عملية إدارة بيانات الزوار للمعارض والمؤتمرات هي مهمة في إدارة المرافق تتعقب استخدام مبنى أو موقع عام وإدارة وصول الزوار والتأكد من حصولهم على تجربة رائعة عندما يكونون في المبنى الخاص بك و تتضمن إدارة الزوار عادة العديد من العمليات التي تحافظ على سلامة الزوار والموظفين وأمانهم وفي المكان الصحيح لذلك يجب عليك استخدام نظام إدارة بيانات الزوار للمعارض والمؤتمرات.
يعمل نظام إدارة بيانات الزوار للمعارض والمؤتمرات على إدارة الزوار الفعالة و على تحسين أمان المبنى وتجربة الزائر من خلال الحصول على نظرة عامة عالية المستوى لجميع أنواع الزوار ومنحهم مستويات مختلفة من أذونات الوصول.
كما تعد إدارة الزوار أمرا حيويا لضمان أن مكان العمل آمن ومتوافق مع تقديم تجربة رائعة لكل شخص في الموقع ومع ذلك فإن العملية التقليدية لإدارة وتتبع الزائرين التي تعتمد على جمع بيانات الزوار وتخزينها يدويا عادة من خلال كتاب تسجيل دخول الزائر الورقي يمكن أن تعرض الشركات لمخاطر محتملة مع فقدان الكفاءة والإنتاجية.
تستخدم أنظمة إدارة الزوار الإلكترونية التقليدية شبكة قائمة على الويب لمراقبة معلومات الزائر وتسجيلها ومع ذلك فإن الشركات تواجه تحديا لتقليل مخاطر التلوث في المبنى بتكلفة منخفضة وتجربة أفضل للزوار وتنفيذ مكان عمل مرن وآمن لإعادة الموظفين.
فيما يلي تحديات إدارة بيانات الزوار التقليدية:
- العمليات اليدوية في مكتب الاستقبال.
- مخاطر الامتثال.
- يؤدي توظيف المزيد من موظفي الاستقبال في أوقات الذروة إلى استخدام غير فعال للموارد.
- يتم عزل نظام إدارة الزوار عن أنظمة البناء الأخرى مما يؤدي إلى مزيد من العمل اليدوي للفريق.
- تجربة الزائر غير متسقة عبر المواقع المختلفة اعتمادا على الوجود البشري.
- تكلفة إدارية عالية.
نظام إدارة بيانات الزوار للمعارض والمؤتمرات هو حل يسمح للمؤسسات بتبسيط وأتمتة عملية إدارة بيانات الزوار الخاصة بهم وذلك باستخدام التكنولوجيا لمراقبة معلومات الزائرين وتتبعها وتسجيلها.
يتيح الجمع بين برامج إدارة الزائرين والأجهزة وقواعد البيانات إمكانية التسجيل المسبق للزوار والتواصل الفعال وتسجيل الوصول السريع ورسم الخرائط التفاعلية وسير عمل إدارة الزائر بكفاءة.
توفر العديد من أنظمة إدارة بيانات الزوار دعما شاملا للعملاء إلى جانب الاشتراكات الشهرية أو السنوية التي يمكن تحديثها باستمرار مما يلغي الحاجة إلى التصحيحات والتحديثات اليدوية وهناك العديد من أدوات إدارة الزوار المتاحة في السوق ايضاً.
الخدمات التي تقدمها أنظمة إدارة بيانات الزوار
1. نظام إدارة بيانات الزوار الإلكتروني:
استقبال الزائرون عبر موظفو الاستقبال وجمع تفاصيل الزائر الرئيسية في النظام عند وصول الزائرين ، متبوعًا بطباعة شارات الزوار لهم للحصول على حق الوصول الممنوح.
2.برنامج إدارة بيانات الزوار على الهاتف:
كونها قادرة على التثبيت في iPad أو الهواتف الذكية عادة ما تقدم حزم البرامج هذه فقط للمستخدمين نسخة تجريبية مجانية.
كما تتوفر مجموعة كبيرة من برامج إدارة الزوار على الإنترنت ليتمكن المستخدمون من تنزيلها وتتمثل ميزات البرنامج المهمة في التسجيل المسبق للزائر والتواصل الفعال وتسجيل وصول الزائر السهل والسريع وميزة تحديد الطريق وسير العمل القابل للتخصيص.
