ما هي برامج المحاسبة الاكثر عملاً واستخداماً؟
يتدرب معظم المحاسبين على العمل بأبسط الأدوات التي استخدمتها أجيال من المحاسبين قبلهم ومع ذلك وقد تكون هناك نقطة في حياتك المهنية أنك ستعمل في شركة كبيرة جداً أو معقدة للغاية بحيث لا يمكنك التمسك بهذه الوسائل التقليدية للمحاسبة ويجب عليك ان تعلم ما هي برامج المحاسبة الاكثر عملاً واستخداماً ؟.
ما هي برامج المحاسبة الاكثر عملاً واستخداماً ؟ أدى التحديث إلى ابتكار معظم الوظائف حول العالم ومهنة المحاسبة ليست استثناءً من ذلك ومن ثم لمواكبة المحترفين الآخرين من المهم أن يتعلم المرء عن أحدث برامج المحاسبة وأكثرها شيوعاً المستخدمة في السوق.
لماذا برامج المحاسبة مهمة؟
ينخرط معظم المحاسبين في مئات إن لم يكن الآلاف من المعاملات كل يوم علاوة على ذلك سيتعين عليهم تلخيص وتقديم هذه المعاملات بأعلى مستوى ممكن من الدقة ترجع هذه الدقة في عملهم إلى أنه في نهاية الفترة ستكون هذه التقارير أساساً رئيسياً للقرارات المستقبلية.
قبل وجود برنامج محاسبة كان يجب عليهم تسجيل كل واحدة من هذه المعاملات من دفاترهم يدويًا. ومن ثم ، لم يكن عملهم أصعب عدة مرات من قبل فحسب بل كانت دقة تقاريرهم غير موثوقة إلى حد كبير بفضل برامج المحاسبة تغير كل ذلك.
يحتل برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مرتبة عالية بين حلول إدارة البيانات الأكثر شمولاً وقوة بالنسبة للعديد من الشركات .
يعد تخطيط موارد المؤسسات حلاً مثالياً لتحليل البيانات والأتمتة وتكامل البنية التحتية على نطاق واسع ومع ذلك مع توفر العديد من الأنظمة يبدو أن كل منها مصمم خصيصاً لمختلف الصناعات .
فإن اختيار حل برنامج تخطيط موارد المؤسسات المناسب قد يبدو أمراً مربكاً لكن وهناك عدد قليل من ميزات تخطيط موارد المؤسسات الأساسية التي يجب أن يقدمها كل نظام.
فيما يلي قائمة بميزات برامج المحاسبة الأساسية:
1. التكامل:
تعد وظيفة ERP جزءاً مهماً مما يجعل هذا الحل مختلفاً عن أنواع البرامج الأخرى بينما تتباهى العديد من الحلول المستقلة بقدرتها على التكامل مع الأنظمة الأخرى ولا يوجد شيء مثل مجموعة من التطبيقات المصممة للعمل معاً يضمن التكامل أن القدرات العديدة التي توفرها أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تعمل معاً بانسجام.
يوفر برنامج ERP نظاماً أساسياً متكاملاً وبديهيا يمكنك من خلاله تحليل معظم المهام التي تعتمد على البيانات ومراقبتها وتنفيذها من خلال قاعدة بيانات واحدة تقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بجمع وتخزين وتحليل البيانات عبر جميع الإدارات ويضمن تخزين البيانات وتحليلها عبر الأقسام التواصل السلس داخل مؤسستك ولم تعد الشركات اليوم مضطرة للعمل في صوامع بفضل برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يعمل العمل من مصدر واحد للمعلومات على تقليل التناقضات بين فرقك إلى جانب الأخطاء والتكاليف المرتبطة بها.
يتيح التكامل أيضاً لشركتك العمل مع مكونات متعددة في وقت واحد على سبيل المثال من خلال إدارة علاقات العملاء المتكاملة (CRM) يمكن للمستخدمين الوصول إلى محفوظات الطلبات ومعلومات العميل في نفس النظام يوفر تحليل البيانات نظرة ثاقبة لاتجاهات الأعمال ويمكن أن يقدم تنبؤات بناءً على الممارسات السابقة تعمل التنبؤات الدقيقة على زيادة الكفاءة على المستوى التنظيمي مما يضمن عمليات سلسة وإنتاجية محسنة.
