يوفر نظام إدارة الزوار VMS في الشركات و المؤسسات الدعم حول كيفية التعامل مع الحشود بطريقة لا تؤدي إلى إنشاء قوائم انتظار الأشخاص للحدث أو الفعالية الخاصة بعملك.
حيث يمكنك إنشاء ملفات تعريف الحضور ، ومراقبة كل شيئ، وترتيب غرف الضيوف ومقاعدهم ، وتسجيل الحضور كل ذلك في نظام واحد.
و لأن صورة الشركة أو المؤسسة تبدأ عند الباب و عليك دائماً التعامل مع الزوار
بغض النظر عما إذا كنت تدير شركة كبيرة أو مكتباً صغيراً فإن نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية أصبح أداة أساسية لعملياتك اليومية.
حيث يعد الاحتفاظ بسجل لكل من يأتي إلى منشأتك أمراً ضرورياً للحفاظ على معدل الإنتاجية الإجمالي لمؤسستك أو شركتك وتقييمه وتعزيزه.
كما أن وجود ميزات مثل التسجيل الذاتي ، والتسجيل عن بُعد ، والدخول بدون تلامس ، وما إلى ذلك ، يمكن أن يعطي انطباعاً أولياً رائعاً للشركة ، بصرف النظر عن تعزيز الأمان والإنتاجية بشكل عام .
النظام اليدوي القديم لجمع البيانات مثل دفتر الزوار أو الإدخال العادي يستغرق وقتاً طويلاً ، وغير دقيق
ولا يقدم نفس المستوى من أمان البيانات الذي يمكن أن يقدمه برنامج إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية.
في هذه المدونة ، سننظر في ماهية نظام إدارة الزوار والفوائد التي يقدمها في المعارض والمؤتمرات والفعاليات الخاصة بشركتك.
ما هو نظام إدارة الزوار (VMS)
إدارة الزوار هي عملية تتبع كل شخص يدخل المبنى الخاص بك أو مكتبك أو فعاليتك.
قد يكون الزائر عميلاً أو شخص توصيل أو طالب وظيفة أو مقاول أو مستشار أو مدعو الى المؤتمر أو الفعالية المقامة لديك.
بشكل أساسي ، أي شخص ليس موظفاً منتظماً بدوام كامل هو زائر.
نظام إدارة الزوار هو أداة تتعقب وتدير الأشخاص الذين يدخلون ويغادرون مبنى الشركة. إنه يمثل عمليات مختلفة لإدارة تدفق الزوار من الوصول إلى المغادرة لتقديم أفضل تجربة مع ضمان سلامة الجميع وامتثال الأعمال.
فوائد استخدام نظام إدارة الزوار VMS
تبدأ معظم إدارة الزائرين بمهمة واحدة بسيطة: تحسين الانطباع الأول المهم للغاية. ومع ذلك ، لا يمكن تقييد دور برنامج VMS ببساطة لإبهار الزائرين.
حيث يمكن أن تساهم بطرق أكثر وضوحاً في زيادة إيرادات الشركة. لذا دعونا نلقي نظرة على مزايا القيمة المضافة المختلفة لنظام إدارة الزوار:
تسجيل دخول سهل
يسمح نظام إدارة الزوار VMS للضيوف بالتسجيل دون إزعاج الأشخاص الآخرين.
حيث يمكن للزوار التسجيل بأنفسهم على الفور في شاشة عرض للزوار دون انتظار المساعدة أو توضيح من هم أو ما هو موجود من أجلهم.
هذا يجعلهم يشعرون بالترحيب في شركتك ويجعلهم يقدرون تقنيتك المتقدمة وكرم الضيافة.
من خلال امتلاك نظام إدارة زوار من شركة الحلول الواقعية ، يمكنك أيضاً إنشاء صورة إيجابية لعلامتك التجارية في أذهانهم وقد تتمكن حتى من جذب عملاء جدد.
الكفاءة
يعد الحفاظ على أنظمة إدخال بيانات الزائر يدوياً مضيعة للوقت ومملة.
كما يعد نظام الإدخال اليدوي أيضاً عرضة للغاية للخطأ البشري ، مما قد يؤدي إلى عدم دقة البيانات المهمة جداً.
يمكن لبرنامج إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية اليوم تسجيل بيانات الزائر وجمعها وعرضها باستخدام مجموعة متنوعة من الماسحات الضوئية والكاميرات والبرامج عالية الأداء.
مع وجود نظام إدارة الزوار VMS من شركة الحلول الواقعية في المملكة العربية السعودية ، ستتم إدارة جميع العمليات بكفاءة ، من الترحيب بالزوار إلى المغادرة.
