نظام إدارة سجلات النزلاء

في هذه المقالة سوف نتحدث عن نظام إدارة سجلات النزلاء : يعد حجز الإقامة في الفندق أحد المسؤوليات المهمة لقسم مكتب الاستقبال .

يتصل الضيف المحتمل بالفندق لمعرفة مدى توفر نوع الإقامة المطلوب وأي خدمات مصاحبة يقدمها الفندق، ويحتاج قسم مكتب الاستقبال إلى الرد على استفسارات الضيوف.

بالنسبة للضيف يزيد الحجز من فرص الحصول على صفقة أفضل للإقامة المضمونة عند الوصول .

كما بالنسبة للفندق يمكن للحجز أن يتيح إدارة أفضل لتجربة الضيف خلال المواسم المعتادة وكذلك مواسم الذروة .

وتختلف إجراءات الحجز حسب الحجم والعلامة التجارية للفندق ونظام الحجز المستخدم.

وهنا يأتي دور نظام إدارة سجلات النزلاء لترتيب عمليات الحجز وتنظيم جميع الأمور المترتبة على هذه العملية .

سنتحدث بالتفصيل في هذه المقالة عن نظام إدارة سجلات النزلاء لتسهيل عمليات الحجز وإدارة الفندق :

يقدم نظام إدارة سجلات النزلاء التالي

– قسيمة لطلب حجز السكن او الغرفة.
– فاتورة الضيف .
– قسيمة المعلومات والتي تسجل اسم الضيف ونوع الإقامة وعددها ومدة إقامتها .
– بطاقة تسجيل الضيف .
– قسيمة وصول توضح مدة الإقامة مؤقتة/دائمة .
– ملف المراسلات .
– دفتر يومية لغرفة النوم يسجل الإشغال اليومي للنزيل مع التاريخ واسم الضيف ونوع الغرفة ورقم الغرفة .

نظام الحجز المركزي (CRS):

إن نظام إدارة سجلات النزلاء نظام حجز محوسب يقلل من الأعمال الورقية ويمكنه التعامل مع كمية كبيرة من بيانات الحجز دون عناء في هذا النظام.

نظراً لأنه يتم تخزين بيانات الضيف وبيانات الحجز على أقراص التخزين الخاصة بأجهزة الكمبيوتر ويمكن الوصول إليها عند الرغبة.

يتم تخزينها في شكل قاعدة بيانات لمجموعة السجلات التي يمكن أن تتيح البحث أو الإضافة أو الإزالة أو تحديث أي بيانات متعلقة بالضيف.

ليساعد نظام إدارة سجلات النزلاء في إجراء حجوزات الضيوف وأيضاً يساعد في التنبؤ بعدد أماكن الإقامة التي يمكن حجزها في فترة زمنية مقبلة.

هذه هي الطريقة التي يعمل بها نظام إدارة سجلات النزلاء:

يتصل ضيوف وكلاء مبيعات الفنادق للتحقق من توافر الغرف، بعدها يتم إرساله إلى موظفي الحجز في مكتب الاستقبال .

عندها يكتشف الموظفون تفاصيل حول المتطلبات ويتحققون من توافر أماكن الإقامة المطلوبة في قاعدة البيانات .

و وفقاً لسياسات وإجراءات الحجز يقوم موظف الحجز بعد ذلك بإخطار أو اقتراح مكتب الاستقبال بشأن توفر الإقامة ويتخذ المزيد من الإجراءات المناسبة.

– دور الانترنت في الحجز

جلب الانترنت زخماً في مجال الضيافة أيضاً إنه يسهل الإدارة السلسة لمكاتب الفندق الموجودة في أماكن مختلفة وإداراتها المختلفة.

تعمل شركات الفنادق بنشاط على الإنترنت 24 ساعة في اليوم، سبعة أيام في الأسبوع .

لقد بسط الإنترنت نظام الحجوزات المعقدحيث إنه يمكّن أنظمة إدارة الفنادق عبر الإنترنت من مساعدة الضيوف في حجز أماكن الإقامة التي يختارونها بسرعة وسهولة .

يمكن لنزلاء الفندق الوصول إلى مخططات الأسعار وتوافر أماكن الإقامة ومواعيد تسجيل الوصول والمغادرة وتفاصيل حول المطاعم وما إلى ذلك في الوقت الذي يناسبهم.

– مصادر الحجز

يسافر الناس لأسباب مختلفة منها الأسباب الشخصية ولأسباب العمل وهناك مصادر مختلفة تتدفق منها طلبات الحجز مثل طلب مباشر من الضيوف.

ويمكن للضيوف المحتملين التوجه بشكل فردي إلى الفندق لحجز أماكن الإقامة في الغالب عندما يكونون مسافرين بمفردهم أو من أفراد الأسرة.

طلب من وكيل السفر يمكنهم الاتصال بالفندق لحجز أماكن إقامة للمسافرين الجماعي.

طلب من وكيل الشركة يمكن للمؤسسة أن تطلب من أحد الفنادق حجز أماكن إقامة لموظفيها أو عملائها أو زوارها.

أو طلب من شركات الطيران يمكن لشركات الطيران حجز أماكن إقامة لموظفيها من أجل الإقامة الروتينية وكذلك في حالة إلغاء الرحلات.

طلب من المؤسسات تطلب العديد من مؤسسات أو المنظمات غير الحكومية حجز الفنادق للرياضيين .

وأيضاً وفود السفارات أو مجموعات برامج الفنون المسرحية ومجموعات ورش العمل والأشخاص الذين يسافرون إلى مواقع مختلفة.

الميزات التي يقدمها نظام إدارة سجلات النزلاء

– إدارة الحجوزات

تتمثل الخطوة الأولى في حجز مكان إقامة في التحقق مما إذا كان نوع الإقامة المطلوب متاحاً للبيع لفترة زمنية محددة .

ويتم ذلك عن طريق فحص لوحات التنبؤات أو الأنظمة المحوسبة.

– قبول حجز السكن

يتم قبول حجز الإقامة إذا كان نوع الإقامة المطلوب متاحاً للتأجير في الفندق .

إذا لم يكن متاحاً خلال موسم الذروة أو إذا كان الضيف في حاجة ماسة يقترح الموظف إقامة بديلة مماثلة تقريباً من خلال ذكر وسائل الراحة والمرافق الخاصة به.

يتم قبول الحجز في الحالات التالية بالتزامن مع توفر السكن :

– هل النزيل جديد في الفندق؟
– النزيل لديه أوراق اعتماد جيدة مع الفندق فيما يتعلق بالدفع والسلوك؟
– هل الضيف VIP؟
– رفض حجز الإقامة .

جميع أماكن الإقامة في الفندق المحجوزة في مثل هذه الحالة يرفض الموظفون الحجز بأدب ويقترحون فندقاً بديلاً في نفس المنطقة أو ملكية مختلفة للمالك نفسه في منطقة قريبة.

نوع الإقامة المطلوب غير متوفر في مثل هذه الحالة ، يقترح موظفوا الحجز إقامة بديلة.

أخيراً يقوم قسم الحجز في مكتب الاستقبال بإعداد قائمة الحجوزات لليوم وإرسالها إلى مكتب الاستقبال .

تحتوي القائمة أيضاً على معلومات حيوية مثل ما إذا كان الضيف جديداً أو متكرراً .

وأيضاً تفضيلات الضيف حول موقع الغرفة أو الديكور ثم يتم تجهيز الغرف عن طريق التدبير المنزلي.

المميزات التي يقدمها نظام إدارة سجلات النزلاء: