إدارة الزوار هي عملية الترحيب بالزوار و / أو الموظفين في مقر شركتك وإدارة وجودهم.
يعد تسجيل الدخول أو تسجيل الوصول جزءاً صغيراً من العملية برمتها.
وتشمل العناصر الأخرى سلامة الزائر ، والإخطار عند الوصول ، والتتبع والامتثال – وكلها تعتمد على سيناريوهات منشأة / مبنى محددة ، والصناعة ، والزائر.
ما هي أنظمة إدارة الزوار؟
تمكّن أنظمة إدارة الزوار المؤسسات من تلقي وتتبع وإدارة زوار مبنى أو منشأة أو مكتب أو فرع أو أي موقع آخر بكفاءة.
هناك ثلاث فئات عامة من الأنظمة: الأنظمة المحلية ، والأنظمة القائمة على السحابة ، والأنظمة اليدوية.
أنواع إدارة الزوار
فيما يلي نظرة عامة على النوعين الأكثر شيوعاً من سيناريوهات إدارة الزائرين.
الضيوف والزوار
تشترك مباني المكاتب والفنادق ومراكز النقل وحتى المصانع الكبيرة في شيء واحد: فهي تستقبل عدداً كبيراً من الزوار إلى مبانيها كل عام.
تعد هيكلة عملية إدارة الضيوف بكفاءة واستخدام التكنولوجيا المناسبة من الجوانب الحاسمة لإنشاء علامة تجارية إيجابية وتجربة زائر.
ترحب الشركة بآلاف الزوار كل عام وتحتاج بشدة لتبسيط وتحديث نظام إدارة الزوار الورقي الذي عفا عليه الزمن.
من خلال الانتقال إلى البرامج والأكشاك المستندة إلى السحابة ، تمكنت الشركة من زيادة الكفاءات التشغيلية وتبسيط عمليات تسجيل الوصول والمغادرة (مع الامتثال للوائح أمان الصناعة وتوفير قدر هائل من الورق والموارد).
بدلاً من تسجيل الوصول يدوياً وتوقيع نماذج المسؤولية والتفاعل مع الموظفين ، يمكن للزوار الآن إكمال عملية تسجيل الوصول بالكامل تقريباً في كشك الخدمة الذاتية.
بالإضافة إلى ذلك ، لم يعد الموظفون مضطرين لإدارة مداخل ومخارج الزوار بشكل مباشر ، مما يزيد من إنتاجية الموظف.
و هذا ما تدور حوله إدارة الزوار – جعل العملية سهلة للزائر وقيّمة للشركة.
الموظفون والمقاولون والعمال المؤقتون
من الممكن استخدام نظام إدارة الزوار للموظفين المتفرغين والمقاولين والعاملين المؤقتين لتوحيد عمليات تسجيل الموظفين وتسجيل الوصول والمغادرة وتسجيل الدخول والخروج والتحكم في الوصول.
يوفر نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية إمكانية دمج معظم الأنظمة الحديثة المستندة إلى السحابة مع أنظمة التحكم في الوصول المتوافقة (مثل بوابات الدخول الداخلية) ، مما يمنح الشركات تكاملاً شاملاً للبرامج / الأجهزة.
بالإضافة الى إمكانية إجراء الإعداد الأولي للموظفين (مثل إنشاء الشارات واستكمال نماذج التوظيف وما إلى ذلك) باستخدام نفس نظام إدارة الزوار عبر كشك الخدمة الذاتية.
كما يمكن للموظفين طباعة شارتهم مباشرة في الكشك عند الوصول ، حيث يقوم الكشك بمزامنة بياناتهم تلقائياً مع قاعدة بيانات نظام التحكم في الوصول (للوصول التلقائي للموظفين إلى البوابات الدوارة).
يمكن أن تؤدي القدرة على أتمتة عملية تأهيل الموظفين والعاملين المؤقتين ، وتسجيل المبنى ، وعمليات تسجيل الوصول / المغادرة عبر أكشاك الخدمة الذاتية المتكاملة إلى زيادة الكفاءات التشغيلية للمؤسسة بشكل كبير.
عملية نموذجية خطوة بخطوة
تقدم شركة الحلول الواقعية عملية بديهية وسريعة وسهلة الاستخدام لإنشاء الأحداث وتعديلها وإدارتها وإضافة الزوار وتحرير قوائم الزوار ومراقبة إدارة جميع الزائرين.
كيف تعمل أنظمة إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض
1. تخطيط الفعاليات وإضافة الزوار
يمكن نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية للمستخدمين إنشاء الأحداث والتخطيط لها وإدارتها عبر النظام الأساسي السحابي.
يجعل نظام الزوار عملية إنشاء قوائم زوار لأحداث معينة أمراً بديهياً وسريعاً وسهلاً – يمكن إضافة الزوار مباشرةً على النظام الأساسي أو بشكل مجمّع عن طريق تحميل ملف Excel.
بعد تحميل الزوار أو إضافتهم إلى النظام الأساسي ، يقوم النظام تلقائياً بإنشاء معرفات فريدة للزوار لكل شخص وتحديث قائمة الزوار الرئيسية للحدث.
