تعتمد آلاف الشركات حول العالم على نظام إدارة الزوار للترحيب بالزوار في أماكن عملهم.
سواء كنت مؤسسة صغيرة أو مؤسسة كبيرة ، من المهم أن تترك انطباعاً أول رائعاً.
كشركة رائدة في مجال الحلول والتكنولوجيا، تراقب شركة الحلول الواقعية في المملكة العربية السعودية عن كثب ما يفكر فيه العملاء بشأن وجود نظام إدارة للزائرين، بما في ذلك كيفية تحسينه لأماكن عملهم.
في هذه المقالة ، نتعمق في مراجعات العملاء الأخيرة للحصول على فهم أفضل لسبب اعتماد الشركات على شركة الحلول الواقعية في نظام إدارة الزوار الخاص بهم.
لماذا يجب أن تستثمر في نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية؟
خلق انطباع أول رائع
يرحب نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض بالزوار قبل وصولهم بدعوة مخصصة تثير حماسة زيارتهم.
استخدم نظام إدارة الزائرين من شركة الحلول الواقعية في الرياض لإنشاء أفضل انطباع أول قبل وصول الزائرين بالتسجيل المسبق وإشعارات المضيف.
يمكنك إنشاء تجربة فريدة وشخصية عن طريق إرسال دعوة للزوار للتسجيل المسبق عبر دعوة الاجتماع الخاصة بك.
يمكن أن تتضمن دعوتك ، على سبيل المثال لا الحصر ؛
- تفاصيل الاجتماع الهامة
- الاتجاهات إلى مكتبك
- موقف سيارات قريب
- مطاعم محلية أو نصائح مفيدة أخرى
عند وصول الزائر ، يمكنه استخدام دعوته لتبسيط عملية تسجيل الدخول الخاصة به ، مع قضاء وقت أقل في الانتظار في منطقة الاستقبال الخاصة بك ، مما يؤدي إلى تجربة مصقولة وسلسة لكل زائر يصل إلى باب منزلك.
يمكنك أيضاً تقديم إرشادات حول إرسال المعلومات الشخصية قبل زيارتهم ، مثل الاسم ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني. هذا يساعد على تسريع العملية في يوم زيارتهم.
عندما يصل الزوار إلى مكان عملك ، اجعل تجربتهم سلسة قدر الإمكان.
ضع في اعتبارك كيف يمكن للتكنولوجيا التي لا تلمس أن تجعل عملية التسجيل سلسة ، وإخطار الموظفين بوصول زوارهم من خلال التكامل مع أدوات الاتصال مثل Slack.
بهذه الطريقة ، يمكن للمضيفين والزوار الالتقاء بسرعة وسهولة ، دون الحاجة إلى الانتظار.
وفر الوقت واجعل الحياة أسهل لموظفي مكتب الاستقبال
لقد تغير الدور اليومي لموظف الاستقبال على مر السنين ، مع زيادة الزوار والعودة إلى أماكن العمل لدينا.
تقضي فرق مكتب الاستقبال التقليدية وقتاً في تدوين معلومات الزوار ، والاتصال بالمضيفين لضمان استقبال الزائر على الفور
أو ضمان وصول عمليات التسليم إلى المكتب إلى الشخص المناسب.
يمكن ل نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض تحرير مكتب الاستقبال من هذه المهام الشاقة وأتمتة العملية ويمكنك أن تلوح وداعاً للأخطاء اليدوية أو المعلومات المفقودة.
كما سيقل عدد الزوار الذين يحتاجون إلى المساعدة من مكتب الاستقبال حيث يمكنهم تسجيل الدخول باستخدام الكشك الخاص بك أو بدون لمس عبر أجهزتهم الشخصية.
يمكنك نسيان السجلات المفقودة أو التالفة لأنها موجودة في السحاب ، ويمكن الوصول إليها بسهولة عند الحاجة.
عندما يصل زائر إلى مدخلك ويبدأ في تسجيل الدخول ، يمكنك إعداد إشعارات تلقائية ، بحيث يتم إخطار مضيفه.
عزز الانطباع الأول عن مكان عملك حيث يتم الترحيب بالزوار دون إبلاغ الاستقبال بوصولهم وتقليل وقت انتظارهم.
أفضل الميزات:
- القدرة على إرسال نماذج التسجيل المسبق (عبر البريد الإلكتروني) في وقت مبكر .
- الميزة الرئيسية الأخرى هي أنه يخطر الموظفين بأن ضيوفهم ينتظرون في مكتب الاستقبال ، مما يوفر لموظف الاستقبال الكثير من الوقت.
