاء القدرة على إجراء عمليات الإيداع والسحب والتحويلات بين الحسابات والخدمات التقليدية الأخرى بالإضافة إلى سداد الفواتير عبر الإنترنت مثل EBPP.
من الواضح أن الراحة هي ميزة رئيسية للخدمات المصرفية عبر الإنترنت لأن المعاملات يمكن أن تتم على مدار 24 ساعة في اليوم سبعة أيام في الأسبوع وعلى الجانب السلبي يمكن أن تكون الحسابات عرضة للقرصنة على الرغم من أن الأمن المصرفي يتحسن باستمرار لهذا السبب عند استخدام الخدمات المصرفية عبر الإنترنت وينصح العملاء باستخدام خطط البيانات الخاصة بهم بدلا من شبكات Wi-Fi العامة للمساعدة في منع الوصول غير المصرح به.
كيف تفضل الشركات الدفع للموردين
البطاقات الحديثة تعود إلى عام 1950 مع إدخال بطاقة داينرز كلوب كان الهدف الأساسي هو السفر للعمل ومصاريف الترفيه حيث سيدفع حاملو البطاقات الرسوم التي تكبدوها في ذلك الشهر ويشار إلى بطاقات الائتمان هذه أيضا على أنها بطاقات ائتمان غير متجددة لأنه يجب دفع الرصيد بالكامل في نهاية كل فترة فوترة.
اليوم تعمل بطاقات الائتمان من مزودين مثل Visa و Mastercard و American Express بعدة طرق للشركات بالمقارنة مع بطاقات الائتمان تحتوي بطاقات الائتمان على خطوط ائتمان متجددة حيث يتوفر لحاملي البطاقات خيار دفع الرصيد بالكامل في نهاية كل دورة فوترة وأي بناء على شروط مصدري البطاقة.
تعمل حسابات التاجر وبوابات الدفع كطريقة ثنائية تقليدية لمدفوعات الائتمان التجارية أولا وتصل الأموال إلى حساب التاجر وهي منطقة الاحتفاظ بالأموال قبل صرفها إلى حسابات بنكية فردية تربط بوابات الدفع الشركات بحسابات التاجر هذه.
وهناك أيضا أدوات شاملة مثل PayPal تجمع بين حسابات التاجر وبوابات الدفع وتقدم أدوات المعالجة المبسطة مثل Stripe أسعارا تنافسية ولا توجد عموما رسوم إعداد أو رسوم شهرية مع سهولة التسجيل.
“كيف ولماذا تختار الشركات أنواع الدفع” في خيارات الدفع المختلفة وجد الاستطلاع أن بطاقات الائتمان كانت الطريقة الأكثر شيوعا للشركات لدفع أموال مورديها.
تعتبر البطاقات ملائمة حيث تسمح للشركات بمعالجة المدفوعات عن طريق الائتمان وغالبا ما تتضمن وظائف بطاقة الخصم وتقدم بطاقات الائتمان أحيانا حوافز استرداد النقود اعتمادا على المؤسسة المالية والبطاقة المعينة بالإضافة إلى ذلك يمكن أن تكون البطاقات مفيدة لتحسين التدفق النقدي وتوفير وسيلة سريعة للتمويل والتي يمكن أن تكون مفيدة بشكل خاص للشركات الصغيرة.