كما يتيح استخدام برنامج إدارة الزائرين لموظفيك معالجة ضيوفك بناءً على أسباب زيارتهم لك.
سيساعدك أيضاً في إدارة الاجتماعات والتأكد من أنها تبدأ في الوقت المحدد ، ولن يشعر الزوار بالإحباط من الانتظار.
إخطار مخصص
عندما يصل ضيف ، يقوم نظام إدارة زائر من شركة الحلول الواقعية بإخطار المضيف تلقائياً عن طريق البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.
بهذه الطريقة ، يمكن للمضيف أن يحيي كل ضيف شخصياً. كما يسمح للعامل بالموافقة أو عدم الموافقة على دخول أي زائر إلى المبنى.
الأمن التنظيمي
يتم تحسين أمان مكتبك أو شركتك عندما تعرف من هم زوارك.
يمكّن نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية من التسجيل المسبق للضيوف وإدخال البيانات.
من خلال معالجة التفاصيل الخاصة بهم مسبقاً ، يمكنك التحكم في كل من الزيارات المخطط لها وغير المخطط لها.
سهولة التحكم في الوصول
يعد التحكم السهل في وصول الزائرين أحد أهم فوائد أنظمة إدارة وصول الزائرين.
يمكن استخدام بيانات اعتماد الزوار (الرموز السرية ، وبصمات الأصابع ، والبطاقات ، ورموز الاستجابة السريعة ، وما إلى ذلك) لتقييد الوصول والسماح بالدخول فقط إلى المناطق المجدولة والمختارة.
حالة الزائر في الوقت الفعلي
تعرض لوحات معلومات الزائر حالة الزائر الحالية.
حيث يوفر النظام معلومات في الوقت الفعلي عن الزوار في المبنى ، بما في ذلك تصاريح الزوار ، والزائرين المسجلين مسبقاً ، والزائرين الجدد ، والتصاريح المرفوضة ، وتصاريح الدخول منتهية الصلاحية.
من الضروري الحصول على هذه المعلومات من أجل تعزيز أمن مؤسستك.
خصوصية الزائر
سجلات الزوار المستندة إلى الورق غير آمنة للغاية.
حيث تعد حماية بيانات الزائرين والمعلومات الشخصية مهمة للغاية في وقت أصبحت فيه البيانات الرقمية سلعة ثمينة.
لذلك جهزت شركة الحلول الواقعية في الرياض نظام إدارة الزوار بعدد من الإجراءات الأمنية ، مثل المحتوى المحمي بكلمة مرور ، وتشفير البيانات ، والجدران النارية ، لضمان سلامة زوار عملك.
تكلفة مخفضة
يمكنك أتمتة وتبسيط نشاط الزائر الخاص بك باستخدام إدارة الزوار.
نتيجة لذلك ، يمكن أن يقلل ذلك من تكاليف المعالجة المرتبطة لكل زائر ، مما يؤدي إلى توفير مالي كبير على المدى الطويل.
كما يمكن أن يؤدي استخدام برنامج إدارة الزائر الآمن أيضاً إلى تقليل التكاليف المرتبطة بالخروقات الأمنية.
قابلية التوسع
برنامج إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في الرياض VMS مرن للغاية وقابل للتطوير ، مما يسمح له بالتكيف مع احتياجات الشركات المتنامية.
زيادة الإنتاجية
نظراً لأن خيارات تسجيل الوصول للخدمة الذاتية التي يوفرها برنامج VMS لا تفيد الزائرين فقط
حيث يرى موظفو الاستقبال أيضاً تحولاً ديناميكياً في الإنتاجية ، حيث لم يعد عليهم قضاء الوقت في معالجة تسجيلات وصول الزائرين ويمكنهم تخصيص المزيد من الوقت لمهام أخرى.
من الواضح أنه لإنشاء منطقة استقبال فعالة وممتعة ومثمرة ، يجب عليك تثبيت برنامج إدارة الزوار لمؤسستك و شركتك.
من خلال عدم تطبيقه في عملك ، فإنك ستعيق نمو عملك في المستقبل.
تقدم شركة الحلول الواقعية في الرياض أفضل نظام إدارة للزائرين لمساعدة عملياتك التجارية.
من خلال نظام إدارة زوار من شركة الحلول الواقعية ، يمكنك بسهولة إدارة جميع الزوار من خلال واجهة سلسة وسهلة الاستخدام وميزات إعداد تقارير جيدة. بالإضافة إلى تعزيز الأمن ، فهو بمثابة فرحة للزوار.
للحصول على نظام إدارة الزوار في المملكة العربية السعودية
يرجى التواصل مع شركة الحلول الواقعية