شهدت برامج إدارة زوار المعارض والمؤتمرات اعتماداً هائلاً منذ وباء كورونا.
تعتبر اجتماعات ومؤتمرات اليوم مختلطة إلى حد كبير وتتطلب نهجماً مختلفاً للتخطيط والتنفيذ.
وحتى إذا لم يكن لديك حدث افتراضي أو مختلط قيد التشغيل في الوقت الحالي ، فمن الجيد دائماً أن يكون لديك خيارات وأن تكون مستعداً للمستقبل.
الميزات الرئيسية التي تشكل نظاماً أساسياً لإدارة الفعاليات والمعارض والمؤتمرات.
1. التسجيل
من السهل تبسيط عملية تسجيل الحضور.
شريطة أن يكون لديك طريقة لطرح نموذج قابل للتخصيص ، وعلى استعداد لقبول جميع المعلومات التي تحتاجها ، فلا يوجد شيء آخر يدعو للقلق.
ومع ذلك ، فإن مصطلح “قابل للتخصيص” يعني أمرين.
أولاً ، يجب أن تكون صفحاتك ذات علامة تجارية كاملة. يتضمن ذلك أي شعارات ونماذج ملونة وعناصر يربطها الأشخاص بحدثك أو فعاليتك.
بالإضافة إلى توفير تجربة مستخدم واضحة ومتسقة ، فإن هذا سيعطي ضماناً بشأن الأمان.
لا أحد يحب شراء أربع بطاقات بقيمة 1000 دولار على صفحة ذات نص عادي – فهذا لا يبدو على ما يرام.
تحتاج أيضاً إلى أن تكون قادراً على طرح الأسئلة التي تريدها ، بدلاً من الأسئلة التي يمكن لبرنامجك طرحها.
يجب تخصيص كل شيء ، وصولاً إلى اللغة التي تستخدمها.
لذلك و لضمان تجربة مستخدم سلسة وتحويل سريع ،تقدم لك شركة الحلول الواقعية في المملكة العربية السعودية نظام إدارة زوار المعارض والمؤتمرات الذي يكون قادراً على إنهاء كل العملية من تلقاء نفسه.
للقيام بذلك ، نحتاج إلى الوصول إلى الأدوات التالية:
- بوابات الدفع عبر الإنترنت (paypal)
- توليد الفاتورة
- تذاكر البريد الإلكتروني الآلي والشارات
- حقول الرمز الترويجي للمتحدثين والجهات الراعية وكبار الشخصيات
2. تسجيل الوصول
يزيل تسجيل الوصول الرقمي عناء استخدام النظام الورقي لتسجيل الحضور بمجرد وصولهم.
لن نتجاوز المزايا الفردية لمسح رمز الاستجابة السريعة الخاص بشخص ما مقابل البحث عن اسمه في قائمة يحتمل أن تضم آلاف المندوبين.
دعنا نقول فقط أن موظفيك سوف يشكرونك لاحقاً.
بالإضافة إلى المسح الأساسي (الذي يتم تسهيله عادةً من خلال كاميرا الهاتف الذكي) ، يجب أن يرى المنظمون قيمة في إتاحة جميع التذاكر والرموز من خلال تطبيق الحدث الرسمي.
بهذه الطريقة ، بالكاد يتعين على الحاضر الانتقال إلى حساب بريده الإلكتروني للعثور على اعتماده.
في واحدة من الميزات الكثيرة جداً التي يقدمها نظام إدارة زوار المعارض والمؤتمرات من شركة الحلول الواقعية في السعودية ، هناك أيضاً طريقة بسيطة لإنتاج بادجات أو شارات خاصة للزوار.
3. بناء الموقع والتطبيق
لتسجيل الحضور ، تحتاج إلى صفحات من الأفضل تضمينها في موقع الويب الخاص بك ، حيث يمكنك قبول التسجيلات وتقديم جميع المعلومات المهمة المحيطة بالفعالية الخاصة بك.
يجب أن يدعمها تطبيق الجوال الرسمي – وهو عنصر أساسي في فعاليات اليوم – وأن يتزامن مع جميع البيانات الموجودة داخل برنامجك.
يتميز تطبيق الجوال المثالي أيضًا بما يلي:
- دعم متعدد اللغات
- صفحات قابلة للتخصيص تعرض علامتك التجارية
- ميزة حفظ القالب لإنشاء إصدارات متعددة من نفس الحدث
- وظيفة دون اتصال لمنع مشاكل الإشارة
- قائمة نظيفة لتوفير وصول سريع إلى المعلومات
على أي حال ، أنت تبحث عن شركة الحلول الواقعية في الرياض التي تمكنك من إنشاء مواقع ويب وتطبيقات احترافية بسرعة وفعالية .
4. التسويق عبر البريد الإلكتروني
رسائل البريد الإلكتروني مثل الغاز لمحرك الحدث.
كطريقة لتقديم التحديثات وجمع تعليقات الحضور وإرسال التصاريح ، فإنهم لا مثيل لهم إلى حد كبير.
نصيحة: لا عجب في أن العديد من التقنيات توفر أدوات برمجية مدمجة للتسويق عبر البريد الإلكتروني.
هذا يحسب على عدة مستويات مختلفة.
أولاً ، يحتفظ برنامج إدارة زوار المعارض والمؤتمرات بمعظم البيانات حول الحضور.
