متابعة مشاريع الصيانة إنّ تتبع المشروع هو طريقة لإدارة المشروع تستخدم لتتبع تقدم المهام في المشروع و من خلال تتبع مشروعك يمكنك مقارنة التقدم الفعلي بالتقدم المخطط له وتحديد المشكلات التي قد تمنع المشروع من البقاء في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية.
يساعد نظام متابعة مشاريع الصيانة مديري المشاريع وأصحاب المصلحة على معرفة العمل الذي تم إنجازه والموارد التي تم استخدامها لتنفيذ تلك المهام ويساعدهم على إنشاء تحليل القيمة المكتسبة عن طريق قياس تباين المشروع وتتبع المعالم.
مفتاح تتبع المشروع هو استخدام أدوات تتبع المشروع وتقنيات إدارة المشروع ، وعلى سبيل المثال يسمح مخطط جانت للمديرين بتتبع تقدم المشروع من خلال تقديم نظرة عامة على المهام ، وعبء العمل والمعالم الرئيسية في أي نقطة من دورة حياة المشروع.
و يمكن للأنواع الأخرى من تقارير المشروع مثل تقارير الحالة جمع تفاصيل إضافية توفر نظرة ثاقبة على الإنجازات والمخاطر والأداء و يمكن بعد ذلك توزيع هذه البيانات على فريق المشروع وأصحاب المصلحة لإبقائهم محدثين.
نظام متابعة مشاريع الصيانة هو أداة تتيح للمديرين قياس تقدم فريقهم أثناء تنفيذ المهام واستخدام الموارد كما إنها أداة أساسية للحفاظ على المشاريع في الموعد المحدد وفي حدود ميزانياتها.
يمكن استخدام قوالب تعقب المشروع كمصدر وحيد للبيانات لتقدم المشروع و يمكن لفريق المشروع إدخال تفاصيل حول تقدم المشروع في النموذج والتي يمكن مشاركتها بعد ذلك لإظهار حالة المشروع لمدير المشروع وأصحاب المصلحة في ذلك الوقت.
ومع ذلك فإن الخيار الأكثر قوة هو استخدام نظام متابعة مشاريع الصيانة لتتبع المشاريع و يتم تحديث الأدوات عبر الإنترنت في الوقت الفعلي ويتم مشاركة هذه البيانات في جميع أنحاء البرنامج كما يمكنه بعد ذلك إنشاء تقارير ببيانات مباشرة لمساعدتك في اتخاذ قرارات أفضل.
يجعل نظام متابعة مشاريع الصيانة تتبع مشاريعك من البداية إلى النهاية أمرا بسيطا ويوفر عليك الكثير من الجهد والمال.
كيفية تتبع تقدم المشروع
قد يبدو تتبع تقدم مشروعك مهمة شاقة ولكن من خلال تخطيط العملية والتخطيط للمستقبل يمكنك إعداد نفسك للنجاح و فيما يلي بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها الآن للوصول إلى المسار الصحيح:
- إنشاء المخرجات والمعالم
- ضع أهدافا واقعية وواضحة وقابلة للقياس
- استخدم برنامج تتبع المشروع لتتبع الوقت والتكاليف والمهام
- يجتمع بانتظام مع الفريق وأصحاب المصلحة
- حدد مواعيد نهائية واضحة
- دعم الشفافية
هذه الاقتراحات هيكلية ويجب إعدادها لكل مشروع وبذلك يمكنهم العمل مع برنامج تتبع المشروع أو قالب تتبع المشروع لمنح مديري المشاريع التفاصيل التي يحتاجونها لإبقاء فرقهم وفقا للجدول والميزانية المخطط لها.
بالإضافة إلى ذلك مع تتبع المشروع من المهم تذكر القيد الثلاثي الوقت والتكلفة والمكان حيث مفتاح إدارة هذه المتغيرات المترابطة هو التقدير السليم والتحكم أنت تقوم أولا بتقدير تكاليفك لإنشاء ميزانية مشروع والوقت الذي ستستغرقه المهام لإنشاء مخطط زمني للمشروع ونطاق المشروع لإنشاء جدول مشروعك ومن ثم يتعين عليك التحكم فيها أثناء مرحلة التنفيذ باستخدام متعقب المشروع الذي يسمح لك بتتبع الوقت والتكاليف والمهام.
