تهتم الشركات في الرياض اليوم بالأمن بشكل متزايد وتتطلع نحو أنظمة إدارة الزوار (VMS) أكثر ذكاءً وأقوى لتقوية استراتيجياتها وزيادة الكفاءة والانتاجية.
و لم تعد هذه الأنظمة منتشرة على أبواب الشركات فقط فلقد تجاوزوا ذلك لحماية العديد من الوظائف الداخلية حيث أصبحت جزءاً لا يتجزأ من تجربة الزائر.
كما أنه من الضروري تتبع الأشخاص الذين يزورون مكتبك أو يدخلون منشآتك كل يوم.
هذا هو السبب في أن 92٪ من المشاركين في استطلاع أجري في عام 2020 ذكروا أنهم شعروا أن أنظمة إدارة الزوار (VMS) تساعد في خلق بيئة عمل أكثر أماناً.
يمكن لهذه الأنظمة حمايتك من الدخول غير القانوني. بينما تمنحك أنظمة إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية أيضاً إمكانية تفعيل أكثر من حدث بنفس الوقت وعند طريق الصلاحيات يتم إسناد كل حدث لمستخدم , وتحديد الحدث الخاص بتسجيل الزوار Online
بدون وجود نظام إدارة زوار VMS قابل للتطبيق ، كان من المعتاد أن يكون على حارس الخدمة أو موظف الاستقبال توجيه الزائر إلى الموقع المطلوب داخل المبنى.
قد يكون هذا عبئاً على الموظف الذي ينشغل بالفعل بعمل أهم.
ولكن الآن مع شركة الحلول الواقعية في السعودية يمكنك رقمنة أنظمة إدارة الزائرين لتسجيل وصول الزائرين لشركتك أو معرضك أو أي فعالية خاصة بك، ومراقبة وقتهم في الحضور ، وجعل تجربتهم أكثر ودية وفعالية من حيث الوقت.
نظام تسجيل بيانات الزوار
ما هي أنظمة إدارة الزوار؟
أنظمة إدارة الزوار هي بديل لطريقة حفظ السجلات التقليدية لزيارات مكتبك أو فعالية مقامة في شركتك.
في الماضي ، اعتمدت العديد من المؤسسات والشركات على دفاتر تسجيل الدخول الورقية لتتبع المداخل.
ومع ذلك ، أدى التعقيد المتزايد في مكان العمل إلى قيام العديد من الشركات بالبحث عن حلول أكثر حداثة.
الحاجة إلى تبسيط العمليات وتسهيلها ، دون المساس بالتزامات الأمان والامتثال. أدى الى إدراك العديد من الشركات أن هذا يتطلب أكثر من وجود شخص وحيد لديه كتاب ورقي.
يسمح نظام إدارة الزوار VMS من شركة الحلول الواقعية في الرياض للشركات بتبسيط إدارة الزوار من خلال
- وضع جميع الزوار في عملية تبدأ بالتسجيل المسبق
- التحقق من الهوية من خلال تزويدهم بشارات ،
- وأخيراً تقديم إشعارات أمان قابلة للتخصيص.
هذه طريقة أكثر فعالية وكفاءة لتتبع الزيارات كل يوم أو الزيارات خلال مناسبات وفعاليات معينة خاصة بعملك.
عادةً ما تمنحهم الشارة وصولاً محدداً إلى المرافق ، مثل غرفة أو مبنى معين.
كما يساعد هذا الإدارة والموظفين على معرفة المكان الذي يجب أن يكون فيه الزائرون داخل المبنى.
كما أنه يساعد الشركات على جمع البيانات وتتبع معلومات الزوار لضمان سلامتعم وسلامة الموظفين.
هذه هي الطريقة التي يمكن لنظام إدارة الزوار الفعال أن يخلق نظام ثقة متبادلة بين الموظفين والزائرين ، مما يعزز الإنتاجية والكفاءة في عملك.
في الواقع ، تعد أنظمة إدارة الزوار VMS ضرورية للعديد من الشركات والمناسبات التي يجب أن تفي بمتطلبات الامتثال للقوانين والأنظمة الخاصة بهم.
مع نضوج سوق إدارة الزوار في الرياض، حدث أيضاً تحول من أنظمة إدارة الزوار المستندة إلى السحابة للتكامل مع الأنظمة الأخرى ، مثل حلول إدارة المقاول والموظفين ومكان العمل.
لماذا تعتبر إدارة الزوار مهمة؟
يمنحك نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية أقصى قدر من التحكم في مكان عملك. بالإضافة الى توفير بيئة آمنة لموظفيك وزوارك ، مع التحكم الكامل والرؤية للجميع داخل وخارج موقعك.
بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك نظام إدارة الزوار VMS إدارة ليس فقط مكتب الاستقبال بكفاءة ، دون القلق بشأن انتظار الزائر للدخول ، ولكن يمكنه أيضاً ضمان تأمين كل مدخل إلى موقعك بشكل مناسب.
دعونا نستكشف هذه المزايا بالتفصيل.