2. الأتمتة:
عندما يسأل شخص ما “ماذا يفعل برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟” من المحتمل أن تتضمن الإجابة دائماً الأتمتة تعمل إمكانية تخطيط موارد المؤسسات هذه على أتمتة المهام اليومية الشاقة بما في ذلك إدخال الطلبات وكشوف المرتبات والمحاسبة والفواتير وإعداد التقارير والمزيد وتقلل الأتمتة الساعات العديدة التي يقضيها موظفوك عادةً في هذه العمليات مما يسمح لهم بالتركيز على المهام الأكثر أهمية ويضمن تحسين وقت موظفيك أيام عمل أكثر فعالية.
يمكن لأتمتة عملياتك أيضاً أن تقلل من الخطأ البشري عندما يقضي موظفوك معظم يومهم في مهام متكررة فمن المحتم أن يرتكبوا خطأ أو خطأين وتسمح الأتمتة بإرسال البيانات من جزء من النظام إلى جزء آخر دون أي فرصة للخطأ حتى الأخطاء الصغيرة يمكن أن تكلف عملك الكثير.
3. تحليل البيانات:
نظراً لأن نظام تخطيط موارد المؤسسات يقوم بالفعل بجمع ومعالجة البيانات من جميع وظائف عملك فمن المنطقي الاستفادة من تلك المعلومات من خلال التحليل .
حيث يحلل برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) البيانات المتعلقة بجميع العمليات التجارية بما في ذلك بيانات العميل وإحصاءات الإنتاج وبيانات المبيعات وغير ذلك الكثير .
على سبيل المثال يمكن أن يساعدك نظام تخطيط موارد المؤسسات في توقع الطلب وإنشاء ميزانية وتحليل وظائف الموارد البشرية الخاصة بك .
ويوفر تحليل البيانات وصولاً سهلاً إلى بيانات الأعمال الحيوية ويمنحك الأدوات التي تحتاجها لتتبع الإنتاجية والكفاءة التنظيمية.
4. تقديم التقارير:
يستخدم العديد من الأشخاص مصطلحي “إعداد التقارير” و “التحليل” بشكل مترادف عند الحديث عن برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) .
على الرغم من أن هذه ليست مشكلة في العادة إلا أنه لا يزال من المفيد التمييز بين الاثنين ويمكنك التفكير في إمكانية إعداد تقارير تخطيط موارد المؤسسات باعتبارها الأدوات اللازمة لنقل التحليل إلى المستخدم النهائي .
وغالباً ما تتضمن هذه الأدوات لوحات معلومات قابلة للتخصيص ومخططات جانت ومخططات دائرية ورسوم بيانية شريطية وعروض مرئية أخرى تسمح العديد من الأنظمة للمستخدمين أيضاً بتقييد الوصول إلى التقارير وحماية معلومات الشركة القيمة.
بالإضافة إلى إدارة جهات الاتصال تتعامل أدوات CRM أيضاً مع أتمتة التسويق وأنشطة خطوط المبيعات وإدارة العملاء المتوقعين باستخدام برنامج ERP .
ويمكنك تصميم وتنفيذ حلول رعاية العملاء الشاملة كما يمكنك بسهولة إنشاء حملات وتتبع العملاء طوال دورة حياة المبيعات وقياس رضا العملاء وتجعل إمكانات إدارة خدمة العملاء في تخطيط موارد المؤسسات من السهل تحسين الاحتفاظ بالعملاء على المدى الطويل.
5. إدارة العلاقات مع العملاء:
يعد برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) مفيداً لعدة أسباب. أولاً تعد أداة CRM خياراً ممتازاً للشركات التي أصبحت قاعدة عملائها كبيرة جداً بالنسبة لجداول البيانات.
وتعمل جداول البيانات بشكل جيد حتى تجد نفسك تقضي وقتاً أطول في تحديثها بدلاً من استخدامها في الواقع للعثور على المعلومات .
ثانياً تعمل أدوات CRM على جعل معلومات العميل مركزية داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات مما يسمح بالوصول السريع عند العمل مع أجزاء النظام الأخرى .
على سبيل المثال يمكن CRM المتكامل المستخدمين من الوصول إلى معلومات الفواتير وعناوين العملاء عند معالجة الشحنات.
بالإضافة إلى إدارة جهات الاتصال تتعامل أدوات CRM أيضاً مع أتمتة التسويق وأنشطة خطوط المبيعات وإدارة العملاء المتوقعين و باستخدام برنامج ERP يمكنك تصميم وتنفيذ حلول رعاية العملاء الشاملة كما يمكنك بسهولة إنشاء حملات وتتبع العملاء طوال دورة حياة المبيعات وقياس رضا العملاء وتجعل إمكانات إدارة خدمة العملاء في تخطيط موارد المؤسسات من السهل تحسين الاحتفاظ بالعملاء على المدى الطويل.