ميزات نظام متابعة مشاريع الصيانة
يعد برنامج تتبع المشاريع هو أفضل طريقة لتتبع المشاريع لأنه يراقب جميع المهام المرتبطة بمشروعك ويساعدك على الالتزام بالجدول الزمني ولا يتم استخدام معظم برامج تعقب المشروع للمهام فقط بل يمكنه أيضا تتبع ميزانيتك وإدارة الموارد.
ويعد تعقب المشروع مفيداً حتى قبل مرحلة تنفيذ المشروع أو أثناء تخطيط المشروع كما يمكن أن يساعدك في إدارة الموارد التي ستحتاجها لإكمال المهام ، و بمجرد أن تكون في مرحلة المراقبة والتحكم في مشروعك يبدأ البرنامج حقاً مما يسمح لك بمعرفة ما إذا كان تقدمك الفعلي يتطابق مع المكان الذي خططت أن تكون فيه في ذلك الوقت.
يعد استخدام لوحة معلومات إدارة المشروع أمراً ضرورياً لإدارة أي مشروع كما يمنحك أداة للتحكم في القيود الثلاثية للوقت والتكلفة والمكان الجغرافي و يعرف المديرون متى تكتمل المهام وأنهم لا يستهلكون أكثر من التكاليف والموارد المخصصة.
يتفوق برنامج تتبع المشروع على قوالب تعقب المشاريع المصنوعة من جداول البيانات مثل Excel أو أوراق Google لأسباب عديدة ولكن السبب الرئيسي هو أن البرنامج يسمح لمديري المشاريع بالوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي.
يجب أن يكون لديك ميزات متعقب المشروع:
تم دمج مجموعة ميزات إدارة المشاريع الخاصة بنا لمساعدة المديرين والفرق على حد سواء مما يجعلها أكثر بكثير من مجرد أداة تعقب للمشروع.
يساعد نظام متابعة مشاريع الصيانة الفرق على التعاون ، والعمل بشكل أكثر إنتاجية مع تزويد المديرين بالشفافية التي يحتاجونها للتأكد من أن كل شيء في الموعد المحدد والميزانية ، و تتبع الوقت و المهام وإدارة الموارد وإدارة الفريق والعديد من الميزات الرئيسية الأخرى كلها موجودة في برنامج واحد قوي لإدارة المشاريع عبر الإنترنت.
العمل مع العديد من طرق عرض المشروع:
إن استخدام أدوات إدارة المشاريع التي تساعد في التعاون عند المراقبة والتتبع يجعل تقييم تقدم المشروع أسهل بحيث يحتوي نظام متابعة مشاريع الصيانة على مخططات جانت المرئية المستندة إلى الجدول الزمني ،ولوحات كانبان بالسحب والإفلات وقوائم المهام التفاعلية لمساعدة الفرق على التعاون في المهام بالطريقة التي تناسبهم بشكل أفضل. هذه الآراء الثلاثة تمكن الفرق من التعاون والتنفيذ بفعالية.
مخططات مرئية للمشاريع:
باستخدام المخططات يمكن لأعضاء الفريق الحصول على نظرة عامة حول تقدم المشروع و يمكن لمديري المشاريع رؤية تقدم فريقهم من خلال النظر في شريط المدة الذي يربط البداية بتاريخ انتهاء كل مهمة وكلما كان مظللا كلما اقترب من اكتماله.
تمتلك المخططات أيضا ميزة بارزة لتقسيم المشروع إلى مراحل أصغر مما يساعد أيضا على تتبع الحركة الأكبر للمشروع و تجعل هذه الميزات التفاعلية مخططات جانت من خيارا أفضل بكثير من قوالب مخططات جانت العادية عندما يتعلق الأمر بتتبع المهام والوقت.
