هل اتخذ مكان عملك الخطوات المناسبة للتأكد من أن عملية إدارة الزائر تدعم وتعزز الإجراءات الأمنية في الموقع؟
مع احتلال الثورة الرقمية للمكاتب العالمية واستمرار عواقب جائحة COVID-19 في التأثير على كيفية عمل المكاتب ، أصبح تعظيم أمان مكتبك الآن أمراً أساسياً لإثبات عملك في المستقبل.
اليوم ، تقدم لك شركة الحلول الواقعية في المملكة العربية السعودية قائمة بـالفوائد الرئيسية لنظام إدارة الزوار لإضافة القيمة للمؤسسات التي تتطلع إلى رقمنة عملية الاستقبال الخاصة بها.
1. إنشاء انطباعات أولية احترافية باستخدام نظام إدارة الزوار الرقمي
التسجيل المسبق للزائر
تم الآن تحسين عملية تسجيل الزوار وتسريعها بشكل كامل من خلال عملية تسجيل الوصول غير التلامسية المحدثة المتوفرة مع التسجيل المسبق للزائر.
عندما يكون الزائر مسجلاً مسبقاً ، يتلقى دعوة عبر البريد الإلكتروني تزوده بالتفاصيل الكاملة عن زيارته المجدولة القادمة.
تتضمن دعوة الزائر موقع المكتب واسم المضيف وتفاصيل حول كيفية تسجيل الوصول بنجاح عند الوصول.
يؤدي التسجيل المسبق للزوار إلى تقليل وقت تسجيل الوصول بشكل فعال من 1-2 دقيقة إلى بضع ثوانٍ.
كلما زادت امتثال التسجيل المسبق الذي تحصل عليه ، زادت معرفتك بالمعلومات المختلفة ومؤشرات الأداء الرئيسية التي ستحصل عليها حول برنامج إدارة الزائرين.
دعوات الزوار
عندما يكون الزائر مسجلاً مسبقاً ، فإنه يتلقى دعوة بالبريد الإلكتروني ، تزوده بالتفاصيل الكاملة عن زيارته المجدولة القادمة.
تتضمن دعوة الزائر موقع المكتب واسم المضيف وتفاصيل حول كيفية تسجيل الوصول بنجاح عند الوصول.
مع تقديم جميع التفاصيل المطلوبة للزيارة ، سيشعر الزائر والمضيف بمزيد من الاستعداد للزيارة بينما يشعران بالأمان في المعلومات المقدمة والمستلمة.
من خلال هذه التفاعلات الأولية ، يتأكد الزائر من تكوين انطباع أول رائع عن مكان العمل قبل الدخول بوقت طويل!
الفرز المسبق لجميع الموظفين في الموقع
نظرًا للضغط الذي فرضه COVID-19 على المنظمات على مستوى العالم ، من المهم الآن تعزيز الإجراءات الأمنية لجميع الأفراد الذين يدخلون المرافق ، وليس الزوار فقط.
إلى جانب ترقية سير العمل اللاتلامسي ، أصبحت أسئلة الفحص قبل الدخول الآن جزءاً لا يتجزأ من إدارة جميع الأفراد الذين يدخلون منشأتك مع الحفاظ على بيئة عمل آمنة ومأمونة بعد الجائحة.
مع تقديم جميع التفاصيل المطلوبة للزيارة ، سيشعر الزائر والمضيف بمزيد من الأمان في هذه الزيارة.
2. تطوير تصورات قوية للعلامة التجارية
تلعب الصورة والخبرة دوراً حاسماً في المنافسة المستمرة بين الشركات.
يمكن أن تكون العلامة التجارية القوية – وهي فلسفة تحدد كل ما تفعله مؤسستك من توقعات العملاء وتصميم المنتجات وثقافة التشغيل – هي الفرق بين الاندماج مع المنافسة والوقوف كشركة رائدة في السوق.
يعد استقبال منظمتك أحد المحاور الرئيسية للنشاط ويجب الآن إعادة تطويره لحماية جميع الموظفين والعملاء الذين يدخلون ويخرجون يومياً.
بدأت العديد من الشركات الكبيرة في التركيز على تزويد الزائرين بتجربة فريدة وإيجابية حيث يتطلعون إلى مواءمة علامتهم التجارية في جميع أنحاء المنظمة بأكملها.
حيث تلعب تجارب الزائر في الموقع دوراً مهماً في كيفية تطوير الزائر لانطباعاته الأولى عن المؤسسة.
تخصيص شارات الزوار لزيادة هوية العلامة التجارية
تساعدك شارات الزائر المضمنة ضمن نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية على التعرف على زوار شركتك يومياً
والتعرف على الأفراد غير المصرح لهم في المبنى الخاص بك ، ببساطة وفعالية.
عند إنشاء الشارات لشركتك ، فإن السؤال الرئيسي المطروح هو ما هي المعلومات المطلوبة لعمل هذه الشارات.
عادةً ما تكون المعلومات القياسية المطلوبة لهذه الشارات من أجل التنفيذ الصحيح هي
الاسم الأول والأخير للزائر ، وشعار شركتك ، ونص مخصص يصف الشخص بأنه “زائر” ، “عميل” ، “ضيف في المقابلة” ، وما إلى ذلك
الشارة الرقمية
بعد تسجيل الوصول بنجاح عبر كشك التقاط الزائر ضمن نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية والموافقة على الزائر من قبل المضيف ،
تتم طباعة تصريح زائر رقمي مع التفاصيل بما في ذلك اسم الزائر وتاريخ الزيارة والمضيف المسؤول وكذلك صورة الهوية الخاصة بهم.