يؤدي وجود كل شيء في مكان واحد إلى إزالة أية مشكلات تتعلق باستيراد المعلومات وتصديرها عبر نظام أساسي منفصل.
يمنع هذا أيضاً الاضطرار إلى تدريب أي عمال غير تقنيين على استخدام تقنية أخرى ، مع احتمالية توفير المال على المدى الطويل.
من خلال إطلاق حملات البريد الإلكتروني من خلال منصات برامج إدارة زوار الفعاليات الخاصة بك ، يمكنك تخطي بعض الخطوات غير الضرورية لنشرها.
5. بناء جداول أعمال شخصية
في الوقت الحاضر ، يحب الحضور الحصول على كل شيء على هاتف ذكي.
بدلاً من طلب جداول الأعمال المطبوعة بتكلفة باهظة على البيئة ، لماذا لا تمنحهم رفاهية صياغة أجنداتهم الخاصة؟
يمكن أن تتضمن جداول الأعمال المخصصة الجلسات وورش العمل والاجتماعات مع الحاضرين وأي شيء آخر يستحق الحجز.
في الوقت الذي يمثل فيه التخصيص والود البيئي واستخدام الهاتف الذكي نقاط نقاش كبيرة في الصناعة ، فمن المنطقي استخدام حل يغذي الثلاثة.
نصيحة: نعلم جميعاً أن التحضير هو المفتاح لنجاح الحدث. تعرف على المزيد حول كيفية البقاء منظماً لحدثك هنا.
6. الشبكات
ذكر ستة وسبعون بالمائة من الحضور أن الشبكات هي السبب الرئيسي لزيارة المعارض والمؤتمرات.
وإذا تعلمنا أي شيء من LinkedIn ، فهو أن التكنولوجيا بارعة في ربط الأشخاص بالمصالح التجارية.
تأتي أدوات الشبكات بأشكال وأحجام مختلفة.
يفضل المنظمون عموماً شيئاً يسمح للحاضرين بحجز الاجتماعات مع بعضهم البعض.
هذا يوفر ساعات لا تحصى من الموافقة على جميع الطلبات التي تتدفق إلى لوحة الإدارة.
يجب أن توفر الأداة تجربة مستخدم عالية الجودة (UX) ، ووظيفة دردشة للحفاظ على تدفق المحادثة.
يجب أن تغذي أيضاً ميزة بناء جدول الأعمال المذكورة أعلاه لمساعدة الحضور على إنشاء تقويم شخصي للمواعيد.
كل هذه الميزات وغيرها توفرها لك شركة الحلول الواقعية في نظام إدارة زوار المعارض والمؤتمرات الأفضل في الرياض.
7. حماية البيانات
تمثل الجرائم الإلكترونية مشكلة متنامية لمنظمات الأحداث في جميع أنحاء العالم.
حتى الاجتماعات الخاصة التي يشارك فيها أقل من 50 شخصاً يمكنها جمع كميات كبيرة من البيانات بالغة القيمة والحساسة.
إذا تم تخزين هذا على النظام الأساسي لإدارة الأحداث ، فستحتاج إلى تأكيد مدى جودة حمايته.
سيكون لشريكك المثالي خبراء أمن داخليون لإجراء عمليات تدقيق منتظمة لتقنياتهم وخوادمهم. ابحث عن الاختبارات “الطرفية” ، والتي تمثل بعض المناطق التي يصعب الوصول إليها ، والخوادم المزودة بحماية والبرامج الضارة.
8. تحليلات الوقت الحقيقي
عندما يتعلق الأمر بالأحداث والفعاليات ، فإن البيانات تقود القرارات.
يمكن أن يساعدك في تحديد الاتجاهات التي تشكل في النهاية التسويق والعمليات وتجربة الحضور.
من خلال التحليلات في الوقت الفعلي ، يمكننا أن نرى من الذي يتفقد التذكرة ، ومن يفكر في قراره. لكن هذا ليس كل شيء.
إذا كنت تريد حقاً أن تصبح معتمدًا على البيانات ، فستحتاج إلى برنامج إدارة زوار المعارض والمؤتمرات من شركة الحلول الواقعية في السعودية الذي يسمح لك بتحليل جميع التفاعلات التي تحدث داخل تطبيق الحدث الخاص بك.
9.توفير التقارير للتحسين المستمر
عند انتهاء الفعالية ، يمكنك الوصول إلى تقارير مخصصة تحتوي على الكثير من المعلومات القيمة. ي
مكن أن يكون هذا مفيداً للمتابعة مع عميل محتمل ، وفهم الجلسات التي حظيت بأكبر قدر من المشاركة ، أو حتى المنتجات التي تتمتع بأكبر قدر من الإمكانات بناءً على تفاعلات الجمهور.
سيوفر لك نظام إدارة الفعاليات من شركة الحلول الواقعية في السعودية الميزات الصحيحة لتنظيم أحداث لا تُنسى وتسهيل المهمة التي يجب القيام بها.
سيمنحك القدرة على تنفيذ جميع الإجراءات في مكان واحد ، مما يجعله أكثر كفاءة
وسيكون لديك أيضاً إمكانية الوصول إلى جميع المعلومات التي تحتاجها حتى تتمكن من الاستمرار في تحسين فعاليات
للحصول على نظام إدارة الزوار في المملكة العربية السعودية
يرجى التواصل مع شركة الحلول الواقعية