يعد عرض قائمة المهام مثاليا لتتبع المهام وتسهيل تعاون الفريق كما يتيح عرض قائمة المهام لأي شخص يعمل في مشروع تصفية المهام وصولا إلى المهام التي يتحمل مسؤوليتها فقط وتعرض قوائم المهام من تم تعيينه للمهمة والأولوية وتاريخ الاستحقاق والتقدم والمزيد وهناك طبقة أعمق من البيانات التي يمكن رؤيتها مثل الساعات المسجلة ويمكن فرز المهام وتصفيتها للعثور بسرعة على المهمة التي تهتم بها.
العرض الثالث الذي يجب فحصه هو لوحة كانبان القابلة للتخصيص بالكامل تسمح لوحات Kanban للفرق بتنظيم تراكم المنتجات الخاصة بهم ويحصل المديرون على الشفافية في العملية حتى يتمكنوا من إعادة تخصيص الموارد حسب الحاجة لتجنب الاختناقات أو حظر أعضاء الفريق و تستخدم أداة تتبع المهام هذه بشكل شائع من قبل الشركات بسبب بساطتها.
تتم تعبئة أي تغييرات يتم إجراؤها في طرق العرض القياسية الثلاثة تلقائيًا في طريقتي العرض الأخريين و هذا يجعل عملية إدارة المشروع سلسة قدر الإمكان لفريقك بأكمله.
عرض التقدم في لوحة التحكم في الوقت الفعلي:
تعمل لوحة المعلومات مثل تقرير الحالة الفوري حيث تقوم باستمرار بمراقبة وحساب مؤشرات الأداء الرئيسية المختلفة للمشروع والتي يتم عرضها بعد ذلك في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة ويمنح هذا العرض عالي المستوى مديري المشاريع رؤية واضحة للتقدم العام لمشروعهم.
اعرض لوحة المعلومات الخاصة بنا واحصل على بيانات مباشرة عن صحة مشروعك بما في ذلك: تقدم المهام الفردية والتقدم الإجمالي للمشروع والوقت المتوقع المستهلك مقابل الوقت الفعلي والتكلفة المخططة مقابل التكلفة الفعلية وعبء العمل على أعضاء الفريق الفرديين.
احصل على تقارير إدارة المهام:
تمضي ميزات إعداد التقارير إلى أبعد من ذلك في جمع معلومات قيمة حول أداء المشروع والتقدم المحرز ويساعد المديرين على اتخاذ قرارات إدارة المهام المستندة إلى البيانات.
قم بإنشاء تقرير مهمة في أداة التتبع الخاصة بنا وانتقل إلى أسفل واطلع على أداء أعضاء الفريق الفرديين وراقب تقدمهم و اطلع على جميع المهام المضمنة في المشروع الذي حددته.
تتبع الخطوات الكبيرة مع المراحل الرئيسية:
المشاريع كبيرة والمعالم هي وسيلة لتقسيمها إلى أجزاء أكثر قابلية للإدارة حيث يمكن استخدام المعالم لتحديد المواعيد النهائية أو التواريخ المهمة أو نهاية مرحلة المشروع وبداية المرحلة التالية.
ضع المعالم على مخطط جانت بنقرة واحدة ويتم تمثيلهم برمز على شكل يمكنك تتبع المواعيد النهائية الحرجة والمرور من مرحلة إلى المرحلة التالية ومعرفة كيفية تتبع المشروع وفقا للمعالم المحددة أثناء مرحلة تخطيط المشروع.
كيف يبني التتبع خطة ناجحة لإعداد تقارير عن المشروع
يتم إنشاء العديد من أنواع تقارير المشروع أثناء مرحلة التنفيذ لتتبع تقدم المشروع ولا تعمل تقارير حالة المشروع كأداة اتصال مهمة أثناء تنفيذ المشروع فحسب بل تعمل أيضا كوثائق تاريخية مهمة تساعد في تطوير المشاريع المستقبلية و هذا يجعل تقدير نطاق المشاريع المستقبلية أقل من مجرد تخيل في الظلام وأكثر تخمينا مستنيرا.
