يعد برنامج محاسبة إحدى أهم العناصر المسؤولة عن نجاح نشاطك التجاري أو سير عمل شركتك بالطريقة الصحيحة .
و في هذه الأيام مع انتشار التكنولوجيا واستخدامها بشكل كبير لإدارة الأنشطة التجارية لذلك يجب عليك البحث والسؤال عن ما هو أفضل برنامج محاسبة؟.
لمعرفة ما هو أفضل برنامج محاسبة؟ يجب عليك تحديد طبيعة نشاطك التجاري والهدف من أستخدام البرنامج المحاسبي بشكل جيد .
لتتمكن من معرفة الخيار المناسب لشركتك وعملك وسوف نتحدث في هذه المقالة عن ما هو افضل برنامج محاسبة؟.
يعد نظام ERP المحاسبي من الحلول الواقعية هو أفضل الحلول البرمجية للشركات وهو مجموعة أنظمة برمجية صممت خصيصاً لتشكل الإدارة المتكاملة للعمليات الرئيسة في الشركة .
من خلال نظام برمجي مترابط يسهل الإدارة لتصبح أكثر دقة ومناسبة لجميع الشركات والمؤسسات بمختلف أنواعها وأحجامها.
تتيح أنظمة ERP للمنشأة النامية التي على وشك التوسع والانتقال لتقنيات أحدث القدرة على دمج إدارة التخطيط والشراء والمخزون والمبيعات والتسويق والتمويل والموارد البشرية وإدارة علاقات العملاء (CRM) وإدارة سلسلة التوريد والمزيد من الإدارات معاً.
هذا الدمج الذكي يتيح للأقسام المختلفة التواصل وتبادل المعلومات والتقارير بسهولة أكبر مع بقية الشركة .
حيث يجمع النظام معلومات حول نشاط وحالات الأقسام المختلفة ويجعلها متاحة للأقسام الأخرى، ليتم استخدامها بشكل منتج.
الخدمات التي يقدمها برنامج محاسبة ERP
دفتر الأستاذ العام:
هذا هو أساس أي نظام محاسبة مسؤول عن إدارة جميع العمليات المالية كجزء من ERP يتم استدعاء دفتر الأستاذ العام لتزويدك ببيانات مالية دقيقة في الوقت الفعلي .
يمكن الوصول إليها من أي جهاز بالإضافة إلى ذلك يجب أن تكون محمية بما يكفي لمنع التدخلات غير المصرح بها أو العبث بالبيانات ويمكن اعتبار جميع مكونات برامج المحاسبة الأخرى بمثابة دفاتر الأستاذ الفرعية.
الذمم المدينة:
يعرض هذا المكوِن المدفوعات الواردة مما يتيح لك معرفة العملاء الذين دفعوا في الوقت المحدد ، وأيهم لا يزالون مستحقين.
وسيؤدي تتبع جميع المعاملات والمشتريات والفواتير بالإضافة إلى المدفوعات المتكررة والمؤجلة إلى منع إرسال الفواتير القديمة.
ويتيح لك تذكير العملاء الذين لم يدفعوا بشأن هذه الحقيقة وإذا كان عملاؤك كثر يصبح دفتر الأستاذ الفرعي هذا عنصراً لا غنى عنه في الإشراف على تدفق الأموال.
الذمم الدائنة:
مرة أخرى تتعلق هذه الميزة بتدفق الأموال ولكن في هذه الحالة فإن الاتجاه الحالي موجه نحو الخارج ويتيح لك تتبع الفواتير والدفع تلقائياً وفورياً لأي شيء تشتريه .
و بالتالي فإنه يستبعد تماماً الدفع مقابل الخدمات مرتين أو فقدان تاريخ الدفع إلى جانب ذلك توفر الوحدة سجل المعاملات بحيث يمكنك تحليل مدى كفاءة وظائف النظام.
الأصول:
إنها ميزة مهمة بشكل خاص للشركات الكبرى التي تمتلك كميات كبيرة من الممتلكات والسلع والعقارات وما إلى ذلك كل هذه الأشياء متحدة تحت مظلة مصطلح “الأصول”.
ويعد تتبع دورة حياة هذه المؤسسات بمثابة صداع لمثل هذه المؤسسات لذا فهو المكان الذي يتدخل فيه نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك .
علاوة على ذلك يمكن القيام بذلك عبر تطبيقات الأجهزة المحمولة التي تمكنك من اختيار الموظفين الذين سيتم منحهم حق الوصول إلى البيانات المعنية وبالتالي فإن المشكلات الأمنية يتم الاعتناء بها أيضا.
كشوف المرتبات:
تقليدياً كان يتم التعامل مع هذا الجانب المالي يدوياً (حتى في الشركات الكبيرة) والأمر الذي يتطلب الكثير من الوقت والجهد والقوى العاملة.
يعمل برنامج محاسبة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على أتمتة حسابات الرواتب والمسائل الضريبية والتعيين والتقاعد والإجازة أو مدفوعات الإجازات المرضية وأي نفقات أخرى متعلقة بالموظفين.
التحليلات والمراجعة:
تذهب هذه الوحدة إلى أبعد من مجرد جمع المعلومات وتجميعها في مكان واحد بحيث يعالج البيانات للتوصل إلى استنتاجات حول الإستراتيجية الشاملة للشركة أو جوانبها الخاصة .
وفي وقت المنافسة الشديدة وعندما تكون سرعة اتخاذ القرار غالباً هي العامل الرئيسي الذي يميزك فهذه الوظيفة هي التي ستتيح لك الازدهار وتتفوق على منافسيك.
إبقاء الموظفين على اطلاع:
يميل الناس إلى كره التغييرات خاصةً إذا كانت تنطوي على جهود إضافية من جانبهم لمنع رد الفعل العكسي المحتمل الذي قد ينشأ بعد أن يدرك موظفوك أن عصراً جديداً قد بدأ .
والتخفيف من حدته من الضروري التواصل معهم ومن المؤكد أن إطلاع الموظفين على أسباب تقديم أحدث البرامج وفوائدها سيبدد مخاوف جزء من الفريق ويحفز الآخر.
تقييم نقاط القوة والضعف لدى موظفيك:
قبل تشكيل خططك من الضروري أن تدرك ما أنت عليه الآن ويعد تقييم المهارات المادية وغير المادية لموظفيك بالإضافة إلى القدرة والرغبة في التعلم أمرا مهما لاختيار أفضل مسار للعمل والتقنيات للوصول إلى الهدف.
مزايا استخدام برنامج محاسبة (ERP)
1. توفير التكاليف:
ربما يكون أكبر عرض للقيمة لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات هو قدرتها على توفير أموال مؤسستك بعدة طرق .
ومن خلال أتمتة العديد من المهام البسيطة والمتكررة فإنك تقلل الأخطاء والحاجة إلى إضافة موظفين بنفس معدل نمو الأعمال.
وتسهل الرؤية عبر الشركة اكتشاف أوجه القصور التي تؤدي إلى زيادة التكاليف وتؤدي إلى نشر أفضل لجميع الموارد من العمالة إلى المخزون إلى المعدات.
وباستخدام Cloud ERP قد ترى الشركات بسرعة قيمة متزايدة من البرنامج علاوة على ما تنفقه.
2. رؤية سير العمل:
مع وجود جميع مهام سير العمل والمعلومات في مكان واحد يمكن للموظفين الذين لديهم إمكانية الوصول إلى النظام رؤية حالة المشاريع وأداء وظائف العمل المختلفة ذات الصلة بوظائفهم .
وقد تكون هذه الرؤية ذات قيمة خاصة للمديرين والقادة وهي أسرع وأسهل بكثير من البحث عن المستندات الصحيحة وطلب التحديثات باستمرار من الزملاء.
3. إعداد التقارير و التحليلات:
البيانات مفيدة فقط إذا تمكنت الشركات من تحليلها وفهمها ويساعد تخطيط موارد المؤسسات في ذلك .
وتتميز الحلول الرائدة بأدوات إعداد تقارير وتحليلات رائعة تتيح للمستخدمين ليس فقط تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية ولكن أيضاً عرض أي مقاييس أو مقارنات يمكن أن يحلموا بها .
ونظراً لأن تخطيط موارد المؤسسات يشمل كل شيء فإنه يمكن أن يساعد الأعمال التجارية على فهم كيفية تأثير تغيير أو مشكلة في عملية في قسم واحد على بقية الشركة.
4. رؤى و ذكاء الأعمال:
نظرا لأن ERPs يمكنها الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي من جميع أنحاء الشركة يمكن لهذه الأنظمة الكشف عن الاتجاهات المؤثرة وتقديم رؤى تجارية واسعة النطاق .
