لا تقتصر الميزة الأساسية لنظام تسجيل و إدارة زائر في السعودية على مقابلة الزائرين والترحيب بهم في حفل استقبال مركز الأعمال أو مبنى الشركة.
يجب أن تساهم إدارة الزوار في بناء السلامة العامة وسلامة الممتلكات وحماية الأفراد ووالحفاظ على مستوى الراحة العام.
يوفر أحدث برنامج لإدارة وتسجيل بيانات الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية جميع الميزات التي تحتاجها لتبسيط تجربة الزائر والاندماج بسلاسة مع نظام إدارة الوصول وبرنامج نظام تكامل المباني.
ميزات نظام تسجيل و إدارة زائر في السعودية من شركة الحلول الواقعية
قم بتحسين كفاءة تجربة الزائر الخاصة بك من خلال لوحة تحكم تحتوي على جميع المعلومات التي تحتاجها
توفر لوحة القيادة سهلة الاستخدام لبرنامج إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية لموظفي الاستقبال نظرة عامة سريعة على الزيارات القادمة والسابقة ، مما يسمح لموظفي الاستقبال وموظفي الأمن بالتخطيط بشكل أفضل ليومهم.
يمكنهم رؤية معلومات حول الزوار المتوقعين ، وكذلك الضيوف الذين قاموا بالمرور قبل ذلك بقليل ، بما في ذلك أولئك الذين غادروا المبنى بالفعل.
حيث يساعد توفر هذه المعلومات على تحسين كفاءة استقبال الزوار وجودة خدماتهم.
عندما يقوم الزائر بالتسجيل في النظام ، يمكن لموظفي الاستقبال إنشاء بيانات الزائر وتعديلها وإضافتها وتعيين مجموعات محددة مسبقاً من الحقوق ، مثل “زائر عادي” أو VIP.
يسمح التخصيص المسبق لحقوق الوصول للزوار بالتحرك بحرية حول أجزاء معينة من المبنى ، مع ضمان حماية المناطق الحساسة.
من خلال خيارات التكوين المرنة ، يمكن تخصيص واجهة تسجيل الزائر لتناسب الاحتياجات الفردية والمتطلبات القانونية المحلية بحيث يعرض ملف تعريف الزائر جميع المعلومات الضرورية.
تقليل وقت تسجيل الزائر وزيادة الكفاءة باستخدام واجهة الويب للتسجيل المسبق
يمكن للموظفين تسجيل زوارهم مسبقاً أو يمكن للزوار التسجيل بأنفسهم من خلال واجهة الويب لإبلاغ مكتب الاستقبال عن الزائر مسبقاً، وبالتالي ضمان عملية تسجيل وصول سريعة وفعالة.
يقوم الموظفون بملء وحفظ بيانات الزائر في نموذج ويب ، مع تزويد موظفي الاستقبال بالبيانات اللازمة.
نظراً لأن تفاصيل الزائر قد تم إدخالها بالفعل في النظام ، يمكن لموظف الاستقبال التركيز على أهم المهام المطلوبة لإكمال عملية تسجيل وصول الضيف ، مثل توقيع المستندات أو التقاط الصور للحصول على تصريح.
تعمل عملية تسجيل الوصول المبسطة للضيوف على تحسين سلامة وراحة زيارة المبنى.
تقليل وقت انتظار الضيف في مكتب الاستقبال من خلال إمكانية تسجيل الوصول الذاتي
من خلال مكتب تسجيل الوصول بالخدمة الذاتية ، يمكن للزوار الجدد تسجيل الوصول فور وصولهم ، وبالتالي تقليل الوقت والانتظار والاتصال في مكتب الاستقبال.
تسهل واجهة المستخدم البديهية لعداد تسجيل الوصول الذاتي الإدخال اليدوي للزائرين ، بما في ذلك مسح مستندات الهوية.
بفضل إمكانات التكامل الإضافية ، يمكن استكمال النظام بوظيفة تصوير الزائر لإصدار تصريح مرور مؤقت ، بالإضافة إلى توقيع المستندات باستخدام جهاز لوحي إلكتروني.
يمكن للزوار المنتظمين استخدام وظيفة التسجيل السريع عن طريق إدخال الهوية الشخصية. يقوم مكتب تسجيل الوصول الذاتي بجمع البيانات وفقاً لمتطلبات الأمان ، وبالتالي تحسين كفاءة عملية إدارة الزوار.
كيف يمكن لنظام تسجيل و إدارة زائر تحسين الأمان في عملك
الموظفون والعملاء والضيوف والزوار: في العديد من الشركات ، يأتي الناس ويذهبون طوال اليوم.
