يوم بعد يوم تدرك المزيد من الشركات قيمة التقنيات المستندة إلى السحابة لإدارة مكان عملها بفعالية وإحدى التقنيات التي تكتسب قوة جذب هو نظام لإدارة الزائرين والتي تسمح للمؤسسة بتنظيم الزوار والضيوف في مباني ومواقع مكاتبهم.
يزداد مصطلح نظام إدارة الزائرين في شعبيته الموضعية في مكان العمل ليصبح موضوعا مهماً للمناقشة للعديد من الشركات في جميع أنحاء العالم لأن نظام لإدارة الزائرين هو تقنية أو برنامج يسمح للمؤسسة بإدارة وتتبع الزائرين في المبنى أو الموقع و يجمع النظام بين التكنولوجيا والأمن والاتصالات والتحليلات لتحقيق ذلك.
ببساطة يتم جمع معلومات وبيانات الزائر عند التسجيل لمراقبة الزائر ومكان تواجده داخل المبنى وتساعد البيانات أيضا المنظمة في مراقبة تدفق الزوار ومستويات الإشغال في الموقع وتمكن حلقة تعليقات البيانات هذه مكتب الاستقبال وفريق الاستقبال من التحكم في الأشخاص الذين يدخلون المبنى وإدارتهم.
يمكن للزوار تسجيل الدخول بسهولة من أي جهاز باستخدام ميزات متقدمة مثل مسح رمز الاستجابة السريعة الشخصي لتسجيل الدخول الإلكتروني بدون لمس وإشعارات البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة لتنبيه المضيفين بوصولهم إلى المبنى و تشمل الميزات الأخرى شارات وبطاقات هوية الزائر التي يمكن طباعتها عند الوصول وتمييزها كضيوف وليس موظفين يعملون في المبنى لذلك يمكنك تحديث مكان عملك وجعل مكتبك أكثر أماناً باستخدام حلول إدارة مكان العمل الذكية.
نظام لإدارة الزائرين غني بالميزات حيث يوفر للمستخدمين تطبيقا لتسجيل الوصول بالخدمة الذاتية و يمكن الزائرين من تسجيل الوصول والمغادرة وطباعة بطاقات هوية الزائر والإجابة على أسئلة الصحة والسلامة على جهاز لوحي أو من خلال مكتب الاستقبال و لا يعمل هذا النوع من البرامج على تحسين السلامة في مكان العمل فحسب بل له أيضا تأثير إيجابي على كفاءة الموظفين وإنتاجيتهم.
لماذا تعتبر حلول نظام لإدارة الزائرين مهمة؟
نظام لإدارة الزائرين المستند إلى السحابة هو المستقبل حيث قد أحدث ثورة في الطريقة التي ترحب بها المنظمات بالزوار وتشرف عليهم داخل مبنى مكاتبهم أو موقعهم و يجعل النظام عملية تسجيل دخول الزائر أكثر كفاءة ودقة واتساقا ويوفر المزيد من الأمان والأمان للمؤسسات.
يمكن مكان العمل الحديث الموظفين من التحكم في طريقة عملهم بمرونة متزايدة وتركيز أكبر على رفاهية الموظف من خلال اعتماد تكنولوجيا مثل حل إدارة الزوار والحجز المكتبي وبرنامج حجز غرف الاجتماعات كما يمكننا إنشاء مكان عمل أفضل وأكثر كفاءة مصمما لتحقيق أقصى استفادة من القوى العاملة من خلال دعم رفاهيتهم.
حيث من المهم دائما ترك انطباع أول رائع و هذا هو السبب في أن نظام إدارة الزوار المستند إلى السحابة يمكن أن يكون طريقة رائعة لإقناع الضيوف والزوار لأنه يبسط عملية تسجيل الوصول وأتمتتها مما يجعل تجربتهم في الموقع أكثر متعة وخالية من المتاعب.
يريد الناس أيضا حلولا أسرع وأكثر ذكاء حيث يسمح نظام إدارة الزائرين المستند إلى السحابة للمؤسسة بالاستفادة من التكنولوجيا والانتقال من طريقة تقليدية قديمة لسجل ورقي ومنطقة استقبال وموظفي مكتب استقبال وقوائم انتظار طويلة في مكاتب الاستقبال التي تستغرق وقت الجميع بشكل محبط و يتضمن النظام التقليدي عمليات أبطأ وأكثر كثافة في العمل والتي تعتبر الآن غير ضرورية.
