نظام العضويات و الاشتراكات للجمعيات يشار إليه أيضا باسم نظام الإدارة المنتسبين وهو أداة مهمة يجب مراعاتها لمؤسستك غير الربحية و تم تصميم نظام العضويات والاشتراكات للجمعيات لمساعدتك على تبسيط كيفية التواصل مع أعضائك بالإضافة إلى جمع المعلومات ونشرها للتسويق تجاه مجموعات عضوية محددة و يسمح برنامج إدارة العضوية القوي لأعضائك أيضا بالتفاعل مع مؤسستك غير الربحية.
فكر في برنامج إدارة العضوية كقاعدة بيانات تسمح لك بتخزين جميع المعلومات التي جمعتها عن أولئك الذين سبق لهم العضوية في مؤسستك حيث يعمل برنامج إدارة العضوية إلى حد كبير مثل برامج إدارة الجهات المانحة و في الواقع يمكنك دمج هذين النوعين من البرامج معا لضمان توصيل بياناتك بسلاسة.
كيف تنظم برنامج إدارة العضوية؟
باستخدام برنامج إدارة العضوية يمكنك إنشاء نظام قاعدة بيانات هرمي يتم فيه تصنيف الأعضاء بناء على نوع حالة العضوية التي يمتلكونها و عادة ما يتم تصنيف العضويات في مجموعات مثل المستوى البرونزي أو المستوى الفضي أو المستوى الذهبي أو المستوى البلاتيني بناء على مدى نشاطهم الذي يرغبون في المشاركة فيه ودعم مؤسستك غير الربحية و بشكل عام كلما ارتفع مستوى العضوية زادت رسوم العضوية أو التبرع لمؤسستك.
عادة ما تأتي مستويات العضوية الأعلى مع المزيد من الامتيازات للعضو و قد يتمكن العضو ذو المستوى البرونزي من الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني والاتصالات الحصرية بينما قد يتلقى العضو البلاتيني دعوات VIP لحضور أحداث جمع التبرعات و سيساعدك التجميع المتدرج داخل برنامج إدارة العضوية الخاص بك في إرسال رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الإخبارية وطلبات التبرع ودعوات الأحداث إلى الأعضاء المناسبين.
لذلك تتيح لك قاعدة البيانات هذه أيضا جمع المعلومات التاريخية بحيث يمكنك التنبؤ بالمشاريع المستقبلية بناء على العائدات التي يمكنك توقع جمعها من أعضائك و سيسمح لك برنامجك أيضا بتحليل البيانات مثل المواقع الجغرافية لأعضائك والنسبة المئوية للأعضاء الذين يجددون عضويتهم كل عام مقابل أولئك الذين لا يجددون عضويتهم والمعلومات الأخرى التي تشعر منظمتك غير الربحية بأنها مهمة.
تسمح لك معظم أنظمة برامج إدارة العضوية بدمج نظامك مع موقع الويب الخاص بمنظمتك غير الربحية بحيث يمكن للأطراف المهتمة إدارة حسابات عضويتهم عبر الإنترنت وإدخال المعلومات تلقائيا في قواعد البيانات التي أنشأتها.
هل برنامج إدارة العضويات والاشتراكات ميسور التكلفة؟
يمكن أن تصبح برامج إدارة العضوية القوية باهظة الثمن و خاصة بالنسبة لمنظمة صغيرة غير ربحية ذات أموال محدودة و للبدء يمكنك البحث عن برنامج مجاني غير ربحي ثم التخرج لشراء نظام أكثر قوة مقابل رسوم في المستقبل و تتمثل فائدة استخدام البرامج المجانية غير الربحية في أنه يمكنك اختبار المياه ومعرفة المزيد حول كيفية عمل هذا البرنامج قبل الغوص في نظام أكثر تعقيدا.
كيف تكون برامج إدارة العضويات والاشتراكات مفيدة للمنظمات غير الربحية؟
الفوائد التي تعود على منظمة غير ربحية لا حصر لها تقريبا سيساعد برنامج إدارة العضوية في تبسيط المهام الإدارية المرتبطة بإدارة العضوية على الفور تقريبا من خلال نظام متكامل و يمكن للأعضاء إدارة حساباتهم الخاصة دون الحاجة إلى التحدث إلى الموظفين أو المتطوعين في مؤسستك و يمكن للأطراف المهتمة ببساطة تسجيل الدخول إلى موقع الويب الخاص بمؤسستك وملء النماذج الرقمية ودفع رسوم العضوية والبدء في الاستمتاع بمزايا العضوية على الفور و ثم تتم مزامنة المعلومات من النماذج في قاعدة البيانات الخاصة بك و بالنسبة لأي شخص اضطر إلى قضاء ساعات في إدخال المعلومات يدويا في جدول بيانات فهذه فائدة كبيرة!