- يسمح للجميع بتسجيل الدخول في وقت مبكر مما يجعل الأمر أسهل كثيراً بمجرد وصول الزائر إلى الموقع.
- يرسل نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض أيضاً رسالة إلى المضيف على الفور للتأكد من أن الزائر لا ينتظر طويلاً قبل أن يأتي المضيف ويستقبلهم .
حافظ على سلامة الأشخاص
عندما ترحب بالزوار في مكتبك ، فأنت تريد التأكد من حصولهم على تجربة رائعة.
الشعور بالأمان هو جزء من تلك التجربة ، بينما يتمثل جزء آخر في حماية موظفيك الحاليين.
تستخدم العديد من أماكن العمل نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض لفحص الزوار مقابل قوائم المراقبة الخاصة بهم.
يستخدمون أيضاً قوائم الحظر المخصصة ومسح الهوية للتأكد من أن الأشخاص في الموقع آمنون.
من المهم أيضاً الحفاظ على معايير الأمان والامتثال لشركتك. وهذا يشمل جميع حقوق الملكية المادية والفكرية داخل مكاتبكم.
من خلال حل إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض، يمكن للشركات أن تطلب من الزوار التوقيع على المستندات القانونية
مثل اتفاقيات عدم الإفشاء قبل زيارتهم ، إلى جانب أي مستندات لتكون متوافقة مع اللوائح والقوانين المختلفة.
قامت شركة الحلول الواقعية بتبسيط الإجراءات الورقية وعملية تسجيل الدخول ، ولكن الأهم من ذلك قامت بتوحيدها لإكمال جميع المستندات الضرورية بالإضافة إلى جعل المنشأة أكثر أماناً
كما قامت بتضمين اتفاقية عدم الإفشاء الخاصة في عملية تسجيل دخول الزائر مما يجعل عملية تسجيل الدخول أكثر سلاسة.
كما أنه مفيد لعمليات تدقيق الأمان للشركات حيث إنه يتتبع الزوار ومرافقتهم إلكترونياً للحصول على مراجعات سريعة .
يساعدك حل إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض في الحفاظ على تنظيم قائمة ضيوفك والحفاظ على سلامة موظفيك.
تأمين الجميع في حالة الطوارئ
تعد خطة الطوارئ الخاصة بمكان عملك أمراً بالغ الأهمية لضمان سلامة وأمان كل شخص في الموقع ، حتى لو لم تضطر إلى استخدامها مطلقاً.
احصل على وصول مركزي إلى جميع بيانات الزائرين وحساب كل شخص في الموقع في حالات الطوارئ بسهولة باستخدام حل إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض.
يمكن أن يضمن جمع السجل الرقمي للأشخاص الذين قاموا بتسجيل الدخول أن المراقب أو مدير الطوارئ على علم بكل شخص في الموقع.
يمكنهم الوصول بسرعة إلى السجلات ومشاركة المعلومات المهمة مع المستجيبين الأوائل.
تفيد ميزات الطوارئ أيضاً فريق الخط الأمامي(خط الاستقبال) الخاص بك من خلال استخدام ميزات إنذار الذعر المضمنة.
يمكن أن ترسل أكشاكك إشعارات الطوارئ إذا شعر موظف الاستقبال أو حراس الأمن أن سلامتهم قد تتعرض للخطر ، مما يؤدي إلى طلب المساعدة.
من السهل التأكد من أن خطة الطوارئ الخاصة بك دائماً من الدرجة الأولى من خلال الاستفادة من بيانات برنامج إدارة الزائرين.
قم بتشغيل تقارير مفصلة عن عمليات الإخلاء في حالات الطوارئ واكتسب نظرة ثاقبة حول كفاءة إجراءات الطوارئ الخاصة بك
لتحديد مجالات التحسين والاستمرار في الحفاظ على سلامة وأمان الجميع في الموقع.
حفظ الموارد وتقليل التكلفة
يتم تعويض التكلفة الأولية للاستثمار في نظام إدارة الزوار من خلال المدخرات التي ستحققها شركتك بمرور الوقت.
يلغي النظام الحاجة إلى التكاليف الإدارية المتكررة المرتبطة بشراء كتب الزوار وأوراق تسجيل الدخول.
هناك أيضاً مدخرات كبيرة في الوقت حيث لن يضطر موظفو الاستقبال إلى التعامل مع عملية إدارة كل جزء من عملية تسجيل دخول الزائر
مما يسمح لهم بالتركيز على المهام الأكثر أهمية.
استثمر في نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية واتخذ خطوات استباقية نحو تأمين مؤسستك أو منظمتك.
للحصول على نظام إدارة الزوار في المملكة العربية السعودية
يرجى التواصل مع شركة الحلول الواقعية