بغض النظر عن حجم منشآتك ، فإن إدارة زوار المنشآت والممتلكات تتطلب جهداً كبيراً.
كونها تحتاج إلى تتبع جميع العمليات بعناية من الإدارة العامة وإدارة بيانات العملاء إلى الحجز والمحاسبة.
ولكن كيف يمكنك جعل منشآتك تعمل بفعالية أعلى في حالات الفوضى والازدحام؟
الحل هو “رقمنة” إدارة الممتلكات الخاصة بك وأتمتة العمليات اليومية باستخدام نظام إدارة زوار المنشآت من شركة الحلول الواقعية في السعودية.
في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على ماهية نظام إدارة زوار المنشآت من شركة الحلول الواقعية في السعودية. ، وشرح الميزات الأساسية لنظام إدارة زوار المنشآت
حلول إدارة الزوار
تعريف وغرض أنظمة إدارة زوار المنشآت
إدارة الزوار هي عملية تساعد الشركات والمؤسسات والمنظمات على إدارة جميع مهامهم خلال الأيام العادية أو المعارض ، المؤتمرات ، الحفلات ….الخ
والتحكم بالمكان الخاص بهم وتتبع الأشخاص الذين يزورون مبانيهم.
إن الترحيب بالضيوف ليس سوى جزء صغير من هذه العملية. تسجيل وصول الزوار ، والتأكد من اتباعهم لسياساتك ، وإخطار الموظفين بوصول ضيوفهم ، وإدارة عمليات الإخلاء … كل ذلك جزء من العملية.
قد تختلف هذه العملية حسب الشركة أو الفرع أو الصناعة أو الموقع الجغرافي.
بالنسبة لبعض المؤسسات ، يعد تتبع أسماء الزوار أمراً كافياً ، وبالنسبة للآخرين ، هناك متطلبات أمنية أكثر صرامة ، مثل الشارات والوثائق القانونية ومرافقة الموظفين.
تقليدياً ، كان يُنظر إلى نظام إدارة المنشآت على أنه برنامج يمكّن الشركات من تحسين قدرات مكتبها الأمامي من خلال استبدال العمليات التي تستغرق وقتاً طويلاً والورقيات وجداول البيانات.
لكن ميزات أنظمة إدارة زوار المنشآت سهلة الاستخدام في الحجوزات ، وتسجيل الوصول / المغادرة للضيوف ، وتخصيص الأماكن والأمان وغيرها ساهمت بشكل كبير في توفير الوقت وزيادة انتاجية المنشأة وضمان رضا الزائر.
دور أنظمة إدارة زوار المنشآت في صناعة الضيافة في الوقت الحاضر
تظل أتمتة المهام الإدارية والمكاتب الأمامية المشتركة على رأس الأولويات.
من المهم ملاحظة أن التشغيل الآلي يمكن أن يوفر الأعمال ذات التفكير المستقبلي بنسبة تصل إلى 70٪.
تتضمن جميع أنظمة إدارة زوار المنشآت الوحدات الهامة للحجز وعمليات مكتب الاستقبال والأمان.
علاوة على كل ذلك ، يشتمل نظام إدارة زوار المنشآت من شركة الحلول الواقعية في السعودية على مجموعة من الميزات التي تعزز تجارب الضيوف الشخصية المتخصصة.
ما هي فوائد استخدام نظام إدارة زوار المنشآت من شركة الحلول الواقعية في السعودية؟
قدرات محسنة لتسجيل الوصول / المغادرة
يُمكِّن نظام إدارة زوار المنشآت من شركة الحلول الواقعية في السعودية موظفي مكتب الاستقبال من تسجيل دخول الضيوف ومغادرتهم ، وتخصيص الوقت والأماكن لهم .
زيادة الكفاءة
يمكن لنظام إدارة زوار المنشآت من شركة الحلول الواقعية في السعودية تنبيه الموظفين في الوقت الفعلي لزائر وصل مبكراً و يجب استقباله.
جميع البيانات في مكان واحد
يمكن القيام بالعديد من المهام التي تمت معالجتها مسبقاً بواسطة برامج مختلفة من موقع مركزي واحد.
كما يمكن للإدارة الاحتفاظ بكل شيء في مكان واحد و لن يضيع. ويمكن للموظفين الوصول إلى جميع المعلومات ذات الصلة وتحديثها وتتبعها عبر جميع الإدارات والمواقع المتعددة للممتلكات.
علاوة على ذلك ، يمكنهم القيام بذلك من أي مكان والتعاون بشكل أكثر فعالية.
تحسين إدارة الإيرادات
يربط نظام إدارة زوار المنشآت من شركة الحلول الواقعية في السعودية بين التسجلات والعمليات المالية.
إنه يستفيد من عمليات التكامل سابقة الإنشاء للحسابات المستحقة القبض والحسابات الدائنة وبوابات الدفع وأنظمة نقاط البيع ومعالجات الدفع.
علاوة على ذلك ، تساعد التحليلات وإعداد التقارير في تحسين العمليات التجارية والتنافسية.
إدارة أفضل لبيانات العملاء
يقوم نظام إدارة زوار المنشآت من شركة الحلول الواقعية في السعودية بدمج جميع بيانات العملاء وحفظها بشكل آمن ، مما يساعد على تكوين ملفات تعريف مفصلة للضيوف وضمان الامتثال للوائح حماية بيانات المستهلك المعمول بها.
