يعد تبني نظام إدارة الزوار أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لزيادة إنتاجية عملك وكفاءته وأمانه.
في حين أن هذه الأنظمة قد تبدو بسيطة ، إلا أنها تأتي في الواقع بمجموعة واسعة جداً من الفوائد التي تجعلها لا غنى عنها للأعمال التجارية الحديثة.
ما هو بالضبط نظام إدارة الزوار ، وماذا يفعل ، وكيف تختار النظام الذي يناسب عملك؟
ما هو نظام إدارة الزوار (VMS)؟
نظام إدارة الزوار هو تطبيق برمجي يسمح لك بالاحتفاظ بسجلات لجميع الزوار الذين يأتون إلى ممتلكاتك أو مكتبك.
يمكن أن يساعدك هذا النظام في تتبع كل الذين يزورون عملك.
علاوة على ذلك ، يمكنه تبسيط عملية الاتصال من خلال تمكينك من إرسال رسائل بريد إلكتروني تذكير آلية إلى شخص ما قبل حلول موعدها وتتبع الزوار في الوقت الفعلي.
ماذا يفعل نظام إدارة الزوار ؟
يبسط نظام إدارة الزوار (VMS) التواصل مع الزوار عن طريق إرسال رسائل بريد إلكتروني للتذكير الآلي قبل المواعيد.
كما أنه يتتبع أولئك الذين يدخلون إلى مكاتبك وأولئك الذين يخرجون منها ، وهو أمر مفيد لعدد من الأسباب (مثل الامتثال وتتبع العملاء والمزيد).
أنواع أنظمة إدارة الزوار
لا يتم إنشاء جميع حلول إدارة الزوار بنفس الشكل والطريقة. لديهم جميعاً نفس المهام تقريباً ،
ولكن من المهم بالنسبة لك معرفة ما يفعله كل نوع من برامج إدارة الزوار ، حتى تتمكن من اتخاذ القرار الأفضل لشركتك.
إدارة الزوار المستندة إلى السحابة
نظام إدارة الزوار المعتمد على السحابة هو برنامج يتم تشغيله على خادم بعيد ، بدلاً من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
تم تصميم الأنظمة المستندة إلى السحابة أيضاً بحيث يمكن الوصول إليها من أي جهاز متصل بالإنترنت ، مما يجعلها مناسبة للموظفين الذين يعملون عن بُعد.
تقدم لك شركة الحلول الواقعية في السعودية أفضل نظام إدارة زوار للمنشآت في الرياض
إدارة الزوار في مكان العمل
حل إدارة الزائرين داخل الشركة هو برنامج تقوم بتنزيله وتثبيته على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
تم تصميم الأنظمة في أماكن العمل لتتبع الزوار القادمين إلى المبنى الخاص بك ، والذي يكون مفيداً إذا لم تكن بحاجة إلى تتبع الموظفين ،
ولكنك لا تزال ترغب في تتبع الأشخاص الذين قد يسمحون لهم بالدخول إلى المبنى بشكل أفضل.
تقدم لك شركة الحلول الواقعية في السعودية نظام إدارة زوار للمنشآت الأنسب لعملك.
أكشاك إدارة الزوار
أكشاك إدارة الزوار المعروفة أيضاً باسم أكشاك معلومات الزوار ، هي أكشاك يمكنك وضعها في مواقع مختلفة (مثل مدخل المبنى الخاص بك ، مثل مكتب تسجيل الوصول)
لتتبع الزوار وتسجيل معلوماتهم (الاسم ووقت الدخول ، وما إلى ذلك).
هذا النوع من حلول إدارة الزوار ليس مثالياً لمعظم الشركات لأنه قد لا يكون من السهل وضعه في جميع مداخل الزائرين أو قد تحتاج إلى تثبيته في كل موقع في الشركة.
مكتب الاستقبال و تسجيل الوصول
إذا كان لديك مكتب استقبال ، فقد ترغب في التفكير في برنامج إدارة الزوار الذي يتكامل مع برنامج تسجيل الوصول الخاص بك.
بهذه الطريقة ، يمكن للموظفين إدخال معلومات الزائر مباشرة في النظام بحيث يتم تحديثها في جميع الأوقات.
لا يتم دائماً وضع هذه الأنواع من حلول إدارة الزوار في مدخل الشركة، وقد تجد اختلافات كثيرة عن تلك التي ذكرناها أعلاه ، اعتماداً على احتياجات كل شركة.
أمثلة على برامج إدارة الزوار كخدمة
برنامج إدارة الزوار كخدمة من شركة الحلول الواقعية في السعودية هو نوع من حلول إدارة الزوار حيث يدير مزود الخدمة جميع عمليات الشركة ويوفر كل ما تحتاجه شركتك لتشغيل النظام ، مثل التثبيت والإدارة.
توفر برامج إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية أدوات تسويق عبر البريد الإلكتروني والويب مضمنة ، كما توفر نوعاً من إدارة المستخدم وقدرات تتبع الزائرين.
يتمتع برنامج إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية بالعديد من المزايا.
سيوفر لك المال . ستحصل على راحة البال ، مع العلم أن البرنامج آمن ويديره شخص يعرف ما يفعله.
وستحصل أيضاً على الراحة لأن برنامج إدارة الزوار يسمح لك بتتبع الزوار عبر الإنترنت وإرسال رسائل بريد إلكتروني تسويقية بسيطة.