توفير الأمن والسلامة في مكان العمل
يمكن نظام إدارة الزائرين زيادة مستويات الأمان والسلامة في مكان عملك داخل المبنى أو في موقع معين من خلال أتمتة عملية تسجيل وصول الزائر رقميا و يمكن للمؤسسة إدارة عملية مصادقة الزائر بشكل فعال عن طريق التحقق من معرفات الزوار ومراقبة أماكن وجودهم داخل المبنى.
يسمح نظام لإدارة الزائرين للمؤسسة أيضا بمراقبة مستويات الإشغال وتوفير بيانات في الوقت الفعلي وإحصاءات حول سلامة المبنى وهذا مهم بشكل خاص للشركات حيث يجب عليها حماية جميع الموظفين في الموقع أثناء الطوارئ ويمكن أن تساعد أرقام الزوار الموثوقة من بيانات نظام إدارة الزوار في تحديد أي أشخاص مفقودين واتخاذ الإجراءات اللازمة.
لمزيد من الأمان ، يوفر نظام لإدارة الزائرين أيضا التحكم في الوصول مما يسمح للمؤسسة بتقييد وصول الزوار بسهولة إلى مناطق معينة داخل المبنى لتلائم متطلبات العمل المحددة ويمكن أن تساعد ضوابط الوصول المعززة هذه والتصاريح الأمنية الصناعات التي تتطلب مستويات متزايدة من الأمن مثل صناعة الطيران والدفاع أو الشركات الحكومية ،والبقاء ملتزمة وإدارة مبانيها.
الصحة والسلامة
تسبب الوباء في شعور العديد من الشركات بالقلق بشأن سلامة ورفاهية موظفيها وزوارها ومع إعادة فتح مباني المكاتب يتم تنفيذ استراتيجيات العودة إلى العمل للموظفين ولكن ماذا عن الزوار؟ يعد الزوار والضيوف والمقاولون والموردون جزءا كبيرا من عملية الأعمال اليومية مما يساهم في صخب المكتب ومنطقة الاستقبال المزدحمة.
هناك بعض ميزات الصحة والسلامة التي يمكن نظام لإدارة الزائرين تقديمها لمؤسستك لمكافحة COVID. على سبيل المثال ، يوفر نظام لإدارة الزائرين حلول COVID مع ميزة رئيسية واحدة وهي الفحص الصحي للزوار وتمنع هذه الميزة المحددة عدوى COVID وانتقالها من خلال مطالبة الضيوف بملء استبيان بناء على الأسئلة الصحية المتعلقة بـ COVID. إذا فشلوا في الاستبيان فلن يتمكن الضيف من زيارة مبنى المكتب وسيحتاج إلى تنظيم وقت آخر للزيارة.
تقليل التكاليف العامة للأعمال
تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لاستخدام نظام إدارة الزوار في تقليل التكاليف العامة مما يعد بعائد على الاستثمار وسيؤدي تثبيت نظام قائم على السحابة إلى تبسيط عملية إدارة الزائر وأتمتتها وتعزيز الإنتاجية والكفاءة التشغيلية.
يمكن أن يكون نظام إدارة الزوار مفيدا للغاية في دعم موظفي الاستقبال أو فرق إدارة المرافق المسؤولة عن الحفاظ على بيئة عمل ممتعة للموظفين والزوار من خلال أتمتة نظام إدارة الزوار يمكن للشركات تقليل العبء الإداري وتوفير الوقت والتكاليف الإضافية والسماح لهؤلاء الموظفين بالتركيز على مهام أخرى مهمة.
لقد أظهر الوباء العالمي للعالم أنه من الممكن حقًا للموظفين العمل عن بعد وقد تسبب هذا في قيام المزيد من الشركات بتحليل ممارسات العمل بشكل نقدي بالإضافة إلى البنية التحتية والأصول وتصميم المكاتب كما يمكن أن يساعد برنامج إدارة الزائرين الشركات في فحص عقاراتهم ببيانات في الوقت الفعلي تراقب المساحات المكتبية وشغل الأشخاص داخل المبنى باستخدام هذه التقنية يمكن للمؤسسات استخدام البيانات والتحليلات لتحسين استخدام المساحات المكتبية وتقليل تكاليف العقارات.
ميزات نظام إدارة الزائرين
تقدم أنظمة إدارة الزوار العديد من الميزات الاستثنائية التي تتراوح من الأساسية إلى المتقدمة. في شركة الحلول الواقعية نقدم نظام إدارة زوار عالمي المستوى وإصدارا محسّنا إضافيا والذي يوفر تكوينات إضافية لمتطلبات الأمان المتزايدة.
