نظام إدارة المشاريع : تتضمن إدارة المشروع العديد من الجوانب المختلفة والعديد من الأشياء التي يجب تتبعها ومتابعتها .
بحيث يجب عليك تحديد مهام المشروع و إنشاء جدول وتعيين الموارد وتحديد المشكلات والمخاطر وتعقبها .
وهذا يعد من الأمور الأساسية بصفتك مدير مشروع، فأنت مسؤول عن النجاح الشامل للمشروع وعن تتبع كل تلك الجوانب المختلفة للمشروع ليتم بنجاح.
يساعد نظام إدارة المشاريع في العديد من الجوانب المختلفة للمشاريع ويتضمن التخطيط والتنظيم واستكشاف التعريف والتطبيقات والأمثلة لأنظمة إدارة المشاريع والتطبيقات البرمجية العامة.
ما هو نظام إدارة المشاريع؟
برنامج إدارة المشاريع هو وسيلة لإدارة المشروع من خلال تخطيط وتنظيم وإدارة جوانبه المختلفة والمطلوبة اعتماداً على تطور نظام إدارة المشروع ويمكن أن يشمل:
- أنشطة التقدير
- الجدولة
- مراقبة التكاليف وإدارة الميزانية
- تخصيص الموارد
- إدارة الجودة
- إدارة المخاطر
- تغيير السيطرة
- إدارة اتخاذ القرار
تنقسم أنظمة إدارة المشاريع إلى فئتين عريضتين للغاية: تطبيقات البرامج العامة وتطبيقات نظام إدارة المشاريع .
تطبيقات البرمجيات العامة:
تطبيقات البرامج العامة هي برامج تستخدم لمجموعة متنوعة من المهام وليس بالضرورة المتعلقة بإدارة المشاريع وتتضمن أمثلة تطبيقات البرامج العامة ما يلي:
- جداول البيانات
- معالجة الكلمة
- تحرير الرسومات
- قواعد بيانات
لم يتم تصميم تطبيقات البرامج العامة خصيصاً لإدارة المشاريع ، إلا أنها يمكن أن تساعد في تخطيط المشاريع وتنظيمها وإدارتها.
جداول البيانات هي أكثر أنظمة إدارة المشاريع اليدوية شيوعًا.
يمكنك إنشاء مستندات يسهل قراءتها ومشاركتها مع فريق المشروع إذا لزم الأمر ويمكن حماية جدول البيانات بكلمة مرور للسرية.
بالإضافة إلى ذلك تحتوي جداول البيانات على بعض الإمكانات التي تساعد في إدارة المشروع ويمكنك إنشاء علامات تبويب منفصلة للجوانب المختلفة للمشروع .
وقد يكون لديك علامة تبويب للجدول وواحدة لخطة الاتصال وواحدة للمخاطر المحددة وواحدة للمسائل المعلقة وواحدة للميزانية.
بحيث يمكنك بسهولة تحديث كل قسم كما هو مطلوب ومشاركة المصنف بأكمله أو علامة تبويب فردية حسب الحاجة .
كما يمكن أن تحتوي جداول البيانات أيضاً على صيغ ووحدات ماكرو تعمل على أتمتة بعض الوظائف مما يجعلها أسهل في الاستخدام.
يعد استخدام تطبيقات البرامج العامة اختياراً جيداً عندما يكون المشروع:
- المدى القصير
- خطر قليل
- مشروع بسيط
بالنظر إلى هذه المعايير سيعمل جدول البيانات بشكل جيد لمشروع مثل تحديث البرامج الثابتة التي تم اختبارها جيداً على عدد صغير من الخوادم في موقع واحد.
في هذا المشروع تكون المخاطر ضئيلة نظراً لأنه تم اختبار البرنامج الثابت مسبقاً .
وهناك عدد قليل من الخوادم لنشر البرنامج الثابت وسيكون تأثير الفشل محدوداً لأنه موقع واحد .
لهذا من المحتمل أن يكون الجدول الزمني بسيطاً ومباشراً إلى حد ما مع موارد قليلة فقط ومن غير المحتمل تنسيق وتتبع جوانب المشروع الأخرى على نطاق واسع أو معقد.
ومع ذلك كلما كان المشروع أكثر تعقيداً زادت الصعوبة التي ستواجهها في إدارة جميع جوانب المشروع المختلفة .
لهذا فإن التطبيق نظام إدارة المشاريع المصمم خصيصا لإدارة المشاريع سيجعل عملك أسهل.
المهام التي يقوم بها نظام إدارة المشاريع
- المساعدة في التخطيط
- المساعدة في الجدولة
- تستخدم لتخصيص الموارد
- تستخدم لإدارة المخاطر وغيرها من القضايا
- تساعد على التحكم في التغيير والعمل كأداة تعاون لجعل التواصل بين أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة أسهل وأكثر وضوحًا.
- توفير طريقة لتحديد الأحداث التابعة في المشروع وكيفية تفاعل التبعيات
- توقع ما سيحدث إذا تغيرت الأشياء
قدرات نظام إدارة المشاريع
عندما تبدأ في مراجعة تطبيقات البرامج يصبح من الواضح أن هناك العديد من الأنواع المختلفة لتطبيقات برامج إدارة المشاريع في السوق اليوم .
بحيث يمكن أن يقتصر برنامج إدارة المشروع البسيط على جدولة المهام وتعيين الموارد فقط .
كما يمكن أن تساعد برامج إدارة المشاريع الأكثر قدرة في الواقع في إنشاء التقديرات وتتبع وقت الموارد والعمل كمستودع للمستندات وإنشاء الفواتير وإرسالها إلى العملاء.
يعتمد نوع نظام إدارة المشاريع PM المستخدم على نوع المشروع مثلاً تبيع شركتك البرامج المستندة إلى الويب وتثبتها وتوفر خدمات إدارة المشاريع للعملاء الذين يشترون البرنامج .
فأنك ستحتاج إلى وظائف إدارة المشروع الأساسية مثل الجدولة وتخصيص الموارد وإدارة المخاطر والقضايا.
نظراً لأنك تفرض رسوماً على العملاء بناءً على ساعات عمل المشروع فستحتاج أيضاً إلى برنامج يمكن أن يتكامل مع أنظمة تتبع الوقت والفواتير الحالية لديك .
بالإضافة إلى ذلك ستحتاج إلى مستوى عالٍ من إمكانات التعاون حتى يتمكن أصحاب المصلحة الخارجيون من رؤية تقدم المشروع ودراسة المخاطر المحتملة وكل هذه القدرات يوفرها لك نظام إدارة المشاريع بكل سهولة.
أنواع نظام إدارة المشاريع
بشكل عام تنقسم برامج إدارة المشروع إلى أربع فئات بغض النظر عن القدرات المضمنة بحيث تعتمد الفئات على كيفية نشر البرنامج واستخدامه من قبل فريق المشروع.
– برنامج سطح المكتب:
مع نظام سطح المكتب يتم تثبيت البرنامج على سطح المكتب أو الكمبيوتر المحمول لكل مستخدم ويحتوي هذا البرنامج على الواجهة الأكثر استجابة ورسومية.
– برنامج خدمة الزبائن:
لإعداد خادم العميل يتم تثبيت البرنامج على خادم الشركة ويسمح لعدة مستخدمين بتسجيل الدخول إلى التطبيق مرة واحدة يسمح نوع البرنامج هذا بالتخزين المركزي للبيانات لتسهيل التعاون.
– البرنامج على شبكة الإنترنت:
يستخدم النظام المستند إلى الويب برنامجًا يتم الوصول إليه عبر الإنترنت ، مما يسمح بالوصول من أي جهاز كمبيوتر ومن أي مكان.
يتم تحديث البرنامج وصيانته من قبل الموفر ، والذي غالبًا ما يكون أقل تكلفة من برنامج الشراء المباشر. تتيح البرامج المستندة إلى الويب تعاونًا أسهل وتخزينًا مركزيًا للبيانات.
– البرامج المدمجة:
يجمع برنامج إدارة المشاريع المتكاملة بين وظائف إدارة المشروع والجوانب الأخرى لأعمال الشركة مثل إعداد الفواتير ويتم تثبيت تطبيقات البرامج المتكاملة على خادم الشركة أو يتم الوصول إليها عبر الإنترنت.
ميزات نظام إدارة المشاريع
تسجيل المشاريع
- تقييد المشاريع الخدمية وربط المهام بها والمواد الخاصة بالمشروع.
- تسجيل اعداد ساعات العمل والمسؤول عن انجاز المهام.
إدارة المهام الأعمال
- ستظهر المهام المسندة بدفتر المهام الخاص بكل موظف.
- معرفة تواريخ تحقيقهم لانجاز المهام التي تم تكليفهم بها.
الربط
- ربط المهمة بوثائق البرامج الاخرى كالمحاسبة وبرنامج شؤون الموظفين.
- رفع الوثائق والمرفقات مع أي مهمة تنجز.
سهولة الإسناد
- بامكانك اسناد المهام لموظفيك والعكس ، يمكن لموظفيك اسناد مهمه لك او لموظف اخر.
- إمكانية نقل المهمة بين أكثر من موظف بمرونة كاملة دون فقدان تاريخها.