وهذا يحمل بعض المخاطر. لكن كيف تمنع الزوار غير المرغوب فيهم من دخول المبنى الخاص بك؟ كيف تحافظ على مكان عملك صحياً؟ كيف تحمي بيانات زوار موقعك؟ وكيف نضمن سلامة الجميع إذا اندلع حريق على سبيل المثال؟
الكاميرات الأمنية وأنظمة الإنذار موجودة بالفعل في معظم الشركات ومع ذلك ، فهي لا تكفي للحد من المخاطر.
غالباً ما يتم الإغفال عن أن الاستقبال هو خط دفاعك الأول. من خلال التحول إلى نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية ، فإنك تضمن بقاء مكان عملك آمناً وصحياً.
1. مراقبة الزوار
الطريقة الأولى التي تعمل بها أنظمة إدارة الزوار على تعزيز الأمن هي إدارة تدفق الأشخاص الذين يدخلون ويغادرون.
يجب على أي شخص يدخل المبنى التسجيل عند دخوله أو مغادرته. بهذه الطريقة تعرف بالضبط من هو على الموقع في جميع الأوقات.
يُطلب من الزوار أيضاً تقديم معلومات شخصية معينة ، مثل رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني ، وقد يتم التقاط صورهم.
ثم يتم تخزين هذه البيانات في السحابة. هذا يمكن أن يردع أي شخص لديه نوايا خبيثة من دخول المبنى.
2. تنبيهات فورية
يأتي الناس ويذهبون في الشركات ، هذه حقيقة. ترسل أنظمة إدارة الزوار إشعاراً على الفور إلى المضيف عند وصول الضيف.
قد تكون هذه رسالة نصية أو بريد إلكتروني.
لذا ، سواء كنت في المكتب أم لا ، فأنت تعلم على الفور عندما يحضر شخص ما في مكتب الاستقبال الخاص بك.
لذلك لن يضطر الزوار إلى الانتظار طويلاً ولديك سيطرة كاملة على من يتواجد في المبنى الخاص بك.
3. شارات التعريف
يمكن بسهولة فقدان شارات الزوار الصادرة يدوياً أو إساءة استخدامها أو العبث بها.
باستخدام نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية، يمكن للزائر طباعة شارة هوية لا يمكن تزويرها.
تحتوي هذه الشارة على صورة وتفاصيل الاتصال الخاصة بالزائر ، مما يسهل التعرف على أي شخص موجود على الموقع.
بالإضافة إلى ذلك ، تتضمن الشارة اسم المضيف وتاريخ انتهاء الصلاحية ، مما يمنع الاستخدام المتكرر للشارة.
4. إدارة الإخلاء
تبذل جميع الشركات ، مثل شركتك ، جهوداً لضمان الأمن في مبانيها. لكن يمكن أن تنشأ دائماً حالة طوارئ.
تخيل هذا الموقف. اندلع حريق في المبنى الخاص بك. اجتمع جميع الموظفين في الخارج ، ولكن ماذا عن عمال النظافة الذين يعملون داخل المبنى؟ وكم عدد الزوار هناك في ذلك الوقت؟
بدون نظام تسجيل وصول ومغادرة من شركة الحلول الواقعية في السعودية ، فإن استراتيجية الإخلاء الخاصة بك بها العديد من الثغرات. لحسن الحظ ، نحن نعيش في وقت تستطيع فيه التكنولوجيا القضاء على هذه المخاوف.
من خلال نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية ، يمكن لمكتب الاستقبال إخطار كل شخص في المبنى على الفور في حالة نشوب حريق أو اقتحام أو أي حالة طوارئ أخرى. يمكن إرسال تعليمات السلامة بسهولة ، ويمكن أن تتم عملية الإخلاء بسلاسة.
5. الامتثال للاتفاقيات الرقمية
هل يحتاج زوار موقعك إلى توقيع نموذج أو اتفاقية؟ باستخدام نظام إدارة الزوار ، يمكنك جعلهم يوقعون رقمياً على اتفاقيات عدم الإفشاء أو بروتوكولات الأمان أو سياسات الشركة.
ثم يتم تخزين المعلومات في السحابة. يؤدي توفير المستندات من خلال منصة رقمية مركزية إلى تسريع العملية وضمان امتثال أفضل.
6. حماية البيانات
على عكس السجل الورقي ، تضمن إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية أمان البيانات السرية.
يمكن للزوار الوصول إلى المعلومات الخاصة بهم فقط ولا يمكنهم عرض بيانات الضيوف الآخرين في مكتب الاستقبال.
بعد عملية التسجيل ، يتم تخزين جميع المعلومات بسرعة وأمان في قاعدة البيانات.
للحصول على نظام إدارة الزوار في المملكة العربية السعودية
يرجى التواصل مع شركة الحلول الواقعية