ويؤدي هذا إلى اتخاذ قرارات أفضل من قبل القادة التنظيميين الذين لديهم الآن وصول سهل إلى جميع البيانات ذات الصلة.
5. الامتثال التنظيمي وأمن البيانات:
تتغير معايير إعداد التقارير المالية ولوائح أمان البيانات الحكومية والخاصة بالصناعة بشكل متكرر ويمكن أن يساعد تخطيط موارد المؤسسات شركتك على البقاء آمنة ومتوافقة .
ويوفر نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مسار تدقيق من خلال تتبع دورة حياة كل معاملة بما في ذلك الالتزام بمهام سير عمل الموافقة المطلوبة .
وقد تقلل الشركات أيضاً من فرصة حدوث الأخطاء وما يرتبط بها من أخطاء الامتثال بالأتمتة ويوفر برنامج ERP تقارير مالية تتوافق مع المعايير واللوائح.
6- إدارة المخاطر:
تقلل تقنية تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من المخاطر بعدة طرق ويمكن أن يؤدي التحكم الدقيق في الوصول وتدفقات عمل الموافقة المحددة إلى تعزيز الضوابط المالية وتقليل الاحتيال .
بالإضافة إلى ذلك تتجنب البيانات الأكثر دقة الأخطاء التي قد تؤدي إلى خسارة المبيعات أو الغرامات وأخيرًا فإن القدرة على رؤية حالة العملية بأكملها تمكن الموظفين من التعامل بسرعة مع المخاطر التي تسببها اضطرابات الأعمال.
7. أمن البيانات:
يفهم موفرو تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أن نظامك يحتوي على بيانات مهمة وحساسة ويتخذون الخطوات اللازمة لضمان أمانها .
وهذا الاجتهاد أكثر أهمية من أي وقت مضى مع زيادة حجم ونطاق الهجمات الإلكترونية .
ويستخدم برنامج Cloud ERP على وجه الخصوص بروتوكولات أمان متطورة لضمان عدم وقوع شركتك ضحية لهجوم ضار.
8. التعاون:
يكون الموظفون أكثر فاعلية عندما يعملون معاً وتسهل حلول تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مشاركة المعلومات مثل أوامر الشراء والعقود وسجلات دعم العملاء بين الفرق .
كما إنه يهدم الجدران بين الإدارات من خلال منح الموظفين الوصول المناسب إلى البيانات في الوقت الفعلي حول وظائف الأعمال ذات الصلة.
9. قابلية التوسع:
سيكون نظام تخطيط موارد المؤسسات المناسب قابلاً للتطوير ومرناً بما يكفي لتلبية احتياجات شركتك اليوم وفي المستقبل المنظور .
حيث تتكيف أنظمة السحابة على وجه الخصوص مع التغييرات التشغيلية الطفيفة والكبيرة حتى مع زيادة كمية البيانات التي تلتقطها المنظمة والطلب على الوصول إليها.
10. المرونة:
بينما يساعد برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الشركات على اتباع أفضل الممارسات .
فإنه يوفر أيضاً المرونة لدعم العمليات والأهداف الفريدة ويمنح النظام المسؤولين القدرة على إنشاء مهام سير عمل خاصة بالشركة وإنشاء تقارير تلقائية مهمة لمختلف الإدارات والمديرين التنفيذيين .
ويعزز تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الابتكار والإبداع في مؤسستك.
11. التخصيص:
بينما تجد معظم الشركات أن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الحديثة تدعم أعمالها “خارج الصندوق” .
تحتاج بعض الشركات إلى إضافة وظائف مدمجة واسعة النطاق وإذا كان لديك الكثير من العمليات المتخصصة فابحث عن نظام قابل للتوسيع .
نظام يسمح لموظفي التكامل أو موظفي تكنولوجيا المعلومات بكتابة التعليمات البرمجية التي تضيف الميزات المطلوبة أو التي يمكن أن تتكامل مع الحلول المحلية أو القديمة .
ومع ذلك قبل الانتقال إلى المسار المخصص ألق نظرة فاحصة على عملياتك والوظائف والتكوينات التي تم إنشاؤها مسبقاً .
ويعتمد دعم حلول تخطيط موارد المؤسسات الحديثة على أفضل الممارسات التي تم جمعها من آلاف الشركات. تهدف إلى تقليل التخصيصات.