6. المحاسبة:
الإدارة المالية هي واحدة من أهم وظائف أي عمل تجاري وعلى هذا النحو يجب أن يحتوي أي نظام ERP محترم على أدوات محاسبية قوية .
تساعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في إدارة الحسابات الدائنة والذمم المدينة وإدارة الأصول الثابتة وإدارة المخاطر وإدارة الضرائب.
ويمكن للعديد من الأنظمة أيضًا إدارة اللوائح الضريبية والعملات المتعددة إذا كنت تمارس نشاطًا تجاريًا بشكل منتظم خارج بلدك.
توفر منصات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أدوات قوية بشكل استثنائي لإدارة كل جانب من جوانب المبيعات والإيرادات لعملك .
بما يسمح لك نظام تخطيط موارد المؤسسات القوي بأتمتة العديد من وظائف المحاسبة بما في ذلك معالجة المدفوعات وتحليل المبيعات وإدارة النفقات والمزيد .
ويعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على تحسين دقة ووقت معالجة وظائف المحاسبة مما يقلل العبء على موظفيك وساعات عملهم.
7. التتبع والرؤية:
أحد أهم جوانب حلول تخطيط موارد المؤسسات هو قدرتها على توفير رؤية شاملة وأوضح مثال على ذلك هو رؤية سلسلة التوريد واليوم العديد من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات لديها التكنولوجيا لتتبع المنتجات النهائية والمواد الخام من التصنيع إلى التسليم وأصبح الكثير من هذا ممكنا بفضل المستوى العالي من التكامل الذي توفره أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
نظرا لأن جميع تطبيقاتك يمكنها إرسال المعلومات واستلامها فإن تتبع المواد يعد عملية بسيطة ويتيح مستوى الرؤية الذي يوفره حل ERP للمستخدمين فهم المشكلات والتنبؤ بها مثل التأخير وانقطاع المخزون.
بالإضافة إلى تتبع الكائنات الملموسة يسمح برنامج تخطيط موارد المؤسسات للمستخدمين بتتبع المعلومات وتتضمن معلومات التتبع المبيعات وإحصائيات الإنتاج وإنتاجية الموظفين والمزيد وتوفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) العديد من الأدوات لمتابعة مجموعات مختلفة من البيانات وأدوات CRM تتبع المبيعات وحدة الموارد البشرية تتعقب إنتاجية الموظفين وإحصائيات الإنتاج موجودة في أدوات تحليل التصنيع وتسمح أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للمستخدمين أيضاً بإعداد تنبيهات لأحداث معينة وإبقائهم على اطلاع دائم بالأنشطة الأكثر أهمية.
8. إدارة الموارد البشرية:
يشكل جزء كبير من عمليات أعمال الموارد البشرية وظائف إدخال البيانات وإعداد التقارير ويتضمن إدخال البيانات إدخال المعلومات المتعلقة بالموظفين مثل المعلومات السكانية ورقم الاتصال والتعيين والقسم وكشوف المرتبات وساعات العمل والمزايا الإضافية وغير ذلك الكثير ويعتبر إدخال البيانات عملية شاقة وتستغرق وقتاً طويلاً علاوة على ذلك إذا كنت تحاول إنشاء تقارير من البيانات فأنت بحاجة إلى سحب البيانات من مصادر متفرقة مثل جداول البيانات ويستغرق سحب البيانات من جداول البيانات وقتاً طويلاً ويكون عرضة للخطأ ويمكن استخدام هذا الوقت بشكل أفضل في الأنشطة التنظيمية الأخرى.
بمساعدة برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يتم إدخال البيانات في قاعدة بيانات مركزية مما يجعلها في متناول جميع الإدارات في جميع أنحاء المؤسسة لتعزيز التعاون ويعمل حل ERP أيضاً على تسهيل سحب البيانات من موقع مركزي لإنشاء تقارير مضمونة لتكون دقيقة لاتخاذ قرارات تستند إلى البيانات.
9. إدارة سلسلة التوريد:
يحتاج قطاع التصنيع إلى التفاعل مع العديد من الموردين والشركاء للحصول على المواد الخام والموارد لجلب السلع/المنتجات النهائية للمستهلكين ولا يشمل تخطيط سلسلة التوريد شراء المواد الخام فحسب بل يشمل أيضاً اختيار قنوات التسويق المناسبة للترويج للمنتجات النهائية يضمن تحديد الكميات.