هذا يساعد على تجنب عمليات الاحتيال الشائعة .
زيادة إنتاجية الموظف والمشاركة
تعمل الواجهات سهلة الاستخدام على تسهيل تدريب موظفي المنشأة وتقليل احتمالية حدوث أخطاء.
يمكن للموظفين توفير ساعات من المهام الإدارية الروتينية التي يمكن أتمتتها مع التركيز على إضافة القيمة بدلاً من ذلك.
أمان بيانات عالي
عندما يتم تخزين جميع بيانات الزوار في السحاب ، فإنها تكون متاحة للتنزيل والتحليل وتتم حمايتها بأحدث التقنيات.
يتم تشفير المعلومات الموجودة في نظامك السحابي ونسخها احتياطياً بشكل آمن.
حتى في حالة تعطل جهاز الكمبيوتر أو فقد جهاز كمبيوتر محمول ، ستظل بيانات الزوار متاحة لمستخدمي نظام إدارة زوار المنشآت.
تجربة ضيف محسنة
تعمل أتمتة العمليات اليومية والمهام الإدارية على تعزيز توفير خدمات عالية الجودة بشكل متسق.
علاوة على ذلك ، يتذكر نظام إدارة زوار المنشآت من شركة الحلول الواقعية في السعودية تفضيلات العملاء إلى جانب تحليل ملاحظات العملاء ، مما يمنح موظفي المنشأة رؤى مفيدة للمساعدة في ضمان تجارب أفضل للضيوف.
إدارة الزوار لزيادة أمن المنشأة
لقد وثقت بشركة الحلول الواقعية في السعودية العديد من الشركات والفعاليات على مدار العقد الماضي لزيادة أمان المنشأة ولتلبية احتياجات الامتثال الخاصة بها من خلال تطبيق نظام إدارة الزوار لدينا،
حيث يتم تشفير جميع بيانات العميل ووضعها في حالة مستقرة ويتم تخزين جميع البيانات في بيئة خاصة فريدة
شارة زائر
يتم مسح الهوية بسرعة وأمان بالإضافة الى مسح الكود المتوافق مع معايير صناعة الهوية والموجود في أي رخصة قيادة صادرة عن الدولة لتسجيل وصول الزائرين بسرعة وأمان.
قوائم المراقبة
يمنحك نظام إدارة زوار المنشآت من شركة الحلول الواقعية في السعودية تشغيل قوائم المراقبة الداخلية عبر جميع مواقعك والقيام بإجراء فحوصات خلفية فورية وأرسال تنبيهات فورية إلى ضباط الأمن عندما يتم وضع علامة على زائر.
أسئلة الفحص المسبق
تتوفر العديد من خيارات NDA لأنواع مختلفة من الزوار حيث تستطيع التقاط توقيعاً رقمياً للزوار الذين يوقعون اتفاقيات عدم الإفشاء.
تشفير البيانات
يتم تشفير جميع البيانات التي تنتقل من وإلى بيئتك الخاصة باستخدام TLS 1.2 وتستخدم تشفير 256 بت AES أثناء الراحة.
طريقة عمل نظام إدارة زوار المنشآت من شركة الحلول الواقعية في السعودية
- تسجيل بيانات الزوار
- التسجيل المسبق للزوار
- تحليل البيانات
- حفظ المعلومات
- سهولة تسجيل الزوار بالنظام وإدارة العمال والمقاولين
- مراقبة وتصنيف أسباب الزيارة ومراقبة ساعات الزيارة لكل زائر ومعرفة لو تجاوز الوقت المحدد للزيارة .
- إخطار الموظف المستضيف تلقائيا بوصول الزائر عن طريق حسابه في النظام او رسالة ايميل او اس ام اس
- أمان المنصة توفير نظام متابعة الأعداد في حال وجود جائحة ( يعمل على الانترنت يمكن العمل عليه من أي مكان )
- طباعة بطاقة الزائر والتي يوضح فيها منطقة الزيارة , اسم المضيف والغرض من الزيارة
- إمكانية عرض أسماء الزوار في شاشات محددة
- حفظ وارشفة هويات الزوار
- إجراءات تسجيل الزائر تأخذ تقريبا 20 ثانية
- اشعارات تلقائية بالبريد الالكتروني وبرسائل SMS للزائر والمستضيف
- سجل الزوار واحصائيات
- لوحة التحكم وتسجيل الوصول والمغادرة وعدد الزائرين
- الأشخاص الممنوعين من الدخول
- قائمة الطوارئ ( أسماء المتواجدين داخل المبنى )
كما يمكن لنظام إدارة المنشآت أن يحسب تلقائياً مؤشرات مختلفة مثل “معدلات إشغال المنشأة لفترة معينة” أو “متوسط معدلات إشغال المنشأة”.
وبالتالي ، يتم تخفيض التكاليف وزيادة كفاءة عمل الموظفين والإدارة ، ويصبح تخطيط إشغال المنشأة أكثر بساطة ، كما يسهل وضع سياسات التسعير.
كل هذه العوامل تزيد بشكل كبير ومتكامل من ربحية الأعمال.
للحصول على نظام إدارة الزوار في المملكة العربية السعودية
يرجى التواصل مع شركة الحلول الواقعية