نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد) هو نظام إدارة المستندات الإلكترونية المتميز بالإدارة .
حيث يعد حلاً شاملاً لإدارة وإنشاء السجلات وأصول المعلومات والتقاطها وفهرستها وتخزينها واستعادتها ومعالجتها لمئات العملاء بنفس الوقت ودون حصول أي تأخير.
يمكن أتمتة جميع العمليات التي تحدث في مؤسستك بدءاً من ملء نماذج الإجازات من قبل موظفيك وحتى طلبات الموارد البشرية المتقدمة وطلبات الشراء البسيطة إلى المعقدة .
ستساعدك ميزات نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد) لدينا مثل التحذيرات وتعيينات المهام والموافقة على المستندات وإخطار الحالة والرسائل وتحذيرات التأخير وإعداد التقارير والمحفزات على تقصير فترات إكمال المهام .
مما يوفر لك الوقت والتكلفة بالإضافة إلى ضمان التشغيل القياسي والكامل للأعمال .
الهدف الرئيسي من نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد) هو تمكين استخدام المعلومات والوثائق غير المرتبة من نقطة واحدة وتجميعها في بيئة إلكترونية .
و بطريقة سهلة الوصول تتيح تعدد الوصول إليها ومثال على ذلك الوصول من قبل الموظفين والإدارة الى المعاملات بكل سهولة وكل من مكان عمله .
كما يدعم نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد) لغات مختلفة بما في ذلك الإنجليزية والعربية .
ويتيح القدرة على الاندماج بسهولة مع أنظمة أو برامج طرفية محلية وبرمجيات أخرى مختلفة مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وبرامج المحاسبة وموفري البيانات عبر الإنترنت.
فوائد نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد):
- يعمل على متصفحات الانترنت ويدعم جميع المتصفحات الرئيسية.
- سهل الاستخدام وقابل للإدارة وسهل التعلم.
- التسعير المرن: لكل مستخدم أو ترخيص أو اشتراك.
- يتم تقديمه كإدارة مستندات سحابية وخادم محلي أو خادم له عنوان IP خاص به.
- تكامل ثنائي الاتجاه دون أي تطوير.
- قابلة للتخصيص من خلال واجهة المستخدم الرسومية.
- ميزات الفهرسة والبحث.
- التوقيعات الرقمية والإلكترونية.
- يعمل على تطبيقات الهاتف المحمول – iOS و Android
- أمان عالي المستوى ونظام تشفير ملفات 128 بت.
لا يزال الافتقار إلى الأتمتة يمثل تحدياً لكل شركة تتعامل مع المعاملات والملفات الورقية لأنها تتطلب إعداداً مكثفاً .
ويمكن أن يكون هذا نشاطاً مستهلكاً للوقت ويتضمن حفظ الملفات والمتابعة المستمرة والتنسيق .
وبالتالي فهي عرضة للأخطاء البشرية وأخطاء إدخال البيانات ويمكن أن تؤدي إلى تأخيرات محتملة وتكاليف غير ضرورية وعقوبات ومخاطر وخسارة في المبيعات.
يغطي نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد) لأتمتة الملفات الدورة الكاملة للعمليات الإدارية حيث يوفر:
- الجمع المادي لوثائق الشحن ورقمنتها بما في ذلك أوامر الشراء وفواتير المبيعات وبوليصة الدخول وبوليصة الشحن وفواتير الشحن الجوي وقائمة التعبئة وشهادة المنشأ وما إلى ذلك.
- التصنيف الرقمي وفقاً للمنفذ الأصلي والعميل ونوع الشحنة وما إلى ذلك.
- التحقق من صحة النظام لوثائق الاستيراد والتصدير بناءً على التقاط بيانات ومستوى العنصر المؤتمت لتعزيز الفوترة وإعداد التقارير.
- إشعارات النظام التلقائية للمطالبة بتقديم المستندات الإضافية المطلوبة للتخليص أو لمعالجة الاستثناءات.
- الوصول الفوري إلى الوثائق المادية والرقمية مع إمكانات البحث المتقدمة.
- لوحات معلومات وتحليلات تفاعلية لمراقبة الواردات والصادرات ودعم قرارات الأعمال.
- منصة موحدة وآمنة تتحكم في جميع البيانات والوثائق وتراقبها وتتحكم فيها.
ميزات نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد) من شركة الحلول الواقعية
- متابعة المعاملات بين الإدارات المختلفة داخل المؤسسة و أيضا معاملات المؤسسة مع الجهات الخارجية.
- تعيين أكثر من مستوى لسرية المعاملات.
- متابعة تاريخ المعاملة والى من ومتى أسندت.
- تعريف أنواع المعاملات.
- تعريف أنواع من الجهات التي يتم التعامل معها الخارجية والداخلية.
- استعرضها حسب الموظف او النوع او القسم او الفرع او المدينة.
- أرشفة البيانات.
- إصدار العديد من التقارير مثل تقرير بالمعاملات المتأخرة وتقرير بالمعاملات الخاصة بأحد الموظفين وغيرها.
- البحث المتقدم باي حقل او معلومة داخل المعاملة.
- ارفاق عدد من المرفقات.
- نسخ احتياطي للبيانات.
- إمكانية إنشاء هيكل تنظيمي للمنشأة (الجهة وفروعها وإداراتها وأقسامها والموظفين).
- تسجيل بيانات المعاملات الواردة والصادرة والداخلية ، وضم المرفقات إلى المعاملة.
- تقليل وقت استجابة معالجة الاستثناءات مما أدى إلى مسح العناصر بشكل أسرع وتقليل رسوم التأخير.
- مخففة الغرامات والعقوبات المفروضة على العناصر التي تم التصريح عنها بشكل خاطئ بسبب أخطاء بشرية في إدخال البيانات.
- نموذج تسعير مرن يشمل التأجير التمويلي والملكية الكاملة والمعاملات.
- تكلفة مخفضة مع قوة بشرية أقل وعمل يدوي.