يمكن أن تستفيد العديد من الصناعات من استخدام نظام إدارة الزوار الذي توفره شركة الحلول الواقعية في السعودية:
على سبيل المثال
- يمكن لشركات الرعاية الصحية والضيافة استخدام برنامج إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية لتتبع مرضاهم وزوارهم.
- يمكن لشركات البيع بالتجزئة الاستفادة من برنامج إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية لتسجيل الوصول على مدار الساعة وتتبع الزوار.
- كما يمكن لشركات البناء استخدام برنامج إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية لإدارة المقاولين الذين توظفهم وكذلك عملائهم.
- علاوة على ذلك ، فإن تثبيت مثل هذا النظام لشركة عقارية يمكّن المالكين والمديرين من التحكم عن بعد في حقوق الوصول دون الحاجة إلى تمرير المفاتيح المادية وبطاقات المفاتيح إلى العملاء جدد.
- أيضاً المدارس يمكنها الاستفادة من استخدام مثل هذا النظام على وجه التحديد لأن أنظمة إدارة زوار المدرسة تسمح للمسؤولين بفحص الزوار عند الدخول ،
والتحقق من حالة مرتكبي الجرائم، وتقييد الوصول إلى الداخلين غير المصرح لهم.
- يعد برنامج إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية أيضاً مثالياً للشركات الصغيرة التي يعمل بها أقل من 10 موظفين ، حيث لن يكون لديهم الوقت الكافي أو لن يكونوا قادرين على إعداد أنظمة داخل الشركة.
يسمح برنامج إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية للمكاتب التجارية (وليس فقط) لمديري المرافق بأتمتة منطقة الاستقبال في المبنى ،
وتجنب العقبات والحجوزات الزائدة والخطأ البشري الذي يمكن أن يؤدي إلى مشكلات تتعلق بعدم الامتثال والأمن والخصوصية.
كيف يعمل نظام إدارة الزوار؟
تعد أنظمة تتبع الزوار وتسجيلهم بطريقة خاصة وآمنة لجمع المعلومات عن أولئك الذين يدخلون إلى مكاتبك.
سواء كنت تحصل عليه لأغراض السلامة والامتثال أو لأغراض التسويق ، يمكن أن يكون نظام تسجيل وصول الزائر بمثابة تغيير كامل من حيث كيفية تبسيط جمع المعلومات والحجوزات.
أنظمة إدارة الزوار سهلة الفهم. تتيح أنظمة إدارة الزوار المستندة إلى الهواتف الذكية ميزات مثل تسجيل الدخول التلقائي وبدون لمس باستخدام تقنيات مختلفة (مثل رموز QR وتحديد الموقع الجغرافي أو التعرف على الوجه ، على سبيل المثال).
ما الذي يجب علي مراعاته عند اختيار نظام إدارة الزوار ؟
هناك الكثير من الخيارات عندما يتعلق الأمر بأنظمة إدارة الزوار ، لذلك من المفهوم إذا كنت قد تشعر ببعض الارتباك في الوقت الحالي.
لا تقلق ، نحن هنا للمساعدة. فيما يلي بعض المعايير التي قد ترغب في وضعها في الاعتبار عند البحث عن نظام تسجيل الدخول الرقمي المناسب لعملك:
فكر في زوار موقعك
من سيستخدم نظام إدارة الزوار الخاص بك ، بشكل أكثر تحديداً؟ من الذي سيقوم بالتسجيل والدخول إلى مكتبك؟
هل ستحتاج إلى تتبع جميع الموظفين والمقاولين الذين يدخلون ويغادرون المبنى؟ أم أنك ستحتاج فقط إلى تتبع الموردين والبائعين ، على سبيل المثال؟
ما نوع الأشخاص الذين سيزورون عملك ؛ عدد المرات؛ ما الميزات التي يجب مراعاتها للتأكد من أن تجربتهم سلسة وسهلة؟
هل تحتاج إلى دعم للزوار الأكبر سناً (الذين قد لا يكونون على دراية بأنظمة تسجيل الدخول الرقمي)؟ هل ترغب في تزويدهم بمحطة تعمل باللمس بدلاً من ذلك؟
كل هذه الأسئلة مهمة للغاية عند اختيار نوع الاستقبال الرقمي الذي تريد تثبيته لعملك.
في النهاية ، زوار موقعك هم أولئك الذين سيستخدمون هذا النظام في أغلب الأحيان ، لذلك يجب أن يكونوا في مركز قرارك.
تقييم احتياجاتك التنظيمية
ما الذي تريده بالضبط من نظام دخول الزائر الخاص بك؟ كيف يمكن أن تساعدك على تبسيط عمليات شركتك؟
ما هي المعلومات التي تحتاج إلى جمعها حول الشخص الذي قام بتسجيل الوصول؟
كيف ستستخدم برنامج إدارة الزوار الخاص بك؟ هل سيتم استخدامه من قبل بعض موظفيك ،
أم أنه سيكون بمثابة محطة استقبال إلكترونية فقط (وسيقوم الموظفون بالتعامل مع الباقي يدويًا)؟
ما نوع المستخدمين الذين سيخدمون نظام إدارة الزائرين ؟
كم منهم سيكون هناك في وقت معين (على سبيل المثال ، هل تحتاج إلى تتبع مئات الزوار على أساس يومي؟).
فكر في هذه الأمور أيضاً قبل اتخاذ القرار. سيساعدك القيام بذلك على تضييق نطاق خياراتك والتوصل إلى حل يناسب عملك حقاً.