-أمن و أمان العملاء والموظفين
يمكن أن تؤدي تسجيلات وصول الزائرين إلى تحسين سلامة موظفيك و شركتك بعدة طرق.
يمكن أن يكون وجود نظام إدارة زائر مفيداً في اكتشاف من كان موجوداً ومتى.
كما يمكن أن تساعد هذه المعلومات في القبض على الأفراد غير المصرح لهم ، خاصة في حالة حدوث جريمة أو خرق أمني.
بالإضافة إلى ذلك ، على عكس دفتر السجل اليدوي الذي يمكن سرقته ، يحمي نظام الزوار الرقمي جميع المعلومات الخاصة بكل زائر.
هذا مهم بشكل خاص حيث تستمر الحكومات على مستوى العالم في تعزيز لوائح خصوصية البيانات (مثل اللائحة العامة لحماية البيانات) وكذلك العقوبات المفروضة على الانتهاكات.
-تبسيط العمليات
على الرغم من أن عملية تسجيل الدخول اليدوي تستخدم على نطاق واسع ، إلا أنها ليست فعالة للغاية.
ومع ذلك ، فإن أنظمة إدارة الزوار تجعل من السهل تحديد موقع معلومات الزائر على الفور ، بدلاً من تصفح صفحات المعلومات.
أيضاً ، من الصعب تزوير الإدخالات وأوقات الوصول والمغادرة باستخدام نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض.
على عكس جمع السجلات اليدوية ، حيث يتعين على موظف الاستقبال قضاء وقت طويل في إدارة المعلومات ، يمكن لأنظمة إدارة الزوار توفير الوقت وتحليل التواريخ وتسجيلها بكفاءة.
بالإضافة إلى ذلك ، يقدم نظام إدارة الزوار VMS من شركة الحلول الواقعية في السعودية حلولاً بسيطة للزوار العاديين أو المقاولين من خلال الدعوات المعبأة مسبقاً.
أو حتى ميزات مثل تسجيل الوصول التلقائي باستخدام تطبيقات الأجهزة المحمولة أو حتى التعرف على الوجه لتسجيل الدخول!
-زيادة الكفاءة
من خلال الحصول على سجل لجميع الموظفين والزوار ، من السهل اكتشاف دخولهم أو مغادرتهم المبنى مما يجعلهم أكثر يقظة بشأن الوقت والوفاء بالمواعيد النهائية.
-تجربة محسنة
من خلال تقنية مكان العمل المحسّنة مثل نظام إدارة الزوار ، يمكن للشركات التخلص من نقاط الازعاج الشائعة للموظفين.
على سبيل المثال ، يمكن أن تلغي المهمة الشاقة لموظفي الاستقبال الذين يجمعون المعلومات من الزوار.
-تحليلات الزوار
يمكن أن يساعدك امتلاك نظام لإدارة الزوار على حفظ معلومات جميع زوار موقعك و تحليل أنماط زياراتهم.
هل هناك وقت معين نوع معين من زيارات العميل؟ هل زار العميل أكثر من مرة؟ كم عدد الأشخاص الذين جاءوا من خارج العمل لحضور مؤتمر معين؟
-مهم للسلامة الوقائية
من الضروري للمؤسسات والشركات أن تأخذ بعين الاعتبار الصحة في مكان العمل والتوصل إلى خطة سلامة لموظفيها وعملائها.
كما يعد نظام إدارة الزوار الرقمي طريقة فعالة لتقديم نظام تسجيل الدخول بدون تلامس.
تعد أماكن العمل غير التلامسية ضرورية للمساعدة في الحد من انتشار الفيروسات مثل COVID-19 في مكان العمل.
كيف تعمل أنظمة إدارة الزوار الرقمية؟
في شركة الحلول الواقعية ، نتفهم المخاوف المتعلقة ببيئة عمل آمنة وفعالة. هذا هو السبب في أننا نعمل باستمرار لإنشاء رحلة تسجيل وصول آمنة ونظام فعال بدون تلامس.
إليك كيفية عمل نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض:
- تسمح لوحة التحكم الخاصة بنا للمضيف بدعوة الزوار لزيارة شركتك أو فعاليتك. حيث سيتم إخطارهم عبر البريد الإلكتروني أو يمكنهم التسجيل اونلاين عبر موقع الشركة أو الفعالية
- طباعة البادج الخاص بالزائر عبر موقع الشركة أو الفعالية.
- بمجرد دخول الزائر الشركة أو ارض الفعالية يتم طباعة البادج الاصلي من خلال الباركود
- توفير تقرير بجميع الزوار المسجلين حسب التاريخ من إلى الشركة أو الحدث مع عرض مخطط رسومي يوضح نسبه وعدد الزوار لكل يوم.
- تسجيل الزوار مع إمكانية التقاط صوره الزائر عن طريق Camera الجهاز وحفظها تلقائيا أو اختيار الصورة من الجهاز .
نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض قادراً على تلبية جميع أهدافك للعمل بكفاءة عالية وزيادة الانتاجية والأرباح في عملك.
للحصول على نظام إدارة الزوار في المملكة العربية السعودية
يرجى التواصل مع شركة الحلول الواقعية