رموز QR
نمت رموز QR بسرعة كبيرة بسبب سهولة استخدامها وتعدد استخداماتها.
أصبح رمز الاستجابة السريعة الآن ضرورة شائعة لكونه أحد العوامل الرئيسية لتحقيق تجربة عدم التلامس عند تسجيل وصول الزائر إلى منشأة أو مساحة مكتبية أو مؤسسة
يتم ترميز كل رمز QR بشكل فريد لتوفير الوصول استناداً إلى ملف تعريف الزائر الفردي ،
مما يوفر الوصول داخل مناطق محددة مسبقاً لإطار زمني محدد مسبقاً. ما عليك سوى مسح شارتك ضوئياً في أبواب الوصول المخصصة وانطلق!
3. تبني إجراءات مكان العمل اللاورقي
1) لا تستخدم أوراقاً في مكتب الاستقبال باستخدام النماذج الرقمية
كما هو الحال مع كل منظمة في جميع أنحاء العالم ، عندما يصل الزوار والعملاء إلى مكاتب الاستقبال لتسجيل الوصول ،
يتم الترحيب بهم بقائمة لا نهاية لها على ما يبدو من النماذج والأذونات والعقود التي يتعين عليهم التوقيع عليها قبل الحصول على تصريح الوصول الخاص بهم.
في الماضي ، عندما تم التوقيع على هذه النماذج ، كان يُطلب من موظفي الاستقبال عمل نسخ من هذه الملفات وتسجيلها وحفظها بطريقة منظمة حتى يمكن العثور عليها مرة أخرى إذا لزم الأمر.
قضى نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية على هذه العملية الشاقة من الأكشاك ،
مما مكن عملاء الشركات من الاستفادة من تجربة سلسة وسهلة الاستخدام.
يوفر نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية للعملاء أماناً محسناً وتوفر كفاءة تشغيلية أكبر ، مما يضع ضغطاً أقل على المواد المكتبية وأماكن التخزين.
2) سياسات الأمان الفائقة والتحسينات
في حين أن نظام إدارة الزائر المستقل يعد تحسناً كبيراً لأي نظام ورقي في التمييز بين الزوار وسبب تواجدهم ، تحتاج المؤسسات إلى اعتماد نهج شامل لأمن الموقع.
لذلك لابد من دمج إدارة الزائرين والتحكم في الوصول لتشديد السياسات الأمنية وتحسين الكفاءات التشغيلية.
يجب أن يكون لأمن أنظمة ومرافق شركتك أهمية كبيرة.
لذلك يعد تخزين المستندات في السحابة أكثر أماناً من الاحتفاظ بالملفات الحساسة في المكتب.
حيث يتم تشفير المستندات الرقمية وحمايتها من خلال العديد من طبقات الأمان ، ويمكن تقييد الوصول إلى عدد قليل من الأفراد فقط.
علاوة على ذلك ، لا تتعرض الملفات الرقمية لخطر الضياع بسبب السرقة أو الحريق ، وهو ما يحدث بشكل عرضي للشركات الصغيرة.
3) كفاءة التكلفة على المدى الطويل
الاستغناء عن الورق في شركتك يعني خفض التكاليف لعملك.
إذا كنت من أصحاب الأعمال التجارية التي تجد نفسها تعتمد على الورق ،
فستحتاج إلى شراء حقائب من الورق بانتظام حتى يكون لديك مخزون كامل في متناول اليد في جميع الأوقات.
يمكن مشاركة المعلومات الرقمية دون استخدام الورق والطابعات والماسحات الضوئية وآلات التصوير.
إن رقمنة إدارة زوار الشركات الخاصة بك هي الخطوة الأسهل والأكثر فعالية من حيث التكلفة التي يمكن لشركتك اتخاذها لمعرفة الفرق في الإنفاق الشهري لشركاتك.
إلى جانب ذلك ، عندما تطبق مؤسستك نظاماً رقمياً ، فهذا يعني أنها لن تحتاج بعد الآن إلى موظفين استقبال داخل وخارج المبنى
مما يعني أن مؤسستك ستوفر مبلغاً كبيراً من المال على مجموعة متنوعة من تكاليف الاستقبال .
4) كفاءة مكتبية محسنة وسلسة
وتجدر الإشارة أيضاً إلى أن خزانات الملفات التقليدية تشغل مساحة مدهشة لحفظ الوثائق المادية.
دون أن تدرك ذلك ، فإن المساحة المربعة التي تشغلها هذه الخزانات في مساحة مكتبك تحدد وتمثل جزءاً كبيراً من تكاليف الإيجار.
إذا كنت تمتلك مساحة مكتبية ، فيمكن إعادة تخصيص مساحة الأرضية المستخدمة سابقاً للتخزين المادي للمستندات لعمليات ومهام أكثر إفادة.
للحصول على نظام إدارة الزوار في المملكة العربية السعودية
يرجى التواصل مع شركة الحلول الواقعية