كما يساعدك نظام العضويات و الاشتراكات للجمعيات أيضا على تتبع جميع الأعضاء الداعمين لك ويسمح لك بقياس الأداء المستقبلي بناء على تحليل البيانات التاريخي و في أغلب الأحيان سيستمر الأعضاء في دعم مؤسستك لعدة سنوات لأن الناس يميلون إلى الشعور بالرضا عن كونهم جزءا من مؤسسة يؤمنون بها إلى جانب تقديم الامتيازات والمزايا للأعضاء يوفر برنامج إدارة العضوية أيضا امتيازات للموظفين المسؤولين لإدارة العضويات من خلال السماح لهم بإرسال رسائل بريد إلكتروني واتصالات مجمعة وتقديم تذاكر أحداث الخدمة الذاتية وتوفير نظام آلي حيث يمكن للأعضاء إدارة حساباتهم الخاصة و يمكن لهذا البرنامج أيضا إرسال تذكيرات بالتجديد التلقائي لتخفيف عبء العمل عن موظفيك.
فوائد نظام العضويات والاشتراكات للجمعيات
الآن بعد أن تكلمنا عن إدارة المستخدم أصبح من الأسهل الآن فهم كيفية حل تطبيقات تسجيل العضويات معضلة إدارة وصول المستخدمين المتعددين إلى الموارد المختلفة.
– من خلال نظام العضويات والاشتراكات للجمعيات يمكن لمسؤولي تكنولوجيا المعلومات إدارة الموارد والوصول بناء على الحاجة وبالتالي الحفاظ على الأصول الرقمية أكثر أماناً وهذا يضمن أيضاً تجربة خالية من الاحتكاك للمستخدم النهائي مما يحسن بشكل كبير من تجربة المستخدم.
– خدم ظهور السحابة فقط لتحسين إدارة المستخدم من خلال فتح الوصول إلى المزيد من تطبيقات الويب كما يتوفر للمستخدمين الآن المزيد من الموارد الرقمية المتاحة لهم مما يجعل إدارة المستخدمين المستندة إلى مجموعة بسرعة النظام المفضل علاوة على ذلك فإن الإدارة الفعالة لهويات المستخدمين تضع الأساس لتحسين إدارة الوصول إلى الهوية وهو جانب أساسي من جوانب الأمن.
– تمكن إدارة المستخدم الفعالة المؤسسات من الحفاظ بشكل صحيح على امتثال الترخيص المستند إلى المستخدم بحيث يتم استخدام البرامج المختلفة بكامل طاقتها ويمكن لـ نظام العضويات للجمعيات أيضا مساعدة الشركات في توفير الأموال على تراخيص البرامج المختلفة من خلال سرد عدد عمليات التثبيت و التنشيط المتبقية على جزء من البرنامج وإزالة الحاجة إلى عمليات الشراء المتكررة.
– يمكن لإدارة المستخدم أن تساعد المؤسسات في تخطيط ميزانياتها من خلال تحديد مجالات الإنفاق المحتمل على البرامج ومن خلال نظام العضويات للجمعيات يمكن للشركات اكتشاف المناطق أو المستخدمين الذين يحتاجون إلى تراخيص جديدة ومتى، يساعد هذا أيضاً الشركات على معرفة متى لم يعد المستخدمون بحاجة إلى جزء معين من البرامج وبالتالي وضع علامة عليها لإعادة التدوير أو لتأجيرها للمستخدمين الآخرين المحتاجين.
– عادةً ما يقدم البائعون الذين يقدمون حلول إدارة التراخيص أيضاً خيارات لإدارة التراخيص لبرامجهم بالإضافة إلى حسابات المستخدمين في شكل تقارير منتظمة أو بوابات عبر الإنترنت يمكن أن تعمل هذه التقارير كمصادر للبيانات للمؤسسات لتحليل التركيبات والاستحقاقات داخل شركاتهم.