ومع ذلك يجب تنزيل برامج أو تطبيقات إدارة الزائرين على أجهزة iPad أو الأكشاك أو تطبيقات الأجهزة المحمولة حيث تعد أجهزة إدارة الزوار بما في ذلك الماسحات الضوئية لرموز الاستجابة السريعة وطابعات الشارات وكاميرات التصوير الحراري هي المفتاح لتقديم أفضل تجربة للمستخدم.
3. نظام إدارة بيانات الزوار المتكامل:
ليس فقط رقمنة معلومات الزائر وتسجيله فإن أنظمة إدارة الزوار المتكاملة تتميز بواجهة برمجة تطبيقات مفتوحة للتكامل مع أنظمة إدارة مكان العمل الأخرى مثل التحكم في الوصول وحجز غرفة الاجتماعات والمكتب وحلول تحديد الطريق وهي مصممة بحيث يمكن تخصيصها لتناسب جميع انواع الاعمال.
ميزات نظام إدارة بيانات الزوار المتكامل
- تسجيل الدخول بدون لمس وسريع.
- وظائف مثل العثور على المسار وإشعار المضيف والتعرف على الوجه والتسجيل المسبق للزائر والتخيل الحراري والمنشط الصوتي وأجهزة استشعار الحركة.
- القدرة على الاتصال بالفيديو مع الاستعانة بمصادر خارجية أو موظفي الاستقبال الظاهري الداخلي.
- تكامل البرامج في أنظمة حجز الغرف والمكتب والتحكم في الوصول والخزائن والمزيد.
- مكالمات الطوارئ الرقمية عبر الرسائل القصيرة لتحديد الموظفين المفقودين أو الزوار الذين يثيرون مخاوفهم على الفور.
ما هي تجربة الزائر؟
على عكس تجربة الزائر التقليدية التي تبدأ عند باب الاستقبال تشير تجربة الزائر اليوم إلى العملية التي يتبعها الزائر من دعوته إلى مكتبك و إلى مغادرة المبنى في الوقت نفسه و من المحتمل أن تكون التجربة السيئة بسبب العمليات المعطلة أو قوائم الانتظار أو الإحباط أو التفاعل السلبي مع شركتك.
قد يؤدي الاختلاف بين هاتين التجربتين إلى إجراء عملية بيع أو فقدانها أو موظف أو شريك تجاري أو ببساطة إتلاف العلامة التجارية لشركتك.
تبدأ التجربة الجيدة قبل وصول الزائرين إلى المبنى الخاص بك وتستمر بعد أن يسجلوا الوصول ونحن نؤمن بمفهوم “مكان العمل المتصل” لتقديم أفضل تجربة للزائر وماذا نعني بذلك؟ تمرر الأنظمة المختلفة البيانات الأساسية فقط لبعضها البعض لتحسين التجربة أو جعل العمليات أكثر كفاءة والمفهوم البسيط ولكن المهم على الشبكة عندما تكون الأنظمة مرتبطة ومتصلة أو خارج الشبكة حيث توجد بعض الأنظمة ومع ذلك فإن العمليات تكون يدوية ومكلفة إلى حد كبير.
فوائد إدارة بيانات الزوار الحديثة
1. تقليل العمليات اليدوية بنسبة 80٪ :
تعني إزالة المهام اليدوية غير الضرورية أنه يمكنك ذلك
- تقليل التكلفة أمام المنزل.
- إعادة تعيين الموظفين.
- أو قم بالترقية إلى خدمة الاستقبال والترحيب الكاملة.
2. تحسين تجربة الزائرين من خلال تسجيل الوصول السريع بدون لمس لمدة 3 ثوانٍ :
- خرائط للمبنى.
- إيجاد الطريق حول المبنى.
- التسجيل المسبق لإزالة أي خطر من استقبال مزدحم.
- تعتمد تدفقات عمل الزائر المختلفة على نوع الزائر ، سواء كان ذلك الموظف أو المقاول أو الزائر الخارجي.
3. زيادة سلامة الموظفين حتى يتمكنوا من رؤية فوائد وجود نظام إدارة بيانات للزوار :
- لا توجد طوابير في الاستقبال و أي مخاطر تلوث أقل.
- يبدأ عدد أقل من الاجتماعات في وقت متأخر لأن الزوار يتأخرون في الاستقبال.
4. زيادة الامتثال
- ممارسات الصحة والسلامة وسير العمل.
- درب عرض فيديو السلامة قابل للتدقيق.
- استطلاعات الصحة الذاتية.
- كل ذلك مدعوم بعبارة “لا يوجد امتثال ولا رمز شريطي نشط لتسجيل الوصول”.
- هذه كلها أسباب قوية لبدء التغيير.