يمكن أيضاً استخدام النظام الأساسي لربط صور الزوار تلقائياً بأسمائهم المقابلة في القائمة (لإنشاء البادج أو الشارة).
2. إدارة الزائر والحدث والدعوة
بعد إنشاء حدث وإضافة حاضرين إلى قائمة الأحداث
يمكن للمستخدمين الوصول إلى قائمة الحضور المتنوعة وميزات إدارة الأحداث ، بما في ذلك القدرة على إزالة حاضرين محددين من القائمة ، وإلغاء الأحداث أو إعادة جدولتها ، وتحديث القوائم بحضور إضافيين ، وتحميل صور الزوار.
إذا احتاج حدث ما إلى الإلغاء أو إعادة جدولته ، أو إذا كان من الضروري إضافة / إزالة حضور معين من حدث ما
فإن نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في المملكة العربية السعودية يجعل هذا الأمر سهلاً وسريعاً بشكل لا يصدق.
يمكن حذف الأحداث مباشرة على المنصة.كما يمكن حذف الزوار إما من النظام الأساسي أو عبر قائمة Excel الخاصة بالحدث.
يمكن تخصيص دعوات الأحداث وإعدادها للغات متعددة وإرسالها بالجملة عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.
في حالة إلغاء الحدث أو تأجيله ، يقوم النظام تلقائياً بإرسال بريد إلكتروني أو رسالة نصية قصيرة مع إلغاء الحدث إلى قائمة زوار الحدث.
كما يمكن إرسال الدعوات عبر البريد الإلكتروني باستخدام Microsoft Outlook عبر مكون إضافي قابل للتنزيل.
3. تسجيل وصول الزائر الشخصي وعبر الإنترنت
يبدأ الزوار عملية تسجيل الوصول من خلال تقديم هوية صالحة في كشك تسجيل الوصول. إذا لم يكن الزائر موجوداً في القائمة ، فسيتم رفض الوصول.
4. طباعة البادج أو إصدار بطاقات دخول / علامات أو منح حق الوصول عبر تطبيق جوال
يمكن للزوار المدرجين في قائمة الأحداث طباعة بطاقة التعريف مباشرة في الكشك.
إذا وصل زائر مبكراً في الحدث ، فيمكنه “التسجيل المسبق” (إذا تم تمكين الخيار) ولا يزال بإمكانه الحصول على تصريح.
لا يزال بإمكان الزوار الذين تأخروا عن الحدث تسجيل الوصول واستلام البادج الخاص بهم.
5. الوصول المادي إلى المبنى / المناطق المخصصة مع شارة / بطاقة / علامة وصول
بعد تسجيل الوصول في كشك / محطة الخدمة الذاتية واستلام الشارة أو بطاقة الوصول ، يمكن للزوار دخول المبنى / الحدث عن طريق التمرير أو مسح شارتهم المطبوعة عند البوابات الدوارة عند مدخل / مخرج المبنى.
بمجرد أن يقوم الزائر بتسجيل الوصول في أحد أحداث اليوم ، سيتم منح الوصول عند الباب الدوار. إذا لم يتم تسجيل وصول الزائر للفعاليات ، فسيتم رفض وصوله إلى المبنى / المكان.
6. إدارة ومراقبة وتتبع نشاط الزائر
يمكن للمستخدمين تتبع أنشطة الزائر (مثل تسجيل الوصول وتسجيل المغادرة وما إلى ذلك) مباشرة على النظام الأساسي السحابي ضمن قسم سجل الزيارة.
يمكن الاطلاع على معلومات تسجيل الوصول التفصيلية وإجابات الاستبيان والمستندات الموقعة وما إلى ذلك عبر الإنترنت في الوقت الفعلي.
7. خروج الزائر
عندما ينتهي حدث ما أو يغادر الزائر لهذا اليوم ، يمكن شطب هويته / شارته عند الأبواب الدوارة عند الخروج من المبنى.
إذا تم تسجيل / تسجيل الزائر للحدث ، فسيفحصه النظام تلقائياً. إذا لم يتم تسجيل وصول الزائر ، فسيتم رفض وصوله إلى المخرج.
8. رسائل البريد الإلكتروني والإشعارات بعد الحدث
بعد انتهاء حدث ما أو خروج زائر ما ، يكون لدى المستخدمين خيار إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة.
يمكنك على سبيل المثال على سبيل المثال ، اطلب منهم ترك تعليقات أو توقيع نماذج أو مستندات إضافية أو مشاركة روابط لمزيد من المحتوى.
9. تقديم التقارير
تقدم شركة الحلول الواقعية العديد من وظائف إعداد التقارير
على سبيل المثال ، معلومات مفصلة عن الزائر (مثل أوقات تسجيل وصول الزائر ومغادرته) ، ومناطق المنشأة / المبنى التي تمت زيارتها ، ومتى تم إدخال مناطق معينة ، وما إلى ذلك.
يمكن أيضاً إنشاء تقارير مخصصة بناءً على المحتوى الذي شاهده الزوار (مثل الاستبيانات والنماذج التفاعلية).
مع امكانية تصدير جميع التقارير إلى ملف اكسل أو طباعه التقرير.
للحصول على نظام إدارة الزوار في المملكة العربية السعودية
يرجى التواصل مع شركة الحلول الواقعية