تحتوي تقارير حالة المشروع على بعض الأهداف الرئيسية بما في ذلك:
- جعل التواصل عبر المنظمة سلسا.
- تبسيط عملية الاتصال.
- إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع مع تقدم المشروع.
- تقديم المعلومات الصحيحة لأصحاب المصلحة المناسبين في الوقت المناسب.
- تعزيز الدعم التنظيمي لجميع المعنيين.
- تعتبر مراقبة المشروع وتتبعه وإعداد التقارير عنه عملية تعاونية للغاية بدون مراقبة وتتبع تقدم المشروع فإن التقارير ليست دقيقة لذلك يجب أن تتعاون الفرق عند إنشاء التقارير وبحيث تكون الاتصالات واضحة يتم تسهيل هذا التعاون والتواصل من خلال أدوات إدارة المشروع المناسبة يساعد برنامج تتبع المشروع في مجالات وعمليات إدارة المشاريع الهامة مثل إدارة المهام وتتبع الوقت وإدارة الموارد.
العناصر الأساسية لتقرير المشروع
مع تقدم مرحلة التنفيذ من المهم الإبلاغ عن تقدم المشروع حتى لا ينحرف الجدول الزمني عن مساره وتتضمن تقارير المشروع الشاملة ستة عناصر:
معلومات المشروع:
ابدأ بالأساسيات ما اسم المشروع ومن سيدير المشروع وما هي الموارد المتاحة وهل يتطلب الوقت الفعال والتكلفة وتتبع المهام معلومات مفصلة وإنه رهان غير آمن أن تفترض أن أصحاب المصلحة يشاركونك إلمامك بالمشروع وبدلاً من ذلك قدم المعلومات التي تعرف أنهم سيحتاجون إليها حتى لو بدا الأمر وكأنه مبالغة يساعد ذلك على تشغيل الأشياء بسلاسة كما يضع الأساس للمشروع ليتم الرجوع إليه كسابقة عند التخطيط للمشاريع المستقبلية.
تقارير الحالة:
تعد تواريخ التقرير أهم معلومات حالة المشروع ويجب أن تكون دائما في المقدمة وفي المنتصف. أيضا ويجب أن تكون البيانات التي تفصل تقارير الحالة عن التقارير الأخرى التي تعبر مكاتب أصحاب المصلحة مرئية لجذب الانتباه.
نظام متابعة مشاريع الصيانة هو نظام قوي لمعلومات إدارة المشاريع (PMIS) يمكنه مساعدتك في تنظيم جميع المستندات والجداول الزمنية والتقارير والمزيد.
مراجعة الإنجاز:
المعالم الرئيسية هي نقاط الاتصال الرئيسية لمشروعك يلعبون دورا أساسيا عندما يتعلق الأمر بتتبع الوقت لأنهم بمثابة دليل للعمل المتبقي والجدول الزمني لإنجازه يتيح إجراء مراجعة المعالم لأصحاب المصلحة رؤية التقدم الفعلي مقابل ما تم تقديره في مقترح المشروع.
ملخص المشروع:
يتضمن ملخص المشروع تاريخ الإنجاز المتوقع بالإضافة إلى الموارد والتكاليف التي تم إنفاقها و إدراج القضايا التي تسبب التأخير هو عنصر موجز مهم و يجب أن يكون هناك تفسير واضح لكيفية تأثير هذه المشكلات على الميزانية والجدول الزمني والعمل الجاري لضمان تصحيح الأمور لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح.
القضايا والمخاطر
هذا القسم واضح ومباشر. استخدم أداة تعقب المخاطر لتوثيق المخاطر التي واجهتها ولاحظ كيف يتم حلها أخيرا حدد كيف تؤثر القرارات بشكل إيجابي على تنفيذ المشروع ويجب تنفيذ عمليات تقييم المخاطر وإدارة المخاطر طوال دورة حياة المشروع.