نحن نقدم حالياً حلولاً تقدم ميزات أمان رئيسية لإدارة الزوار منها:
- نظام إدارة الزوار المحسن من الحلول الواقعية .
- التسجيل المسبق والتحقق من خلفية الزائرين المعتمدين مسبقا مع إمكانات التدقيق .
- شهادة صحية للامتثال للوائح COVID.
- فحوصات الهوية التي تشمل فحوصات المواطنة والجنسية المعتمدة مسبقاً .
- نظام قابل للتطوير من مواقع فردية إلى إعدادات متعددة المواقع ومساحات مكتبية مشتركة.
- تطبيق تسجيل الوصول بالخدمة الذاتية عبر الجهاز اللوحي أو الكشك.
- رسائل بريد إلكتروني مخصصة لتأكيد الزائر توفر الوصول وتفاصيل تسجيل الوصول.
- استضافة إخطارات وصول الزوار عن طريق الاتصال أو الرسائل القصيرة أو البريد الإلكتروني.
- مقاييس وبيانات إدارة الزائر الحية والدقيقة.
- التحكم في الوصول لتقييد الوصول إلى مناطق ومباني محددة.
- إدارة التحكم في الموقع للمواقع أو المناطق الآمنة.
مستقبل برنامج إدارة الزائرين
إذن كيف يبدو مستقبل إدارة الزوار؟ شيء واحد مؤكد هو أنه سيتضمن تقنيات قائمة على السحابة والتي تقدم نهجا ثوريا وحديثاً.
من الواضح أن أنظمة إدارة الزوار المستندة إلى السحاب موجودة لتبقى ويتزايد استخدام هذه الأنظمة من قبل الشركات العالمية الصغيرة والمتوسطة بشكل مطرد. بلغ السوق العالمي لنظام VMS 920.5 مليون دولار أمريكي في عام 2020 ومن المتوقع أن يصل إلى 1428.6 مليون دولار أمريكي بحلول عام 2026. بالإضافة إلى ذلك ، يتوقع تقرير بحثي للسوق حول سوق أنظمة تشغيل VMS العالمية معدل نمو سنوي مركب يبلغ 11.34٪ مع حصة سوقية تبلغ 75.34٪ في عام 2017 وحصة متوقعة تبلغ 83.14٪ في عام 2025.
تركز أنظمة إدارة الزوار على المستقبل وهي حل قابل للتطوير عالميا للشركات عبر مجموعة متنوعة من القطاعات كما إنها تعزز الأمن والسلامة للزوار والموظفين على حد سواء مع ضمان أن يكون المسؤول المبسط لنظام إدارة الزائرين آمنا أيضا.
مع مستقبل واعد في المستقبل ستكون الأنظمة المستندة إلى السحابة أساس الاختراعات والاتجاهات وتكامل الأنظمة الجديدة وستصبح تحديثات المنتجات والبرامج التي توفر ميزات ووظائف جديدة ومتقدمة جانبا مهما من أنظمة إدارة الزوار.
كم يكلف نظام إدارة الزائرين؟
يمكن أن يختلف سعر نظام إدارة الزوار وفقا لمتطلبات المنظمة ومواصفاتها حيث إنه ليس نهجا واحدا يناسب الجميع و تختلف متطلبات كل منظمة من حيث الحجم والهيكل ويجب أن تكون أنظمة إدارة الزوار مصممة لتناسب احتياجات عملك الخاصة كما يجب أن تكون قابلة للتخصيص وقابلة للتكيف حتى تتمكن من النمو والتطور مع عملك.
إذا كنت تتطلع إلى شراء نظام لإدارة الزائرين لأتمتة عملية تسجيل وصول إدارة الزائرين وتحسين السلامة والأمان فتعرف على المزيد حول النظام والأسعار عن طريق حجز نسخة تجريبية مجانية أو عرض توضيحي من شركة الحلول الواقعية إنه أفضل مكان لبدء رحلة نظام إدارة الزائرين.
إذا اتصلت بنا في شركة الحلول الواقعية فستتمكن من حجز عرض توضيحي مجاني بدون التزام لنظام إدارة الزوار الرائد لدينا. يمكنك أيضا قراءة دراسة حالة إدارة زوار الخاصة بنا ومعرفة كيف أدى النظام المحسن إلى تحسين عملية تسجيل دخول الزائر للعميل والكفاءة التنظيمية والأمان.